Cara Membuat Slip Gaji di Excel & Word [Boleh Copas!]

Cara membuat slip gaji di Excel sering jadi kendala bagi banyak HR atau pemilik usaha kecil. Mulai dari menghitung gaji pokok, tunjangan, lembur, hingga memotong PPh 21 atau BPJS, semua harus akurat.

Sebab, kalau salah bisa terjadi human error, kelak akan membuat karyawan protes, bahkan hingga ke permasalahan administratif. Terlebih lagi jika memiliki karyawan yang banyak, perhitungan manual dan format tabel di Excel bisa membuat Anda pusing dan memakan waktu.

Kalau Anda sering merasa bingung atau kesulitan mengatur format, menghitung total gaji, dan memastikan semua potongan benar, artikel ini akan membahas langkah-langkah praktis membuat slip gaji di Excel dengan benar dan rapi. 

Bacalah artikel ini sampai akhir, serta download format contoh slip gaji Excel dan Word secara gratis di bawah.

Cara Membuat Slip Gaji di Excel

Membuat slip gaji di Excel adalah solusi efisien untuk usaha kecil hingga menengah yang belum menggunakan software HR atau payroll. Dengan bantuan rumus seperti VLOOKUP, Anda dapat membuat slip gaji otomatis tanpa harus mengetik ulang data karyawan setiap bulan.

Berikut adalah cara membuat slip gaji di Excel:

1. Buka Aplikasi Excel dan Buat Blank Workbook

Langkah pertama, buka Microsoft Excel atau Google Spreadsheet, gunakan Workbook Protection agar data tidak mudah terhapus atau tertimpa secara tidak sengaja: 

Review → Protect Workbook → Password (opsional)

Kemudian, lakukan langkah-langkah ini:

• Pilih File → New Workbook untuk membuka lembar kerja kosong.
• Simpan file dengan nama misalnya (Slip_Gaji_Karyawan.xlsx), agar mudah dikenali.
• Gunakan satu file ini untuk menampung seluruh sheet terkait, seperti data karyawan dan format slip.

2. Siapkan Sheet “Data Karyawan” sebagai Database

Buat sheet pertama dengan nama “Data Karyawan”. Sheet ini akan menjadi sumber data utama untuk rumus VLOOKUP di slip gaji.

Tips:

• Gunakan Format Tabel agar Excel mudah membaca datanya:
  Pilih data → tekan Ctrl + T → centang “My table has headers.”
• Beri nama range tabel misalnya Data Karyawan lewat Formulas → Define Name untuk memudahkan saat membuat rumus.

Isi kolom berikut secara terstruktur:

3. Buat Sheet Baru untuk Format Slip Gaji

Kemudian, tambahkan sheet baru dengan nama “Slip Gaji”. Di sheet inilah Anda akan menampilkan format slip yang siap cetak.

Gunakan border, merge cell, dan Text Alignment agar tampilannya rapi seperti slip resmi. Anda juga bisa tambahkan logo perusahaan di bagian atas (Insert → Picture → From File).

Susun format slip seperti contoh berikut:

4. Hubungkan Data dengan Rumus VLOOKUP

Langkah penting berikutnya adalah menghubungkan slip dengan data karyawan agar terisi otomatis.

Keterangan:

• D5 = Sel tempat Anda mengetik NIP karyawan.
• ‘Data Karyawan’!A2:G100 = Range tabel data karyawan.
• Angka 2,3,4,… menunjukkan kolom mana yang diambil dari tabel (Nama = kolom ke-2, Jabatan = ke-3, dst).
• FALSE memastikan pencarian data harus exact match (harus sama persis).

Misalkan:

• Kolom NIP diisi manual di sel D5.
• Maka rumus di kolom berikutnya seperti ini:

5. Hitung Gaji Bersih Otomatis

Untuk menghitung gaji bersih otomatis, silakan tambahkan rumus perhitungan di baris Gaji Bersih:

=D8 + D9 – D10 – D11

Artinya:

Gaji Bersih = Gaji Pokok + Tunjangan – Potongan – PPh 21

Gunakan Format Cells → Currency agar nominal otomatis tampil dalam format Rupiah. Jika ingin menampilkan “Rp” otomatis, atur di:

Format Cells → Number → Custom → Rp #,##0

6. Tambahkan Otomatisasi & Desain Cetak

Agar slip gaji siap dicetak atau dikirim dalam bentuk PDF:

• Masuk ke Page Layout → Margins → Narrow agar muat di satu halaman.
• Atur Header & Footer dengan nama perusahaan atau periode gaji.
• Untuk cetak digital, pilih File → Save As → PDF.

Gunakan fitur Data Validation → List untuk kolom NIP, agar Anda bisa memilih NIP dari daftar tanpa mengetik manual.

7. Uji Coba Otomasi Slip

Sekarang, coba masukkan NIP berbeda di sel D5. Jika rumus sudah benar, maka nama, jabatan, dan seluruh komponen gaji akan berubah otomatis sesuai data karyawan di sheet pertama.

Jika muncul error seperti #N/A, periksa:

• Apakah NIP di sheet Slip Gaji sama persis dengan NIP di sheet Data Karyawan.
• Apakah range VLOOKUP sudah mencakup seluruh kolom data.

Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji di Ms Word & Excel, Gratis Template!

8. Simpan dan Gunakan Sebagai Template Bulanan

Setelah format selesai, simpan file ini sebagai template. Tiap bulan, Anda cukup mengganti periode gaji dan data pada sheet Data Karyawan — slip akan terisi otomatis.

Untuk efisiensi lebih:

• Gunakan Mail Merge di Word + Excel jika ingin mencetak banyak slip sekaligus.
• Atau ekspor ke PDF per karyawan dengan fitur “Export Selection to PDF”.

Baca Juga: 25 Contoh Slip Gaji untuk Karyawan, PNS, Magang [Bisa Copas]

Cara Membuat Slip Gaji di Word

Cara membuat slip gaji di Word cocok kalau kamu ingin buat slip gaji rapi tanpa memakai Excel. 

Berikut adalah langkah per langkah beserta trik teknis, format, tabel, rumus sederhana di Word, dan pengeksportan ke PDF.

1. Buat Halaman Baru: Dasar untuk Tampilan Rapi

Sebelum menulis apapun, pastikan halaman Word-mu siap untuk menampung semua informasi. Hal ini penting agar header, tabel, dan footer muat dengan pas di satu halaman.

• Buka Microsoft Word → Blank Document (Ctrl+N)
• Atur ukuran kertas & margin:
  
  • Layout → Size → A4 (21 × 29,7 cm)
    
  • Layout → Margins → Custom Margins → Top 1,5 cm | Bottom 1,5 cm | Left 2 cm | Right 2 cm
    
• Gunakan Orientation: Portrait agar tampilan slip profesional

2. Tambahkan Informasi Slip Gaji: Identitas yang Jelas Membuat Slip Profesional

Header, judul, dan identitas karyawan membuat slip gaji terlihat resmi dan mudah dibaca. Tanpa bagian ini, slip bisa terlihat acak dan membingungkan.

a. Header (Logo + Nama Perusahaan)

• Masuk ke Insert → Header → Edit Header
• Tambahkan logo perusahaan (Insert → Pictures) atau tulis “LOGO” sebagai placeholder
• Tulis nama perusahaan di sebelah logo, misalnya:

PT. Contoh Perusahaan
Jl. Contoh Alamat No. 1, Jakarta

b. Judul Slip & Periode

• Ketik di tengah halaman: SLIP GAJI KARYAWAN (Bold, 12–14 pt)
• Tambahkan periode di sisi kanan: Periode: Oktober 2025

c. Identitas Karyawan

• Tulis beberapa baris identitas di bawah judul, misalnya:

NIP : 001 
Nama      : Andi Pratama 
Jabatan   : Staff Admin 
Status    : K/0  

3. Buat Tabel Gaji dan Potongan: Inti dari Slip Gaji

Tabel adalah bagian paling penting, karena di sini tercatat semua penerimaan dan potongan karyawan. Jika tabel rapi dan jelas, karyawan akan mudah memahami komponen gaji mereka.

a. Sisipkan Tabel

• Pilih Insert → Table → 4 kolom × 8 baris
• Kolom digunakan berpasangan:
  
  • Kolom 1–2 → Pendapatan
  • Kolom 3–4 → Potongan

b. Isi Tabel Contoh

Tambahkan baris terakhir:

Gaji Bersih (Take Home Pay): Rp4.900.000

4. Rapikan Tampilan: Biar Slip Mudah Dibaca

Tampilan yang rapi membuat slip terlihat profesional dan memudahkan pembacaan. Jangan abaikan format, warna, dan alignment.

• Gunakan Table Design → Borders → All Borders
• Beri warna header lembut (mis. ungu atau abu-abu), teks header Bold & Centered
• Nominal: Align Right agar mudah dibaca
• Gunakan font profesional: Calibri 11 atau Arial 10–11

5. Simpan ke PDF: Membuat Slip Siap Dibagikan

Setelah selesai, simpan slip agar tidak bisa diedit sembarangan dan mudah dibagikan.

• Klik File → Save As → Browse → Save as type → PDF
• Nama file: Slip_Gaji_AndiPratama_Okt2025.pdf

Berikut Contoh Slip Gaji di Word

Ingin Template Slip Gaji Free Download?
Silakan Lengkapi Form di Bawah Ini

Ingin Proses Membuat Slip Gaji Lebih Mudah? Pakai Software Payroll KantorKu HRIS!

Slip gaji adalah dokumen penting yang harus dibuat serinci mungkin. Perhitungannya rawan kesalahan kalau masih manual, apalagi kalau Anda menangani banyak karyawan.

Anda tak perlu lagi khawatir, sebab sekarang ada cara pintar untuk membuat slip gaji menjadi lebih instan dan cepat menggunakan software payroll KantorKu HRIS!

Bagaimana KantorKu bisa membantu bisnis Anda?

• Hitung gaji beserta potongan (PPh 21 dan BPJS)
• Perhitungan tunjangan sesuai kebijakan perusahaan
• Buat slip gaji instan dengan komponen rinci
• Kirim slip gaji otomatis ke semua karyawan dalam 1x klik

Tertarik ingin mencobanya? Yuk, dapatkan demo gratis KantorKu HRIS hari ini!