20 Contoh General Affair, Jangan Abaikan agar Bisnis Tak Terpuruk!

General Affair memegang peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan, mulai dari pengelolaan fasilitas, kebersihan, hingga perizinan dan keamanan. 

Karena itu, pengukuran kinerja mereka sangat penting agar kontribusi General Affair terhadap perusahaan dapat dipantau dan dikembangkan secara efektif. 

KPI GA harus dibuat spesifik, terukur, masuk akal, relevan dengan bisnis, memiliki batas waktu, dan menantang agar kinerja mereka selalu meningkat.

Menurut SimpeKPI, pengukuran KPI General Affair harus mengacu pada indikator SMART-C (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound, Challenging). 

Indikator tersebut dapat diberi bobot sesuai prioritas, misalnya: penting (5-10%), sangat penting (10-15%), dan kritikal (>15%).

Berikut adalah 20 contoh KPI General Affair yang bisa Anda jadikan acuan dalam penerapannya:

1. Pengelolaan Kebersihan Kantor dan Area Pabrik

Contoh KPI General Affair yang pertama adalah dengan menjaga kebersihan area kantor dan pabrik, sebab ini merupakan hal penting yang harus Anda perhatikan agar lingkungan kerja tetap sehat dan nyaman. 

Penilaian kebersihan dilakukan secara rutin oleh supervisor yang memberikan skor mulai dari 1 sampai 5. Anda bisa menetapkan target nilai kebersihan minimal 4,5 agar area kerja selalu dalam kondisi terbaik untuk menunjang produktivitas karyawan.

Tantangan yang mungkin Anda hadapi adalah menjaga konsistensi kebersihan akibat koordinasi yang kurang optimal dan perbedaan kesadaran kebersihan antar staf. 

Oleh karena itu, pelatihan dan pengawasan rutin sangat dianjurkan untuk memastikan standar kebersihan selalu terjaga.

Target & Indikator:

• Skor kebersihan minimal 4,5 (skala 1–5)
• Penilaian dilakukan mingguan
• Frekuensi pelatihan kebersihan minimal 2 kali per tahun

2. Penyelesaian Perbaikan Fasilitas secara Tepat Waktu

Anda perlu memastikan fasilitas perusahaan selalu dalam kondisi prima untuk mendukung kelancaran aktivitas. 

Penyelesaian perbaikan maksimal 10 hari sejak laporan kerusakan menjadi standar penting agar gangguan operasional dapat diminimalisir. 

Misalnya, perbaikan AC di ruang rapat yang cepat sangat berpengaruh pada kenyamanan rapat dan kinerja tim.

Kendala seperti keterlambatan pengadaan suku cadang atau jadwal teknisi yang padat bisa menjadi tantangan bagi Anda. 

Hubungan baik dengan vendor dan persiapan suku cadang cadangan menjadi solusi untuk mengantisipasi hal tersebut.

Target & Indikator:

• Penyelesaian perbaikan ≤ 10 hari kerja
• Persentase perbaikan selesai tepat waktu ≥ 90%
• Jumlah keluhan terkait fasilitas menurun dari periode sebelumnya

3. Efisiensi Penggunaan Air di Perusahaan

Anda bisa mengukur keberhasilan program efisiensi energi melalui pengurangan penggunaan air yang signifikan.

Monitoring bulanan dan perbandingan dengan periode sebelumnya sangat membantu dalam memberikan gambaran objektif. Target pengurangan konsumsi air sebesar 10-15% merupakan indikator yang tepat untuk keberhasilan program ini.

Tantangan yang mungkin Anda hadapi berupa kebiasaan boros air dan potensi kebocoran yang harus ditangani dengan pengawasan ketat dan penerapan teknologi hemat air seperti keran otomatis.

Target & Indikator:

• Pengurangan konsumsi air minimal 10% per bulan
• Jumlah kebocoran yang berhasil diperbaiki ≥ 90% dari laporan
• Penggunaan alat hemat air di area kritis ≥ 75%

4. Menekan Angka Kecelakaan Kerja

Keselamatan kerja harus menjadi prioritas utama Anda, terutama di area produksi dan manufaktur. Target menurunkan angka kecelakaan kerja hingga 50% dari periode sebelumnya menjadi bukti efektivitas pelatihan dan pengawasan yang Anda jalankan. 

Misalnya, mengurangi kasus kecelakaan dari 6 menjadi maksimal 3 per kuartal.

Anda tentu menghadapi tantangan dalam memastikan kepatuhan karyawan terhadap standar keselamatan, yang bisa diatasi dengan audit rutin dan program pelatihan berkelanjutan.

Target & Indikator:

• Penurunan kecelakaan kerja ≥ 50% per kuartal
• Pelaksanaan pelatihan keselamatan minimal 4 sesi per tahun
• Kepatuhan protokol keselamatan di lapangan ≥ 95%

5. Pengendalian dan Penanganan Hama

Anda bertanggung jawab agar kasus infestasi hama di area kerja berkurang signifikan. Target penurunan minimal 50% dibanding periode sebelumnya adalah indikator keberhasilan pengelolaan hama. Kerja sama dengan jasa pest control profesional dan inspeksi rutin sangat diperlukan.

Perubahan lingkungan dan cuaca menuntut Anda untuk mengelola pengendalian hama secara adaptif serta melakukan edukasi berkelanjutan pada staf agar menjaga kebersihan dan mencegah hama.

Target & Indikator:

• Penurunan kasus infestasi hama ≥ 50%
• Jadwal inspeksi pest control terlaksana 100% sesuai rencana
• Jumlah laporan gangguan hama berkurang tiap bulan

6. Kepuasan Internal dari Departemen Lain

Anda perlu mengukur kualitas layanan General Affair melalui survei kepuasan internal. Target nilai minimal 85% menunjukkan bahwa pelayanan Anda sudah memuaskan dan mendukung kebutuhan divisi lain di perusahaan. 

Survei ini idealnya dilakukan dua kali setahun agar Anda dapat terus memantau konsistensi pelayanan.

Menjaga komunikasi yang terbuka dan memberikan prioritas pada kebutuhan mendesak menjadi kunci untuk menjaga tingkat kepuasan yang tinggi.

Target & Indikator:

• Survei kepuasan internal ≥ 85%
• Frekuensi survei minimal 2 kali per tahun
• Respon keluhan internal maksimal 3 hari

7. Pengurusan Perizinan yang Efisien

Anda bertanggung jawab menyelesaikan proses perizinan dalam waktu maksimal 14 hari untuk memastikan operasional perusahaan berjalan tanpa hambatan legalitas. 

Pengelolaan dokumen yang sistematis serta komunikasi aktif dengan instansi terkait mempercepat proses perizinan tersebut.

Tantangan birokrasi bisa Anda atasi dengan menyiapkan dokumen lengkap dan menjalin hubungan baik dengan pihak berwenang guna memastikan perizinan selesai tepat waktu.

Target & Indikator:

• Penyelesaian perizinan ≤ 14 hari kerja
• Persentase perizinan selesai tepat waktu ≥ 95%
• Jumlah perizinan yang diperbarui tepat waktu 100%

8. Mengurangi Protes dari Masyarakat Sekitar

Anda dapat menilai keberhasilan pengelolaan limbah dan hubungan masyarakat dari pengurangan frekuensi protes masyarakat hingga 50%. 

Kegiatan sosialisasi secara rutin sangat membantu meningkatkan pemahaman warga dan memperkuat hubungan baik.

Memberikan respon cepat terhadap keluhan serta transparansi operasional menjadi kunci utama Anda dalam mengurangi gesekan sosial dan menjaga reputasi perusahaan.

Target & Indikator:

• Pengurangan protes masyarakat ≥ 50%
• Jumlah sosialisasi masyarakat minimal 4 kali per tahun
• Respon keluhan masyarakat maksimal 3 hari kerja

9. Akurasi dan Pengelolaan Inventaris Kantor

Anda bertugas memastikan data inventaris akurat dan kehilangan barang bisa diminimalisir. Target kehilangan maksimal 1% dari total aset menjadi indikator efektifnya pengelolaan inventaris. 

Audit berkala dan pembaruan data inventaris rutin sangat penting untuk pengendalian aset.

Kesalahan pencatatan seringkali menjadi tantangan, oleh karena itu sistem inventaris digital dan pelatihan pencatatan harus Anda prioritaskan agar proses berjalan lancar.

Target & Indikator:

• Kehilangan aset < 1% per periode
• Audit inventaris terlaksana setiap bulan
• Update data inventaris minimal 1 kali per bulan

10. Perawatan Kendaraan Operasional

Anda perlu meminimalkan downtime kendaraan operasional agar aktivitas berjalan lancar. Target downtime kurang dari 5% sangat penting agar kendaraan selalu siap pakai. Perawatan rutin dan inspeksi sebelum penggunaan adalah kunci keberhasilan perawatan.

Kendala seperti keterlambatan suku cadang atau jadwal bengkel yang padat harus Anda antisipasi dengan perencanaan yang matang agar kendaraan tetap optimal.

Target & Indikator:

• Downtime kendaraan < 5% waktu operasional
• Jadwal perawatan rutin 100% terpenuhi
• Jumlah kendaraan bermasalah berkurang tiap bulan

11. Ketepatan Waktu dan Anggaran dalam Pengadaan Barang

Pengadaan barang yang selesai tepat waktu dan sesuai anggaran sangat penting agar kegiatan perusahaan tidak terganggu dan biaya tidak membengkak. 

Anda dapat menetapkan contoh KPI General Affair dengan target ketepatan pengiriman minimal 95% dan anggaran pengadaan tidak melebihi 5% dari rencana.

Fluktuasi harga dan kendala pengiriman perlu Anda kelola dengan komunikasi efektif bersama vendor untuk menjaga kelancaran pengadaan.

Target & Indikator:

• Pengadaan selesai tepat waktu ≥ 95%
• Anggaran pengadaan sesuai rencana (deviasi ≤ 5%)
• Jumlah vendor dengan kinerja baik ≥ 90%

12. Keamanan Lingkungan Kerja yang Terjaga

Lingkungan kerja yang aman harus menjadi fokus utama Anda. Penurunan insiden keamanan hingga 30% menunjukkan keberhasilan pengawasan dan penerapan sistem keamanan modern seperti CCTV dan penjagaan 24 jam.

Risiko dari internal maupun eksternal memerlukan edukasi karyawan dan audit SOP keamanan secara berkala untuk memastikan lingkungan tetap aman.

Target & Indikator:

• Pengurangan insiden keamanan ≥ 30%
• Implementasi sistem keamanan 100% di area kritis
• Audit keamanan minimal 2 kali per tahun

Baca Juga:  10 Contoh Budaya Lingkungan Kerja Perusahaan Ternama di Indonesia

13. Kepatuhan Penggunaan Alat Pelindung Diri (APD)

Anda harus memastikan tingkat kepatuhan penggunaan APD minimal 95% untuk mencegah kecelakaan kerja. Audit lapangan dan inspeksi rutin menjadi cara efektif untuk memonitor kepatuhan karyawan terhadap protokol keselamatan.

Ketidaknyamanan atau kurangnya pemahaman mengenai penggunaan APD harus Anda atasi melalui sosialisasi dan pengawasan yang konsisten.

Target & Indikator:

• Kepatuhan penggunaan APD ≥ 95%
• Audit penggunaan APD dilakukan minimal tiap bulan
• Pelatihan penggunaan APD minimal 2 kali per tahun

14. Penghematan Konsumsi Energi Listrik

Contoh KPI General Affair berikutnya adalah pengurangan konsumsi listrik minimal 10% setiap kuartal menunjukkan keberhasilan program efisiensi energi yang Anda jalankan. 

Penggunaan teknologi hemat energi seperti lampu LED dan sensor otomatis sangat membantu pencapaian target ini.

Anda juga harus meningkatkan kesadaran karyawan agar menggunakan energi dengan bijak melalui edukasi dan pengingat secara berkala.

Target & Indikator:

• Pengurangan konsumsi listrik ≥ 10% per kuartal
• Implementasi teknologi hemat energi di > 80% area kantor
• Kampanye hemat energi minimal 2 kali per tahun

15. Kecepatan Penanganan Keluhan Internal

Keluhan internal harus Anda selesaikan maksimal dalam 3 hari kerja agar tidak mengganggu kelancaran aktivitas. Sistem pelaporan yang terstruktur dan prioritas penyelesaian sangat membantu Anda dalam mencapai untuk target.

Volume keluhan yang tinggi dan koordinasi antar tim bisa menjadi tantangan, sehingga manajemen yang efisien sangat dibutuhkan.

Target & Indikator:

• Penyelesaian keluhan ≤ 3 hari kerja ≥ 90%
• Kepuasan penyelesaian keluhan ≥ 85%
• Jumlah keluhan berulang berkurang

16. Pelaksanaan Pelatihan Keselamatan Kerja

Contoh KPI General Affair selanjutnya, Anda harus mengadakan minimal 4 sesi pelatihan keselamatan setiap tahun agar karyawan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai. Kolaborasi dengan HRD dan instruktur profesional akan memastikan kualitas pelatihan tersebut.

Hambatan seperti absensi peserta dan implementasi materi harus Anda atasi dengan evaluasi dan pengawasan ketat.

Target & Indikator:

• Pelatihan keselamatan ≥ 4 sesi per tahun
• Tingkat kehadiran pelatihan ≥ 90%
• Evaluasi pasca pelatihan ≥ 85% memuaskan

Baca Juga: KPI HRD: Arti, Jenis, Contoh, dan Cara Mengukurnya!

17. Ketersediaan Fasilitas Kantor yang Optimal

Dalam hal ketersediaan fasilitas kantor yang optimal, Anda harus menjaga fasilitas kantor agar selalu berfungsi minimal 98% waktu operasional demi kenyamanan kerja. Pemeliharaan rutin dan penanganan gangguan dalam waktu 24 jam menjadi prioritas utama.

Gangguan mendadak dan keterbatasan suku cadang harus Anda antisipasi dengan strategi cadangan dan koordinasi yang cepat.

Target & Indikator:

• Ketersediaan fasilitas ≥ 98% waktu operasional
• Waktu respon perbaikan ≤ 24 jam
• Persentase gangguan fasilitas yang ditangani tepat waktu ≥ 95%

18. Ketepatan dan Kelengkapan Pelaporan

Kemudian contoh KPI General Affair yang tak kalah penting, laporan yang lengkap dan tepat waktu tentu juga sangat dibutuhkan Anda dan tim manajemen dalam pengambilan keputusan. Target penyelesaian 100% sebelum tanggal 5 setiap bulan menunjukkan disiplin dan akurasi tinggi.

Keterlambatan data harus diminimalisir dengan sistem pengumpulan data terintegrasi dan komunikasi antar tim yang efektif.

Target & Indikator:

• Penyelesaian laporan tepat waktu 100%
• Kelengkapan data laporan ≥ 95%
• Audit laporan minimal 2 kali per tahun

19. Hubungan Baik dengan Vendor dan Supplier

Menjaga hubungan kerja sama yang sehat dengan vendor sangat penting bagi Anda agar operasional tetap lancar. 

Skor kepuasan minimal 80% dapat menjadi tolok ukur hubungan yang baik dan mendukung kerjasama jangka panjang.

Tantangan seperti keterlambatan pembayaran dapat Anda atasi dengan manajemen keuangan yang baik dan kesepakatan kontrak yang jelas.

Target & Indikator:

• Kepuasan vendor ≥ 80%
• Frekuensi komunikasi dan koordinasi minimal 1 kali per bulan
• Persentase pembayaran tepat waktu ≥ 95%

20. Kepatuhan terhadap SOP General Affair

Anda juga harus memastikan pelaksanaan SOP General Affair berjalan sesuai standar 100% agar kualitas operasional dan keamanan tetap terjaga. Audit dan pelatihan rutin diperlukan agar seluruh tim patuh pada aturan yang berlaku.

Perubahan regulasi yang cepat menuntut Anda untuk rutin memperbarui SOP dan melakukan sosialisasi kepada seluruh staf.

Target & Indikator:

• Kepatuhan SOP ≥ 100%
• Audit kepatuhan minimal 2 kali per tahun
• Pelatihan SOP rutin minimal 1 kali per tahun

Baca Juga: 10 Contoh KPI Terbaik untuk Karyawan, Marketing, hingga Finance

Hindari Risiko Evaluasi yang Salah, Pantau KPI dengan Mudah di HRIS KantorKu

Jangan biarkan kinerja divisi General Affair Anda terabaikan karena sistem pemantauan yang rumit dan manual. 

Ketidaktepatan data KPI bisa berakibat fatal bagi operasional perusahaan, mulai dari menurunnya produktivitas hingga risiko kerugian yang sulit dihindari. 

Jika Anda masih mengelola KPI secara tradisional, maka siap-siap saja suatu hari akan menghadapi kebocoran informasi dan evaluasi yang tak akurat.

Tampilan Dashboard Performance Review di KantorKu

Kini saatnya Anda beralih ke solusi yang lebih mudah dan terpercaya. Dengan aplikasi HRIS KantorKu, pemantauan KPI General Affair bisa jadi lebih cepat, tepat, dan bebas dari kesalahan manusia. 

Yuk, mulai, percayakan pengelolaan KPI General Affair Anda pada HRIS KantorKu dan rasakan kemudahan mengelola kinerja secara real-time dan terintegrasi!