Apa itu Code of Conduct? 5 Contoh, Komponen & Cara Membuat

Key Takeaways
Code of conduct adalah dokumen panduan perilaku dan etika karyawan di perusahaan.
Dokumen ini membantu karyawan bertindak sesuai nilai, visi, dan misi organisasi.
Code of conduct berfungsi sebagai acuan perilaku hingga melindungi reputasi.
Cara membuatnya dimulai dari merumuskan nilai perusahaan, menentukan pihak terikat, menyusun aturan, hingga sosialisasi.
Jangan buat isi code of conduct terlalu umum, minim sosialisasi, dan jarang ditinjau ulang.

Karyawan tidak bisa semena-mena dalam bertindak atau mengambil keputusan di lingkungan kerja. Oleh karenanya, penting menerapkan code of conduct sebagai panduan perilaku profesional.

Apa itu code of conduct? Bagi perusahaan, dokumen ini mengatur tentang etika yang harus dimiliki setiap karyawan agar bertindak sesuai standar.

Contohnya menjaga kerahasiaan data, menghindari konflik kepentingan, dan menghormati rekan kerja.

Artikel ini bakal mengupas dari pengertian, peran, cara membuat, komponen penting, hingga contoh code of conduct untuk diterapkan di perusahaan Anda!

Apa itu Code of Conduct?

Code of conduct adalah panduan tertulis yang berisi aturan mengenai perilaku dan etika yang diharapkan dari setiap karyawan selama bekerja. 

Dengan dokumen ini, karyawan bisa punya gambaran tentang aturan bertindak yang sesuai nilai-nilai perusahaan. 

Isinya bisa mencakup sikap di tempat kerja, cara menangani informasi rahasia, mengatasi konflik, hingga interaksi dengan rekan kerja. 

Apabila karyawan tidak bersikap sesuai pedoman yang ada, perusahaan bisa memberikan konsekuensi atas tindakannya.

Baca Juga: 10 Contoh Peraturan Perusahaan dan Dasar Hukumnya! 

Peran Code of Conduct bagi Perusahaan

Code of conduct bukan suatu pedoman yang mengekang, tetapi acuan agar karyawan berperilaku selaras dengan nilai perusahaan. Berikut beberapa peran utamanya:

1. Acuan Berperilaku dan Beretika 

Adanya code of conduct bisa menjadi acuan bagi karyawan dalam berperilaku dan beretika yang diterima dan tidak diterima di tempat kerja. 

Misalnya, tidak menggunakan aset kantor untuk kepentingan pribadi atau menjaga kerahasiaan data.

2. Membangun Budaya Kerja Positif

Dokumen ini ibarat panduan untuk semua karyawan agar berperilaku yang sejalan dengan ekspektasi perusahaan, sehingga tercipta budaya kerja yang positif dan profesional.

3. Membantu Karyawan Menghadapi Situasi Tertentu

Dokumen ini juga berfungsi sebagai acuan bagi karyawan untuk mengambil keputusan ketika menghadapi situasi sulit atau abu-abu. 

Misalnya, ketika ditawari hadiah oleh vendor, karyawan bisa merujuk pada aturan perusahaan apakah hal tersebut tergolong konflik kepentingan atau tidak.

4. Menyatukan Nilai dan Tujuan Perusahaan

Manfaat dokumen code of conduct yaitu menghubungkan visi, misi, dan nilai perusahaan agar semua tim bergerak searah menuju tujuan yang sama.

5. Menjaga Reputasi Perusahaan

Dengan standar yang jelas, perusahaan bisa menegaskan karyawan untuk  menghindari etika dan perilaku yang tidak dibenarkan.

Pasalnya perilaku menyimpan karyawan bisa merusak citra perusahaan yang berakibat pada keberlangsungan bisnis jangka panjang. Contoh kasusnya, penyalahgunaan jabatan.

Cara Membuat Code of Conduct

Jika sudah mengetahui manfaatnya, mari ketahui juga cara membuat code of conduct untuk perusahaan Anda, berikut langkahnya:

1. Tentukan Nilai dan Budaya Perusahaan

Langkah pertama adalah merumuskan nilai inti dan budaya yang dianut perusahaan. Nilai ini akan menjadi dasar dari semua aturan yang dibuat.

HR bisa berdiskusi dengan pimpinan dan perwakilan karyawan agar nilai yang dipilih relevan dengan operasional. 

Beberapa nilainya:

• Integritas dan kejujuran
• Rasa hormat
• Profesionalisme
• Inklusi
• Keamanan dan keselamatan kerja

Sebagai contoh, Anda memilih integritas, maka code of conduct-nya bisa “karyawan dilarang menerima gratifikasi dalam bentuk apa pun”.

2. Tentukan Siapa yang Wajib Mengikuti

Jelaskan siapa saja yang terikat dengan Code of Conduct. Biasanya bukan hanya karyawan tetap, tetapi juga:

• Karyawan kontrak
• Anak magang
• Vendor atau mitra kerja
• Konsultan atau pihak ketiga

Dengan menegaskan siapa saya yang terikat, semua pihak bisa memahami perilaku dan etika yang harus dilakukan.

3. Susun Code of Conduct

Selanjutnya saat membuat code of conduct yang jelas sesuai nilai yang dipilih. Sebutkan perilaku yang diharapkan dan yang dilarang. 

Gunakan bahasa sederhana agar mudah dipahami semua orang. Beberapa aspek yang perlu dibahas yaitu:

• Sikap profesional
• Anti diskriminasi dan pelecehan
• Penggunaan aset perusahaan dengan benar
• Etika komunikasi, termasuk di media sosial

4. Sediakan Mekanisme Pelaporan

Untuk membantu HR dalam memantau perilaku karyawan, sediakan juga mekanisme pelaporan apabila karyawan menemukan karyawan lain bertindak yang dilarang.

Adanya wadah ini membuat karyawan merasa terlindungi dari balasan negatif. 

Contoh mekanisme:

• Kotak pengaduan internal
• Email khusus kepatuhan/HR
• Layanan hotline anonim

5. Sosialisasi dan Terapkan Secara Konsisten

Terakhir, sosialisasikan panduan yang sudah dibuat ke seluruh tim. Bentuk sosialisasinya bisa berupa training, workshop, atau sesi onboarding khusus. 

Setelah itu, aturan bisa ditegakkan secara konsisten, khususnya pada kalangan manajer. 

Pasalnya ketika karyawan melihat pimpinan juga mematuhi code of conduct, maka mereka akan lebih mudah menghargai dan mengikuti aturan tersebut.

Komponen-Komponen Penting dalam Code of Conduct

Untuk membantu Anda menentukan code of conduct yang terpakai, ada baiknya panduannya berisi lima komponen berikut, yaitu:

Komponen	Arti	Contoh
Tujuan dan cakupan	Menjelaskan tujuan dibuatnya code of conduct dan siapa saja yang terlibat.	“Dokumen ini berlaku untuk seluruh karyawan dan vendor yang bekerja sama dengan perusahaan.”
Perilaku yang diharapkan	Standar perilaku yang diharapkan dari semua pihak yang terlibat.	“Karyawan wajib menjaga kerahasiaan data klien.”
Mekanisme pelaporan	Beri wadah untuk melaporkan pelanggaran dengan aman.	“Laporan pelanggaran dapat dikirim ke compliance@perusahaan dengan jaminan kerahasiaan.”
Sanksi	Sanksi atau tindakan yang akan diambil jika terjadi pelanggaran.	“Pelanggaran akan dikenakan sanksi mulai dari teguran tertulis, skorsing, hingga pemutusan hubungan kerja.”
Contoh pelanggaran	Daftar perilaku atau tindakan yang termasuk pelanggaran.	“Memberikan data palsu, menerima suap atau penyalahgunaan aset perusahaan.”

Baca Juga: Contoh Surat Pemanggilan Karyawan: Panduan Beserta Struktur dan Tipsnya!

Contoh Code of Conduct dalam Perusahaan

Sebagai bahan referensi, berikut contoh code of conduct rumah sakit, perusahaan, dan lainnya yang bisa juga diterapkan di perusahaan Anda:

1. Contoh Code of Conduct Kimia Farma

2. Contoh Code of Conduct Pegadaian

4. Contoh Code of Conduct Rumah Sakit Sari Asih

4. Contoh Code of Conduct Guru

5. Contoh Code of Conduct Humas

Manfaat Code of Conduct 

Memiliki code of conduct di perusahaan sangat penting agar tercipta budaya kerja yang profesional. Berikut berbagai manfaatnya:

• Memberi standar perilaku yang jelas bagi karyawan tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan.
• Menciptakan budaya kerja yang profesional, positif, dan berintegritas.
• Membantu perusahaan patuh dengan regulasi dan hukum yang berlaku, sehingga risiko pelanggaran hukum lebih kecil.
• Menjaga citra dan reputasi bisnis dengan memastikan perilaku karyawan sesuai nilai perusahaan.
• Mempermudah penyelesaian masalah ketika menghadapi konflik atau pelanggaran, sehingga penyelesaian lebih adil dan konsisten.
• Meningkatkan keterlibatan karyawan karena mereka ekspektasi yang berlaku, sehingga komitmen bisa tumbuh.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Code of Conduct 

Meski berwenang membuat code of conduct, ada beberapa hal yang harus dihindari dalam pembuatannya, yaitu:

• Isi terlalu umum dan rawan disalahartikan karyawan.
• Tidak menjelaskan konsekuensi pelanggaran, sehingga mudah disepelekan.
• Mengabaikan masukan dari karyawan atau stakeholder saat penyusunan.
• Kurang memperhatikan aspek inklusivitas di tempat kerja.
• Tidak mencerminkan nilai dan budaya inti perusahaan.
• Sosialisasi dan pelatihan minim, membuat karyawan bingung menerapkannya.
• Jarang ditinjau ulang atau diperbarui, sehingga jadi tidak relevan dengan kondisi terbaru.

Mau Menerapkan Code of Conduct Lebih Efektif? Kelola Pakai KantorKu HRIS!

Membuat code of conduct saja tidak cukup, tantangan sebenarnya ada di penerapannya. HR sering kewalahan sosialisasi kebijakan sampai memastikan kepatuhan perilaku karyawan.

Semua itu bisa dikelola praktis pakai KantorKu HRIS!

KantorKu HRIS bisa bantu penerapan code of conduct, dengan:

• Feed announcement untuk sebarkan kebijakan terbaru ke seluruh karyawan secara cepat.
• 360 review untuk nilai kepatuhan perilaku & etika karyawan setelah kebijakan berlaku.
• KPI & OKR agar karyawan punya target yang jelas & terukur sesuai nilai organisasi.
• Database karyawan dalam satu dashboard agar dokumen penting tidak tercecer.
• Approval system berjenjang guna mencegah penyalahgunaan wewenang.

Dengan perpaduan fitur ini, HR dapat menegakkan code of conduct secara konsisten, membangun budaya kerja yang profesional, dan menjaga integritas perusahaan.

Mau coba sendiri? Coba book demo gratis KantorKu HRIS hari ini, bisa dapat 30 hari gratis!

Monitor Penerapan Code of Conduct dengan Mudah?

Sumber:

[Free] Code of Conduct Template and Guide (With Examples) | AIHR

Code of Conduct | Factsheets | IoD

The Essential Guide to Writing and Enforcing a Code of Conduct – Compliance Made Simple | Logwise