PHK karena Mangkir: Aturan, Dasar Hukum, dan 5 Contoh Suratnya!

Mengurus karyawan mangkir tanpa alasan sering jadi sumber pusing bagi HR. Namun kalau tidak ditangani bisa mengganggu operasional perusahaan.

Masalahnya, banyak HR bingung menangani kasus ini tanpa menimbulkan risiko terkena gugatan akibat dianggap melakukan PHK sepihak. 

Untuk menghindarinya, pastikan ikuti proses PHK sesuai hukum dan gunakan surat PHK yang resmi. Sudah tau seperti apa contoh surat PHK karena mangkir yang tepat? 

Kalau belum, yuk cek panduan ini, serta catat hal-hal penting agar proses PHK berjalan aman!

Apa Itu PHK karena Mangkir?

PHK karena mangkir adalah pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan yang tidak hadir bekerja secara berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang sah.

Namun, banyak HR bertanya-tanya “Bolehkah perusahaan melakukan PHK terhadap karyawan yang mangkir?”. Jawabannya tidak bisa langsung “Ya” atau “Tidak”.

Sesuai Pasal 168 ayat (1) UU Nomor 13 Tahun 2003, perusahaan dapat melakukan PHK terhadap karyawan yang mangkir, dengan syarat:

• Karyawan tidak hadir selama 5 hari kerja atau lebih tanpa keterangan yang sah.
• Perusahaan sudah melakukan pemanggilan sebanyak 2 kali.
• Terdapat bukti yang sah terkait mangkirnya karyawan (seperti data absensi karyawan dan bukti melakukan pemanggilan)

Jika karyawan tetap tidak memberikan respons setelah dua pemanggilan, PHK dapat dilakukan dengan status karyawan dianggap mengundurkan diri.

Baca Juga: Apa Itu PHK? Ini Hak Karyawan yang Perlu Diketahui

Dasar Hukum PHK karena Mangkir

Menangani karyawan yang mangkir sudah diatur dengan jelas dalam UU Nomor 13 Tahun 2003. Beberapa pasal yang menegaskan kasus ini, di antaranya:

1. Syarat PHK Karena Mangkir – Pasal 168 Ayat (1) UU Ketenagakerjaan

“Pekerja/buruh yang mangkir selama 5 (lima) hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang dilengkapi dengan bukti yang sah dan telah dipanggil oleh pengusaha 2 (dua) kali secara patut dan tertulis dapat diputus hubungan kerjanya karena dikualifikasikan mengundurkan diri.”

Berdasarkan hukum, jarak antara pemanggilan pertama dan kedua adalah 3 hari kerja. 

Namun, menurut Juanda Pangaribuan, praktisi hukum hubungan industrial, pemanggilan kedua dapat dilakukan lebih cepat jika karyawan terbukti tidak menunjukkan itikad baik.

Contoh Kasus:

Karyawan sudah menerima pemanggilan pertama tetapi tidak memberikan respons, maka perusahaan tidak perlu menunggu 3 hari untuk pemanggilan kedua.

2. Kewajiban Karyawan Memberikan Keterangan Resmi – Pasal 168 Ayat (2)

“Keterangan tertulis dengan bukti yang sah sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus diserahkan paling lambat pada hari pertama pekerja/buruh masuk bekerja.”

Artinya, jika karyawan tidak masuk kerja karena alasan tertentu (misalnya sakit), ia wajib menyerahkan surat keterangan tertulis yang sah pada hari pertama kembali bekerja. 

Jika tidak, ketidakhadiran tersebut dapat dianggap sebagai mangkir dan perusahaan berhak melanjutkan proses PHK.

Contoh Kasus:

Seorang karyawan absen 6 hari dan baru menyerahkan surat sakit pada hari ke-7. Karena melewati batas waktu Pasal 168 ayat (2), perusahaan dapat melanjutkan PHK karena mangkir.

3. Hak Karyawan yang Di-PHK Karena Mangkir – Pasal 168 Ayat (3)

“…pekerja/buruh yang bersangkutan berhak menerima uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4) dan diberikan uang pisah….”

Karyawan yang di-PHK karena mangkir berhak atas uang penggantian hak, seperti kompensasi sisa cuti, serta uang pisah jika diatur dalam perjanjian kerja.

Namun, mereka tidak berhak atas pesangon maupun uang penghargaan masa kerja karena PHK ini dianggap sebagai pengunduran diri. 

Contoh Kasus:

Seorang karyawan memiliki 3 hari sisa cuti, maka perusahaan wajib membayarkan kompensasinya.

Langkah-Langkah HR Menangani Karyawan Mangkir

Untuk menghindari risiko gugatan, penanganan karyawan yang mangkir harus mengikuti Pasal 168 UU Ketenagakerjaan. Berikut langkah-langkah yang harus dilalui HR:

1. Melakukan Pemanggilan 2 Kali

HR bisa melakukan pemanggilan setelah karyawan tidak masuk selama 5 hari kerja berturut-turut tanpa keterangan sah.

Pemanggilan dilakukan sebanyak 2 (dua) kali dan dikirim ke alamat karyawan dengan jeda 3 hari kerja.

Jika tidak ada respons dari karyawan, HR dapat lanjut ke tahap berikutnya.

2. Penerbitan Surat PHK

HR bisa menerbitkan surat PHK apabila karyawan tidak merespons kedua pemanggilan. Anda bisa menjadikan contoh surat PHK karena mangkir di artikel ini sebagai referensi.

Simpan juga bukti absensi, pemanggilan, dan pengiriman surat sebagai dasar hukum jika terjadi perselisihan di kemudian hari.

3. Membayar Kompensasi atau Uang Pisah

Selanjutnya, perusahaan tetap berkewajiban membayar hak karyawan. Sebagaimana yang diatur dalam Pasal 168 ayat (3), bentuknya berupa:

• Uang penggantian hak (seperti sisa cuti yang belum diambil).
• Uang pisah (jika diatur dalam perjanjian kerja bersama).

Baca Juga: 15 Alasan PHK yang Diperbolehkan Menurut UU Cipta Kerja

Struktur Surat PHK karena Mangkir

Lantas, bagaimana surat pemberitahuan pemutusan hubungan kerja yang tepat dan profesional? Berikut struktur surat PHK yang bisa Anda jadikan acuan:

1. Kop Surat

Kop surat berisi identitas pengirim surat, alias perusahaan tempat karyawan bekerja. 

Isinya terdiri dari logo, nama, alamat, dan kontak. Kop surat juga berfungsi memastikan keaslian dokumen.

Contoh:

PT MAJU JAYA

Jl. Merdeka No. 10, Jakarta

Telp: (021) 1234567 | Email: [email protected]

2. Nomor Surat

Lalu, tambahkan nomor surat pada bagian bawah kop surat. Fungsinya untuk memudahkan pengarsipan dan pelacakan dokumen. 

Sesuaikan nomor surat dengan struktur yang berlaku di perusahaan masing-masing.

Contoh:

Nomor Surat: 123/HRD/PHK/VIII/2025

• 123: Nomor urut surat keluar.
• HRD: Kode departemen penerbit surat.
• PHK: Jenis surat yang diterbitkan.
• VIII: Bulan penerbitan surat dalam angka Romawi.
• 2025: Tahun penerbitan surat. 

3. Perihal

Pada bagian ini, tuliskan maksud penerbitan tersebut agar karyawan bisa langsung memahami isi suratnya.

Contoh:

Perihal: Surat Pemutusan Hubungan Kerja karena Mangkir

4. Tanggal Surat

Tidak lupa, tambahkan tanggal, bulan, dan tahun surat diterbitkan. Letakkan tanggal surat pada bagian kanan atas surat.

Contoh:

Jakarta, 25 Mei 2019

5. Penerima

Cantumkan identitas penerima surat atau karyawan yang akan di-PHK karena mangkir, beserta jabatannya di perusahaan.

Contoh:

Kepada Yth.

Bapak Andi Saputra

Staf Administrasi

PT Maju Jaya

6. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian inti yang ingin disampaikan perusahaan kepada karyawan terkait. 

Pada contoh surat PHK karena mangkir, bagian ini berisi pernyataan resmi dan alasan berakhirnya hubungan kerja, serta penyampaian hak karyawan yang didapat.

Contoh:

Dengan hormat,

Sehubungan dengan absensi Bapak Andi Saputra yang tidak masuk kerja selama 6 (enam) hari berturut-turut tanpa keterangan sah dan tidak merespons dua kali surat pemanggilan, perusahaan memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja.

Berdasarkan Pasal 168 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003, PHK dilakukan dengan status karyawan dianggap mengundurkan diri. 

Terhitung mulai tanggal 25 Mei 2019, hubungan kerja Bapak dengan PT Maju Jaya resmi berakhir.

7. Penutup

Bagian penutup harus singkat, profesional, dan menegaskan keputusan perusahaan. Sertakan salam penutup yang sopan, diikuti tanda tangan dan identitas pengirim.

Contoh:

Demikian surat ini kami sampaikan. Terima kasih atas kerja sama yang telah Bapak berikan selama ini.

Hormat kami,

PT Maju Jaya

(Tanda Tangan)

Budi Santoso

Kepala HRD

Contoh Surat PHK karena Mangkir

Setelah memahami struktur surat PHK, berikut kami sediakan juga contoh surat PHK PDF dan Word untuk Anda yang membutuhkan template cepat siap edit. 

Tinggal klik gambarnya untuk mengunduh surat PHK berikut:

1. Contoh Surat PHK Karyawan Bermasalah

2. Contoh Surat PHK karena Pelanggaran Berat

3. Contoh Surat PHK karena Mangkir Kerja

4. Contoh Surat PHK karena Mangkir PDF

5. Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja Word

Baca Juga: 11 Contoh Surat PHK Karyawan & Cara Membuatnya, Langsung Copas!

Tips HR agar Tidak Kena Gugatan

Melakukan PHK terhadap karyawan tidak bisa dilakukan sembarangan guna menghindari gugatan. 

Berdasarkan pendapat beberapa praktisi hukum hubungan industrial di Hukum Online, pertimbangkan melakukan beberapa tips-tips berikut:

• Awali dengan konsiliasi di Disnaker secara bipartit.
• Jika musyawarah bipartit gagal, HR dapat meminta bantuan Dinas Tenaga Kerja untuk mediasi.
• Alasan PHK harus sah dan tidak melanggar Pasal 153 UU Ketenagakerjaan yang melarang PHK karena alasan tertentu (misalnya, sakit <12 bulan, hamil, melahirkan, menyusui).
• PHK harus dilakukan sesuai ketentuan perundang-undangan.
• Terbitkan surat peringatan atau pemanggilan apabila kasusnya karena pelanggaran tata tertib.
• Simpan bukti-bukti yang menjadi dasar PHK untuk meminimalisasi risiko perselisihan di Pengadilan Hubungan Industrial (PHI).
• Perhatikan hak kompensasi karyawan dan pastikan terbayarkan.

FAQ Seputar PHK karena Mangkir

1. Berapa hari dianggap mangkir kerja?

Sesuai UU No. 13 Tahun 2003, karyawan dianggap mangkir jika tidak hadir bekerja selama 5 hari kerja berturut-turut tanpa keterangan tertulis yang sah.

2. Bagaimana jika karyawan menolak di PHK?

Jika karyawan menolak PHK, ikuti mekanisme UU No. 2 Tahun 2004:

• Musyawarah bipartit.
• Mediasi atau konsiliasi melalui Disnaker.
• Jika gagal, ajukan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI).

3. Kapan PHK karena mangkir dapat dilaksanakan?

PHK karena mangkir dapat dilakukan jika:

• Karyawan mangkir selama 5 hari kerja berturut-turut.
• Perusahaan sudah melakukan 2 kali pemanggilan resmi.
• Karyawan tidak merespons dengan keterangan tertulis yang sah.

4. Dipecat karena mangkir, apakah dapat pesangon?

Tidak. Hal ini sesuai Pasal 168 ayat (3) UU Ketenagakerjaan bahwa karyawan yang di-PHK karena mangkir tidak berhak atas pesangon maupun uang penghargaan masa kerja. 

5. Apakah boleh PHK tanpa surat peringatan?

Berdasarkan Pasal 168 ayat (1) UU Ketenagakerjaan, PHK bisa dilakukan tanpa surat peringatan dalam kasus tertentu. 

Misalnya karyawan mangkir, tetapi perusahaan tetap harus melakukan pemanggilan tertulis sebanyak 2 kali.

Cegah Karyawan Mangkir Sebelum Terlambat dengan Attendance Management KantorKu by Dealls!

Kini, mengidentifikasi karyawan yang mangkir menjadi lebih mudah dengan fitur attendance management secara real-time dari KantorKu. Dengan pemantauan yang akurat, penerbitan contoh surat PHK karena mangkir tidak perlu sampai terjadi karena potensi pelanggaran bisa dicegah.

Aplikasi ini juga meringankan tugas HR dengan pencatatan absensi, cuti, dan lembur secara rapi. Lebih dari 3.500+ perusahaan di Indonesia, termasuk BCA, BTPN, dan Halodoc, sudah mempercayakan manajemen absensi mereka kepada KantorKu.

Jangan menunggu hingga masalah mangkir mengganggu operasional. Gunakan fitur Attendance Management dari aplikasi HRIS Kantorku.id sekarang dan kendalikan absensi karyawan dengan mudah!