13 Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap + Template Gratis!

Contoh surat pengangkatan karyawan sering kali diperlukan ketika akan mengelola administrasi karyawan yang akan dilakukan oleh divisi HR.

Sebab, dokumen surat ini adalah salah satu yang tak boleh terlewat dalam proses transisi status karyawan, dari pegawai kontrak menjadi seorang karyawan tetap.

Dokumen ini bertujuan untuk menunjukkan bahwa seseorang telah resmi menjadi karyawan tetap sekaligus menjadi dasar hukum yang mengikat antara perusahaan dan karyawan.

Di antara berbagai dokumen HR lainnya, contoh surat pengangkatan karyawan adalah salah satu yang paling sering dicari oleh HRD maupun manajer perusahaan.

Pasalnya, format dan isi surat ini harus memenuhi aspek formal dan legal sesuai regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.

Maka dari itu, artikel ini akan mengulas tuntas pengertian, fungsi, struktur, hingga 12 contoh surat pengangkatan karyawan yang bisa langsung Anda gunakan. Simak hingga akhir!

Apa Itu Surat Pengangkatan Karyawan?

Surat pengangkatan karyawan adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagai bukti bahwa seorang karyawan telah diangkat menjadi karyawan tetap setelah menyelesaikan masa percobaan (probation). Biasanya, masa percobaan berlangsung selama tiga bulan.

Setelah masa ini berakhir dan karyawan dinyatakan memenuhi kriteria, maka HR akan menerbitkan surat pengangkatan.

Surat pengangkatan karyawan ini umumnya bersifat formal dan memuat informasi penting mengenai status kerja, jabatan, tanggal efektif pengangkatan, serta hak dan kewajiban karyawan yang bersangkutan.

Surat ini sekaligus menjadi landasan hukum yang bisa dijadikan referensi oleh kedua belah pihak di kemudian hari.

Fungsi Surat Pengangkatan Karyawan

Surat pengangkatan tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administrasi, tetapi juga memiliki peran strategis dalam hubungan kerja. Berikut beberapa fungsinya:

1. Menegaskan Status Legal Karyawan

Surat pengangkatan menjadi bukti tertulis bahwa seorang karyawan telah resmi berubah status dari karyawan kontrak atau percobaan menjadi karyawan tetap.

Hal ini penting untuk mendukung kejelasan hubungan kerja sesuai ketentuan hukum. Tanpa dokumen ini, status kerja bisa menjadi abu-abu dan rawan dipermasalahkan.

2. Memberikan Kepastian Karier

Dengan diterbitkannya surat pengangkatan, karyawan akan merasa lebih aman dan memiliki kejelasan arah karier di perusahaan.

Hal ini juga membantu meningkatkan loyalitas karena karyawan merasa diakui secara formal. Kepastian ini sangat berdampak pada semangat kerja dan rencana jangka panjang karyawan.

3. Menjamin Hak dan Fasilitas

Surat ini biasanya mencantumkan hak-hak baru yang diterima oleh karyawan tetap, seperti tunjangan, cuti tahunan, dan fasilitas lainnya.

Dengan begitu, karyawan dapat mengetahui secara jelas apa saja yang menjadi hak dan kewajibannya. Ini penting agar tidak terjadi kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan.

4. Bukti Hukum jika Terjadi Sengketa

Dalam kasus perselisihan hubungan kerja, surat pengangkatan dapat menjadi alat bukti yang sah di mata hukum.

Dokumen ini menunjukkan bahwa perusahaan telah mengakui status dan hak-hak karyawan sesuai kesepakatan.

Oleh karena itu, menyimpan salinan surat ini secara rapi adalah langkah preventif yang bijak.

5. Dokumen Pendukung Administrasi Lainnya

Surat pengangkatan sering dibutuhkan untuk keperluan eksternal seperti pengajuan kredit, aplikasi visa, atau urusan administrasi lainnya.

Dengan adanya surat ini, proses pengajuan menjadi lebih mudah karena status karyawan telah diakui secara resmi.

Karyawan pun lebih percaya diri saat berurusan dengan lembaga lain di luar perusahaan.

Syarat-syarat Surat Pengangkatan Kerja Karyawan Tetap

Tidak semua karyawan otomatis langsung diangkat menjadi karyawan tetap. Ada sejumlah syarat yang harus dipenuhi agar perusahaan dapat mengeluarkan Surat Pengangkatan Karyawan Tetap. 

Dalam hal ini, karyawan baru bisa mendapatkan Surat Pengangkatan Karyawan Tetap apabila ia sudah lulus masa percobaan, berkinerja baik, disiplin, dibutuhkan perusahaan, melengkapi administrasi, dan mendapat persetujuan resmi dari manajemen.

Berikut adalah syarat-syarat utamanya:

1. Menyelesaikan Masa Percobaan (Probation)

Karyawan harus melewati masa percobaan maksimal 3 bulan sesuai ketentuan UU Ketenagakerjaan. Pada periode ini, perusahaan menilai apakah karyawan cocok dengan budaya kerja dan tuntutan jabatan.

2. Evaluasi Kinerja yang Memuaskan

Pengangkatan hanya diberikan kepada karyawan yang memenuhi standar performa. Aspek penilaian biasanya meliputi:

• Kualitas dan produktivitas kerja
• Disiplin waktu dan kehadiran
• Inisiatif serta kemampuan bekerja sama dalam tim

3. Kepatuhan terhadap Aturan Perusahaan

Karyawan harus menunjukkan kedisiplinan serta tidak memiliki catatan pelanggaran. Misalnya, tidak sering absen tanpa alasan, tidak melakukan tindakan indisipliner, dan mampu menjaga etika kerja sesuai peraturan internal.

4. Kesesuaian dengan Kebutuhan Perusahaan

Surat pengangkatan hanya diberikan jika posisi karyawan memang dibutuhkan secara berkelanjutan. Biasanya berlaku pada peran penting yang mendukung operasional utama perusahaan atau posisi strategis.

5. Keputusan Manajemen atau HRD

Pengangkatan menjadi karyawan tetap harus melalui persetujuan resmi. Biasanya, HRD atau atasan langsung memberikan rekomendasi, lalu manajemen memutuskan secara final.

6. Administrasi Lengkap

Karyawan wajib melengkapi dokumen pribadi untuk keperluan administrasi dan payroll, misalnya:

• Fotokopi KTP & Kartu Keluarga
• NPWP
• Ijazah & transkrip nilai
• Nomor rekening bank
• Pas foto terbaru

7. Kepatuhan Hukum & Regulasi

Seluruh proses pengangkatan dilakukan sesuai UU Ketenagakerjaan, Peraturan Perusahaan, atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Hal ini memastikan status karyawan tetap sah secara hukum dan terlindungi.

Struktur Surat Pengangkatan Karyawan

Agar sah dan sesuai peraturan, surat pengangkatan harus mengikuti struktur tertentu. Di bawah ini adalah salah satu struktur dasar yang umum digunakan dalam contoh surat pengangkatan karyawan, lengkap dengan bagian-bagiannya:

1. Kop Surat Perusahaan

Identitas perusahaan adalah hal pertama yang harus ditampilkan untuk mempertegas keaslian dokumen. Biasanya terdiri dari nama perusahaan, alamat kantor pusat/cabang, serta logo pada kop surat resmi. Tanpa elemen ini, surat bisa dianggap tidak formal atau bahkan diragukan keabsahannya.

Contoh:

PT Maju Bersama Sejahtera
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta Pusat
Telp. (021) 12345678 | www.majubersama.co.id

2. Judul dan Nomor Surat

Judul surat berfungsi menjelaskan maksud utama dokumen, misalnya “Surat Pengangkatan Karyawan Tetap”. 

Sementara itu, nomor surat digunakan untuk kebutuhan administrasi dan pengarsipan. Penomoran ini sangat penting karena memudahkan pelacakan jika surat diperlukan kembali, baik untuk keperluan hukum maupun internal audit.

Contoh:

Nomor: 012/HRD/IX/2025
Perihal: Surat Pengangkatan Karyawan Tetap

3. Identitas Penandatangan Surat

Bagian ini menyebutkan siapa yang berwenang mengeluarkan keputusan pengangkatan, biasanya berasal dari divisi HR atau manajemen.

Identitas ini penting agar penerima surat tahu siapa yang bertanggung jawab atas isi dokumen. Penandatangan juga menjadi representasi perusahaan dalam menetapkan keputusan tersebut.

4. Identitas Karyawan yang Diangkat

Bagian ini memastikan siapa karyawan yang diangkat menjadi pegawai tetap. Informasi umum yang harus ada yaitu nama lengkap, nomor induk karyawan (jika ada), jabatan, serta divisi atau departemen tempatnya bekerja.

Contoh:

Nama   : Andi Pratama
NIK    : 20230901
Jabatan: Staff Administrasi
Divisi : Operasional

5. Isi atau Pokok Keputusan

Isi pokok surat pengangkatan adalah bagian inti dari surat. Isinya berupa pernyataan resmi bahwa karyawan bersangkutan diangkat menjadi karyawan tetap, lengkap dengan tanggal efektif, jabatan, tanggung jawab, dan lokasi kerja.

Contoh penulisan:

“Terhitung mulai tanggal 1 Oktober 2025, Saudara Andi Pratama resmi diangkat menjadi Karyawan Tetap pada PT Maju Bersama Sejahtera dengan jabatan Staff Administrasi di Divisi Operasional, yang berkedudukan di kantor pusat Jakarta.”

6. Hak dan Kewajiban

Bagian ini menjelaskan kompensasi yang akan diterima karyawan tetap. Biasanya meliputi gaji pokok, tunjangan tetap, serta fasilitas lain seperti BPJS, asuransi kesehatan, cuti tahunan, dan THR. 

Selain itu, juga ditegaskan kewajiban karyawan sesuai aturan perusahaan dan undang-undang.

Contoh penulisan:

• Gaji pokok: Rp6.000.000 per bulan
• Tunjangan transportasi: Rp500.000 per bulan
• Tunjangan makan: Rp750.000 per bulan
• Hak cuti tahunan: 12 hari kerja
• BPJS Kesehatan & BPJS Ketenagakerjaan

7. Penutup

Surat biasanya ditutup dengan kalimat motivatif yang menunjukkan harapan perusahaan agar karyawan dapat bekerja dengan lebih loyal, profesional, dan penuh tanggung jawab. Bagian ini sederhana, tetapi penting untuk menciptakan kesan positif.

Contoh penulisan:

“Kami berharap Saudara dapat menjalankan tugas dan tanggung jawab dengan sebaik-baiknya, serta berkontribusi aktif demi kemajuan perusahaan.”

8. Tanda tangan dan Nama jabatan

Tak lupa, harus ada tanda tangan pejabat berwenang (misalnya HR Manager atau Direktur) serta tanda tangan karyawan sebagai bentuk persetujuan.

Baca Juga: 10 Benefit Karyawan Tetap Menurut UU, Cek Sekarang!

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan

Untuk memudahkan Anda, berikut akan Untuk memudahkan Anda, berikut akan kami sajikan 12 contoh surat pengangkatan karyawan dengan variasi struktur dan gaya bahasa yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 1

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 2

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 3

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 4

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 5

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 6

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 7

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 8

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 9

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 10

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 11

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap 12

Bonus! Contoh Surat Pengangkatan Karyawan dalam Bahasa Inggris 13

Otomatisasi Proses HR agar Makin Efisien dengan HRIS KantorKu! 

Surat pengangkatan karyawan merupakan salah satu dokumen penting dalam proses administrasi kepegawaian.

Dokumen ini tidak hanya menjadi bukti legal status karyawan, tetapi juga mencerminkan profesionalisme dan struktur kerja yang rapi dalam perusahaan.

Agar pengelolaan dokumen seperti ini dapat berjalan lebih efisien, HRD perlu didukung oleh sistem yang terintegrasi dan mudah digunakan.

Salah satu solusi yang bisa Anda pertimbangkan adalah penggunaan aplikasi KantorKu HRIS.

Dengan fitur-fitur lengkap seperti Attendance Management, Payroll Software, Performance Management, hingga Employee Self Service, aplikasi ini membantu menyederhanakan berbagai proses administratif HR secara otomatis.

Tidak hanya itu, KantorKu HRIS juga dapat diakses kapan saja dan dari perangkat apa saja. Cocok untuk semua skala bisnis dari startup hingga enterprise.

Otomatisasi proses HR kini jadi lebih praktis dan efisien bersama KantorKu HRIS, coba demo gratis sekarang!