15 Contoh Surat Mutasi Karyawan Format Docx dan PDF, Ada Form Kosong!

Mutasi adalah perpindahan karyawan dari satu posisi atau jabatan ke jabatan lain dalam perusahaan. 

Mutasi bisa terjadi antar jabatan, antar departemen, antar kantor, maupun perubahan tugas dan tanggung jawab. 

Agar proses mutasi berjalan lancar, HR perlu memberikan surat mutasi karyawan yang memuat informasi penting seperti nama karyawan, tanggal mutasi, departemen baru, dan jabatan baru. 

Jika Anda belum tahu cara membuatnya, Anda bisa mengikuti contoh surat mutasi berikut yang bisa diunduh gratis dalam format PDF atau Word.

Format Surat Mutasi

Surat mutasi terdiri dari beberapa bagian penting yang harus jelas agar proses perpindahan karyawan berjalan lancar. Berikut struktur surat mutasi karyawan yang bisa Anda ikuti beserta contoh penulisannya:

1. Departemen, Jabatan, atau Lokasi Tujuan

Pertama, jelaskan posisi, departemen, atau lokasi baru karyawan secara jelas agar tidak memicu kebingungan. 

Informasi ini ada di paling awal surat, sehingga karyawan bisa langsung memahami posisi terbarunya.

Pastikan Anda menulis secara lengkap nama departemen, jabatan baru, lokasi kantor dan tanggal efektif mutasi.

Contoh:

“Karyawan bersangkutan dipindahkan ke Departemen Marketing di Kantor Jakarta Selatan mulai tanggal 10 November 2025.”

2. Alasan Mutasi

Berikutnya, HR mencantumkan alasan perpindahan karyawan, baik untuk kebutuhan organisasi maupun pengembangan karir. 

Penulisan alasan bisa singkat, tetapi harus faktual dan jelas agar tujuan mutasi mudah dipahami. Hindari alasan yang bersifat subjektif, fokus pada relevansi karyawan dengan posisi baru.

Contoh:

“Mutasi dilakukan untuk mendukung pengembangan karir karyawan di area pemasaran serta memanfaatkan pengalaman dan keahliannya di bidang promosi dan branding secara optimal.”

3. Kualifikasi dan Kompetensi Karyawan

HR perlu menuliskan pengalaman, prestasi, atau keahlian karyawan yang mendukung mutasi. Cara penulisannya harus menekankan relevansi kualifikasi dengan jabatan baru agar mutasi terlihat logis dan tepat. 

Sertakan contoh pengalaman atau pencapaian yang spesifik untuk menunjukkan kesiapan karyawan menghadapi tanggung jawab baru.

Contoh:

“Dengan pengalaman tiga tahun di layanan pelanggan dan keberhasilan menangani kampanye promosi digital, karyawan diharapkan dapat berkontribusi maksimal di peran baru sebagai Marketing Executive.”

4. Tunjangan, Tanggal Efektif, dan Atasan Baru

Di bagian ini, HR perlu menuliskan informasi terkait tunjangan karyawan setelah mutasi, tanggal efektif mutasi, dan siapa atasan langsung di posisi baru. 

Tujuannya agar karyawan memahami hak, tanggung jawab, dan hierarki baru secara jelas. Cantumkan angka atau detail tunjangan, tanggal resmi mutasi, dan nama serta jabatan atasan baru agar surat lengkap dan transparan.

Contoh Penulisan:

“Karyawan bersangkutan akan menerima tunjangan jabatan sebesar Rp2.500.000 per bulan setelah mutasi. Mutasi ini berlaku mulai tanggal 10 November 2025, dan karyawan akan melapor langsung kepada Bapak Ahmad Prasetyo, Kepala Departemen Marketing.”

5. Penutup 

Terakhir, HR bisa menyampaikan permintaan tanda tangan sebagai persetujuan mutasi atau ada langkah lain yang harus dilakukan karyawan. Kemudian, akhiri surat dengan kalimat formal yang jelas agar proses administrasi mutasi berjalan lancar.

Contoh:

“Kami mohon karyawan dapat menandatangani surat mutasi ini sebagai tanda persetujuan dan siap memulai penugasan di Departemen Marketing, Kantor Jakarta Selatan mulai tanggal 10 November 2025.”

Baca Juga: Panduan Mutasi Kerja: 7 Jenis, Syarat & Aturan sesuai UU (Lengkap)

15 Contoh Surat Mutasi Karyawan

Temukan contoh surat mutasi karyawan antar divisi, jabatan, lokasi, dan lain sebagainya yang bisa Anda edit sendiri. Tinggal unduh file-nya, dan Anda bisa langsung mengubah isi suratnya sesuai kebutuhan:

1. Contoh Surat Mutasi Karyawan Pabrik

Mutasi di pabrik biasanya berkaitan dengan perpindahan karyawan ke lini produksi lain atau lokasi pabrik berbeda. Berikut template yang bisa Anda gunakan:

2. Contoh Surat Mutasi Karyawan untuk Promosi Jabatan

Contoh surat mutasi karyawan doc ini bisa menjadi bukti sah perubahan jabatan dan tanggung jawab. Template siap pakai memudahkan HR membuat dokumen formal tanpa harus menulis dari awal.

3. Contoh Surat Mutasi Karyawan Pindah Cabang

Karyawan yang dipindahkan ke cabang lain memerlukan surat resmi agar perpindahan tercatat dengan jelas beserta detail payroll, tunjangan, serta hak-hak lainnya.

4. Contoh Surat Mutasi Antar Sekolah

Ini adalah contoh surat mutasi guru yang dipindah ke sekolah lain, misalnya karena sekolah lain kekurangan tenaga kerja atau agar guru tersebut bisa berkembang lebih maksimal.

5. Contoh Surat Mutasi Karyawan ASN

Pegawai ASN sering mengajukan permohonan mutasi karena alasan pribadi. Jika ASN ingin membuatnya, maka harus mematuhi prosedur yang berlaku dan mengajukan surat seperti berikut:

6. Contoh Surat Permohonan Mutasi Kerja Karyawan BUMN

Jika seorang karyawan BUMN ingin pindah posisi atau kantor karena alasan tertentu, Anda bisa melihat contoh surat mutasi karyawan PDF ini sebagai referensi untuk mengajukan permohonan resmi. 

7. Contoh Surat Mutasi Karyawan Antar Perusahaan

Saat karyawan dialihkan ke anak perusahaan lain untuk proyek khusus atau restrukturisasi, HR harus mencatat perpindahan secara resmi dengan template surat seperti berikut:

8. Contoh Surat Mutasi Karyawan Antar Jabatan

Jika ada karyawan yang akan dipindahkan ke jabatan berbeda karena promosi, penyesuaian kompetensi, atau restrukturisasi divisi, Anda bisa menggunakan surat.

9. Contoh Surat Mutasi Karyawan untuk Penyesuaian Lokasi 

Jika lokasi kerja saat ini terlalu jauh dari rumah atau tidak mendukung produktivitas, mutasi bisa dilakukan agar karyawan lebih efektif.

10. Contoh Surat Mutasi Karyawan Bahasa Inggris

Dalam beberapa perusahaan multinasional, surat mutasi sering kali perlu dibuat dalam bahasa Inggris agar lebih mudah dipahami oleh pihak internasional. Berikut contoh surat mutasi karyawan dalam bahasa Inggris yang bisa Anda jadikan referensi:

11. Contoh Surat Mutasi Karyawan Bank

Di dunia perbankan, mutasi karyawan umum dilakukan, terutama untuk rotasi antar cabang guna menjaga kinerja dan pemerataan SDM. Surat mutasi pada sektor ini biasanya memiliki format resmi dengan penekanan pada posisi dan tanggung jawab baru. Berikut contohnya:

12. Contoh Surat Mutasi Kerja Umum

Agar Anda siap melakukan mutasi kapan saja, pastikan Anda memiliki satu template umum yang bisa digunakan untuk berbagai jenis mutasi kerja. Ini contoh surat mutasi kerja umum yang bisa Anda tiru:

13. Contoh Surat Penolakan Mutasi Karyawan

Tidak semua karyawan menyetujui keputusan mutasi yang diberikan. Dalam kondisi tertentu, mereka bisa menyampaikan penolakan secara resmi. Gunakan contoh surat penolakan mutasi karyawan berikut agar tetap sopan dan sesuai etika kerja:

14. Contoh Surat Usulan Mutasi Pegawai

Selain surat keputusan, ada pula surat usulan mutasi yang biasanya dibuat oleh atasan langsung atau bagian HRD untuk mengajukan pemindahan pegawai. Surat ini menjadi dasar bagi pimpinan dalam mengambil keputusan mutasi. 

15. Contoh Surat Pemberitahuan Mutasi Karyawan

Setelah keputusan mutasi ditetapkan, perusahaan perlu memberitahukan secara resmi kepada karyawan terkait dan pihak terkait lainnya. Contoh surat mutasi karyawan PDF ini berfungsi sebagai bentuk komunikasi formal dari pihak manajemen.

Baca Juga: 15 Contoh Surat Mutasi Karyawan hingga PNS, Langsung Copas! 

Download Contoh Format Surat Mutasi PDF/Docs 

Ingin download surat mutasi karyawan di atas? Dapatkan dengan mengisi form berikut untuk mendapatkan seluruh file contoh di atas dalam format Docs maupun PDF, gratis!

Kelola Mutasi Karyawan Antar Cabang dengan Mudah Menggunakan Aplikasi KantorKu HRIS

Mengurus mutasi karyawan antar cabang bisa jadi tantangan besar bagi HR, mulai dari dokumen yang tercecer hingga proses approval yang lambat. 

Namun, masalah itu bisa diatasi dengan KantorKu HRIS yang memungkinkan segala urusan administrasi mutasi dapat dikelola dalam satu platform.

Dengan sistem ini, HR bisa:

• Memperbarui jabatan, lokasi, divisi, dan status karyawan hanya dalam beberapa klik.
• Memantau seluruh alur mutasi, persetujuan atasan, dan riwayat karyawan.
• Menyesuaikan payroll dan slip gaji otomatis setelah mutasi.
• Memanfaatkan analisis kinerja berbasis 9-Box Matrix dan KPI/OKR untuk keputusan mutasi berbasis data.
• Onboarding mandiri bagi karyawan yang menempati posisi baru.

Proses mutasi karyawan antar cabang jadi lebih mudah tanpa bolak-balik mengecek dokumen. Setiap perpindahan karyawan bisa dicatat, disetujui, dan dilacak dengan mudah. 

Jadi jangan biarkan lagi proses administrasi mutasi memakan waktu berharga Anda. Saat ini KantorKu HRIS ingin mengundang Anda untuk coba demo gratis.

Klik tombol berikut untuk melihat bagaimana sistem mutasi antar cabang bisa selesai dalam hitungan menit!