9 Contoh Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja [+Template]

Pemutusan kontrak kerja biasa terjadi di banyak perusahaan. Berikut contoh surat tidak perpanjang kontrak profesional.

KantorKu
Ditulis oleh
KantorKu • 03 Juli 2025

Pemutusan kontrak kerja adalah hal yang lumrah terjadi di berbagai perusahaan sebagai bagian dari dinamika bisnis dan kebutuhan organisasi.

Sebagai HR atau pemilik usaha, Anda harus memahami dengan baik bagaimana cara melakukan pemutusan kontrak kerja secara tepat dan profesional agar tidak menimbulkan dampak negatif terhadap citra perusahaan di masa depan.

Salah satu metode yang paling umum digunakan adalah dengan menyampaikan surat pemutusan kontrak atau surat pemberitahuan tidak memperpanjang kontrak kerja.

Bagi Anda yang masih merasa bingung tentang cara membuat surat tersebut, berikut ini kami sajikan artikel lengkap yang membahas mengenai surat tidak memperpanjang kontrak kerja secara detail dan mudah dipahami.

Apa itu Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja?

contoh surat tidak melanjutkan kontrak kerja

Dalam dunia kerja, ada kalanya perusahaan memutuskan untuk tidak melanjutkan kontrak seorang karyawan setelah masa kerjanya selesai.

Untuk menyampaikan hal ini secara resmi, perusahaan biasanya mengirimkan surat pemberitahuan yang menjelaskan bahwa kerja sama tidak akan dilanjutkan.

Dokumen ini diberikan secara tertulis agar semuanya jelas dan tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari.

Surat ini umumnya diberikan beberapa waktu sebelum kontrak berakhir, supaya karyawan memiliki kesempatan yang cukup untuk mempersiapkan mencari pekerjaan baru.

Meski isinya menyampaikan akhir dari kerja sama, cara penyampaiannya harus tetap dijaga agar sopan dan menghargai kontribusi karyawan.

Dengan begitu, perusahaan tetap menunjukkan profesionalisme sekaligus menjaga hubungan baik, walaupun sudah tidak lagi bekerja sama.

Alasan Umum Tidak Diperpanjangnya Kontrak Kerja

Ada beberapa alasan utama yang biasanya membuat perusahaan memutuskan untuk tidak memperpanjang kontrak kerja karyawan.

Keputusan tersebut diambil berdasarkan berbagai pertimbangan yang berkaitan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan saat itu.

Berikut ini beberapa alasan umum yang sering menjadi pertimbangan perusahaan:

1. Kinerja Kurang Memuaskan

Perusahaan menilai apakah karyawan telah memenuhi target dan standar yang diharapkan selama masa kontrak.

Apabila hasil kerja kurang memuaskan atau tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka kontrak bisa tidak diperpanjang.

Keputusan ini diambil agar kualitas kerja di perusahaan tetap terjaga dan tujuan bisnis dapat tercapai dengan baik.

2. Efisiensi Struktur Organisasi

Perubahan struktur organisasi sering kali membuat posisi tertentu menjadi tidak lagi diperlukan.

Saat perusahaan melakukan penyesuaian seperti pengurangan divisi atau penggabungan departemen, kontrak beberapa karyawan bisa dihentikan.

Langkah ini bertujuan untuk menjaga efisiensi dan keberlanjutan operasional perusahaan dalam jangka panjang.

3. Kondisi Finansial Perusahaan

Situasi keuangan perusahaan juga menjadi faktor penting dalam menentukan kelanjutan kontrak kerja.

Saat menghadapi tantangan finansial, perusahaan harus mengatur ulang anggaran termasuk pengeluaran untuk tenaga kerja.

Dengan demikian, penghentian perpanjangan kontrak bisa menjadi salah satu cara mengurangi beban biaya agar bisnis tetap stabil.

4. Perubahan Kebijakan Internal

Kebijakan baru di perusahaan kadang mempengaruhi kebutuhan sumber daya manusia.

Misalnya, fokus perusahaan bergeser ke teknologi baru atau bisnis yang berbeda, sehingga posisi lama menjadi kurang relevan.

Penyesuaian ini dilakukan agar perusahaan dapat mengikuti perkembangan pasar dan tetap kompetitif.

5. Perjanjian Kerja yang Bersifat Sementara

Beberapa kontrak memang dirancang untuk pekerjaan jangka pendek atau proyek tertentu saja. Setelah proyek selesai, tidak ada kebutuhan untuk memperpanjang kontrak tersebut. Hal ini sudah disepakati sejak awal sebagai bagian dari perencanaan kerja yang fleksibel.

6. Ketidaksesuaian Budaya Kerja

Kesesuaian antara karyawan dengan budaya dan nilai perusahaan menjadi salah satu faktor keberhasilan kerja sama.

Jika ditemukan ketidakcocokan yang berdampak pada produktivitas dan harmonisasi tim, maka kontrak bisa tidak diperpanjang.

Menjaga lingkungan kerja yang sehat dan mendukung menjadi prioritas perusahaan agar semua anggota tim bisa berkembang.

Apa Saja yang Perlu Dicantumkan dalam Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja

Supaya surat pemberitahuan tidak memperpanjang kontrak kerja terlihat resmi dan mudah dimengerti oleh penerima, penting untuk menyusun surat dengan struktur yang jelas dan rapi.

Susunan yang tepat juga membantu memastikan pesan tersampaikan dengan baik tanpa menimbulkan salah paham.

Berikut ini adalah bagian-bagian umum yang biasanya dicantumkan dalam surat seperti ini:

  • Kop surat (terutama jika berasal dari perusahaan resmi)
  • Tanggal surat dibuat
  • Nama lengkap dan jabatan penerima surat
  • Salam pembuka yang sopan
  • Isi surat yang menjelaskan tentang keputusan tidak memperpanjang kontrak kerja beserta alasan jika perlu
  • Ucapan terima kasih atas kerja sama selama ini
  • Penutup surat dan tanda tangan pihak yang berwenang

Meski berisi kabar yang mungkin kurang menyenangkan, penyampaian yang tepat akan membantu menjaga suasana tetap baik dan kondusif.

Oleh karena itu, penting untuk memastikan surat tersebut ditulis dengan bahasa yang santun dan profesional.

Contoh Template Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja

Agar memudahkan Anda dalam membuat surat tidak perpanjangan kontrak, berikut kami lampirkan template dengan format doc yang dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan.

contoh template surat tidak memperpanjang kontrak kerja karyawan
Template surat tidak memperpanjang kontrak kerja karyawan

Contoh Surat Tidak Memperpanjang Kontrak Kerja

Berikut beberapa contoh surat tidak memperpanjang kontrak yang bisa digunakan dengan berbagai situasi:

1. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja Standar dari Perusahaan

Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja standar perusahaan
Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja standar perusahaan

2. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja dengan Alasan Kinerja

Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja dengan alasan kinerja
Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja dengan alasan kinerja

3. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja dengan Alasan Restrukturisasi Perusahaan

Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja dengan alasan restrukturisasi perusahaan
Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja dengan alasan restrukturisasi perusahaan

4. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja dengan Rekomendasi Pekerjaan

Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja dengan rekomendasi pekerjaan
Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja dengan rekomendasi pekerjaan

5. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja dengan Alasan Perubahan Kebijakan Perusahaan

Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja karena perubahan kebijakan perusahaan
Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja karena perubahan kebijakan perusahaan

6. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja dengan Tawaran Posisi Lain di Perusahaan

Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja dengan tawaran posisi lain di perusahaan
Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja dengan tawaran posisi lain di perusahaan

7. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja karena Krisis Perusahaan

Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja karena krisis perusahaan
Contoh surat tidak memperpanjang kontrak kerja karena krisis perusahaan

8. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja Lewat Email

Subject: Pemberitahuan Tidak Perpanjangan Kontrak Kerja

Yth. Bapak Andi Saputra
Staff Administrasi
Di Tempat

Dengan hormat,

Melalui email ini, kami ingin menginformasikan bahwa kontrak kerja Anda dengan PT MAJU SEJAHTERA BERSAMA yang akan berakhir pada 31 Mei 2025 tidak akan diperpanjang. Keputusan ini diambil setelah mempertimbangkan kebutuhan perusahaan saat ini dan kondisi bisnis yang sedang berlangsung.

Kami mengucapkan terima kasih atas dedikasi dan kontribusi yang telah Anda berikan selama bekerja bersama kami. Semoga pengalaman Anda selama bekerja di PT MAJU SEJAHTERA BERSAMA dapat menjadi modal berharga dalam perjalanan karir selanjutnya.

Jika Anda memerlukan dokumen pendukung atau informasi lebih lanjut, silakan menghubungi bagian HRD di nomor 0812-3456-7890 atau email [email protected].

Hormat kami,
Rina Widjaja
HR Manager
PT MAJU SEJAHTERA BERSAMA

9. Contoh Surat Tidak Perpanjang Kontrak Kerja Lewat Whatsapp (WA)

Halo Andi Saputra,

Kami ingin menyampaikan permohonan maaf karena kontrak kerja Anda yang akan berakhir pada 31 Mei 2025 tidak dapat diperpanjang.

Keputusan ini sudah dipertimbangkan dengan matang sesuai kebutuhan perusahaan saat ini.

Terima kasih banyak atas kerja keras dan dedikasi yang telah Anda berikan selama ini.

Jika ada pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut, silakan hubungi HRD di nomor 0812-3456-7890.

Salam,
Rina Widjaja
HR Manager
PT MAJU SEJAHTERA BERSAMA

Baca juga: 5 Contoh Kontrak Kerja Karyawan PKWT, PKWTT & Freelance

Tips HRD dalam Menyampaikan Surat Pemutusan Kontrak Kerja

Agar tidak menimbulkan kesalahpahaman atau perasaan negatif, berikut beberapa tips dalam menyampaikan surat pemberitahuan tidak perpanjang kontrak kerja:

1. Jaga Nada Komunikasi Agar Tetap Hormat dan Profesional

Menyampaikan kabar yang kurang menyenangkan menuntut penggunaan kata-kata yang sopan dan profesional.

Hindari bahasa yang terkesan menyalahkan atau kasar agar hubungan tetap terjaga dan karyawan merasa dihargai meskipun kontraknya tidak diperpanjang.

2. Sampaikan Alasan dengan Transparan dan Bijaksana

Memberikan alasan yang jelas dan jujur terkait keputusan tidak memperpanjang kontrak sangat membantu karyawan dalam menerima situasi.

Penjelasan yang transparan meminimalkan kesalahpahaman sekaligus memberikan gambaran langkah selanjutnya. Namun, perlu disampaikan dengan cara yang tidak menyinggung perasaan.

3. Berikan Waktu yang Memadai untuk Persiapan

Surat pemberitahuan sebaiknya disampaikan jauh sebelum kontrak berakhir agar karyawan memiliki kesempatan mempersiapkan diri.

Waktu yang cukup membantu mereka mencari pekerjaan baru dan menyelesaikan urusan administrasi dengan tenang. Sikap empati dari perusahaan dapat mengurangi stres yang dialami karyawan.

4. Berikan Dukungan Tambahan jika Memungkinkan

Apabila memungkinkan, tawarkan bantuan berupa referensi kerja atau informasi lowongan lain di perusahaan.

Dukungan semacam ini menjadi bentuk apresiasi atas kontribusi karyawan sekaligus membantu menghadapi perubahan karir.

Apa yang Harus Disiapkan Setelah Surat Diberikan

Setelah surat pemberitahuan tidak perpanjangan kontrak diberikan, perusahaan mempersiapkan beberapa hal agar proses transisi berjalan lancar dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

Berikut beberapa hal yang harus disiapkan:

1. Pengaturan Administrasi Terakhir

Karyawan dan HR perlu memastikan semua administrasi terkait kontrak selesai, seperti pengembalian fasilitas perusahaan dan penyelesaian dokumen resmi. Hal ini penting agar tidak ada kewajiban yang tertunda dari kedua belah pihak.

2. Penutupan Akses Sistem dan Data

Segera lakukan penghapusan akses karyawan ke sistem perusahaan seperti email dan aplikasi internal setelah masa kontrak berakhir. Hal ini bertujuan menjaga keamanan data dan menghindari penyalahgunaan informasi.

3. Penghapusan Data Karyawan

Data karyawan yang sudah tidak aktif harus dihapus dari database perusahaan. Proses ini penting untuk menghindari kesalahan dalam penggajian maupun administrasi lainnya yang berpotensi menimbulkan kerugian.

4. Pemberian Surat Referensi atau Rekomendasi

Jika relevan, HR dapat menyiapkan surat referensi atau rekomendasi sebagai bentuk dukungan bagi karyawan dalam mencari pekerjaan baru. Hal ini dapat membantu menjaga citra baik perusahaan di mata publik.

5. Beri Evaluasi dan Feedback

Perusahaan bisa melakukan evaluasi akhir terkait kinerja atau pengalaman kerja karyawan selama masa kontrak. Umpan balik yang konstruktif membantu karyawan memperbaiki diri sekaligus memberi bahan evaluasi perusahaan untuk masa depan.

Baca Juga: Hak Karyawan Kontrak yang “Tidak Diperpanjang” & Peran HR

Itulah penjelasan lengkap tentang surat tidak memperpanjang kontrak kerja untuk karyawan.

Agar proses penyusunan dan penyampaian surat-surat tersebut berjalan lebih teratur dan profesional, Anda bisa memanfaatkan software HRIS KantorKu.

Software ini membantu kelola administrasi dan data karyawan secara otomatis hingga 95% lebih cepat, sehingga semua proses terkait kontrak kerja, termasuk pemberitahuan tidak perpanjangan, bisa dilakukan dengan lebih mudah dan tanpa kesalahan.

hris kantorku

Dengan aplikasi terintegrasi ini, Anda juga bisa menghindari masalah seperti salah penggajian dan administrasi yang menumpuk.

Jangan lewatkan kesempatan untuk mencoba demo gratis sekarang!

HR Administration
Bagikan
Table of Contents