10 Contoh Surat Peringatan 1 Word & PDF, Bisa Download Gratis!

Dalam pengelolaan karyawan, perusahaan sering membutuhkan dokumen resmi untuk menegakkan kedisiplinan kerja secara tertulis dan terstruktur. Salah satu dokumen yang paling umum digunakan adalah surat peringatan pertama atau SP1.

Surat ini biasanya menjadi langkah awal sebelum perusahaan mengambil tindakan yang lebih tegas terhadap pelanggaran aturan kerja. Karena itu, SP1 perlu dibuat dengan format yang jelas, profesional, dan mudah dipahami oleh karyawan.

Di sisi lain, banyak HR dan pelaku usaha yang mencari format praktis seperti contoh surat peringatan 1 Word atau contoh surat peringatan PDF agar bisa langsung digunakan tanpa harus menyusun dari awal.

Nah, di artikel ini akan membantu Anda memahami SP1 secara lengkap, mulai dari pengertian, fungsi, struktur, hingga berbagai contoh yang bisa langsung dijadikan referensi dalam pekerjaan sehari-hari.

Apa Itu Surat Peringatan 1 (SP1)?

Surat Peringatan 1 (SP1) adalah dokumen resmi yang diberikan perusahaan sebagai teguran tertulis pertama kepada karyawan yang melanggar peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.

SP1 biasanya menjadi tahap pertama dalam sistem disiplin bertingkat sebelum SP2 dan SP3, yang tujuannya adalah memberikan kesempatan perbaikan kinerja atau perilaku.

Ketentuan mengenai surat peringatan dapat ditemukan dalam Pasal 52 Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, serta Pemutusan Hubungan Kerja.

Dalam aturan tersebut dijelaskan bahwa surat peringatan dapat diberikan secara bertahap dan masing-masing berlaku paling lama 6 bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB).

Secara umum, Surat Peringatan 1 memiliki beberapa karakteristik berikut.

• Bersifat teguran formal dan tertulis
• Menjelaskan pelanggaran secara spesifik
• Memberikan batas waktu perbaikan
• Menjadi catatan dalam evaluasi karyawan

Baca Juga: 12 Contoh Surat Peringatan Karyawan: SP1, SP2, SP3

Fungsi Surat Peringatan 1 (SP1)

Surat Peringatan 1 (SP1) memiliki beberapa fungsi penting yang tidak hanya berdampak pada karyawan, tetapi juga membantu perusahaan dalam pengelolaan SDM secara lebih tertib dan profesional.

Berikut fungsi utamanya:

1. Menjadi Bukti Dokumentasi Resmi

SP1 berfungsi sebagai catatan tertulis atas pelanggaran yang dilakukan karyawan. Dokumen ini penting sebagai arsip HR dan dapat digunakan jika terjadi perselisihan di kemudian hari.

2. Memberi Kesempatan Karyawan untuk Memperbaiki Diri

Fungsi utama SP1 adalah memberikan ruang perbaikan bagi karyawan sebelum dikenakan sanksi lebih lanjut. Pendekatan ini termasuk dalam konsep progressive discipline yang umum digunakan dalam praktik HR modern.

3. Melindungi Perusahaan Secara Hukum

SP1 membantu perusahaan menunjukkan bahwa proses pembinaan sudah dilakukan sesuai prosedur. Hal ini menjadi bukti penting jika kasus berlanjut ke tahap pemutusan hubungan kerja.

4. Menjaga Konsistensi Penerapan Aturan

Dengan SP1 yang terdokumentasi, perusahaan dapat memastikan aturan diterapkan secara adil ke semua karyawan. Ini membantu mengurangi potensi perlakuan tidak konsisten dalam penegakan disiplin.

5. Menjadi Alat Evaluasi Kinerja Karyawan

SP1 juga berfungsi sebagai salah satu referensi dalam penilaian kinerja karyawan. Data ini biasanya digunakan untuk melihat progres perbaikan setelah teguran diberikan, terutama jika perusahaan menggunakan sistem seperti aplikasi penilaian kinerja pegawai.

6. Mengurangi Risiko Kesalahpahaman

Karena SP1 dibuat secara tertulis dan terdokumentasi, karyawan dan perusahaan memiliki acuan yang sama terkait pelanggaran yang terjadi. Ini membantu mencegah klaim atau miskomunikasi di kemudian hari.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Pemanggilan Karyawan (+ Template Gratis)

Kapan Surat Peringatan 1 (SP1) Diberikan?

Surat Peringatan 1 (SP1) tidak diberikan untuk semua kesalahan, melainkan hanya pada kondisi tertentu ketika pelanggaran karyawan sudah mengganggu aturan kerja atau operasional perusahaan secara berulang.

Berikut beberapa situasi yang umumnya menjadi dasar penerbitan SP1:

1. Sering Terlambat Masuk Kerja

SP1 biasanya diberikan ketika karyawan terlambat masuk kerja secara berulang meskipun sudah pernah ditegur sebelumnya. Kondisi ini menunjukkan kurangnya disiplin waktu yang berdampak pada operasional kerja.

2. Absen Tanpa Keterangan

Ketidakhadiran tanpa izin atau alasan yang jelas dalam periode tertentu dapat menjadi dasar pemberian SP1. Hal ini dianggap sebagai pelanggaran karena mengganggu alur kerja tim dan tanggung jawab pekerjaan.

3. Melanggar Tata Tertib Perusahaan

Pelanggaran terhadap aturan dasar seperti jam kerja, penggunaan seragam, atau SOP yang sudah ditetapkan perusahaan dapat memicu SP1. Apalagi jika aturan tersebut sudah disosialisasikan sebelumnya.

4. Penurunan Kinerja Secara Signifikan

SP1 juga dapat diberikan ketika kinerja karyawan terus berada di bawah standar tanpa adanya perbaikan meskipun sudah diberikan arahan. Situasi ini biasanya berdampak langsung pada target tim atau perusahaan.

5. Tidak Menyelesaikan Tugas Sesuai Tenggat Waktu

Keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan secara berulang, terutama jika menghambat pekerjaan tim lain, dapat menjadi alasan keluarnya SP1. Hal ini menunjukkan kurangnya tanggung jawab terhadap deadline kerja.

6. Pelanggaran Ringan yang Terjadi Berulang

Selain pelanggaran utama, kesalahan kecil seperti tidak mengikuti instruksi atau kelalaian administratif juga bisa berujung SP1 jika terjadi terus-menerus. Pola berulang inilah yang biasanya menjadi perhatian HR dalam proses evaluasi.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Pernyataan Tidak Mengulangi Kesalahan Kerja + Template Gratis

Struktur Surat Peringatan 1 (SP1)

Surat Peringatan 1 (SP1) harus disusun dengan format yang jelas dan sistematis agar mudah dipahami serta memiliki kekuatan administratif. Berikut struktur umum yang biasanya digunakan dalam perusahaan:

1. Kop Surat Perusahaan

Bagian ini berisi identitas resmi perusahaan sebagai pengirim surat. Biasanya mencakup logo, nama perusahaan, alamat, dan kontak yang aktif digunakan perusahaan.

Contoh penulisan:

PT Contoh Sejahtera Abadi

Jl. Gatot Subroto No. 10, Jakarta Selatan 12930

Telp: (021) 1234567 | Email: [email protected]

---

2. Judul dan Nomor Surat

Judul surat ditulis dengan jelas untuk menunjukkan jenis dokumen, sementara nomor surat digunakan untuk kebutuhan arsip dan administrasi HR.

Contoh penulisan:

SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP-1)

Nomor: 012/SP1/HRD/CS/2026

3. Identitas Karyawan

Bagian ini menjelaskan siapa karyawan yang menerima surat peringatan agar tidak terjadi kesalahan identifikasi. Data biasanya ditulis secara lengkap dan resmi.

Contoh penulisan:

• Nama: Budi Santoso
• NIK: 123456
• Jabatan: Staff Admin
• Departemen: Operasional

4. Uraian Pelanggaran

Pada bagian ini dijelaskan secara spesifik pelanggaran yang dilakukan karyawan, termasuk waktu dan bentuk pelanggaran. Penjelasan harus jelas agar tidak menimbulkan multitafsir.

Contoh penulisan:

Berdasarkan hasil evaluasi dan laporan atasan langsung, yang bersangkutan telah melakukan keterlambatan masuk kerja secara berulang pada tanggal 2, 3, 5, dan 6 Januari 2026 tanpa memberikan keterangan yang sah sesuai ketentuan perusahaan.

5. Dasar Aturan yang Dilanggar

Bagian ini mencantumkan aturan perusahaan atau kebijakan internal yang menjadi dasar pemberian SP1. Tujuannya agar surat memiliki dasar hukum yang jelas.

Contoh penulisan:

Pelanggaran tersebut bertentangan dengan Peraturan Perusahaan PT Contoh Sejahtera Abadi Pasal 8 tentang Kedisiplinan Kerja dan Jam Operasional.

6. Konsekuensi Jika Pelanggaran Berulang

Bagian ini menjelaskan tindak lanjut jika karyawan tidak memperbaiki perilakunya selama masa berlaku SP1.

Contoh penulisan:

Apabila dalam masa berlaku surat peringatan ini tidak terdapat perbaikan, atau pelanggaran serupa kembali terjadi, maka perusahaan akan memberikan Surat Peringatan Kedua (SP-2) sesuai ketentuan yang berlaku.

7. Masa Berlaku Surat

SP1 umumnya memiliki masa berlaku tertentu yang ditetapkan perusahaan, biasanya hingga 6 bulan, sebagai periode evaluasi karyawan.

Contoh penulisan:

Surat peringatan ini berlaku selama 6 (enam) bulan sejak tanggal diterbitkan.

8. Tanda Tangan Kedua Belah Pihak

Bagian terakhir adalah pengesahan dari perusahaan dan karyawan sebagai bukti bahwa surat telah diterima dan dipahami.

Contoh penulisan:

Jakarta, 10 Januari 2026

HRD Manager, Karyawan,

(tanda tangan) (tanda tangan)

Andi Pratama Budi Santoso

Baca Juga: 10 Contoh Surat Pernyataan Tidak Mengulangi Kesalahan Kerja + Template Gratis

10 Contoh Surat Peringatan 1 (SP1)

Untuk membantu Anda memahami bentuk penerapan Surat Peringatan 1 (SP1) dalam berbagai konteks, berikut beberapa contoh yang umum digunakan di perusahaan, instansi pendidikan, hingga organisasi.

1. Contoh Surat Peringatan 1 untuk Karyawan

Dalam perusahaan, SP1 diberikan saat karyawan melanggar aturan seperti terlambat, tidak disiplin, atau kinerja menurun. Format ini sering dicari sebagai contoh surat peringatan 1 untuk karyawan doc untuk kebutuhan HR. Tujuannya sebagai teguran awal sebelum sanksi lanjutan.

2. Contoh Surat Peringatan 1 untuk Guru

Di sekolah, SP1 dikeluarkan ketika guru tidak hadir mengajar atau tidak menjalankan tugas sesuai jadwal. Kondisi ini dapat mengganggu proses belajar. Surat ini berfungsi sebagai pembinaan awal.

3. Contoh Surat Peringatan 1 untuk Siswa

SP1 diberikan kepada siswa yang melanggar tata tertib seperti bolos atau tidak hadir tanpa izin. Ini menjadi tahap awal pembinaan kedisiplinan di sekolah. Biasanya sebelum sanksi yang lebih tegas.

4. Contoh Surat Peringatan 1 untuk PNS

Pada ASN, SP1 diberikan atas pelanggaran disiplin seperti tidak mematuhi jam kerja. Mekanisme ini merupakan bagian dari pembinaan bertahap pegawai negeri. Tujuannya menjaga kedisiplinan kerja.

5. Contoh Surat Peringatan 1 Organisasi

Dalam organisasi, SP1 diberikan kepada anggota yang tidak aktif atau tidak memenuhi kewajiban. Misalnya sering absen dalam kegiatan atau rapat. Surat ini menjaga komitmen anggota.

6. Contoh Surat Peringatan 1 Perangkat Desa

SP1 diberikan ketika perangkat desa tidak menjalankan tugas pelayanan sesuai aturan. Hal ini menjadi bagian dari evaluasi kinerja aparatur desa. Tujuannya menjaga pelayanan publik tetap optimal.

7. Contoh Surat Peringatan 1 Tidak Disiplin

Kasus seperti sering terlambat atau absen tanpa izin termasuk pelanggaran disiplin. Dalam HR, ini sering disebut contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin. SP1 menjadi teguran awal agar tidak berulang.

8. Contoh Surat Peringatan 1 Online

Dalam kerja remote, SP1 diberikan jika karyawan tidak responsif atau tidak ikut meeting online. Banyak perusahaan kini mengelolanya lewat aplikasi HRIS. Tujuannya menjaga disiplin kerja jarak jauh.

9. Contoh Surat Peringatan 1 Word

Format Word banyak dipakai karena mudah diedit untuk kebutuhan HR. Umumnya dicari sebagai contoh surat peringatan 1 word atau contoh surat SP 1 untuk karyawan doc. Praktis untuk administrasi cepat.

10. Contoh Surat Peringatan 1 PDF

Format PDF dipilih untuk arsip karena lebih rapi dan tidak mudah diubah. Sering dicari sebagai contoh surat peringatan 1 PDF download. Cocok untuk dokumentasi resmi perusahaan.

Download Template Surat Peringatan 1 (SP1) Gratis!

Template Surat Peringatan 1 (SP1) memudahkan Anda menyusun dokumen teguran karyawan tanpa harus membuat format dari awal setiap kali ada pelanggaran. Ini membantu proses administrasi HR jadi lebih cepat, rapi, dan konsisten.

Dengan template ini, Anda cukup menyesuaikan data seperti identitas karyawan, jenis pelanggaran, dan dasar pemberian SP1 sesuai kondisi di perusahaan. Biasanya tersedia dalam format contoh surat peringatan 1 Word atau contoh surat peringatan 1 PDF download agar fleksibel digunakan.

Silakan isi form di bawah untuk mendapatkan template SP1 gratis yang bisa langsung dipakai!

Kelola Evaluasi Karyawan hingga Surat Peringatan Lebih Rapi dan Terukur dengan KantorKu HRIS!

Mengelola evaluasi karyawan, absensi, hingga surat peringatan seperti SP1 sering menjadi tidak efisien jika masih dilakukan secara manual atau tersebar di banyak file. Kondisi ini dapat membuat data tidak konsisten dan memperlambat proses pengambilan keputusan HR.

Mulai dari catatan kinerja, riwayat pelanggaran, hingga dokumen SP1 dan SP2, semuanya akan lebih mudah jika dikelola dalam satu sistem terintegrasi. Tanpa sistem yang rapi, proses administrasi HR cenderung memakan waktu dan berisiko terjadi kesalahan pencatatan.

Dengan menggunakan aplikasi HRIS seperti KantorKu HRIS, seluruh proses pengelolaan SDM dapat dilakukan secara lebih otomatis, terstruktur, dan berbasis data. Ini membantu HR memantau kinerja sekaligus memastikan proses disiplin berjalan lebih transparan.

Beberapa fitur utama yang dapat membantu Anda antara lain:

• Sistem performance appraisal untuk memudahkan proses penilaian kinerja berdasarkan data yang sudah terekam secara otomatis
• Aplikasi database karyawan terintegrasi yang menyimpan riwayat jabatan, evaluasi, dan data penting lainnya dalam satu sistem
• Monitoring performa karyawan berbasis data real-time untuk mengurangi subjektivitas dalam pengambilan keputusan HR
• Aplikasi Employee Self Service (ESS) yang memungkinkan karyawan mengakses data dan pengajuan tanpa proses manual yang panjang
• Manajemen dokumen HR digital untuk menyimpan surat demosi, kontrak kerja, dan arsip karyawan secara rapi
• Automasi administrasi HR untuk mengurangi pekerjaan manual seperti rekap data dan penyusunan laporan kinerja

Dengan sistem yang terintegrasi, proses evaluasi karyawan hingga pemberian surat peringatan dapat dilakukan dengan lebih transparan, konsisten, dan berbasis data yang valid.

Jangan biarkan proses HR berjalan lambat karena data yang terpisah-pisah. Saatnya tingkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan SDM Anda.

Book demo gratis sekarang di KantorKu HRIS untuk melihat bagaimana sistem ini membantu mengelola absensi, KPI, payroll, hingga administrasi karyawan dalam satu platform terintegrasi.

Referensi

Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, serta Pemutusan Hubungan Kerja