5+ Contoh Analisis SWOT HRD & Cara Membuatnya (+Template Tabel TOWS)

Analisis SWOT merupakan metode yang digunakan untuk mengevaluasi posisi organisasi dengan memetakan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada. 

Metode ini sering dipakai sebagai alat pengambilan keputusan yang membantu Anda memahami potensi tim saat ini guna merancang strategi masa depan yang lebih sukses. 

Tanpa analisis ini, divisi HR cenderung hanya bergerak secara reaktif saat masalah muncul dibandingkan bekerja secara proaktif berdasarkan data yang akurat. 

Melalui artikel ini, Anda akan mempelajari berbagai contoh analisis SWOT di berbagai skenario HR dan langkah analisis TOWS untuk mengubah temuan tersebut menjadi strategi yang actionable!

Apa Itu Analisis SWOT?

Analisis SWOT adalah sebuah metode analisis yang dilakukan untuk mengevaluasi posisi sebuah organisasi. 

Metode ini bekerja dengan cara menilai kekurangan dan kelebihan internal dan eksternal perusahaan guna memetakan potensi saat ini maupun di masa depan. 

Melalui data tersebut, Anda dapat mengarahkan perusahaan menuju strategi yang lebih mungkin berhasil dan menjauh dari risiko kegagalan. 

Maka bisa diartikan bahwa SWOT adalah alat pengambilan keputusan yang berguna untuk membantu Anda memahami kekuatan, kelemahan, peluang, hingga ancaman yang ada dalam suatu proyek atau departemen.

Komponen Analisis SWOT

SWOT adalah akronim dari empat elemen, yaitu Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats. 

Mari bedah masing-masing komponen tersebut untuk memahami fungsinya dalam analisis strategis Anda:

1. Strengths (Kekuatan)

Kekuatan adalah hal-hal positif yang datang dari dalam perusahaan (internal) dan sudah berjalan dengan sangat baik. 

Fungsinya adalah untuk melihat apa saja modal yang Anda punya agar perusahaan bisa tampil lebih unggul dari kompetitor.

Contoh:

• Karyawan merasa puas bekerja di perusahaan (skor kebahagiaan tinggi).
• Sudah punya program pelatihan kepemimpinan yang terbukti sukses.
• Nama perusahaan terkenal baik di mata pelamar kerja (branding kuat).
• Dana perusahaan cukup kuat untuk menambah jumlah tim baru.

2. Weaknesses (Kelemahan)

Kelemahan adalah kekurangan dari dalam perusahaan yang menghalangi tim Anda untuk bekerja maksimal. 

Mengenali kelemahan berguna supaya Anda tahu titik mana yang harus diperbaiki agar tidak kalah saing dengan perusahaan lain.

Contoh:

• Banyak karyawan yang mengundurkan diri (turnover tinggi).
• Pekerjaan administrasi HR masih manual, belum pakai sistem otomatis.
• Anggaran untuk pasang lowongan kerja sangat kecil.
• Belum punya rencana siapa yang akan menggantikan posisi manajer jika mereka pindah.

3. Opportunities (Peluang)

Peluang adalah faktor dari luar perusahaan (eksternal) yang bisa dimanfaatkan untuk membuat HR jadi lebih hebat. 

Anda harus jeli melihat tren atau perubahan di luar sana yang bisa memberikan keuntungan bagi perkembangan tim Anda.

Contoh:

• Munculnya sistem kerja hybrid yang memudahkan pencarian pelamar dari luar kota.
• Adanya kebijakan pemerintah yang memberikan bantuan dana pelatihan.
• Teknologi AI yang makin canggih untuk membantu menyortir lamaran kerja.
• Banyak orang hebat yang sedang mencari kerja karena perubahan pasar.

4. Threats (Ancaman)

Ancaman adalah tantangan dari luar yang tidak bisa Anda kontrol, tapi bisa membahayakan perusahaan. 

Dengan mengetahui ancaman sejak awal, HR bisa lebih siap dan waspada dalam menghadapi masalah di masa depan.

Contoh:

• Kompetitor baru berani bayar gaji dan tunjangan yang jauh lebih tinggi.
• Aturan hukum baru dari pemerintah yang bikin biaya operasional naik.
• Susah cari orang yang punya keahlian khusus (misalnya bidang IT).
• Kondisi ekonomi lesu yang memaksa perusahaan harus irit anggaran.

Mengapa HRD Perlu Melakukan Analisis SWOT?

Idealnya, HR perlu melakukan analisis SWOT setiap 6 atau 12 bulan sekali. Hal ini berguna agar strategi HR Anda tetap sesuai dengan kondisi pasar yang cepat berubah. 

Dengan melakukan analisis SWOT, Anda bisa melihat gambaran besar tentang apa yang hebat dan apa yang kurang dari tim Anda saat ini. 

Tanpa analisis ini, HR cenderung hanya akan bergerak saat terjadi masalah, bukannya bekerja berdasarkan data.

Lebih lanjut, berikut sejumlah alasan kenapa SWOT perlu dilakukan oleh HRD:

1. Perencanaan Tim yang Lebih Matang: Anda jadi tahu keahlian apa yang dibutuhkan di masa depan agar tidak kekurangan orang hebat.
2. Sesuai dengan Tujuan Perusahaan: Memastikan semua kegiatan HR mendukung rencana besar pertumbuhan perusahaan.
3. Supaya Tidak Kalah Saing: Membantu HR meniru cara-cara terbaik di industri agar karyawan hebat betah dan tidak pindah ke tempat lain.

Contoh Analisis SWOT dalam Divisi HRD

Setelah Anda memahami teorinya, mari pahami beberapa contoh analisis SWOT dan bagaimana cara membaca datanya untuk berbagai situasi HR:

1. Contoh Analisis SWOT Departemen HR Perusahaan Ritel

Skenario: Perusahaan ritel sedang pindah dari jualan di toko fisik ke jualan online (digital). HR harus mengecek apakah tim saat ini sudah siap untuk berubah.

• Strength (S): Memiliki banyak data pelamar untuk staf toko dan proses melatih karyawan baru sudah rapi.
• Weakness (W): Belum menggunakan tools HR otomatis, sistem pelatihan online masih ketinggalan zaman.
• Opportunity (O): Bisa rekrut orang-orang ahli e-commerce; melatih staf toko lama agar bisa jualan secara digital.
• Threat (T): Sulit mencari ahli digital karena semua perusahaan juga mencarinya, harga software HR semakin mahal.

Dalam skenarion ini, HR harus cepat melatih staf toko lama agar melek digital dan mulai mencari ahli e-commerce. Selain itu, sebaiknya mulai menggunakan teknologi HR agar pekerjaan menjadi lebih cepat dan efisien.

2. Contoh Analisis SWOT Program Rekrutmen Startup Teknologi

Skenario: Perusahaan baru (startup) sedang tumbuh sangat cepat. HR harus bisa menambah orang banyak tetapi tetap menjaga suasana kerja tetap asyik.

• Strength (S): Proses rekrutmen sangat cepat; suasana kerja asyik buat anak muda; HR akrab dengan bos besar.
• Weakness (W): Nama perusahaan belum terkenal; proses seleksi kadang berantakan karena terburu-buru.
• Opportunity (O): Cari orang lewat media sosial; bikin program “ajak teman” (referral) dengan bonus menarik.
• Threat (T): Kalah gaji dengan perusahaan besar; kriteria orang yang dicari sering berubah karena teknologi cepat ganti.

Interpretasi dari data di atas adalah HR perlu membuat nama perusahaan lebih dikenal melalui media sosial. Maka HR bisa menekan program employee referral untuk mendapatkan talenta yang potensial dengan biaya yang lebih murah.

3. Contoh Analisis SWOT Sistem Penilaian Kinerja

Skenario: Karyawan merasa penilaian kerja selama ini tidak adil karena hanya berdasarkan suka atau tidak suka atasan.

• Strength (S): Sudah memiliki target (KPI) yang jelas, data nilai tahun lalu lengkap.
• Weakness (W): Masukan (feedback) hanya diberikan setahun sekali, penilaian pun masih menggunakan kertas yang tercecer.
• Opportunity (O): Mulai menggunakan aplikasi penilaian di HP agar lebih mudah; gunakan penilaian 360 derajat untuk mendapatkan penilaian dari rekan satu tim.
• Threat (T): Karyawan hebat bisa pindah jika merasa tidak dihargai, biaya untuk beli aplikasi baru lumayan mahal.

Data di atas bisa diartikan bahwa perusahaan wajib pindah ke sistem penilaian digital agar karyawan bisa mendapatkan masukan kapan saja. Hal ini perlu dilakukan supaya karyawan terbaik tidak merasa kecewa dan mengundurkan diri.

4. Contoh Analisis SWOT Budaya Perusahaan Pasca-Akuisisi

Skenario: Dua perusahaan baru saja melakukan merger menjadi satu karena akuisisi. HR harus menyatukan dua tim yang memiliki cara kerja berbeda.

• Strength (S): Tim menjadi lebih lengkap keahliannya, dana untuk kegiatan karyawan pun bertambah banyak.
• Weakness (W): Gaya berbicara antara atasan lama dan atasan baru berbeda, karyawan merasa cemas soal posisi kerja mereka.
• Opportunity (O): Membuat budaya kerja baru yang menggabungkan keduanya, membuat acara kumpul bersama semua karyawan untuk bonding.
• Threat (T): Karyawan menjadi malas kerja karena bingung, karyawan penting di perusahaan bisa kabur jika tidak merasa betah akibat perubahan budaya.

Cara membaca data di atas adalah HR perlu berbicara dengan jujur kepada karyawan terkait situasi saat itu supaya mereka tidak merasa cemas. HR juga perlu membuat satu budaya kerja baru yang bisa diterima semua pihak agar tim tetap solid.

5. Contoh Analisis SWOT Program Pelatihan (Learning & Development)

Skenario: HR ingin mengecek apakah uang yang dipakai untuk melatih karyawan sudah sebanding dengan hasilnya.

• Strength (S): Memiliki tutor hebat dari dalam kantor sendiri, karyawan senang mempelajari hal baru.
• Weakness (W): Materi pelatihan sudah jadul, HR sulit mengukur apakah pelatihan benar-benar berdampak atau tidak.
• Opportunity (O): Gunakan platform belajar online agar karyawan bisa belajar kapan saja, buat jalur karier yang jelas untuk karyawan yang sudah lulus pelatihan.
• Threat (T): Setelah dilatih, karyawan justru pindah ke perusahaan kompetitor, materi pelatihan cepat basi karena teknologi yang selalu berubah.

Data di atas menunjukkan bahwa perusahaan tersebut perlu mulai menggunakan sistem belajar online (LMS) supaya jam kerja karyawan tidak terganggu. 

Selain itu, hubungkan hasil pelatihan dengan kenaikan jabatan agar karyawan merasa dihargai dan betah.

Baca Juga: 12 Contoh Analisis SWOT Usaha untuk Berbagai Bidang Usaha

Contoh Tabel Analisis SWOT 

Untuk membantu Anda melihat bagaimana seluruh komponen tadi saling digabung membentuk sebuah strategi HR, mari lihat contoh tabel analisis SWOT yang dipadukan dengan strategi TOWS berikut,

Tabel ini juga bisa Anda unduh sebagai template untuk membantu Anda melakukan pemetaan di perusahaan Anda:

Ingin unduh template tabel analisis SWOT di atas?

Isi formulir berikut untuk mendapatkannya:

Cara Membuat Analisis SWOT untuk HRD

Membuat analisis SWOT untuk departemen HRD tidak bisa dilakukan sembarangan karena hasilnya akan menjadi dasar kebijakan SDM. 

Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk memastikan hasil analisis SWOT yang akurat:

1. Tentukan Tujuan yang Jelas

Dengan adanya tujuan, tim HR akan memiliki panduan tentang apa yang ingin dicapai dan bagaimana hasil analisis tersebut akan digunakan untuk mengambil keputusan besar. 

Contoh: 

Tujuan analisis SWOT adalah untuk menentukan apakah perusahaan perlu mulai menerapkan sistem kerja remote sepenuhnya atau tetap bertahan dengan sistem hybrid.

2. Kumpulkan Sumber Daya dan Tim yang Tepat

Pastikan Anda melibatkan kombinasi personel yang tepat, mulai dari staf administrasi hingga manajer senior, untuk mendapatkan sudut pandang yang beragam. 

Selain SDM, kumpulkan juga data pendukung seperti laporan turnover, hasil survei kepuasan karyawan, hingga data eksternal mengenai tren pasar tenaga kerja saat ini. 

Contoh: 

Lakukan sesi diskusi yang melibatkan perwakilan dari tiap departemen untuk mendapatkan masukan jujur mengenai kendala internal yang mereka hadapi.

3. Kumpulkan Ide Melalui Sesi Brainstorming

Ajak tim untuk mendaftarkan semua ide dalam kategori S, W, O, dan T tanpa perlu takut salah atau merasa dihakimi. 

Anda bisa menggunakan bantuan whiteboard atau sticky notes agar semua peserta bebas berkontribusi mengeluarkan pendapat tentang aset terkuat dan ancaman perusahaan. 

Contoh: 

Ajukan pertanyaan pemicu seperti “Apa yang membuat pelamar lebih memilih perusahaan kita dibanding kompetitor?” untuk mengisi kolom Strengths.

4. Saring dan Kerucutkan Temuan

Setelah semua ide terkumpul, lakukan kurasi temuan supaya hanya fokus pada poin-poin yang memiliki dampak paling besar bagi perusahaan. 

Pada tahap ini, diperlukan diskusi mendalam dan pelibatan manajemen atas untuk membantu menentukan prioritas mana yang harus segera ditangani. 

Contoh: 

Hapus poin-poin kecil yang kurang relevan dan sisakan 3-5 poin utama di setiap kategori yang benar-benar memengaruhi kinerja organisasi.

5. Susun Strategi Berdasarkan Hasil Analisis

Terakhir ubah daftar poin SWOT menjadi rencana strategis yang actionable. Rencana ini harus mampu menjawab bagaimana kekuatan akan digunakan untuk menangkap peluang dan bagaimana kelemahan akan diperbaiki agar tidak menjadi sasaran ancaman. 

Contoh: 

Jika ditemukan bahwa material pelatihan sudah usang (Weakness) tetapi tren teknologi AI sedang naik (Opportunity), maka strateginya adalah mengembangkan modul pelatihan berbasis AI dalam 6 bulan ke depan.

Baca Juga: Apa itu People Development: Pengertian, Tugas & Contoh 

Strategi TOWS Matrix dari Hasil SWOT

Hasil analisis SWOT hanyalah sebuah daftar pengamatan yang tidak akan memberikan dampak apa pun jika tidak segera dieksekusi. 

Untuk mengubah poin-poin tersebut menjadi tindakan nyata, Anda memerlukan TOWS Matrix yaitu sebuah alat aksi yang menjodohkan faktor internal dan eksternal untuk melahirkan strategi baru. Berikut adalah 4 strategi dalam TOWS Matrix yang bisa Anda terapkan:

1. Strategi SO (Strengths & Opportunities)

Strategi ini menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk memaksimalkan peluang eksternal yang ada di depan mata. 

Tujuannya mengejar peluang yang paling sesuai dengan keunggulan yang sudah dimiliki oleh tim HR Anda saat ini. 

Contoh: 

Memanfaatkan reputasi perusahaan sebagai “Tempat Kerja Terbaik” (Strength) untuk merekrut talenta-talenta unggulan yang baru saja lulus dari universitas ternama (Opportunity).

2. Strategi ST (Strengths & Threats)

Dalam strategi ini, Anda menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk meminimalkan atau menghindari dampak dari ancaman eksternal. 

Dengan kata lain, kekuatan perusahaan dijadikan sebagai “perisai” untuk melindungi organisasi dari gangguan luar yang tidak bisa dikontrol. 

Contoh: 

Gunakan program loyalitas karyawan yang sudah sangat kuat (Strength) untuk mencegah talenta kunci dibajak oleh kompetitor baru yang menawarkan gaji lebih tinggi (Threat).

3. Strategi WO (Weaknesses & Opportunities)

Strategi WO bertujuan untuk memperbaiki kelemahan internal dengan memanfaatkan peluang eksternal yang tersedia. 

Contoh: 

Menggunakan perkembangan aplikasi HR digital yang murah dan mudah (Opportunity) untuk mendigitalisasi proses absensi manual yang selama ini menjadi kendala efisiensi tim (Weakness).

4. Strategi WT (Weaknesses & Threats)

Ini adalah strategi bertahan yang bertujuan untuk mengurangi kelemahan internal dan menghindari ancaman eksternal secara bersamaan. 

Sering kali, strategi ini dilakukan untuk memastikan kelangsungan hidup perusahaan di masa-masa sulit dengan cara memitigasi risiko. 

Contoh: 

Memperbaiki sistem manajemen data karyawan yang berantakan (Weakness) untuk menghindari risiko sanksi hukum akibat kebocoran data pribadi yang sedang marak diawasi pemerintah (Threat).

Tips Agar Analisis SWOT Lebih Objektif dan Actionable

Membuat analisis SWOT membutuhkan ketelitian agar tidak terjebak dalam opini pribadi yang bias. 

Anda bisa mengikuti beberapa praktik terbaik berikut agar hasil analisis SWOT tetap objektif dan bisa dieksekusi:

1. Gunakan Data Benchmark Industri 

Jangan menilai kekuatan berdasarkan perasaan, tetapi bandingkanlah performa HR Anda dengan standar atau rata-rata di industri yang sama. Ini yang menentukan apakah sebuah poin itu kekuatan atau kelemahan.

2. Libatkan Konsultan 

Terkadang tim internal memiliki “titik buta” terhadap kesalahan sendiri, sehingga mengundang konsultan dapat memberikan perspektif yang lebih jujur. Mereka bisa melihat kekurangan sistem yang mungkin selama ini dianggap normal.

3. Hindari Pernyataan yang Terlalu Umum 

Pastikan setiap poin yang ditulis spesifik dan didukung angka, misalnya “Kurangnya staf HR” diganti menjadi “Rasio HR berbanding karyawan adalah 1:200”. Pernyataan spesifik akan memudahkan Anda dalam membuat rencana aksi yang terukur.

4. Lakukan Evaluasi Berulang secara Berkala

SWOT bukan dokumen sekali pakai, melainkan proses yang harus diperbarui mengikuti perubahan tren pasar dan teknologi. Analisis yang usang akan menghasilkan strategi yang tidak lagi sesuai dengan tantangan saat ini.

5. Gunakan Alat Pendukung seperti PESTLE Analysis

Untuk memperkuat bagian “Ancaman” dan “Peluang”, kombinasikan SWOT dengan analisis PESTLE yang membedah faktor Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi, Hukum, dan Lingkungan. Ini akan memberikan pandangan eksternal yang jauh lebih menyeluruh.

6. Prioritaskan Poin Berdasarkan Tingkat Dampak 

Tidak semua kelemahan harus diperbaiki sekarang juga. Pilih poin yang memiliki dampak terbesar dan kemungkinan terjadi paling tinggi. Jika fokus pada terlalu banyak hal sekaligus, Anda bisa memecah sumber daya dan menurunkan efektivitas eksekusi.

7. Buat Target SMART dari Hasil TOWS

Setiap strategi yang lahir dari TOWS Matrix harus diubah menjadi tujuan yang Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound. Tanpa target SMART, strategi tersebut hanya akan menjadi wacana tanpa ada tenggat waktu penyelesaian yang jelas.

FAQ Seputar Analisis SWOT

Simak juga beberapa pertanyaan yang sering muncul seputar analisis SWOT untuk sekaligus menambah pemahaman Anda:

1. Berapa Lama Waktu yang Dibutuhkan untuk Menyelesaikan Satu Sesi Analisis SWOT? 

Waktu yang dibutuhkan tergantung skala organisasi, tetapi umumnya memakan waktu 1 hingga 2 hari kerja. Sesi brainstorming awal biasanya memerlukan waktu beberapa jam, diikuti dengan tahap verifikasi data dan penyusunan strategi yang lebih mendalam.

2. Siapa Saja yang Wajib Dilibatkan dalam Pembuatan Analisis SWOT di Divisi HR? 

Libatkan perwakilan dari berbagai level, mulai dari staf operasional HR, manajer rekrutmen, hingga pimpinan perusahaan. Bahkan, keterlibatan lintas departemen juga disarankan untuk mendapatkan masukan mengenai kebijakan HR dari sudut pandang “pengguna”.

3. Apakah Analisis SWOT Bisa Menilai Kinerja Individu Karyawan? 

Secara teknis bisa, tetapi SWOT lebih umum digunakan untuk menilai organisasi, departemen, atau proyek tertentu. Untuk individu, SWOT membantu karyawan memetakan rencana pengembangan karier mereka sendiri secara mandiri atau saat sesi evaluasi tahunan.

4. Apa yang Harus Dilakukan Jika Ditemukan Terlalu Banyak Kelemahan dalam Analisis? 

Jadikan temuan tersebut sebagai daftar prioritas perbaikan. Fokus pada kelemahan yang jika diperbaiki akan memberikan dampak positif terbesar atau yang paling berisiko tinggi jika dibiarkan, lalu susun rencana perbaikan secara bertahap.

Analisis Efektivitas Sistem SDM Perusahaan dengan KantorKu HRIS

Setelah Anda menyelesaikan analisis SWOT, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis efektivitas sistem SDM Anda saat ini. 

Hal ini bertujuan untuk memastikan apakah infrastruktur teknologi Anda sudah mampu mendukung hasil analisis SWOT tersebut. 

Dengan KantorKu HRIS, Anda bisa memantau kesehatan operasional HR melalui berbagai modul terintegrasi, mulai dari penilaian kinerja berbentuk visual hingga analitik penggajian untuk memantau efisiensi pengeluaran perusahaan.

Mari simak lebih lanjut beberapa fitur unggulan KantorKu HRIS yang membantu analisis efektivitas sistem SDM Anda:

• Modul Penilaian Kinerja (Appraisal): Memungkinkan analisis kinerja 360 derajat yang objektif dan terintegrasi dengan pengembangan karier.
• Analitik Payroll: Memantau statistik pengeluaran gaji, lembur dan reimbursement untuk menjaga efisiensi anggaran.
• Dashboard Kehadiran & Lembur: Memberikan data statistik mengenai kedisiplinan dan kehadiran karyawan di setiap departemen.
• Manajemen Database Terpusat: Memastikan seluruh data karyawan tersinkronisasi guna mengurangi risiko kesalahan data manual.
• Laporan Analitik HR Instan: Menyediakan berbagai laporan analitik siap pakai yang mendukung pengambilan keputusan strategis berbasis data.

Segera optimalkan performa HR Anda dan mulailah menganalisis efektivitas sistem SDM Anda dari sekarang. Silakan book demo gratis untuk mengakses semua modul-modul yang tersedia di dalamnya!

Referensi:

SWOT: What Is It, How It Works, and How to Perform an Analysis | Investopedia

An Introduction to the TOWS Matrix: Putting SWOT into Action | Professional Academy

SWOT Analysis: Examples and Templates [2026] | Asana

Best Practices for Successful SWOT Analysis | BSchool