Jasa Outsourcing Adalah: Jenis, Risiko & Cara Memilih Vendor Reliabel

Jasa outsourcing adalah layanan yang sering dipilih perusahaan untuk meringankan beban perusahaan dalam menangani urusan administratif.

Data dari Global Business Services Survey 2023 menyebutkan bahwa sebanyak 80% perusahaan di seluruh dunia memanfaatkan jasa outsourcing untuk merampingkan operasional, memangkas biaya, dan mengakses talenta dengan keterampilan khusus. 

Hal ini karena dengan menyerahkan urusan administrasi ke layanan pihak ketiga, perusahaan bisa lebih menitikberatkan pada pengembangan strategi bisnis dan sumber daya manusia.

Jika Anda sedang mempertimbangkan menggunakan jasa outsourcing, ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu apa saja jenis, keuntungan, tantangan, dan cara memilih vendor yang tepat!

Apa Itu Jasa Outsourcing?

Jasa outsourcing adalah layanan pihak ketiga yang menyediakan jasa tertentu untuk perusahaan, misalnya jasa melakukan tugas, menangani operasional, atau menyediakan jasa tertentu yang biasanya dilakukan secara internal. 

Pihak eksternal ini nantinya akan mengatur tenaga kerja atau sistem mereka sendiri untuk menyelesaikan pekerjaan, baik secara langsung di fasilitas perusahaan Anda maupun dari lokasi mereka sendiri.

Biasanya, tugas yang dilakukan adalah tugas non-inti, sehingga perusahaan tidak perlu melakukan investasi besar pada tugas tersebut. 

Jasa outsourcing akan melibatkan perjanjian kontrak yang mendefinisikan standar layanan, tanggung jawab, dan hasil yang diharapkan. 

Maka sederhananya, Anda dapat “menyewa” keahlian profesional tanpa harus menambah jumlah karyawan tetap, sehingga tugas non-inti tetap selesai dan Anda mempunyai lebih banyak waktu untuk mengembangkan bisnis.

Jenis-Jenis Jasa Outsourcing di Perusahaan

Saat memilih jasa outsourcing, Anda akan dihadapkan pada beberapa model yang dibedakan berdasarkan lokasi kerja dan jenis bidang spesialisasi tugasnya. 

Mari pahami jenis-jenisnya di bawah ini beserta kelebihan dan kekurangan masing-masing:

1. Onshore Outsourcing

Model onshore outsourcing melibatkan kerja sama dengan penyedia jasa yang berada di wilayah atau negara yang sama dengan perusahaan Anda. 

Biasanya digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan koordinasi cepat tanpa kendala zona waktu. 

Kelebihan:

• Komunikasi lancar tanpa kendala bahasa.
• Koordinasi waktu sangat mudah dilakukan.
• Memiliki standar hukum lokal serupa. 

Kekurangan:

• Biaya jasa cenderung lebih mahal.
• Potensi penghematan biaya operasional rendah.
• Pilihan talenta terbatas skala domestik.

2. Offshore Outsourcing

Jenis ini dilakukan dengan menyewa penyedia jasa dari negara lain yang letaknya jauh, seringkali untuk mengejar efisiensi biaya tenaga kerja yang lebih rendah. 

Contoh offshore outsourcing adalah perusahaan teknologi AS yang menggunakan tim pengembang dari India. 

Kelebihan:

• Penghematan biaya operasional.
• Akses ke talenta global luas.
• Kapabilitas operasional selama 24 jam. 

Kekurangan:

• Kendala bahasa dan perbedaan budaya.
• Perbedaan zona waktu sangat jauh.
• Risiko keamanan data lebih tinggi.

3. Business Process Outsourcing (BPO)

BPO adalahjenis jasa outsourcing yang berfokus pada pendelegasian seluruh fungsi proses bisnis non-inti kepada pakar eksternal. 

Perusahaan manufaktur besar biasanya menggunakan BPO untuk menangani customer service atau layanan call center mereka. 

Kelebihan:

• Tim internal fokus bisnis inti.
• Proses operasional jauh lebih efisien.
• Skalabilitas sumber daya sangat fleksibel. 

Kekurangan:

• Kontrol terhadap proses bisnis berkurang.
• Sangat bergantung pada kinerja vendor.
• Risiko kebocoran data informasi sensitif.

4. Knowledge Process Outsourcing (KPO)

Berbeda dengan BPO, KPO menangani tugas yang membutuhkan keahlian teknis tingkat tinggi dan analisis mendalam. 

Kantor hukum atau firma riset sering menggunakan KPO untuk analisis data besar atau penelitian kepatuhan. 

Kelebihan:

• Mendapat analisis dari pakar spesialis.
• Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan bisnis.
• Hemat biaya riset tim internal. 

Kekurangan:

• Biaya jasa lebih mahal dibanding BPO.
• Risiko kerahasiaan data kekayaan intelektual.
• Sulit menemukan vendor yang kompeten.

5. Recruitment Process Outsourcing (RPO)

Model ini khusus untuk menangani seluruh atau sebagian siklus rekrutmen perusahaan, mulai dari pencarian kandidat (sourcing) hingga negosiasi kontrak. 

Biasanya digunakan oleh perusahaan yang sedang melakukan ekspansi besar-besaran tetapi tidak memiliki tim rekruter internal yang cukup. 

Kelebihan:

• Kualitas talenta yang didapat jauh lebih baik.
• Mengurangi biaya per rekrutmen secara signifikan.
• Mempercepat pengisian posisi yang sulit atau mendesak. 

Kekurangan:

• Vendor mungkin kurang memahami budaya internal perusahaan.
• Sangat bergantung pada basis data pihak ketiga.
• Risiko biaya tinggi jika target rekrutmen tidak tercapai.

6. IT Outsourcing (ITO)

Jenis ini adalah salah satu yang paling populer, di mana perusahaan menyerahkan manajemen infrastruktur TI, pengembangan aplikasi, hingga dukungan teknis (helpdesk) kepada penyedia jasa, sehingga perusahaan tidak perlu membangun server atau tim pengembang sendiri. 

Kelebihan:

• Akses ke teknologi dan perangkat lunak terbaru.
• Menghemat biaya investasi perangkat keras (CAPEX).
• Dukungan teknis tersedia selama 24 jam penuh. 

Kekurangan:

• Kerentanan terhadap serangan siber dan keamanan data.
• Sulit untuk melakukan kustomisasi sistem secara mendadak.
• Masalah teknis bisa menghentikan operasional bisnis.

7. Professional Outsourcing

Model ini melibatkan pendelegasian tugas-tugas yang membutuhkan lisensi profesional atau sertifikasi khusus, seperti akuntan publik (audit), konsultan pajak, atau pengacara. 

Perusahaan skala menengah sering menggunakan jasa ini untuk urusan legal dan keuangan tahunan. 

Kelebihan:

• Mendapatkan saran dari ahli legal/finansial bersertifikat.
• Memastikan laporan keuangan selalu sesuai standar audit.
• Hanya membayar saat jasa profesional tersebut dibutuhkan. 

Kekurangan:

• Tarif per jam biasanya sangat mahal.
• Risiko kebocoran strategi bisnis atau rahasia dapur.
• Ketergantungan pada jadwal ketersediaan konsultan eksternal.

8. Operational Outsourcing

Ini adalah jenis alih daya untuk tugas-tugas fisik atau teknis di lapangan yang mendukung operasional kantor, seperti cleaning service, security, hingga perawatan mesin produksi. Hotel dan pabrik adalah sektor yang paling banyak menggunakan jasa ini. 

Kelebihan:

• Fasilitas kantor terjaga dengan standar profesional.
• Tidak perlu mengelola manajemen seragam dan peralatan.
• Skalabilitas personel lapangan sangat mudah diatur. 

Kekurangan:

• Kontrol terhadap perilaku personel di lapangan terbatas.
• Risiko pencurian atau kerusakan aset fisik perusahaan.
• Pergantian personel (turnover) vendor yang seringkali tinggi.

Tujuan Perusahaan Menggunakan Jasa Outsourcing

Menggunakan jasa outsourcing bisa membantu perusahaan Anda berkembang lebih pesat jika memilih penyedia yang tepat. Adapun beberapa tujuan yang dimaksud yaitu:

1. Lebih Fokus Mengembangkan Bisnis Inti 

Dengan menyerahkan tugas repetitif ke pihak eksternal, tim internal Anda dapat mencurahkan energi sepenuhnya untuk mengembangkan inti bisnis, seperti strategi inovasi dan meningkatkan pengalaman pelanggan. 

2. Menghemat Biaya 

Jasa outsourcing juga membantu mengurangi biaya overhead seperti ruang kantor, asuransi, dan infrastruktur perangkat keras. 

Selain itu, Anda memiliki fleksibilitas untuk menambah atau mengurangi jumlah tenaga kerja sesuai kebutuhan tanpa komitmen kontrak permanen.

3. Mengakses Talenta dengan Spesialisasi Khusus

Anda bisa mendapatkan akses ke talenta dengan spesialisasi khusus, misalnya ahli di bidang hukum, teknologi, hingga analisis data tanpa melalui siklus rekrutmen yang lama. Tidak heran jasa ini biasa dipakai startup yang butuh keahlian tinggi secara cepat.

4. Memastikan Bisnis Beroperasi 24/7 

Bekerja dengan tim di zona waktu berbeda memungkinkan bisnis Anda terus berjalan meski tim lokal sedang beristirahat. Tujuan ini penting bagi layanan yang beroperasi secara global supaya pelanggan tetap mendapat respons yang cepat.

5. Mempercepat Waktu Pengembangan Produk

Penyedia jasa biasanya sudah memiliki infrastruktur dan tenaga kerja siap pakai, sehingga proyek pengembangan produk bisa diluncurkan lebih cepat. 

Baca Juga: 26 Perusahaan Outsourcing Terbaik di Indonesia untuk Berbagai Sektor 

Keuntungan Menggunakan Jasa Outsourcing bagi HRD

Dalam lingkup departemen HR, penggunaan jasa outsourcing sudah sangat umum. Faktanya sekitar 80% organisasi melakukan outsourcing untuk fungsi HR menurut data Zipdo. 

Hal ini dilakukan untuk mengoptimalkan biaya dan mendapatkan keahlian HR tingkat tinggi, dengan beberapa keuntungan sebagai berikut:

• Jaminan Kepatuhan: Penyedia outsource pastinya memiliki pakar hukum tersendiri, sehingga risiko masalah hukum akibat kesalahan administrasi bisa diminimalisir.
• Efisiensi Kinerja HR: Tugas seperti penggajian (payroll), manajemen tunjangan, dan administrasi onboarding bisa dialihkan, sehingga tim HR bisa lebih produktif memikirkan strategi retensi.
• Manajemen Risiko yang Lebih Baik: Penyedia yang berkualitas dapat membantu menangani masalah sensitif seperti perselisihan di tempat kerja dan keamanan data karyawan dengan alat yang terstandarisasi.
• Peningkatan Pengalaman Karyawan: Dengan proses penggajian dan manajemen tunjangan yang bekerja efektif melalui pihak ketiga, kepuasan kerja karyawan akan meningkat.
• Akses ke Teknologi Terbaru: Perusahaan outsourcing biasanya menggunakan sistem HRIS canggih yang mungkin terlalu mahal jika harus diinvestasikan sendiri oleh perusahaan menengah-kecil.

Risiko dan Tantangan Jasa Outsourcing

Meskipun menawarkan banyak kemudahan, penggunaan jasa outsourcing bisa membuka celah jika pemilihan vendor dilakukan secara asal. Terdapat beberapa risiko dan tantangan yang perlu diwaspadai, yaitu:

1. Masalah Budaya Organisasi

Pekerja outsourcing sering kali memiliki nilai kerja yang berbeda dan kurang memiliki komitmen jangka panjang terhadap visi perusahaan Anda. 

Cara Mengatasi: Libatkan mereka dalam sesi pengenalan budaya singkat dan komunikasikan nilai-nilai utama perusahaan secara konsisten.

2. Kendala Kontrol Kualitas

Kurangnya pengetahuan mendalam tentang produk atau standar internal dapat menyebabkan hasil kerja vendor tidak memenuhi ekspektasi kualitas Anda. 

Cara Mengatasi: Tetapkan standar operasional prosedur (SOP) yang ketat dan lakukan pemeriksaan kualitas secara berkala terhadap setiap output pekerjaan.

3. Hambatan Komunikasi

Perbedaan zona waktu, bahasa, dan budaya komunikasi dapat menyebabkan instruksi yang salah dan penundaan jadwal proyek yang krusial. 

Cara Mengatasi: Gunakan alat manajemen proyek digital yang terpusat dan jadwalkan pertemuan rutin untuk sinkronisasi ekspektasi.

4. Kerahasiaan Data 

Berbagi informasi sensitif dengan pihak ketiga meningkatkan risiko kebocoran data jika vendor tidak memiliki protokol keamanan yang kuat. 

Cara Mengatasi: Pastikan vendor menandatangani Non-Disclosure Agreement (NDA) dan memiliki sertifikasi keamanan data yang diakui secara internasional.

5. Ketergantungan pada Vendor

Ketergantungan yang terlalu besar pada satu penyedia jasa dapat membuat operasional Anda lumpuh jika vendor mengalami masalah internal. 

Cara Mengatasi: Lakukan diversifikasi vendor untuk fungsi yang berbeda dan miliki rencana cadangan (contingency plan) untuk keadaan darurat.

Regulasi Outsourcing Terbaru di Indonesia

Di Indonesia, aturan mengenai jasa outsourcing telah mengalami perubahan besar. Dalam PP Nomor 35 Tahun 2021 disebutkan bahwa kini tidak ada sekat antara pekerjaan inti dan penunjang. 

Dengan begitu, perusahaan memiliki kebebasan yang lebih luas untuk menentukan bagian mana yang ingin dialihdayakan selama hak pekerja tetap terlindungi.

Selain itu, terdapat beberapa aturan turunannya, seperti:

1. Skema Pemborongan vs. Penyediaan Jasa 

Regulasi ini mengklarifikasi bahwa terdapat dua model outsourcing yang sah, yaitu:

• Pemborongan, yaitu pekerjaan yang berbasis pada hasil/proyek (seperti pembuatan software)
• Penyediaan Jasa Pekerja, yaitu pekerjaan yang berbasis pada pemenuhan tenaga kerja (manpower).

2. Prinsip TUPE (Transfer of Undertaking Protection of Employment) 

Berdasarkan Pasal 19 PP 35/2021, jika Anda berganti vendor tetapi jenis pekerjaannya tetap sama, maka vendor baru wajib mempekerjakan kembali pekerja lama dengan masa kerja yang terus berlanjut tanpa di-reset dari nol.

3. Status dan Hak Normatif Pekerja 

Vendor wajib memberikan status kerja yang jelas (PKWT/PKWTT) dan menjamin upah minimum, BPJS, THR, hingga uang kompensasi saat kontrak berakhir secara penuh.

4. Risiko Tanggung Renteng 

Hati-hati, jika vendor lalai membayar hak pekerja, secara hukum perusahaan Anda sebagai pengguna jasa bisa bertanggung jawab penuh untuk membayarkan hak-hak tersebut terlebih dahulu.

Cara Memilih Vendor Jasa Outsourcing yang Tepat

Memilih jasa outsourcing yang tepat adalah kunci agar manfaatnya benar-benar membantu bisnis. 

Sebelum terburu-buru memutuskan pihak penyedianya, mari simak beberapa langkah berikut untuk menemukan vendor yang ideal:

1. Tentukan Kebutuhan secara Spesifik: Identifikasi fungsi apa saja yang ingin dialihkan untuk menghindari biaya atas layanan yang tidak diperlukan.
2. Cek Rekam Jejak dan Pengalaman Vendor: Cari vendor yang memiliki testimoni positif dan pengalaman di industri sejenis dengan bisnis Anda.
3. Verifikasi Kepatuhan Hukum: Pastikan vendor memiliki izin operasional yang lengkap dan memahami regulasi ketenagakerjaan terbaru di Indonesia.
4. Tinjau Keamanan Teknologi: Evaluasi sistem perlindungan data yang digunakan vendor untuk menjamin kerahasiaan informasi sensitif perusahaan.
5. Evaluasi Skalabilitas: Pilih mitra yang mampu menyesuaikan jumlah tenaga kerja seiring dengan pertumbuhan atau fluktuasi kebutuhan bisnis Anda.
6. Buat Perjanjian Tertulis: Susun kesepakatan layanan yang diberikan secara rinci dan beri konsekuensi yang jelas jika standar tidak tercapai.
7. Bandingkan Kualitas vs Biaya: Jangan hanya tergiur harga murah, pastikan biaya yang dikeluarkan sebanding dengan kualitas dan dukungan yang diberikan.

Tips Mengelola Karyawan Outsourcing Secara Efektif

Meskipun administrasi mereka dikelola oleh vendor, keberhasilan operasional harian tetap bergantung pada bagaimana Anda mengelola mereka di lapangan. 

Mengingat adanya risiko tanggung renteng dan potensi pengalihan status pekerja menjadi karyawan tetap jika terjadi kesalahan prosedur, Anda perlu mengelolanya dengan tips berikut:

1. Pilih Vendor Terpercaya: Gunakan mitra yang memiliki pemahaman kuat terhadap kepatuhan legal agar risiko administratif tidak melimpah ke perusahaan Anda.
2. Definisikan Ekspektasi dan KPI: Berikan deskripsi kerja yang mendetail dan indikator kinerja kunci (KPI) yang terukur agar hasil kerja mereka tetap konsisten.
3. Bangun Komunikasi Rutin: Jadwalkan pertemuan periodik untuk memberikan umpan balik dan melakukan monitor kemajuan proyek.
4. Berikan Pelatihan yang Cukup: Investasikan waktu untuk melatih mereka mengenai alur kerja dan standar kualitas khusus yang berlaku di internal perusahaan Anda.
5. Pastikan Kontrak Tertulis Jelas: Cantumkan klausul mengenai kerahasiaan, hak kekayaan intelektual, dan penyelesaian sengketa dalam kontrak kerja sama.
6. Berikan Pengakuan dan Apresiasi: Meskipun bukan karyawan tetap, memberikan apresiasi atas kinerja baik dapat meningkatkan loyalitas dan motivasi kerja mereka.
7. Lakukan Evaluasi Berkala: Tinjau performa pekerja secara rutin untuk memutuskan perpanjangan kontrak atau perbaikan proses di masa mendatang.

Perbedaan Jasa Outsourcing dan Headhunter

Mungkin Anda pernah mendengar istilah headhunter dan outsourcing, dan mengira keduanya adalah layanan yang sama. Padahal, keduanya sangat berbeda. 

Jika outsourcing adalah penyedia layanan operasional yang mengelola pekerja, maka headhunter adalah pencari talenta. Untuk itu mari pahami perbedaan keduanya yaitu:

1. Ruang Lingkup 

• Jasa Outsourcing: Tidak hanya mencari orang, tetapi mengelola seluruh proses atau fungsi departemen tertentu (seperti call center, keamanan, atau payroll). 
• Headhunter: Mencari dan seleksi kandidat untuk posisi tertentu, biasanya untuk level eksekutif atau posisi teknis yang sulit ditemukan.

2. Kendali Proses Rekrutmen

• Jasa Outsourcing: Memiliki kendali penuh atas seluruh proses rekrutmen. Perusahaan klien biasanya tinggal menerima hasil kerja tim yang sudah dibentuk vendor.
• Headhunter: Perusahaan klien tetap memiliki kontrol penuh. Headhunter hanya membantu menyaring kandidat terbaik, tetapi proses wawancara lanjutan tetap berada di tangan internal HR perusahaan.

3. Hubungan Kerja dan Payung Hukum

• Jasa Outsourcing: Karyawan terikat kontrak kerja (PKWT/PKWTT) dengan perusahaan outsourcing, bukan dengan perusahaan klien. 
• Headhunter: Setelah kandidat ditemukan dan direkrut, kandidat tersebut akan menjadi karyawan langsung di perusahaan klien. 

4. Durasi Kemitraan

• Jasa Outsourcing: Bersifat kemitraan jangka panjang karena melibatkan operasional bisnis yang berkelanjutan dan integrasi sistem dengan perusahaan klien.
• Headhunter: Bersifat transaksional atau one-time deal. Kemitraan berakhir ketika posisi yang kosong telah terisi oleh kandidat yang tepat.

5. Skalabilitas

• Jasa Outsourcing: Cocok untuk perusahaan yang butuh merekrut dalam volume besar untuk fungsi-fungsi penunjang bisnis.
• Headhunter: Cocok untuk penerimaan volume rendah tetapi berkualitas tinggi, seperti mencari satu orang Direktur atau Manajer dengan keahlian yang langka di pasar.

Baca Juga: Apa itu Recruitment Agency? Manfaat, Tips Memilih & Rekomendasi 

Bangun Sistem Kolaborasi bersama Jasa Outsourcing dengan KantorKu HRIS!

Meski jasa outsourcing ditujukan untuk memudahkan operasional bisnis, pengelolaan tenaga kerja dari pihak ketiga tetap perlu kontrol yang ketat agar standar perusahaan tetap terjaga. 

Untuk memudahkan kolaborasi dengan jasa outsourcing, Anda perlu dashboard fleksibel seperti yang ditawarkan KantorKu HRIS. 

Adanya dashboard fleksibel memungkinkan Anda membangun sistem penggajian, jadwal kerja, status hingga lokasi kerja sesuai struktur vendor Anda.

Jika dibedah lebih lanjut, berikut beberapa fitur unggulan KantorKu HRIS untuk kelola outsourcing:

• Database Karyawan & Field Custom: Simpan informasi pekerja outsourcing dengan kolom data yang bisa disesuaikan dengan struktur vendor.
• Absensi Validasi GPS & Selfie: Pastikan pekerja outsourcing benar-benar berada di lokasi kerja dengan validasi foto dan koordinat.
• Self-Service Onboarding: Mempercepat proses masuknya tenaga kerja baru tanpa perlu input data manual.
• Tracker Karyawan Lapangan: Pantau kinerja dan laporan kunjungan tenaga kerja mobile secara langsung.
• Penggajian Otomatis: Hitung gaji, BPJS, dan PPh 21 dengan akurat untuk semua jenis karyawan, termasuk pekerja alih daya.
• Performance Management: Kelola evaluasi kerja melalui KPI, OKR, dan 360 review untuk memastikan vendor memenuhi standar kualitas Anda.

Tertarik untuk merapikan sistem manajemen tenaga kerja Anda? Saatnya book demo gratis untuk membangun dashboard fleksibel yang bisa memudahkan kolaborasi dengan vendor pilihan Anda!

Referensi:

How Outsourcing Reduces Business Costs: Strategies and Examples | Investopedia

Top 5 Outsourcing Drawbacks & Impact on Your Business Growth | DistantJob