10 Contoh Form Exit Interview Excel hingga Word [+Gratis Template]

Form exit interview merupakan salah satu dokumen penting yang digunakan perusahaan untuk memahami alasan karyawan resign serta mengevaluasi pengalaman kerja mereka selama berada di organisasi.

Bagi Anda pelaku usaha maupun HRD, form ini bukan sekadar formalitas, tetapi sumber data berharga untuk meningkatkan retensi, budaya kerja, hingga efektivitas manajemen SDM.

Sayangnya, masih banyak perusahaan yang belum mengoptimalkan form exit interview karyawan, bahkan masih dilakukan secara manual tanpa struktur yang jelas sehingga datanya kurang bisa dimanfaatkan secara maksimal.

Lalu, bagaimana cara membuat dan mengelola form exit interview yang efektif? Apa saja isinya? Mari simak artikel ini hingga tuntas untuk memahami panduan lengkapnya.

Manfaat Exit Interview bagi HR

Exit interview memberikan banyak manfaat strategis bagi HR dan perusahaan. Melalui data yang dikumpulkan dari form exit interview karyawan, HR dapat memahami kondisi nyata di lapangan dan menjadikannya dasar untuk perbaikan sistem kerja perusahaan.

1. Mengidentifikasi alasan karyawan resign

Salah satu manfaat paling penting dari exit interview adalah membantu HR memahami alasan sebenarnya di balik keputusan karyawan untuk resign, yang sering kali tidak sepenuhnya tercermin dalam dokumen formal.

Dari proses ini, HR dapat menggali beberapa hal penting seperti:

• Mengetahui apakah alasan terkait gaji, beban kerja, atau lingkungan kerja
• Mengungkap faktor yang tidak terlihat dalam operasional sehari-hari
• Membantu menemukan pola penyebab turnover

2. Meningkatkan retensi karyawan

Selain memahami alasan keluar, exit interview juga berperan penting dalam membantu perusahaan menekan angka turnover di masa depan dengan mempelajari pengalaman karyawan yang sudah resign.

Dalam praktiknya, hal ini dapat membantu HR untuk:

• Mengurangi risiko turnover berulang
• Mengidentifikasi faktor yang membuat karyawan bertahan atau keluar
• Menjadi dasar strategi engagement dan employee experience

Baca Juga: Cara Menghitung Turnover Karyawan, Ini Rumus & Contoh Analisisnya

3. Evaluasi manajemen dan leadership

Exit interview juga menjadi sumber insight yang cukup objektif untuk menilai kualitas kepemimpinan dan efektivitas manajemen di dalam perusahaan.

Dari hasil wawancara ini, HR dapat mengevaluasi beberapa aspek berikut:

• Menilai efektivitas atasan langsung
• Mengidentifikasi masalah komunikasi internal
• Memberikan insight terhadap gaya leadership di tiap divisi

4. Perbaikan budaya kerja

Selain aspek manajemen, exit interview juga membantu perusahaan memahami bagaimana budaya kerja benar-benar dirasakan oleh karyawan selama mereka bekerja.

Beberapa hal yang bisa dianalisis antara lain:

• Mengungkap persepsi nyata karyawan terhadap budaya kerja
• Menilai apakah nilai perusahaan sudah dijalankan dengan baik
• Menjadi dasar perbaikan lingkungan kerja jangka panjang

5. Dasar pengambilan keputusan HR strategis

Lebih dari sekadar evaluasi, data exit interview dapat dimanfaatkan sebagai fondasi dalam pengambilan keputusan HR yang lebih strategis dan berbasis data.

Dari sini, perusahaan dapat:

• Mendukung perbaikan kebijakan rekrutmen
• Menjadi dasar evaluasi struktur organisasi
• Membantu HR beralih ke pendekatan berbasis data

Baca Juga: 50 Contoh Exit Interview yang Bisa Anda Tanyakan ke Karyawan

Jenis-Jenis Form Exit Interview

Dalam praktik HR, form exit interview tidak hanya memiliki satu bentuk saja. Agar lebih mudah dipahami, berikut adalah jenis-jenis form exit interview yang umum digunakan dalam perusahaan:

1. Formulir kuesioner tertulis atau digital (survey form)

Jenis ini merupakan format yang paling umum digunakan dalam form exit interview karyawan, biasanya dalam bentuk cetak atau digital seperti Google Form.

Dalam praktiknya, form ini berisi pertanyaan terstruktur yang mudah diisi dan dianalisis. Adapun, isi dari form ini meliputi beberapa komponen berikut

• Menggunakan skala penilaian (1–5) atau pilihan ganda
• Bisa mencakup alasan resign, kepuasan kerja, dan budaya perusahaan
• Cocok untuk analisis data kuantitatif HR

Keunggulannya, jenis ini sangat efisien karena data bisa langsung diolah, terutama jika menggunakan exit interview form online atau integrasi dengan sistem seperti aplikasi HRIS.

2. Formulir wawancara terstruktur (interview guide)

Berbeda dengan kuesioner, jenis ini digunakan saat HR melakukan wawancara langsung dengan karyawan yang akan resign, baik secara tatap muka maupun virtual.

Form ini berfungsi sebagai panduan agar wawancara tetap terarah, dengan beberapa elemen berikut:

• Berisi pertanyaan terbuka seperti alasan resign atau saran perbaikan
• Memungkinkan HR menggali jawaban lebih dalam
• Cocok untuk mendapatkan insight kualitatif

Jenis ini biasanya digunakan ketika perusahaan ingin memahami konteks lebih detail dari pengalaman karyawan.

3. Form exit clearance (administratif checklist)

Selain aspek opini, ada juga form yang berfokus pada proses administrasi akhir karyawan sebelum resmi keluar dari perusahaan. Form ini lebih bersifat checklist operasional.

Biasanya mencakup hal-hal berikut:

• Pengembalian aset perusahaan (laptop, ID card, alat kerja)
• Proses serah terima pekerjaan (handover)
• Penyelesaian kewajiban administrasi atau finansial

Jenis ini sering menjadi bagian penting dalam proses offboarding yang rapi dan terstruktur.

Baca Juga: 3 Offboarding Checklist Karyawan & Tahapannya [+Template Gratis]

4. Form umpan balik kualitatif (open-ended form)

Jenis ini memberikan kebebasan penuh kepada karyawan untuk menjawab tanpa batasan pilihan jawaban, sehingga lebih reflektif dan mendalam.

Dalam penggunaannya, form ini berfokus pada eksplorasi pengalaman kerja secara menyeluruh.

Secara umum, bentuknya meliputi:

• Pertanyaan esai atau jawaban terbuka
• Fokus pada pengalaman kerja secara menyeluruh
• Banyak digunakan untuk evaluasi budaya kerja dan leadership

Form ini sangat berguna untuk menggali insight yang tidak muncul di form tertutup.

5. Form kombinasi (hybrid form)

Dalam banyak perusahaan, form exit interview sering dikombinasikan untuk mendapatkan data yang lebih lengkap.

Form ini menggabungkan beberapa pendekatan sekaligus, seperti:

• Gabungan antara pilihan ganda dan pertanyaan terbuka
• Bisa mencakup aspek evaluasi dan administratif sekaligus
• Lebih fleksibel untuk berbagai kebutuhan HR

Pendekatan ini banyak digunakan pada sistem berbasis digital seperti aplikasi database karyawan atau platform HR terintegrasi.

6. Form berbasis fungsi spesifik

Selain berdasarkan format, form exit interview juga bisa dibedakan berdasarkan fungsi penggunaannya dalam perusahaan. Beberapa jenis yang umum digunakan antara lain:

• Form exit interview standar → fokus pada pengalaman kerja dan alasan resign
• Form exit clearance → fokus pada administrasi dan serah terima aset
• Form evaluasi manajer/tim → fokus pada penilaian atasan dan dinamika tim

Jenis ini membantu HR memisahkan antara data operasional dan data evaluasi strategis.

Baca Juga: Exit Interview: Contoh Form, Jenis Pertanyaan & Jawabannya

Komponen dalam Form Exit Interview

Agar form exit interview dapat menghasilkan data yang bermanfaat, form ini perlu disusun dengan beberapa komponen utama yang saling melengkapi.

Berikut adalah komponen-komponen yang umumnya terdapat dalam form exit interview:

1. Informasi dasar karyawan

Bagian ini berfungsi sebagai data identitas untuk kebutuhan administrasi HR dan pencatatan internal perusahaan.

Biasanya berisi:

• Nama lengkap karyawan
• Jabatan atau posisi
• Departemen atau divisi
• Tanggal masuk dan tanggal keluar
• Nama atasan langsung

2. Alasan utama pengunduran diri (resign)

Komponen ini menjadi inti dari exit interview karena digunakan untuk memahami alasan karyawan memutuskan keluar dari perusahaan.

Dalam praktiknya, bagian ini biasanya mencakup:

• Alasan utama resign (misalnya gaji, karier, atau lingkungan kerja)
• Faktor pendukung lainnya
• Informasi pekerjaan baru (jika ada)

3. Evaluasi pekerjaan dan peran

Bagian ini digunakan untuk menilai apakah pekerjaan yang dijalankan sesuai dengan ekspektasi awal karyawan.

Umumnya mencakup:

• Kesesuaian job description dengan pekerjaan nyata
• Tingkat beban kerja yang dirasakan
• Ketersediaan alat dan sumber daya kerja

4. Evaluasi manajemen dan budaya perusahaan

Komponen ini membantu HR memahami pengalaman karyawan terkait lingkungan kerja dan gaya kepemimpinan di perusahaan.

Biasanya mencakup penilaian terhadap:

• Hubungan dengan atasan langsung
• Hubungan dengan rekan kerja
• Komunikasi internal perusahaan
• Kejelasan jenjang karier

5. Kompensasi dan benefit

Bagian ini berfokus pada tingkat kepuasan karyawan terhadap imbalan yang diberikan perusahaan.

Umumnya mencakup:

• Kepuasan terhadap gaji
• Kepuasan terhadap tunjangan (asuransi, bonus, dll.)
• Evaluasi fasilitas perusahaan

6. Umpan balik terbuka dan saran

Bagian ini memberikan ruang bagi karyawan untuk menyampaikan pendapat secara bebas dan jujur tanpa batasan pilihan jawaban.

Biasanya berisi:

• Hal yang paling disukai selama bekerja
• Hal yang perlu diperbaiki dalam perusahaan
• Saran pengembangan perusahaan ke depan
• Kesediaan merekomendasikan perusahaan kepada orang lain

7. Penutup dan tanda tangan

Komponen terakhir ini berfungsi sebagai validasi dan dokumentasi formal dari proses exit interview.

Biasanya mencakup:

• Komentar tambahan dari karyawan
• Tanda tangan karyawan
• Tanda tangan HRD atau pewawancara
• Tanggal pengisian form

Baca Juga: Employee Engagement Survey: Jenis, Faktor, & Contoh Pertanyaannya

Contoh Pertanyaan dalam Form Exit Interview

Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang paling umum digunakan HR dalam form exit interview:

1. Alasan utama resign (mengundurkan diri)

Pada bagian ini, HR berfokus untuk memahami faktor utama yang mendorong karyawan memutuskan keluar dari perusahaan.

• Apa alasan utama Anda memutuskan untuk mengundurkan diri dari perusahaan?
• Apakah ada faktor tertentu yang mempercepat keputusan Anda untuk resign?
• Apakah Anda sudah mempertimbangkan untuk mencari pekerjaan lain sejak lama?
• Apa yang ditawarkan perusahaan baru yang tidak Anda dapatkan di perusahaan ini?

2. Pengalaman kerja dan lingkungan kerja

Bagian ini bertujuan untuk menggali bagaimana pengalaman karyawan selama bekerja, termasuk kesesuaian pekerjaan dan kondisi lingkungan kerja.

• Bagaimana pengalaman Anda selama bekerja di perusahaan ini?
• Apakah pekerjaan yang Anda jalani sesuai dengan deskripsi awal?
• Apa hal yang paling Anda sukai selama bekerja di sini?
• Apa hal yang paling tidak Anda sukai atau menjadi tantangan bagi Anda?
• Apakah Anda merasa dihargai selama bekerja di perusahaan ini?

3. Manajemen dan hubungan kerja

Selanjutnya, pertanyaan diarahkan untuk mengevaluasi hubungan karyawan dengan atasan maupun dinamika kerja dalam tim.

• Bagaimana hubungan Anda dengan atasan langsung?
• Apakah Anda merasa mendapatkan dukungan yang cukup dari manajemen?
• Bagaimana kolaborasi Anda dengan rekan kerja dalam tim?

4. Pengembangan karier dan fasilitas kerja

Pada bagian ini, HR ingin mengetahui sejauh mana perusahaan mendukung perkembangan karier dan kebutuhan kerja karyawan.

• Apakah Anda merasa memiliki kesempatan untuk berkembang di perusahaan ini?
• Apakah fasilitas kerja yang disediakan sudah memadai untuk mendukung pekerjaan Anda?
• Bagaimana penilaian Anda terhadap gaji serta benefit yang diberikan perusahaan?

5. Saran dan evaluasi perusahaan

Di bagian akhir, karyawan diberikan ruang untuk memberikan masukan terbuka yang dapat menjadi bahan perbaikan perusahaan ke depan.

• Apa yang perlu diperbaiki perusahaan agar karyawan dapat bertahan lebih lama?
• Apa yang bisa ditingkatkan untuk mendukung pengembangan karier karyawan?
• Apakah Anda akan merekomendasikan perusahaan ini kepada orang lain?

10 Contoh Form Exit Interview

Form exit interview dapat dibuat dalam berbagai format sesuai kebutuhan perusahaan, mulai dari yang sederhana hingga yang sudah berbasis digital.

Agar lebih mudah memahaminya, berikut adalah beberapa contoh format form exit interview karyawan yang bisa Anda jadikan referensi:

1. Contoh Form Exit Interview Sederhana

Format ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang membutuhkan form ringkas dengan fokus pada pertanyaan inti saja tanpa terlalu banyak detail tambahan. Biasanya diisi secara langsung oleh karyawan saat proses offboarding.

Contoh:

2. Contoh Form Exit Interview Excel

Format ini banyak digunakan oleh HR karena mudah diolah untuk rekap data dan analisis sederhana, terutama untuk tracking alasan resign karyawan.

Contoh:

3. Contoh Form Exit Interview Word Format

Versi ini cocok untuk perusahaan yang ingin fleksibilitas dalam mengedit isi form sebelum dicetak atau dibagikan ke karyawan secara manual.

Contoh:

4. Contoh Form Exit Interview PDF

Format PDF sering digunakan karena tampilannya lebih rapi, formal, dan tidak mudah berubah saat dibagikan antar divisi atau karyawan.

Contoh:

5. Contoh Exit Interview Google Form

Banyak perusahaan modern menggunakan format ini karena lebih praktis, bisa diisi secara online, dan hasilnya langsung tersimpan otomatis.

Contoh:

6. Contoh Form Exit Interview Bahasa Inggris

Format ini biasanya digunakan oleh perusahaan multinasional atau perusahaan yang memiliki standar HR global, sehingga seluruh pertanyaan disusun dalam bahasa Inggris untuk menjaga konsistensi komunikasi.

Contoh:

7. Contoh Form Exit Interview Bahasa Indonesia

Form ini menggunakan bahasa yang lebih sederhana dan mudah dipahami oleh seluruh karyawan tanpa istilah teknis yang rumit.

Contoh:

8. Contoh Form Exit Interview dengan Pilihan Ganda

Format ini lebih terstruktur dan cepat diisi karena sebagian besar jawaban sudah disediakan dalam bentuk opsi pilihan.

Contoh:

9. Contoh Form Exit Interview Online

Format ini digunakan untuk memudahkan proses pengisian exit interview secara digital tanpa perlu dokumen fisik, sehingga lebih cepat dan praktis untuk dikelola oleh HR.

Contoh:

10. Contoh Jawaban Form Exit Interview

Selain format form, bagian ini menunjukkan bagaimana jawaban karyawan biasanya ditulis agar HR bisa memahami pola respon secara nyata.

Contoh:

Download Form Exit Interview Gratis!

Menyusun form exit interview dari awal sering kali cukup memakan waktu bagi tim HR, terutama jika harus menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan.

Karena itu, penggunaan template siap pakai bisa menjadi solusi yang lebih praktis dan efisien untuk mempercepat prosesnya.

Template ini sudah dirancang dengan struktur yang mencakup komponen penting dalam exit interview, sehingga Anda tidak perlu membuat format dari nol dan cukup menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan.

Selain itu, template ini tersedia dalam beberapa format seperti Excel, Word, dan PDF, sehingga mudah digunakan dan disesuaikan dengan alur kerja tim HR Anda.

Silakan isi form di bawah ini untuk mendapatkan form exit interview gratis yang bisa langsung Anda gunakan dan edit sesuai kebutuhan perusahaan.

Peran HRIS dalam Mengelola Exit Interview

Dalam pengelolaan SDM modern, HRIS (Human Resource Information System) membantu perusahaan membuat proses exit interview menjadi lebih terstruktur, efisien, dan berbasis data. Berikut beberapa peran utamanya dalam praktik HR:

• Otomatisasi pengisian form: HRIS memungkinkan form exit interview diisi secara digital tanpa proses manual.
• Penyimpanan data terpusat: Semua hasil exit interview tersimpan rapi dalam sistem aplikasi database karyawan.
• Analisis data lebih cepat: HR dapat dengan mudah membaca pola alasan resign dari data yang terkumpul.
• Integrasi sistem HR: Data exit interview dapat terhubung dengan aplikasi absensi karyawan dan payroll untuk proses offboarding.
• Self service karyawan: Karyawan dapat mengisi form secara mandiri melalui aplikasi employee self service.
• Efisiensi kerja HR: Proses rekap data menjadi lebih cepat karena tidak lagi dilakukan secara manual.
• Keputusan berbasis data: HR dapat mengambil keputusan strategis berdasarkan insight yang lebih akurat.
• Monitoring turnover: Perusahaan dapat memantau tren keluar masuk karyawan secara lebih sistematis.
• Dukungan rekrutmen ulang: Data exit interview dapat membantu perbaikan strategi di aplikasi rekrutmen karyawan.

Kelola Onboarding & Offboarding Lebih Praktis Sekarang lewat KantorKu HRIS!

Mengelola form exit interview sebagai bagian dari proses offboarding sering kali tidak berdiri sendiri. HR juga harus memastikan proses lain seperti administrasi karyawan, pengelolaan data, hingga integrasi sistem berjalan dengan rapi dan tanpa kesalahan.

Jika dilakukan secara manual, proses ini bisa memakan waktu dan berisiko tidak konsisten, terutama ketika data karyawan tersebar di banyak file atau divisi.

Dengan KantorKu HRIS, seluruh proses onboarding hingga offboarding dapat dikelola dalam satu sistem yang lebih terpusat, otomatis, dan mudah dipantau. Termasuk pengelolaan data karyawan, aplikasi absensi karyawan, hingga integrasi dengan payroll dan evaluasi SDM.

Beberapa keunggulan yang bisa Anda dapatkan antara lain:

• Pengelolaan data karyawan yang lebih terpusat dan rapi dalam satu sistem
• Proses offboarding dan exit interview yang lebih terstruktur dan mudah dipantau
• Integrasi dengan aplikasi database karyawan untuk memastikan data selalu update
• Pengurangan proses manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan
• Transparansi status proses karyawan dari onboarding hingga resign

Saatnya beralih dari proses manual yang kompleks ke sistem yang lebih modern dan efisien. Dengan KantorKu HRIS, Anda dapat menyederhanakan pengelolaan SDM sekaligus meningkatkan efektivitas kerja tim HR secara keseluruhan.

Coba book demo gratis KantorKu HRIS sekarang juga!

[coba demo gratis]