Form Interview Karyawan Baru: Arti, Struktur, & 2 Contoh Templatenya!

Form interview karyawan baru dalam proses rekrutmen merupakan tahap krusial yang menentukan apakah seorang kandidat layak bergabung dengan tim Anda. 

Oleh karena itu, dibutuhkan alat bantu yang terstruktur untuk mencatat, mengevaluasi, dan membandingkan hasil wawancara secara adil dan objektif.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai pengertian form interview, strukturnya, format yang umum digunakan seperti form interview karyawan baru word hingga form penilaian interview calon karyawan excel, serta cara membuat dan mengelolanya secara efisien.

Apa Itu Form Interview Karyawan Baru?

Form interview karyawan baru adalah dokumen terstruktur yang dirancang untuk mendokumentasikan jalannya wawancara sekaligus mengevaluasi kandidat secara sistematis. 

Di dalamnya, biasanya terdapat informasi personal kandidat, daftar pertanyaan, kolom penilaian kuantitatif, serta ruang khusus untuk catatan observasi interviewer. 

Formulir ini dirancang untuk mendukung proses seleksi yang adil dan berbasis data, di mana setiap kandidat dinilai berdasarkan parameter yang konsisten.

Seperti yang dijelaskan oleh AIHR, form interview yang baik dapat membantu interviewer tetap fokus pada kompetensi yang relevan dan menghindari pengambilan keputusan berdasarkan bias atau asumsi pribadi. 

Dengan begitu, tim HR dan user dapat mendiskusikan hasil wawancara secara lebih objektif dan terarah.

Manfaat Menggunakan Form Interview

Form interview karyawan baru memang sangat berperan penting dalam menciptakan proses rekrutmen yang lebih objektif, efisien, dan profesional. 

Selain memudahkan interviewer dalam mencatat hasil evaluasi, formulir ini juga memiliki dampak langsung terhadap kualitas dan keadilan seleksi. 

Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:

1. Mengurangi Bias, Meningkatkan Objektivitas

Salah satu keunggulan utama dari penggunaan form interview adalah kemampuannya dalam menekan potensi bias personal. 

Dengan memberikan kerangka penilaian yang sama kepada seluruh kandidat, pewawancara dapat fokus pada kualitas jawaban dan kompetensi yang ditampilkan, bukan pada kesan subjektif. 

Menurut Cangrade, wawancara terstruktur secara signifikan mengurangi bias dan mendorong penilaian yang berbasis data objektif.

2. Konsistensi dan Efisiensi dalam Penilaian

Penggunaan form interview karyawan baru kerja yang terstandarisasi memastikan semua kandidat menerima pertanyaan yang sama, dalam urutan dan konteks yang seragam. 

Hal ini sangat membantu tim rekrutmen dalam melakukan perbandingan hasil secara adil dan sistematis. 

Seperti yang dijelaskan Lever, pendekatan terstruktur memungkinkan pengambilan keputusan perekrutan yang lebih cerdas dan konsisten, sehingga menguntungkan baik perusahaan maupun kandidat yang terpilih.

3. Mempermudah Perbandingan dan Dokumentasi Kandidat

Formulir wawancara memudahkan proses dokumentasi karena setiap respons kandidat tercatat secara langsung berdasarkan indikator yang telah ditentukan. 

Ketika memasuki tahap diskusi atau keputusan akhir, data ini dapat diakses kembali sebagai referensi bersama antar interviewer. 

4. Meningkatkan Persepsi Kandidat terhadap Profesionalitas Proses

Wawancara yang berlangsung dengan alur pertanyaan yang jelas dan seragam menciptakan pengalaman yang lebih positif bagi kandidat. Mereka merasa diperlakukan secara adil, tanpa diskriminasi berdasarkan siapa pewawancaranya. 

Lebih dari itu, kandidat juga merasa lebih dihargai ketika proses seleksi berjalan dengan struktur yang konsisten, menciptakan kesan bahwa perusahaan memiliki sistem rekrutmen yang transparan dan profesional.

5. Menghemat Waktu dan Mempercepat Proses

Dengan menggunakan form interview karyawan baru online atau versi digital lainnya, kini tim HR tidak perlu lagi menyusun pertanyaan ulang atau membuat penilaian secara ad hoc saat wawancara berlangsung. 

Semua pertanyaan dan kriteria evaluasi telah tersedia, sehingga pewawancara tinggal fokus pada pelaksanaan dan pencatatan. 

Struktur Form Interview yang Ideal

Kemudian, agar proses wawancara berjalan efektif dan hasil evaluasi dapat digunakan secara akurat, maka form interview karyawan baru sebaiknya disusun dengan struktur yang sistematis dan logis. 

Sebab, setiap bagian dalam formulir memiliki peran penting dalam mendokumentasikan proses seleksi secara menyeluruh. 

Berikut adalah struktur ideal yang dapat Anda terapkan:

1. Data Kandidat

Bagian awal form berisi informasi dasar kandidat, seperti nama lengkap, posisi yang dilamar, nomor kontak, alamat email, serta tanggal dan waktu wawancara. 

Meskipun terlihat administratif, bagian ini sangat penting untuk memastikan data kandidat terdokumentasi secara akurat, terutama saat perusahaan menangani banyak pelamar dalam waktu bersamaan. 

Informasi ini juga berfungsi sebagai identifikasi awal untuk memudahkan proses pelacakan dan arsip digital, baik dalam form interview karyawan baru Word maupun versi PDF.

2. Pembukaan: Tujuan dan Agenda Wawancara

Sebelum masuk ke sesi tanya jawab, form yang baik mencantumkan penjelasan singkat mengenai tujuan wawancara dan alur proses yang akan dilalui kandidat. 

Misalnya: apakah wawancara difokuskan pada keterampilan teknis, nilai budaya, atau keduanya. Elemen ini berguna tidak hanya bagi kandidat, tetapi juga bagi interviewer agar tetap konsisten menjalankan sesi sesuai tujuan awal. 

Penyusunan bagian ini juga membantu menciptakan kesan profesional dan transparan terhadap proses rekrutmen perusahaan Anda.

3. Daftar Pertanyaan Terstruktur

Komponen inti dalam form interview karyawan baru kerja adalah daftar pertanyaan yang telah dirancang sesuai kebutuhan posisi. Pertanyaan ini sebaiknya disusun secara sistematis, mencakup aspek teknis dan non-teknis seperti kemampuan komunikasi, adaptabilitas, dan inisiatif.

Keberadaan daftar pertanyaan yang terstruktur dapat membantu Anda untuk menjaga konsistensi antar sesi wawancara serta meminimalkan pengaruh bias personal interviewer. 

4. Pengelompokan Pertanyaan Berdasarkan Kompetensi

Kemudian agar wawancara berjalan terarah, maka ada baiknya sebuah pertanyaan diklasifikasikan ke dalam beberapa kategori utama, seperti: keterampilan teknis, pemecahan masalah, kolaborasi tim, dan kecocokan budaya kerja. 

Pengelompokan ini dapat membantu interviewer tetap fokus, sekaligus mempermudah evaluasi berdasarkan kompetensi spesifik yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. 

5. Kolom Penilaian dan Catatan Interviewer

Form ideal sejatinya harus menyediakan ruang khusus untuk mencatat penilaian kuantitatif, misalnya melalui skala angka atau kualitatif seperti catatan observasi. 

Kolom skor ini membantu interviewer memberi nilai objektif pada setiap aspek yang dinilai, sedangkan kolom catatan digunakan untuk menuliskan insight atau kesan khusus terhadap kandidat. 

Data ini menjadi sangat penting dalam proses diskusi akhir dan perbandingan antar kandidat, apalagi bila proses rekrutmen dilakukan oleh lebih dari satu pewawancara.

6. Penutup dan Rekomendasi Akhir

Di bagian akhir, form sebaiknya mencantumkan ruang khusus untuk merangkum hasil wawancara secara keseluruhan. Misalnya: kesimpulan dari performa kandidat, potensi untuk posisi yang lebih tinggi, atau rekomendasi untuk tahapan seleksi berikutnya. 

Bagian ini menjadi referensi utama dalam pengambilan keputusan, terutama saat perusahaan harus memilih dari beberapa kandidat yang memiliki nilai hampir setara. 

Jika menggunakan form interview karyawan baru online, bagian ini bisa terhubung langsung dengan sistem tracking HRIS Anda.

Contoh Pertanyaan yang Bisa Dimuat dalam Form Interview

Untuk membantu Anda merancang form wawancara yang efektif, berikut daftar contoh pertanyaan yang dikelompokkan berdasarkan jenis dan tujuan evaluasinya:

1. Pertanyaan Situasional

Pertanyaan ini bertujuan mengevaluasi bagaimana kandidat akan merespons situasi kerja nyata yang belum tentu pernah mereka alami sebelumnya. Fokusnya pada pola pikir dan pendekatan penyelesaian masalah.

• “Bagaimana Anda akan menangani konflik antar anggota tim?”
• “Apa yang Anda lakukan jika manajer meminta tugas yang belum pernah Anda kerjakan sebelumnya?”
• “Jika Anda melakukan kesalahan kecil yang tidak diketahui orang lain, bagaimana Anda menyikapinya?”

2. Pertanyaan tentang Perilaku dan Kebiasaan

Dirancang untuk menggali pengalaman masa lalu kandidat sebagai indikator perilaku di masa mendatang. Biasanya diawali dengan “Ceritakan saat…” atau “Pernahkah Anda…”.

• “Ceritakan saat Anda menghadapi tantangan besar dan bagaimana cara Anda menyelesaikannya.”
• “Deskripsikan pengalaman Anda mengatasi masalah sulit secara mandiri.”
• “Pernahkah Anda mengalami konflik dengan rekan kerja? Bagaimana Anda menyelesaikannya?”

3. Pertanyaan Keterampilan Teknis/Spesifik

Pada form interview karyawan baru, jenis pertanyaan ini digunakan untuk mengevaluasi kemampuan teknis yang dibutuhkan dalam pekerjaan. 

Ideal untuk posisi yang menuntut keahlian khusus seperti IT, akuntansi, teknik, atau desain.

• “Apa bahasa pemrograman yang paling Anda kuasai? Kenapa?”
• “Jelaskan perbedaan antara array dan linked list.”
• “Bagaimana pendekatan Anda saat melakukan debugging?”
• “Apa strategi Anda agar sistem tetap scalable saat traffic meningkat?”

4. Pertanyaan Pengetahuan Pekerjaan (Job Knowledge)

Form interview karyawan baru biasanya akan menilai sejauh mana pemahaman kandidat terhadap fungsi pekerjaan yang dilamar, serta kemampuan manajerial atau organisasi bila relevan.

• “Langkah awal apa yang Anda ambil saat memulai proyek baru?”
• “Bagaimana Anda mengelola banyak proyek dalam waktu bersamaan?”

5. Pertanyaan Kecocokan Budaya dan Motivasi

Dalam jenis pertanyaan ini, fokusnya adalah tentang sejauh mana nilai pribadi kandidat selaras dengan budaya kerja perusahaan, serta dorongan internal yang memotivasi mereka.

• “Apa alasan utama Anda ingin bekerja di perusahaan ini?”
• “Nilai kerja apa yang paling penting bagi Anda?”
• “Deskripsikan lingkungan kerja yang menurut Anda paling ideal.”

6. Pertanyaan Interpersonal & Kerja Tim

Mengevaluasi kemampuan komunikasi, kolaborasi, dan adaptasi kandidat dalam tim yang beragam, maka hal ini penting ditanyakan terutama untuk posisi yang membutuhkan banyak interaksi lintas fungsi.

• “Pernahkah Anda bekerja dengan rekan yang karakternya sangat berbeda? Bagaimana menghadapinya?”
• “Apakah Anda lebih suka bekerja secara mandiri atau berkolaborasi dalam tim? Jelaskan.”
• “Ceritakan pengalaman Anda dalam mendukung rekan kerja mencapai tujuan bersama.”

Template Form Interview Karyawan Baru Siap Pakai (Downloadable)

Untuk memudahkan proses seleksi, berikut beberapa contoh form interview karyawan baru yang bisa langsung Anda gunakan atau sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan:

1. Contoh 1: Form Interview Karyawan Baru Versi Umum

Form interview karyawan baru versi umum ini digunakan untuk berbagai posisi dan level pengalaman, baik teknikal maupun non-teknikal.

2. Contoh 2: Form Interview Karyawan Baru Fresh Graduate

Form interview karyawan baru fresh graduate ini dirancang khusus untuk kandidat tanpa pengalaman kerja, dengan fokus pada potensi, motivasi, dan kemampuan belajar.

Tips Menggunakan Form Interview agar Maksimal

Setelah mengetahui contohnya, agar form interview bisa berfungsi maksimal sebagai alat seleksi, maka selanjutnya  Anda bisa menggunakannya secara strategis dan terstruktur. 

Berikut panduan lengkap berdasarkan praktik terbaik untuk berbagai rekrutmen:

1. Selaraskan Isi Form dengan Profil Pekerjaan

Form interview yang baik harus dirancang sesuai dengan kebutuhan spesifik posisi yang dilamar. 

Misalnya, jika lowongan untuk posisi marketing, maka form harus menekankan aspek komunikasi, analisis pasar, dan kreativitas. 

Sebaliknya, form untuk posisi teknis seperti software engineer perlu fokus pada logika, problem-solving, dan pemahaman teknologi.

2. Gunakan Pertanyaan yang Terstandar

Agar penilaian antar kandidat adil dan konsisten, semua kandidat sebaiknya diberikan pertanyaan yang sama. Ini adalah prinsip utama dalam structured interview dan terbukti mengurangi bias personal. 

Standarisasi juga membuat hasil wawancara lebih mudah dibandingkan karena parameter penilaiannya seragam.

3. Tambahkan Skala Penilaian dan Kolom Catatan

Setiap aspek yang dinilai dalam form sebaiknya disertai skala numerik, misalnya 1–5 atau 1–10, agar hasil lebih mudah dikompilasi. 

Di samping itu, sediakan juga ruang catatan bebas agar pewawancara dapat mencatat observasi penting, komentar khusus, atau kesan pribadi yang tidak dapat diwakili oleh angka.

4. Melatih Pewawancara Sebelum Menggunakan Form

Sebelum digunakan, pewawancara perlu dibekali pemahaman tentang struktur form dan cara menilainya. 

Training yang singkat sangat berguna untuk menyeragamkan interpretasi terhadap skor dan instruksi form, sehingga proses penilaian jadi lebih kredibel dan hasilnya valid secara internal.

5. Evaluasi dan Perbarui Form Secara Berkala

Form interview bukanlah dokumen statis. Agar tetap efektif, evaluasi rutin harus dilakukan, baik berdasarkan tren rekrutmen terbaru maupun feedback dari pewawancara. 

Perusahaan sebaiknya memiliki sesi khusus untuk mengaudit efektivitas form dan memperbaiki poin-poin yang kurang tepat sasaran.

Jika dibutuhkan, saya bisa bantu lengkapi sisanya atau siapkan versi desain dokumennya juga.

Baca Juga: 11 Cara Interview Calon Karyawan serta Contoh Pertanyaanya

Ingin Proses Rekrutmen dan Manajemen Karyawan Lebih Terintegrasi? HRIS KantorKu Bisa Lakukan itu Semua!

Dengan Aplikasi HRIS KantorKu, Anda bisa mengelola seluruh proses HR dari awal hingga akhir mulai dari pendataan rekrutmen database karyawan, onboarding, hingga manajemen absensi, semua dalam satu platform secara real-time dan terintegrasi.

Didukung dengan fitur otomatisasi dan dashboard yang informatif, HRIS KantorKu membantu tim HR Anda bekerja lebih cepat, lebih akurat, dan lebih strategis.

Yuk gunakan HRIS KantorKu sekarang untuk proses rekrutmen dan pengelolaan SDM yang profesional, rapi, dan bebas kendala!

[button demo gratis]

Sumber: 

O’Donnell, K. 6 Benefits of A Structured Interview Process. Cangrade.

Team Lever. (2021). What Are Structured Interviews (and Why UseThem)? Lever.

von Moltke, N. Interview Evaluation Form Template & Guide [Free Download]. AIHR.

HRIS (Human Resource Information System) adalah