Denda Perusahaan Tidak Patuh Ketenagakerjaan: Risiko, Sanksi, dan Solusi

Kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan mutlak diperlukan untuk menjamin keberlangsungan bisnis. Selain menghindari denda finansial, pelanggaran ketenagakerjaan dapat merusak reputasi perusahaan dan kepercayaan publik. 

Artikel ini mengulas secara komprehensif risiko ketidakpatuhan, jenis pelanggaran umum, sanksinya menurut hukum Indonesia, serta solusi memantau regulasi. Kami juga merekomendasikan perangkat HRIS yang membantu compliance HR sehingga perusahaan terhindar dari sanksi ketenagakerjaan dan denda BPJS.

Pentingnya Kepatuhan Perusahaan Terhadap Ketenagakerjaan

Kepatuhan hukum ketenagakerjaan adalah investasi strategis bagi perusahaan. Dengan menaati aturan perburuhan, perusahaan melindungi pekerja sekaligus menjaga kelancaran operasional. 

Sebaliknya, ketidakpatuhan tak hanya memicu denda perusahaan tidak patuh ketenagakerjaan berupa biaya administrasi, tetapi berisiko mengganggu stabilitas perusahaan. Media seperti Vizologi menekankan bahwa pelanggaran kepatuhan dapat merusak reputasi dan kepercayaan klien, bahkan sebelum denda dijatuhkan.

Pada akhirnya, membangun reputasi positif dan hubungan industrial sehat pun bergantung pada bagaimana perusahaan memenuhi kewajiban hukum.

Oleh karena itu, perusahaan harus memahami konsekuensi hukum dari setiap pelanggaran ketenagakerjaan, mulai dari UU dasar hingga aturan turunan (PP/Permenaker). Tulisan ini membahas kerangka hukum Indonesia – UU Ketenagakerjaan dan turunannya – serta menyajikan listicle pelanggaran umum beserta dasar hukum dan besaran denda. 

Kami juga menyoroti dampak jangka panjang tidak patuh dan solusi berupa SOP HR dan digitalisasi proses ketenagakerjaan.

Apa Itu Ketidakpatuhan Ketenagakerjaan?

Secara sederhana, ketidakpatuhan ketenagakerjaan berarti perusahaan tidak memenuhi kewajiban hukum kepada pekerjanya. Dalam konteks regulasi Indonesia, kewajiban tersebut diatur dalam berbagai peraturan, antara lain Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UU 13/2003) yang telah diubah oleh UU Nomor 11/2020 (UU Cipta Kerja), serta peraturan pemerintah dan peraturan menteri terkait. 

Contohnya, UU Cipta Kerja memperbarui sejumlah pasal UU Ketenagakerjaan dan mendukung terbitnya Peraturan Pemerintah No.35/2021 (tentang hubungan kerja, waktu kerja/istirahat, dan PHK) dan PP No.36/2021 (tentang pengupahan). 

Selain itu, ada pula Undang-Undang Nomor 24/2011 (UU BPJS) dan aturan pelaksanaannya (misalnya PP No.86/2013) terkait jaminan sosial tenaga kerja, serta Permenaker yang mengatur hal-hal khusus seperti THR.

Singkatnya, setiap perusahaan wajib mematuhi ketentuan upah minimum, pembayaran tepat waktu (gaji, lembur, THR), pendaftaran dan pembayaran iuran BPJS, perjanjian kerja yang sah, serta hak-hak lainnya sesuai UU dan PP yang berlaku. 

Ketidakpatuhan misalnya telat membayar gaji atau tidak membayar jaminan sosial—dapat dikenai sanksi ketenagakerjaan baik administratif maupun pidana. Pasal-pasal UU Ketenagakerjaan dan UU Cipta Kerja memberlakukan ketentuan pidana bagi perusahaan yang dengan sengaja melanggar ketentuan upah, PHK, ataupun hak pekerja lainnya. 

Sebagai ilustrasi, UU Ketenagakerjaan memasukkan pelanggaran tersebut sebagai tindak pidana ringan (pelanggaran) dengan denda yang beragam.

Dengan kerangka ini, selanjutnya kita bahas pelanggaran umum dan sanksinya agar perusahaan mengerti kewajiban hukumnya.

7 Pelanggaran Ketenagakerjaan Umum dan Sanksinya

Berikut ini tujuh pelanggaran ketenagakerjaan yang sering terjadi di perusahaan beserta dasar hukum dan besaran sanksinya:

Telat Bayar Gaji

Perusahaan wajib membayar upah pada waktu yang telah disepakati (misalnya setiap akhir bulan). Jika pembayaran gaji terlambat lebih dari 3 hari sejak jatuh tempo, Peraturan Pemerintah No.36/2021 mengenakan denda administrasi. 

Mulai hari ke-4 hingga hari ke-8, denda 5% upah harian per hari keterlambatan; setelah itu 6% per hari, dengan akumulasi maksimum 50% dari upah satu bulan. Misalnya, jika gaji Rp6.240.000 terlambat 24 hari, denda maksimal 50% (Rp3.120.000). 

(Perhitungan rinci sanksi ini merujuk PP 36/2021 Pasal 61.) Keterlambatan gaji bahkan bisa dikenai sanksi pidana jika disengaja atau sudah ketetapan pengadilan. 

Di samping itu, perusahaan harus memproses gaji tepat waktu menggunakan sistem payroll terkomputerisasi bisa menjadi solusi menghindari denda.

Bayar Upah di Bawah UMP/UMK

UU Ketenagakerjaan melarang keras membayar upah lebih rendah dari Upah Minimum Provinsi/Kabupaten (UMP/UMK). Sanksinya pidana: pasal 185 ayat (1) UU 13/2003 (yang masih berlaku setelah perubahan) mengancam pelanggar dengan kurungan 1–4 tahun dan/atau denda Rp100 juta–Rp400 juta.

Dengan kata lain, jika perusahaan memberikan gaji di bawah upah minimum wilayah, pengelola perusahaan bisa dipidana dan didenda puluhan hingga ratusan juta rupiah.

(Catatan: Penangguhan upah minimum bagi perusahaan tak mampu adalah pengecualian formal, tetapi selisih kekurangannya tetap harus dibayar sesuai putusan MA.)

Tidak Membayar Upah Lembur

Perusahaan wajib membayar upah lembur ketika pekerja bekerja melebihi jam kerja normal. Kegagalan membayar lembur merujuk pada Pasal 85 PP 35/2021 (di bawah UU Cipta Kerja) yang mewajibkan pembayaran upah lembur, termasuk hari libur. 

Peraturan tersebut mengatur sanksi pidana bagi pengusaha yang sengaja tidak membayar upah lembur: kurungan 1–12 bulan dan/atau denda Rp10 juta–Rp100 juta. 

(Pasal 187 UU Cipta Kerja menegaskan sanksi tersebut.) Dengan demikian, perusahaan yang mengabaikan hak lembur pekerjanya menghadapi potensi tuntutan pidana dan denda besar.

Tidak Memberikan THR Tepat Waktu atau Tidak Membayar THR. 

THR (Tunjangan Hari Raya) keagamaan adalah hak pekerja yang harus dibayar penuh selambat-lambatnya H-7 Lebaran. Larangan tidak membayar THR dan sanksinya diatur PP 36/2021 dan Permenaker Nomor 6 Tahun 2016. 

Perusahaan yang terlambat membayar THR akan dikenakan denda 5% dari total THR yang seharusnya dibayar. Sementara yang tidak membayar sama sekali akan dihadapkan pada sanksi administratif berat berupa teguran, pembatasan/usaha, sampai pencabutan izin operasional. 

Misalnya, Kemnaker menegaskan sanksi denda 5% THR bagi telat bayar, dan jika tidak membayar THR dapat dikenai pembekuan kegiatan usaha.

Tidak Mendaftarkan Pekerja ke BPJS Ketenagakerjaan (dan Kesehatan). 

Semua perusahaan wajib mendaftarkan pekerjanya ke program BPJS Ketenagakerjaan (JKK, JKM, JHT, JP sesuai skala usaha) dan BPJS Kesehatan. Tidak mendaftarkan atau menunggak iuran BPJS melanggar UU No.24/2011 (UU BPJS) dan PP No.86/2013. 

Sanksinya berlapis: pertama, sanksi administratif berupa teguran tertulis dan denda (besaran disesuaikan PP 86/2013), serta perusahaan dapat dibatasi akses ke pelayanan publik (misalnya izin usaha dan tender). 

Kedua, jika perusahaan dengan sengaja tidak menyetor iuran BPJS Ketenagakerjaan, UU BPJS ancam pidana 8 tahun penjara dan/atau denda Rp1 miliar. 

(Nilai denda dan ancaman pidana ini juga berlaku untuk iuran BPJS Kesehatan di bawah UU 24/2011.) 

Praktiknya, pemerintah aktif menindak dengan denda administrasi dan kemungkinan pidana agar hak pekerja atas jaminan sosial terjamin.

Tidak Membuat Kontrak Kerja Tertulis (Surat Pengangkatan)

Ketika pekerja dipekerjakan dengan perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT) secara lisan, UU Ketenagakerjaan mengharuskan pengusaha membuat surat pengangkatan tertulis (Pasal 63 UUK). 

Jika perusahaan gagal membuat surat pengangkatan atau kontrak tertulis bagi karyawan tetap, tindakan tersebut merupakan pelanggaran pidana pelanggaran. 

Pasal 188 UU Ketenagakerjaan mengancam pelanggar pasal-pasal seperti Pasal 63 ayat (1) ini dengan pidana denda minimum Rp5.000.000 hingga maksimum Rp50.000.000. 

Artinya, pemilik perusahaan bisa terkena denda hingga puluhan juta rupiah jika tidak memberikan kontrak kerja tertulis yang semestinya.

Tidak Melaksanakan Wajib Lapor Ketenagakerjaan. 

Semua perusahaan di Indonesia wajib melaporkan kondisi ketenagakerjaan mereka ke instansi ketenagakerjaan menurut UU No.7/1981. 

Mengabaikan pelaporan ini juga menimbulkan sanksi. UU No.7/1981 Pasal 10 menyebut perusahaan yang tak melaporkan ketenagakerjaan dapat dikenai sanksi administratif: denda maksimal Rp1.000.000 atau pidana kurungan sampai 3 bulan. 

Bahkan, pelanggaran serius atau terus-menerus berpotensi menyebabkan pencabutan izin usaha oleh instansi terkait. Wajib lapor sering dilupakan, namun tidak melakukannya sama artinya melanggar regulasi, sehingga perlu dicatat sebagai risiko kepatuhan.

Di atas adalah contoh pelanggaran umum yang banyak terjadi di perusahaan. Setiap poin dilengkapi dasar hukum (UU, PP, Permenaker) dan besaran denda atau sanksi terkait.

Perusahaan perlu melatih HRD agar mengenali kewajiban-kewajiban ini, misalnya memastikan gaji dan THR dibayarkan penuh dan tepat waktu, kontrak dibuat tertulis, serta iuran BPJS dikelola dengan benar.

Dampak Jangka Panjang Ketidakpatuhan

Jika tidak diatasi, pelanggaran-pelanggaran di atas akan menimbulkan konsekuensi berat jangka panjang. Pertama, konsekuensi finansial tidak hanya berupa denda tunai. Perusahaan yang sering melakukan pelanggaran bisa mendapat audit dan pemeriksaan ketenagakerjaan mendadak oleh Dinas Tenaga Kerja, bahkan disidangkan atas tuduhan pidana ketenagakerjaan. 

Contohnya, pengusaha dengan tunggakan BPJS bisa diusut jaksa. Seringnya pemeriksaan ini juga dapat menimbulkan biaya tambahan dan sumber daya tim HR dialihkan untuk penanganan hukum.

Kedua, efek terhadap reputasi perusahaan sangat signifikan. Sebagaimana disorot oleh pakar kepatuhan, ketidakpatuhan yang terpublikasi dapat mengikis kepercayaan publik, klien, dan investor. 

Kasus perusahaan yang menunda gaji atau tidak membayar THR sering menjadi berita dan berdampak buruk pada citra perusahaan. Karyawan pun kehilangan kepercayaan hal ini memicu turunnya produktivitas dan memudahkan pesaing merekrut tenaga kerja berpengalaman. Dalam hal yang parah, ketidakadilan semacam ini mendorong mogok kerja atau aksi mogok massal. 

Misalnya, sebuah perusahaan garmen di Purwakarta harus menghadapi mogok 1.000 buruh karena tiga bulan gaji tidak dibayarkan. Dampak semacam ini dapat menggagalkan operasi perusahaan, mengganggu pasokan, bahkan menunda proyek yang dikerjakan.

Ketiga, celah-celah kepatuhan membuka peluang gugatan dan perselisihan industrial. Karyawan yang haknya terabaikan dapat mengajukan ke Pengadilan Hubungan Industrial, menuntut pesangon, ganti rugi, atau membatalkan PHK. 

Jika dimenangkan, perusahaan harus mengeluarkan uang bahkan di luar denda awal. Selain itu, ketidakpatuhan berat bisa berujung pencabutan izin usaha oleh pemerintah sebagaimana diatur untuk pelanggaran serius.

Secara singkat, biaya tersembunyi akibat pelanggaran ketenagakerjaan jauh lebih besar dari denda nominal. Gangguan operasional, tuntutan hukum, dan menurunnya moral karyawan adalah dampak nyata jika compliance HR diabaikan. Untuk itu, perusahaan harus menyiapkan antisipasi sejak dini.

Solusi Agar Patuh Hukum Ketenagakerjaan

Agar terhindar dari sanksi, perusahaan perlu melakukan beberapa langkah kepatuhan (compliance). Berikut solusi proaktif yang dapat diimplementasikan:

Standar Operasional Prosedur (SOP) HR yang Jelas 

Membuat SOP HR tertulis untuk setiap proses, seperti penggajian, absensi, pengajuan cuti, pengelolaan lembur, dan PHK, sangat krusial. SOP yang terdokumentasi rapi memastikan proses HR dilakukan konsisten di seluruh organisasi. Dengan SOP, perusahaan meminimalkan kesalahan administratif dan memastikan setiap langkah mengikuti kebijakan perusahaan maupun regulasi ketenagakerjaan. Misalnya, SOP penggajian harus mengatur tenggat waktu pembayaran gaji dan THR, kalkulasi lembur, serta mekanisme pelaporan. SOP yang baik menjadi alat pengawasan internal: HR dapat memeriksa rutin apakah semua prosedur sudah diikuti sesuai SOP, serta melakukan koreksi jika terjadi deviasi.

Pemantauan dan Pembaruan Regulasi

Regulasi ketenagakerjaan terus berubah, misalnya penyesuaian upah minimum tiap tahun, perubahan perhitungan lembur di PP 35/2021, atau perubahan tarif iuran BPJS. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya memiliki tim atau pihak yang secara aktif memantau update kebijakan ketenagakerjaan (bisa melalui langganan newsletter legal atau konsultan). 

Melakukan pelatihan rutin pada HRD tentang peraturan terbaru juga penting. Dengan cara ini, perusahaan dapat segera menyesuaikan kebijakan internal (misal kontrak kerja atau peraturan perusahaan) ketika ada peraturan baru, sehingga selalu selaras dengan UU/Cipta Kerja/PP terbaru.

Digitalisasi Proses HR (HRIS)

Menggunakan sistem HRIS (Human Resource Information System) modern dapat sangat mempermudah kepatuhan. HRIS memusatkan dan mengotomatisasi proses HR, mulai dari absensi dan penggajian hingga manajemen data karyawan. 

Dengan HRIS, penghitungan gaji, lembur, dan THR dapat dilakukan secara otomatis berdasarkan data kehadiran, sehingga risiko human error dan keterlambatan berkurang. Misalnya, software gaji akan menghitung sanksi keterlambatan bayar gaji secara otomatis jika ada jeda pembayaran. 

Selain itu, HRIS biasanya dilengkapi modul pelaporan yang membantu memenuhi kewajiban wajib lapor dan pelaporan pajak. Secara keseluruhan, digitalisasi membantu HR menjalankan SOP dengan lebih efisien dan akurat, serta mempermudah audit kepatuhan karena data tersaji transparan di satu platform.

Baca juga: Perusahaan Telat Bayar Gaji? Ini Sanksi dan Besaran Dendanya!

Pengelolaan Data Karyawan Terkini

Untuk mematuhi regulasi seperti UMK, BPJS, atau jam kerja, perusahaan perlu database karyawan yang lengkap dan up-to-date. Misalnya, sistem pengelolaan data (HRIS) sebaiknya memiliki informasi komprehensif tentang status karyawan, golongan upah, serta tanggal masuk kerja untuk menghitung hak pesangon. 

KantorKu HRIS menekankan penyimpanan data aman dan terpusat, yang juga penting untuk kepatuhan regulasi perlindungan data pribadi. Dengan data lengkap, HR lebih mudah memantau kewajiban seperti melaporkan daftar upah (BPJS) maupun melakukan audit internal.

Pelatihan Budaya Kepatuhan

Perusahaan harus membangun budaya kepatuhan (compliance culture) di seluruh lini. Manajemen puncak perlu memberi contoh (tone from the top) dengan serius menegakkan peraturan. 

HR juga harus secara berkala mengedukasi karyawan tentang hak dan kewajiban mereka (mis. hak THR, aturan lembur, larangan upah di bawah UMK), sehingga pekerja pun memahami regulasi yang berlaku. 

Karyawan yang paham haknya cenderung mematuhi kebijakan perusahaan, dan jika melihat potensi pelanggaran, dapat melaporkan. Budaya kepatuhan ini mengurangi risiko perselisihan internal dan menciptakan lingkungan kerja yang sehat.

Implementasi solusi-solusi di atas secara simultan akan membantu perusahaan memenuhi regulasi ketenagakerjaan. Contohnya, mengintegrasikan SOP HR ke dalam sistem HRIS membuat prosedur lebih mudah dipantau: seluruh prosedur, mulai dari cuti hingga payroll, dapat dijalankan terpusat di platform yang sama. Dengan demikian, administrasi HR menjadi tersistem, meminimalkan kelalaian, dan memastikan compliance HR dijaga setiap saat.

Rekomendasi Sistem HRIS untuk Mendukung Kepatuhan

Untuk mendukung solusi di atas, berikut beberapa contoh software HRIS (lokal dan global) yang banyak digunakan. Kami menekankan KantorKu HRIS sebagai solusi ideal karena fokus pada kepatuhan ketenagakerjaan, namun kami sertakan juga alternatif lain:

KantorKu HRIS

HRIS lokal buatan Indonesia yang memusatkan modul kehadiran, penggajian, BPJS, dan manajemen SDM. Sistem HRIS berbasis cloud ini memiliki fitur kemanan data tinggi dan menekankan kepatuhan terhadap regulasi Indonesia. 

KantorKu HRIS mendukung pembuatan SOP HR secara digital, pengajuan cuti/lembur otomatis, dan pelaporan ketenagakerjaan, memudahkan HR memonitor seluruh aktivitas SDM sekaligus memastikan perhitungan gaji/lembur sesuai aturan.

Mekari Talenta

Aplikasi HRIS terintegrasi populer, bagian dari platform Mekari. Talenta menyediakan modul absensi, payroll, dan pelaporan pajak yang otomatis menyesuaikan upah minimum setiap daerah. 

Fitur “Government Reporting and Compliance” Talenta membantu HR membuat laporan yang sesuai format pemerintah. Integrasi Talenta dengan sistem payroll juga meminimalkan keterlambatan pembayaran gaji (menghindari denda), serta mengotomatisasi perhitungan lembur dan THR.

Sleekr HR

HRIS all-in-one lain dari Mekari, cocok untuk usaha kecil-menengah. Sleekr menawarkan absensi mobile, payroll, dan integrasi BPJS. Melalui Sleekr, perusahaan dapat mencatat jam kerja karyawan real-time dan menghitung gaji/lembur sesuai PP 35/2021 secara otomatis. 

Ini membantu mematuhi aturan upah dan mengurangi risiko kesalahan penggajian.

LinovHR

HRIS lokal yang juga banyak digunakan. LinovHR fokus pada otomasi payroll dan HRIS lengkap, termasuk modul rekrutmen. Sistem ini mendukung hitungan upah lembur, kalkulator THR dan pajak PPh21 otomatis. 

Dengan LinovHR, perusahaan bisa lebih mudah mematuhi regulasi pengupahan karena komponen-komponen gaji diolah sistem secara tepat. (Sebagai ilustrasi, LinovHR pernah mengulas bahwa software gaji dapat menghindarkan perusahaan dari denda keterlambatan bayar.)

BambooHR

HRIS global yang populer di kalangan startup dan perusahaan multinasional. BambooHR menawarkan absensi, dokumen karyawan, dan modul laporan. Meskipun fokus pada HR global, BambooHR bisa diintegrasikan dengan modul payroll lokal melalui pihak ketiga. 

Jika perusahaan beroperasi lintas negara, BambooHR mempermudah dokumentasi kepatuhan secara internasional. Walau demikian, perusahaan tetap perlu memastikan payroll-nya sesuai aturan Indonesia jika mempekerjakan di Indonesia.

Masing-masing HRIS di atas memiliki kelebihan, namun yang terpenting adalah menggunakan sistem cloud terintegrasi dengan modul payroll, absensi, dan BPJS. KantorKu HRIS khususnya menonjol sebagai solusi komprehensif dengan dukungan lokalisasi hukum ketenagakerjaan. 

Sebagai contoh, KantorKu menyediakan fitur pengingat dan laporan otomatis saat aturan baru terbit (misalnya perubahan UMK) sehingga perusahaan bisa cepat beradaptasi. Dengan sistem HRIS seperti ini, perusahaan tidak hanya memastikan proses HR berjalan efisien, tapi juga secara proaktif menjaga kepatuhan hukum tenaga kerja.

Kepatuhan ketenagakerjaan merupakan fondasi keberlanjutan bisnis. Perusahaan yang taat membayar upah, menghargai hak-hak karyawan, dan memenuhi kewajiban hukum akan memperkuat kepercayaan stakeholder dan mengurangi risiko hukum. Sebaliknya, pelanggaran bisa menimbulkan denda besar, audit, hingga kerugian reputasi.

Oleh karena itu, mulailah memperkuat SOP HR dan mempertimbangkan digitalisasi proses SDM Anda. KantorKu HRIS adalah salah satu solusi ideal yang dirancang untuk mengintegrasikan semua fungsi HR sesuai regulasi Indonesia. Dengan mencoba KantorKu, Anda dapat melihat langsung bagaimana sistem ini membantu mengelola penggajian, absensi, kontrak, dan pelaporan ketenagakerjaan secara terpusat. Segera demo KantorKu HRIS untuk pengalaman efisiensi SDM sekaligus kepatuhan hukum tenaga kerja yang lebih baik!