20 Contoh Peraturan Perusahaan yang Harus Ada di Setiap Tempat Kerja

Peraturan perusahaan bukan dibuat untuk mengekang karyawan, melainkan untuk memastikan seluruh kegiatan operasional berjalan tertib, adil, dan efisien. 

Setiap perusahaan tentu memiliki kebijakan yang berbeda, tergantung kebutuhan dan budaya kerjanya. 

Artikel ini menyajikan beberapa contoh peraturan perusahaan yang bisa diterapkan, lengkap dengan alasan dan tujuannya.

Apa saja contohnya? Simak habis artikel ini!

Daftar Contoh Peraturan Perusahaan untuk Karyawan

Jika Anda sedang merencanakan atau memperbarui kebijakan internal, berikut beberapa contoh peraturan perusahaan yang bisa Anda jadikan referensi:

1. Kode Etik Perusahaan 

Kode etik harus ada di perusahaan outsourcing guna menjaga profesionalisme antar karyawan yang bekerja di berbagai lokasi klien. Berikut contoh peraturan perusahaan outsourcing: 

Contoh isi:

• Karyawan wajib menjaga sopan santun terhadap rekan kerja, atasan, atau klien.
• Dilarang melakukan tindakan diskriminatif, pelecehan, atau perundungan.
• Karyawan tidak diperkenankan menerima hadiah atau gratifikasi.
• Pelanggaran terhadap kode etik dapat dikenai sanksi dari teguran tertulis hingga PHK.

2. Kebijakan Penggunaan Perangkat & Data 

Contoh peraturan perusahaan swasta ini memastikan seluruh perangkat dan data perusahaan digunakan secara aman dan bertanggung jawab. 

Contoh isi:

• Laptop dan perangkat kantor hanya boleh digunakan untuk kepentingan pekerjaan.
• Dilarang menginstal software ilegal atau aplikasi yang tidak diizinkan perusahaan.
• Karyawan wajib mengunci perangkat saat meninggalkan meja kerja.
• Dilarang menyimpan data perusahaan di perangkat pribadi tanpa izin resmi.

3. Kebijakan Privasi & Keamanan Data

Peraturan ini dirancang untuk menjaga kerahasiaan data pribadi karyawan dan pelanggan. 

Contoh isi:

• Karyawan wajib menjaga rahasia data pelanggan.
• Penggunaan kata sandi wajib mengikuti standar keamanan perusahaan.
• Jika terjadi dugaan kebocoran data, karyawan harus melapor ke tim IT dalam waktu maksimal 24 jam.
• Perusahaan menerapkan enkripsi dan backup data secara rutin setiap minggu.

4. Kebijakan Kerja Jarak Jauh 

Kebijakan ini mengatur agar produktivitas dan komunikasi tetap berjalan efektif meskipun karyawan bekerja dari rumah. 

Contoh isi:

• Karyawan wajib bekerja sesuai jam kerja yang disepakati.
• Semua komunikasi kerja dilakukan melalui kanal resmi perusahaan (Slack, Microsoft Teams, atau email kantor).
• Penggunaan VPN diwajibkan saat mengakses server internal.
• Karyawan tetap harus hadir dalam rapat virtual mingguan dan melaporkan progres pekerjaan harian.

5. Kebijakan Cuti dan Waktu Libur

Contoh peraturan perusahaan CV, PT maupun perusahaan kecil ini cocok diterapkan untuk memastikan hak cuti karyawan terlindungi dan pengelolaan kehadiran lebih tertib. 

Contoh isi:

• Cuti tahunan diberikan selama 12 hari kerja setelah masa kerja minimal 1 tahun.
• Cuti harus diajukan minimal 3 hari sebelumnya melalui aplikasi HRIS atau form online.
• Cuti sakit wajib dilampirkan surat keterangan dokter jika lebih dari 2 hari.
• Cuti bersama mengikuti ketentuan pemerintah atau kebijakan perusahaan.

Baca Juga: Aturan Cuti Karyawan Swasta Terbaru Sesuai UU Ketenagakerjaan 

6. Kebijakan Rekrutmen dan Seleksi

Tujuannya menjamin proses rekrutmen berlangsung adil, transparan, dan berdasarkan kompetensi tanpa diskriminasi. 

Contoh isi:

• Semua lowongan kerja diumumkan secara terbuka melalui kanal resmi perusahaan.
• Proses seleksi melibatkan tahap administrasi, wawancara, dan tes kompetensi.
• Keputusan akhir rekrutmen harus berdasarkan kualifikasi dan hasil seleksi.
• Kandidat yang tidak lolos berhak mendapatkan pemberitahuan hasil seleksi.

7. Kebijakan Anti-Diskriminasi & Anti-Pelecehan

Contoh peraturan perusahaan ini bertujuan menciptakan lingkungan kerja yang aman bagi semua karyawan.

Contoh isi:

• Dilarang melakukan pelecehan fisik, verbal, atau non-verbal terhadap rekan kerja.
• Karyawan berhak melapor ke HR atau atasan langsung jika mengalami diskriminasi.
• Perusahaan wajib menindaklanjuti laporan secara rahasia dan profesional.
• Pelaku diskriminasi atau pelecehan dapat dikenai sanksi tegas hingga PHK.

8. Kebijakan Penggantian Biaya 

Peraturan ini menjamin kejelasan dan transparansi dalam proses penggantian biaya operasional karyawan. 

Contoh isi:

• Biaya transportasi dinas, konsumsi rapat, atau penginapan saat perjalanan dinas dapat diganti oleh perusahaan.
• Pengajuan reimbursement dilakukan maksimal 7 hari setelah bukti kwitansi terbit.
• Semua pengajuan harus disetujui oleh atasan langsung dan divisi keuangan.
• Reimbursement yang tidak sesuai kebijakan tidak akan diproses.

9. Kebijakan Kinerja 

Kebijakan ini mengatur untuk meningkatkan produktivitas dan motivasi karyawan melalui evaluasi kinerja yang terukur dan berkelanjutan. 

Contoh isi:

• Penilaian kinerja dilakukan secara berkala (misalnya per kuartal atau tahunan).
• Indikator penilaian mencakup pencapaian target, kedisiplinan, dan kerja sama tim.
• Karyawan mendapatkan umpan balik langsung dan rencana pengembangan individu.
• Hasil penilaian digunakan untuk dasar promosi, bonus, atau pelatihan tambahan.

10. Kebijakan Media Sosial

Era media sosial saat ini sangat sensitif dan bisa merusak citra perusahaan jika karyawan salah menggunakannya. Jadi kebijakan ini termasuk contoh peraturan perusahaan terbaru.

Contoh isi:

• Karyawan dilarang memposting konten yang dapat merugikan nama baik perusahaan.
• Penggunaan logo dan foto kantor di media sosial pribadi harus seizin perusahaan.
• Komentar terhadap klien atau mitra bisnis harus disampaikan secara profesional.
• Admin akun resmi wajib mengikuti branding yang telah ditetapkan.

11. Kebijakan Konflik Kepentingan 

Contoh peraturan perusahaan ini perlu ada di perusahaan guna mencegah situasi di mana kepentingan pribadi karyawan bertentangan dengan kepentingan perusahaan. 

Contoh isi:

• Karyawan wajib melaporkan jika memiliki hubungan bisnis atau keluarga dengan vendor, klien, atau calon karyawan baru.
• Dilarang menggunakan posisi jabatan untuk keuntungan pribadi atau pihak tertentu.
• Perusahaan menyediakan formulir pelaporan konflik.
• Pelanggaran dapat berakibat pada sanksi disiplin atau PHK.

12. Kebijakan Penggunaan Email Perusahaan 

Tujuannya guna memastikan penggunaan email sesuai tujuan pekerjaan dan mencegah kebocoran informasi.

Contoh isi:

• Email perusahaan hanya digunakan untuk kepentingan bisnis, bukan pribadi.
• Dilarang mengirim spam, konten sensitif, atau lampiran mencurigakan.
• Setiap email keluar wajib menggunakan tanda tangan resmi perusahaan.
• Karyawan wajib mengganti kata sandi email secara berkala.

13. Kebijakan Penggunaan Alkohol 

Kebijakan perusahaan ini guna menjaga lingkungan kerja yang sehat dan produktif dengan membatasi penggunaan alkohol di area perusahaan.

Contoh isi:

• Dilarang mengonsumsi atau membawa alkohol dan obat-obatan terlarang.
• Perusahaan berhak melakukan tes acak jika ada indikasi penggunaan zat terlarang.
• Karyawan yang mengalami kecanduan dapat diarahkan mengikuti program rehabilitasi.
• Pelanggaran berat dapat dikenai sanksi tegas sesuai peraturan perusahaan.

14. Kebijakan Penanganan Keluhan 

Contoh peraturan perusahaan ini guna mengatur mekanisme bagi karyawan untuk menyampaikan keluhan atau ketidakpuasan. 

Contoh isi:

• Karyawan dapat mengajukan keluhan tertulis kepada atasan atau HR.
• Setiap keluhan akan ditangani secara rahasia dan ditindaklanjuti.
• HR wajib mencatat, menelusuri, dan menyelesaikan setiap laporan secara objektif.
• Tidak ada tindakan balasan (retaliasi) terhadap pelapor.

15. Kebijakan Onboarding dan Offboarding Karyawan

Kalau belum ada, Anda bisa memberlakukannya untuk mengatur proses onboarding dan keluar (offboarding) karyawan.

Contoh isi:

• Saat onboarding, karyawan wajib menandatangani NDA dan kontrak kerja.
• Divisi IT harus memberikan akses sistem sesuai jabatan, dan menonaktifkannya saat karyawan resign.
• Setiap karyawan yang keluar wajib menyerahkan kembali peralatan kerja dan menjalani exit interview.
• HR melakukan dokumentasi lengkap agar tidak ada risiko kebocoran data atau aset.

16. Kebijakan Kesehatan dan Keselamatan Kerja 

Kebijakan ini menjamin lingkungan kerja yang aman dan sehat bagi seluruh karyawan serta mencegah kecelakaan atau penyakit akibat kerja.

Contoh isi:

• Karyawan wajib mengikuti pelatihan K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja).
• Dilarang menggunakan alat atau mesin tanpa izin dan pelatihan.
• Perusahaan menyediakan perlengkapan keselamatan seperti helm, sarung tangan, dan pelindung mata (PPE).
• Setiap insiden kerja harus segera dilaporkan kepada atasan atau tim K3.

17. Kebijakan Bring Your Own Device 

Ini adalah peraturan perusahaan terbaru yang biasa ditemukan di startup. Jika perusahaan Anda mengharuskan karyawan membawa perangkat pribadi, pastikan mengatur kebijakan ini.

Contoh isi:

• Karyawan wajib menginstal software keamanan perusahaan untuk bekerja.
• Dilarang menyimpan atau memindahkan data sensitif perusahaan tanpa izin.
• IT memiliki hak untuk melakukan audit atau menghapus data perusahaan dari perangkat pribadi jika diperlukan.
• Penggunaan perangkat pribadi tidak boleh mengganggu produktivitas kerja.

18. Kebijakan Kehadiran dan Ketidakhadiran 

Kebijakan ini guna menjaga kedisiplinan kehadiran karyawan. Berikut contoh peraturan perusahaan yang bisa diterapkan.

Contoh isi:

• Karyawan wajib hadir sesuai jam kerja yang telah ditentukan.
• Ketidakhadiran harus diberitahukan maksimal H-1 dengan alasan yang jelas.
• Untuk kerja jarak jauh, karyawan wajib online pada jam kerja dan melapor progres harian melalui sistem perusahaan.
• Pelanggaran berulang terhadap jam kehadiran dapat dikenai sanksi administratif.

Baca Juga: Begini Aturan Jam Kerja Baru Menurut UU Cipta Kerja! Catat! 

19. Kebijakan Kompensasi dan Tunjangan 

Kebijakan ini memberikan kejelasan tentang struktur gaji, bonus, dan tunjangan agar karyawan merasa dihargai serta termotivasi untuk berkinerja baik.

Contoh isi:

• Struktur gaji disesuaikan dengan jabatan, pengalaman, dan performa kerja.
• Perusahaan memberikan tunjangan kesehatan, transportasi, dan cuti tahunan sesuai ketentuan.
• Bonus diberikan berdasarkan hasil penilaian kinerja tahunan.
• Transparansi dan keadilan dijaga untuk menghindari ketimpangan antar karyawan.

20. Kebijakan Penggunaan Tembakau atau Merokok di Tempat Kerja 

Ini adalah contoh peraturan perusahaan restoran, karena karyawan akan berinteraksi langsung dengan karyawan. Dengan begitu tidak mengganggu pengalaman tamu.

Contoh isi:

• Dilarang merokok di area kerja tertutup, ruang rapat, atau area dengan ventilasi terbatas.
• Area merokok khusus disediakan di luar gedung dengan jarak aman dari pintu masuk.
• Pelanggaran terhadap aturan merokok dapat dikenai peringatan tertulis.
• Program berhenti merokok tersedia bagi karyawan yang ingin berhenti merokok.

Pantau Karyawan dalam Penerapan Peraturan Perusahaan lewat KantorKu HRIS

Merumuskan aturan memang mudah, tetapi memantau kepatuhan karyawan terhadap peraturan tidak selalu mudah. Untuk itu, Anda bisa memanfaatkan aplikasi KantorKu HRIS.

Untuk itu, Anda bisa memanfaatkan aplikasi KantorKu HRIS dengan berbagai fitur berikut:

• Announcement Feed, sampaikan peraturan baru layaknya postingan di media sosial.
• Dashboard Pemantauan Kehadiran & Performa Tim, pantau kedisiplinan karyawan.
• Approval Cuti Berjenjang, atur pengajuan dan persetujuan cuti secara otomatis.
• Reimbursement Digital, permudah reimbursement digital.
• Keamanan Data Terjamin, semua data karyawan tersimpan aman sesuai standar ISO 27001.

Masih banyak fitur lainnya yang bisa Anda coba. Penasaran dengan cara kerjanya lebih lanjut? Segera book demo gratis KantorKu HRIS untuk dapat akses langsung ke aplikasinya!

Sumber:

10 Workplace Policies Every Organization Needs | PowerDMS

18 policies every organization should have (+templates) | Workable