Contoh Surat Pemanggilan Karyawan: Panduan Beserta Struktur dan Tipsnya!

Dalam pengelolaan sumber daya manusia, tidak semua kondisi berjalan sesuai rencana. Ada kalanya perusahaan perlu memanggil karyawan untuk klarifikasi, pembinaan, atau proses lanjutan terkait pelanggaran disiplin kerja. Dalam situasi seperti ini, surat pemanggilan karyawan menjadi instrumen formal yang penting untuk digunakan HRD.

Surat ini bukan sekadar dokumen pemberitahuan, melainkan juga bagian dari dokumentasi resmi yang mencerminkan profesionalisme perusahaan dalam menangani isu internal. Oleh karena itu, HRD perlu memahami kapan surat pemanggilan perlu dikeluarkan, bagaimana menyusunnya secara tepat, serta unsur apa saja yang wajib dicantumkan agar sah dan bermakna.

Melalui artikel ini, Anda akan mendapatkan panduan lengkap mengenai surat pemanggilan karyawan, mulai dari waktu yang tepat untuk menerbitkannya, isi pokok surat, tips penyusunan, hingga contoh surat yang dapat langsung Anda adaptasi.

Baca Juga: 5 Contoh Surat Serah Terima Pekerjaan karena Resign, Format Word & PDF Siap Pakai!

Kapan HRD Perlu Mengeluarkan Surat Pemanggilan Karyawan?

Surat pemanggilan karyawan bukan hal yang seharusnya diterbitkan dengan tergesa-gesa. Ada pertimbangan objektif yang perlu diperhatikan agar surat ini tidak disalahartikan atau menimbulkan resistensi dari karyawan.

1. Ketidakhadiran Tanpa Keterangan

Jika seorang karyawan tidak hadir bekerja selama beberapa hari tanpa pemberitahuan yang jelas, surat pemanggilan dapat digunakan sebagai langkah formal untuk menanyakan alasan ketidakhadiran tersebut. Hal ini juga menjadi bukti bahwa perusahaan telah melakukan upaya komunikasi secara tertulis.

Dalam konteks ini, surat bertindak sebagai pengingat dan bentuk kepedulian terhadap disiplin kerja yang telah disepakati.

2. Dugaan Pelanggaran Kedisiplinan

Saat ada laporan atau temuan mengenai perilaku yang tidak sesuai dengan tata tertib perusahaan, HRD berwenang memanggil karyawan yang bersangkutan untuk dimintai klarifikasi secara langsung.

Surat pemanggilan dalam hal ini bertujuan untuk menjaga proses yang adil (due process) dan mencegah pengambilan keputusan sepihak tanpa konfirmasi dari pihak terkait.

3. Proses Pembinaan atau Sidang Etik

Dalam beberapa kasus, karyawan perlu dipanggil untuk mengikuti sidang pembinaan atau forum evaluasi, misalnya dalam kasus penurunan kinerja, keluhan dari atasan langsung, atau dugaan pelanggaran etika kerja.

Surat pemanggilan menjadi penanda bahwa proses pembinaan dilakukan secara resmi, transparan, dan berdasarkan prosedur yang sah.

4. Pemeriksaan Internal atau Audit SDM

HRD juga dapat mengirimkan surat pemanggilan untuk meminta karyawan hadir dalam pemeriksaan dokumen, klarifikasi jam kerja, atau konfirmasi data pribadi dalam proses audit internal.

Meskipun tidak bersifat negatif, surat ini tetap penting agar komunikasi antar divisi tetap terdokumentasi dengan baik.

Unsur Penting dalam Surat Pemanggilan Karyawan

Agar surat pemanggilan karyawan sah secara administrasi dan dapat diterima secara profesional, ada sejumlah unsur penting yang perlu Anda pastikan ada di dalam dokumen tersebut:

1. Identitas Karyawan yang Dipanggil

Tuliskan nama lengkap, jabatan, dan divisi karyawan secara jelas. Identitas ini penting untuk menghindari kesalahan tujuan surat, terutama jika terdapat nama yang mirip dalam satu organisasi.

Surat yang ditujukan dengan spesifik juga menunjukkan bahwa HRD bersikap adil dan tidak sembarangan.

2. Tujuan atau Alasan Pemanggilan

Jelaskan secara ringkas namun tegas mengenai alasan pemanggilan. Misalnya, “untuk memberikan klarifikasi terkait ketidakhadiran kerja selama tiga hari berturut-turut”.

Gunakan bahasa yang sopan dan netral agar surat tidak terdengar menghakimi.

3. Waktu dan Tempat Pemanggilan

Tuliskan hari, tanggal, jam, serta lokasi karyawan diminta hadir. Informasi ini harus jelas agar tidak menimbulkan kebingungan atau keterlambatan.

Jika pertemuan dilakukan daring, lampirkan tautan atau instruksi akses ke platform yang digunakan.

4. Konsekuensi Jika Tidak Hadir

Anda boleh mencantumkan konsekuensi administratif jika karyawan tidak memenuhi panggilan tanpa alasan jelas. Misalnya: “Apabila Anda tidak hadir sesuai jadwal tanpa pemberitahuan, maka hal ini akan dianggap sebagai bentuk ketidakwajiban kerja.”

Unsur ini menunjukkan bahwa perusahaan memiliki mekanisme dan sikap tegas terhadap proses kerja yang telah disepakati.

5. Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan

Pastikan surat ditandatangani oleh pihak berwenang seperti Manajer HRD atau Kepala Divisi, serta dicap oleh instansi perusahaan.

Hal ini memperkuat legalitas surat serta meningkatkan kesan profesional.

Baca Juga: 11 Contoh Surat Promosi Jabatan untuk HR, Bisa Langsung Copas!

Tips Membuat Surat Pemanggilan Karyawan yang Profesional

Menyusun surat pemanggilan bukan perkara teknis semata, tetapi juga menyangkut komunikasi yang sensitif. Berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan:

1. Gunakan Bahasa Formal dan Netral

Surat ini harus disusun menggunakan bahasa resmi, jelas, dan tidak menyudutkan. Hindari kata-kata yang mengandung asumsi atau tuduhan, terutama sebelum klarifikasi dilakukan.

Bahasa yang baik akan menjaga suasana tetap kondusif dan memudahkan proses komunikasi.

2. Sertakan Bukti Pendukung Jika Ada

Jika pemanggilan disebabkan oleh pelanggaran, lampirkan dokumentasi pendukung seperti laporan absensi, tangkapan layar, atau kronologi kejadian.

Hal ini akan memperkuat alasan pemanggilan serta memberikan konteks yang jelas kepada karyawan.

3. Simpan Salinan untuk Dokumentasi Internal

Simpan salinan surat beserta bukti penerimaan karyawan (baik ditandatangani secara langsung maupun via email). Dokumentasi ini penting jika suatu saat perusahaan perlu mengambil langkah lanjutan atau menghadapi pemeriksaan ketenagakerjaan.

4. Berikan Kesempatan Karyawan untuk Menanggapi

Setelah karyawan menerima surat, berikan ruang bagi mereka untuk memberikan tanggapan atau menjelaskan kondisi yang sebenarnya. Sikap terbuka seperti ini menunjukkan bahwa perusahaan menjunjung keadilan dalam menyelesaikan masalah.

Contoh Surat Pemanggilan Karyawan

Berikut ini contoh surat pemanggilan karyawan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

PT Maju Sejahtera Abadi
Jl. Cempaka No. 45, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Website: www.majuabadi.co.id

Surat Pemanggilan Karyawan
Nomor: 045/HRD-SPK/VII/2025

Kepada Yth.

Sdr. Andi Wijaya
Staf Operasional
PT Maju Sejahtera Abadi

Dengan hormat,

Sehubungan dengan ketidakhadiran Anda selama tiga hari kerja berturut-turut tanpa pemberitahuan kepada atasan langsung maupun tim HRD, maka dengan ini kami mengundang Anda untuk hadir memberikan klarifikasi atas hal tersebut.

Kami mengharapkan kehadiran Anda pada:
Hari/Tanggal : Senin, 28 Juli 2025
Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Ruang HRD, Lantai 2 Kantor Pusat

Apabila Anda tidak dapat hadir sesuai jadwal tersebut tanpa konfirmasi kepada HRD, maka hal ini akan kami catat sebagai pelanggaran terhadap tata tertib perusahaan.

Demikian surat pemanggilan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Anda, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Manajer HRD
PT Maju Sejahtera Abadi

(tanda tangan)
Budi Santoso

Surat ini bisa Anda sesuaikan dengan kondisi aktual dan kebijakan perusahaan masing-masing. Jika menggunakan email sebagai media penyampaian, pastikan tetap menggunakan format resmi dan lampirkan file PDF untuk dokumentasi.

Permudah Proses Manajemen Karyawan Anda dengan HRIS KantorKu

Menyusun surat pemanggilan, mengelola dokumentasi kepegawaian, hingga mencatat absensi dan performa karyawan secara manual tentu menyita waktu dan berpotensi menyebabkan kesalahan administratif.

Untuk itu, gunakan Aplikasi HRIS KantorKu, sistem manajemen SDM all-in-one yang membantu Anda menjalankan seluruh proses HR, termasuk menyimpan arsip surat pemanggilan, absensi karyawan, pelaporan pelanggaran, hingga payroll, semua dalam satu platform digital.

Dengan fitur yang terintegrasi, HRIS KantorKu memudahkan Anda mendokumentasikan setiap interaksi dan tindakan secara rapi, transparan, dan sesuai standar.

Ciptakan sistem kerja yang tertib dan profesional sejak hari ini, bersama HRIS KantorKu.