Apa itu ERP: Pengertian, Jenis, Manfaat & Contoh Aplikasi

Seiring dengan perkembangan teknologi, kebutuhan akan sistem yang mampu mengintegrasikan berbagai proses bisnis menjadi semakin banyak dibutuhkan. 

Salah satu solusi yang kini banyak diadopsi oleh berbagai perusahaan adalah Sistem ERP (Enterprise Resource Planning). 

Sistem ini bertujuan untuk menyatukan berbagai fungsi dalam satu sistem yang terintegrasi, ERP dapat membantu perusahaan mengelola semua aspek operasional secara lebih efisien.

Saat ini berbagai perusahaan tengah berlomba-lomba mengadopsi atau memperbarui sistem ERP mereka untuk memastikan semua sistem terintegrasi dan bisnis bisa berjalan lebih efisien.

Buat Anda yang belum terlalu familiar dengan istilah ERP ini atau bahkan belum pernah mendengar sebelumnya, tenang saja. 

Artikel ini akan mengulas tuntas tentang apa itu ERP, cara kerjanya, berbagai jenisnya, serta manfaat yang ditawarkan bagi perusahaan yang mengimplementasikannya.

Apa itu ERP?

Sebenarnya sistem ERP bukanlah hal baru di dunia bisnis. Sistem ini pertama kali digunakan di sektor manufaktur jauh bahkan sebelum era internet semaju sekarang dan sejak tahun 1990-an sistem ini berkembang pesat untuk mendukung operasi bisnis lebih luas, termasuk perusahaan kecil dan menengah.

Mengutip dari SAP, Enterprise Resource Planning (ERP) sendiri adalah sistem perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam sebuah perusahaan. 

Dari sisi operasional, ERP mengumpulkan data dari berbagai departemen seperti keuangan, manufaktur, distribusi, hingga sumber daya manusia, yang kemudian diproses dalam satu database terpusat. 

Dengan menggunakan ERP, perusahaan bisa mengotomatisasi proses-proses ini, mempermudah analisis data, serta meningkatkan efisiensi dan penghematan biaya.

Setiap bisnis yang ingin memanfaatkan potensi penuh sistem ERP harus memahami dengan baik komponen-komponen utamanya. 

Berikut adalah penjelasan mengenai komponen ERP yang dapat menyederhanakan proses bisnis dan memberikan wawasan real-time.

Bagaimana cara kerja sistem ERP?

Pada dasarnya, sistem ERP bekerja dengan mengumpulkan data dari berbagai departemen dalam perusahaan dan menyimpannya dalam satu sistem yang terintegrasi. 

Misalnya, data yang dikumpulkan dari departemen produksi, keuangan, SDM, dan penjualan akan disatukan dalam satu database. 

Dengan cara ini, manajer dapat dengan mudah memantau kinerja dan perkembangan bisnis, serta mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih akurat dan real-time. 

ERP juga memungkinkan otomatisasi berbagai tugas yang biasanya memakan waktu jika dilakukan secara manual, seperti pemrosesan pesanan, pengelolaan inventaris, dan pelaporan keuangan.

Manfaat Sistem ERP

Sistem ERP menawarkan berbagai manfaat yang signifikan bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa Anda dapatkan dengan mengimplementasikan ERP dalam bisnis Anda:

1. Visibilitas dan Efisiensi Alur Kerja

Dengan ERP, semua proses bisnis dapat dipantau secara real-time melalui satu database terpusat. Manfaat ini dapat mengurangi kebutuhan untuk berkomunikasi secara manual antar-departemen, sehingga meningkatkan efektivitas dan mempercepat alur kerja.

2. Analisis Data yang Lebih Akurat

ERP mengumpulkan data dari seluruh bagian perusahaan, yang kemudian dapat dianalisis untuk menghasilkan laporan yang lebih akurat. 

Dengan data yang lebih terstruktur dan terintegrasi, perusahaan dapat membuat keputusan bisnis yang lebih tepat dan strategis.

3. Penghematan Biaya

Karena banyak proses yang diotomatisasi, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional dan meningkatkan produktivitas. 

Sistem ERP juga membantu mengurangi kesalahan manual yang dapat berpotensi menambah biaya.

4. Meningkatkan Kolaborasi Antar Departemen

Dengan ERP, setiap departemen dapat berbagi informasi dengan mudah. Hal ini mempercepat komunikasi dan koordinasi antar bagian, serta memastikan semua orang bekerja dengan informasi yang konsisten.

5. Manajemen Risiko dan Keamanan Data

Dengan integrasi data dalam satu sistem, ERP membantu meningkatkan keamanan data dan mengurangi risiko kesalahan atau kehilangan data. 

Selain itu, sistem ini juga membantu dalam mematuhi regulasi dengan menyediakan audit otomatis dan pemantauan yang ketat.

Jenis-Jenis Sistem ERP

Terdapat berbagai jenis ERP yang dapat dipilih perusahaan sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis mereka. 

Masing-masing jenis ERP memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri, dan penting untuk memilih jenis yang paling sesuai dengan karakteristik bisnis Anda. 

Berikut adalah beberapa jenis ERP yang umum digunakan:

1. ERP On-Premise

ERP ini diinstal dan dijalankan di server milik perusahaan, memberikan kontrol penuh atas data dan infrastruktur. 

Namun, biaya instalasi dan pemeliharaan perangkat keras serta perangkat lunaknya cukup tinggi, sehingga lebih cocok untuk perusahaan besar dengan anggaran yang memadai.

2. Open Source ERP

ERP open source memungkinkan perusahaan untuk melihat, memodifikasi, dan mengembangkan kode sumbernya. 

ERP jenis ini memberi fleksibilitas tinggi untuk menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. 

Namun, perusahaan perlu memiliki tim IT yang kuat untuk mengelola dan menyesuaikan sistem.

3. ERP Berbasis Cloud

ERP berbasis cloud diakses melalui internet, memungkinkan perusahaan untuk mengakses data dan aplikasi dari mana saja. 

Jenis ini lebih terjangkau dan scalable, namun memerlukan biaya berlangganan secara rutin.

3. Hybrid ERP

Hybrid ERP menggabungkan fitur ERP on-premise dan cloud, memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan kedua jenis tersebut. 

Beberapa data atau proses tetap dioperasikan di server internal perusahaan, sementara yang lain dikelola melalui cloud.

Contoh Aplikasi ERP

Berikut adalah beberapa contoh aplikasi ERP yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan mengoptimalkan proses bisnis mereka:

1. Oracle E-Business Suite

Oracle E-Business Suite I Sumber: Medium

Oracle E-Business Suite menyediakan solusi ERP yang sangat komprehensif, termasuk untuk manajemen rantai pasokan, keuangan, SDM, dan lebih banyak lagi, yang cocok untuk perusahaan besar dengan kebutuhan yang kompleks.

2. Odoo

Odoo I Sumber: Tecfuge Business Solution

Sebagai perangkat ERP open-source, Odoo memungkinkan perusahaan kecil dan menengah untuk menyesuaikan sistem ERP sesuai kebutuhan mereka dengan biaya yang lebih rendah.

3. SAP ERP

SAP ERP I Sumber: Target Integration

SAP adalah salah satu penyedia ERP terbesar di dunia yang melayani perusahaan besar dengan berbagai kebutuhan operasional. 

Dengan lebih dari 40 tahun pengalaman, SAP memiliki berbagai modul yang dapat membantu dalam keuangan, manufaktur, dan pengelolaan SDM.

4. Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV I Sumber: Microsoft

Sistem ERP dari Microsoft ini memiliki berbagai fitur komprehensif untuk perusahaan yang membutuhkan solusi ERP dengan integrasi yang baik dengan produk Microsoft lainnya.

Demikian penjelasan mengenai sistem ERP. Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, penggunaan sistem ERP sangat penting untuk membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya dan meningkatkan efisiensi operasional. 

Baca Juga : Apa itu Inkubator Bisnis? – Sistem Kerja, Peran, dan Contohnya!

Salah satu komponen utama dalam sistem ERP yang tidak kalah penting adalah manajemen sumber daya manusia (SDM), yang berfungsi sebagai fondasi agar elemen-elemen lainnya dapat berjalan dengan lancar.

Untuk memastikan manajemen SDM berjalan lebih efisien dan mudah, Anda bisa mencoba menggunakan software HRIS Kantorku. 

Dengan HRIS Kantorku, pengelolaan manajemen SDM menjadi lebih praktis berkat berbagai fitur unggulan, mulai dari pengelolaan database karyawan, rekap absensi, manajemen cuti, penggajian, pajak, hingga evaluasi kinerja karyawan juga dapat dilakukan secara otomatis.

Tertarik menggunakan KantorKu? 

Anda bisa mencoba semua fitur manajemen SDM beserta dengan fitur-fitur unggulan KantorKu lainnya dengan mencoba demonya secara gratis.

Yuk, segera daftarkan perusahaan Anda dan coba KantorKu sekarang juga!

Sumber:

What is ERP?