5 Contoh Form Reimbursement, Format Word hingga PDF [+ Gratis Template]

Form reimbursement menjadi salah satu dokumen penting dalam operasional perusahaan, terutama dalam pengelolaan keuangan internal yang melibatkan pengeluaran pribadi karyawan. 

Dalam praktiknya, pengajuan reimbursement mengharuskan karyawan untuk mengisi formulir pengajuan yang lengkap dan valid. Beberapa perusahaan menyediakan form reimbursement excel agar mudah diisi dan disimpan secara digital, sementara lainnya menyediakan form reimbursement pdf untuk pengajuan manual. 

Oleh karena itu, memahami struktur, jenis, dan contoh form reimbursement perusahaan merupakan langkah awal dalam menciptakan sistem keuangan yang transparan dan efisien.

Apa Itu Form Reimbursement?

Form reimbursement adalah dokumen resmi yang digunakan karyawan untuk mengajukan klaim penggantian biaya kepada perusahaan. 

Situs keuangan ternama Investopedia juga menegaskan bahwa expense reimbursement adalah bentuk kompensasi yang diberikan perusahaan untuk menutup pengeluaran pribadi karyawan, seperti biaya perjalanan dinas, akomodasi, konsumsi, atau bahkan pelatihan profesional.

Artinya, jika seorang karyawan membayar terlebih dahulu suatu biaya yang sebenarnya menjadi tanggung jawab perusahaan, maka ia berhak mengajukan pengembalian dana melalui mekanisme reimbursement.

Proses ini menjadi penting karena menjaga kepercayaan antara perusahaan dan karyawan sekaligus memastikan arus kas tetap terorganisir dan terdokumentasi dengan baik.

Kenapa Form Reimbursement Penting untuk Perusahaan?

Form reimbursement memainkan peran strategis dalam menjaga akurasi pencatatan keuangan, meningkatkan kepercayaan karyawan, serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan fiskal dan hukum yang berlaku.

Selama pengajuan dilakukan melalui prosedur yang terdokumentasi, seperti menggunakan form reimbursement formulir klaim, penggantian ini dapat dikecualikan dari pajak penghasilan.

Berikut adalah beberapa alasan kenapa form reimbursement penting untuk perusahaan:

1. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas Keuangan

Salah satu alasan utama pentingnya form reimbursement adalah untuk memastikan bahwa setiap pengeluaran tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan. 

Dengan menggunakan format seperti form reimbursement excel atau form reimbursement pdf, perusahaan memiliki jejak dokumentasi yang jelas terkait jenis biaya, tanggal, dan bukti pendukung. 

Hal ini memudahkan proses audit internal, serta menjadi referensi saat menyusun laporan keuangan tahunan.

2. Meningkatkan Kepuasan dan Kepercayaan Karyawan

Kemudian, karyawan juga akan merasa lebih dihargai ketika proses reimbursement mereka dapat berjalan lancar dan sistematis.

PeopleKeep mencatat bahwa kebijakan reimbursement yang jelas dapat meningkatkan loyalitas dan kenyamanan kerja karena menghilangkan beban biaya pribadi untuk urusan pekerjaan. 

Misalnya, dengan menyediakan form reimbursement perjalanan dinas yang mudah diisi dan cepat diproses, perusahaan menunjukkan kepedulian terhadap kesejahteraan karyawan.

3. Mengurangi Risiko Kesalahan dan Kecurangan

Dengan format dan alur klaim yang baku, risiko kesalahan input, klaim ganda, hingga potensi penipuan dapat diminimalkan. 

Tipalti juga menekankan bahwa perusahaan yang memiliki kebijakan reimbursement yang terdokumentasi dengan baik lebih mampu mengendalikan anggaran dan menghindari pelanggaran. 

Apalagi jika form disesuaikan dengan template digital yang otomatis membantu pengawasan dan konsistensi data.

Informasi yang Wajib Ada di Form Reimbursement

Berikut adalah informasi yang wajib ada di form reimbursement, sehingga bisa coba Anda terapkan langsung ke dalam perusahaan:

1. Data Pribadi Pemohon

Informasi dasar seperti nama lengkap, divisi atau departemen, jabatan, nomor kontak, dan alamat email wajib dicantumkan. 

Tujuannya adalah untuk memastikan setiap klaim dapat diidentifikasi dengan mudah dan diproses tanpa hambatan. 

2. Detail Pengeluaran atau Biaya

Setiap pengeluaran harus dirinci secara jelas, yaitu mencakup nama item atau jasa, deskripsi singkat, jumlah biaya per item, total biaya, serta metode pembayaran yang digunakan.

Menurut Adobe Acrobat Business Hub, transparansi pengeluaran sangat penting untuk menghindari kesalahan klaim dan mendukung kepatuhan terhadap kebijakan keuangan perusahaan.

3. Tanggal Transaksi

Selanjutnya, form reimbursement juga harus mencantumkan tanggal pembelian atau penggunaan layanan untuk memverifikasi bahwa transaksi berada dalam periode pengajuan yang diizinkan. 

4. Tujuan Pembayaran

Kemudian, sertakan juga alasan atau tujuan pengeluaran, apakah untuk kebutuhan operasional, perjalanan bisnis, atau keperluan lainnya. 

Penjelasan singkat ini akan membantu memastikan bahwa pengeluaran tersebut sesuai dengan kebijakan internal. 

5. Lampiran Bukti Pembayaran

Tanpa bukti yang sah, pengajuan reimbursement tentu akan sulit diproses. Oleh karena itu, setiap siapapun yang mengajukan reimbursement wajib menyertakan scan atau salinan struk, invoice, maupun tanda terima. 

Panduan dari UNSMIS (United Nations Staff Mutual Insurance Society) menunjukkan pentingnya lampiran dokumen asli sebagai verifikasi klaim.

6. Tanda Tangan dan Tanggal Pengajuan

Untuk keperluan legalitas dan validasi internal, formulir Anda juga harus disertai tanda tangan pemohon (fisik atau digital) serta tanggal saat pengajuan dilakukan.

7. Otorisasi dan Persetujuan

Biasanya terdapat bagian yang harus diisi oleh pihak berwenang seperti atasan langsung atau manajer keuangan. Informasi yang dicantumkan meliputi nama, jabatan, tanda tangan, dan tanggal persetujuan.

8. Kolom Komentar Tambahan

Beberapa formulir menyediakan ruang khusus untuk catatan tambahan dari pemohon maupun pihak yang menyetujui, untuk menjelaskan hal-hal yang mungkin belum tercakup dalam kolom utama. 

Jika Anda sedang merancang sistem reimbursement karyawan yang efektif, maka penting untuk memastikan semua elemen di atas sudah tersedia dalam form agar proses pengajuan lebih cepat, akurat, dan sesuai standar internasional.

Contoh Form Reimbursement 

Untuk lebih jelasnya lagi, silakan perhatikan beberapa contoh form reimbursement di bawah ini yang bisa Anda jadikan acuan sebelum membuatnya di kemudian hari:

1. Contoh Form Reimbursement Sederhana

Form reimbursement sederhana adalah versi paling dasar dari formulir klaim penggantian biaya yang berisi elemen utama seperti data karyawan, rincian pengeluaran, dan total biaya yang diminta. 

Format ini cocok digunakan oleh UKM atau perusahaan yang belum memiliki sistem pengelolaan reimbursement digital, karena mudah dicetak dan diisi secara manual.

2. Contoh Form Reimbursement Perjalanan Dinas

Form reimbursement ini dirancang khusus untuk keperluan perjalanan dinas karyawan, mencakup detail seperti tanggal keberangkatan, tujuan dinas, jenis biaya (tiket, penginapan, konsumsi), hingga total yang akan diganti. 

Format ini sangat penting untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam pelaporan pengeluaran selama tugas luar kantor.

3. Contoh Form Reimbursement Excel

Form reimbursement Excel biasanya digunakan untuk pengolahan data secara otomatis, seperti perhitungan total biaya atau validasi input. 

File ini memungkinkan pengguna untuk menambahkan baris pengeluaran, memanfaatkan rumus Excel, dan membuat rekap biaya lebih efisien. 

Cocok bagi tim finance atau HR yang ingin mengurangi kesalahan perhitungan manual.

4. Contoh Form Reimbursement Word

Form reimbursement Word memberikan fleksibilitas dari sisi desain dan isi. Format ini mudah disesuaikan dengan identitas perusahaan, bisa digunakan secara digital maupun dicetak, dan cocok untuk organisasi yang menginginkan tampilan profesional namun tetap simpel.

5. Contoh Form Reimbursement PDF

Form reimbursement PDF biasanya digunakan untuk distribusi dokumen yang tidak ingin diubah sembarangan. 

Format ini ideal untuk pengisian manual (baik cetak maupun digital dengan fitur isi otomatis), dan sering digunakan ketika form sudah difinalisasi dan disebarkan secara luas ke seluruh karyawan.

Prosedur Pengajuan Reimbursement yang Efisien

Setelah mengetahui apa saja contoh form reimbursement yang bisa digunakan sesuai kebutuhannya, maka hal selanjutnya yang wajib Anda ketahui adalah bagaimana prosedur pengajuannya.

Berikut beberapa langkah pengajuan reimbursement yang efisien dan bisa Anda jadikan acuan:

1. Pahami Terlebih Dahulu Kebijakan Reimbursement di Perusahaan

Langkah pertama yang harus dilakukan oleh karyawan sebelum mengajukan klaim adalah memahami kebijakan reimbursement internal perusahaan. 

Ini mencakup pemahaman terhadap jenis pengeluaran apa saja yang dapat diganti, dokumen pendukung yang diwajibkan, hingga tenggat waktu maksimal pengajuan. Dengan memahami aturan main sejak awal, Anda dapat menghindari penolakan klaim akibat kelalaian atau ketidaksesuaian prosedur.

2. Pastikan Bukti Pengeluaran Lengkap dan Valid

Dokumen seperti faktur, nota resmi, atau kwitansi pembayaran harus dikumpulkan dan dijaga dengan baik. 

Pastikan bukti-bukti tersebut jelas, terbaca, dan relevan dengan pengeluaran yang diklaim. Bukti pengeluaran yang tidak lengkap atau meragukan bisa menjadi alasan utama ditolaknya permohonan reimbursement, meskipun jumlahnya kecil.

3. Isi Formulir Reimbursement Secara Lengkap dan Akurat

Setelah dokumen siap, langkah selanjutnya adalah mengisi form reimbursement. Isian umumnya meliputi: data diri, rincian pengeluaran, tanggal transaksi, alasan pengeluaran, hingga kode atau jenis proyek yang relevan jika diperlukan. 

Penting untuk mengikuti format pengisian yang telah ditetapkan perusahaan, baik dalam bentuk cetak maupun sistem digital.

4. Serahkan Formulir Beserta Dokumen Pendukung ke Pihak Terkait

Formulir yang telah diisi lengkap dan dilampiri bukti pengeluaran harus diajukan ke pihak yang berwenang. 

Biasanya, proses ini diawali dengan persetujuan atasan langsung, sebelum diteruskan ke bagian keuangan atau administrasi. Proses ini akan memastikan bahwa setiap klaim telah melalui jalur validasi yang semestinya.

5. Pantau Proses Pengajuan dan Lakukan Tindak Lanjut Jika Diperlukan

Setelah dokumen diajukan, penting bagi karyawan untuk tidak hanya menunggu pasif. Lakukan pemantauan terhadap status pengajuan secara berkala. 

Jika terdapat kekurangan data atau butuh revisi, Anda bisa segera menindaklanjuti sehingga proses reimbursement tidak tertunda lebih lama.

6. Verifikasi Dokumen oleh Atasan dan Tim Keuangan

Setelah klaim masuk ke sistem, dokumen akan diperiksa kembali oleh pihak yang berwenang baik dari sisi manajerial maupun keuangan. 

Proses ini bertujuan untuk mengecek kesesuaian antara dokumen dengan kebijakan perusahaan dan memastikan setiap pengeluaran bersifat sah serta dapat dipertanggungjawabkan.

7. Proses Pembayaran Reimbursement Dilakukan

Jika pengajuan telah diverifikasi dan disetujui, pembayaran akan dilakukan sesuai dengan metode yang berlaku di perusahaan. 

Biasanya dilakukan via transfer bank langsung ke rekening karyawan atau melalui sistem penggantian kas kecil. Waktu pencairan tergantung dari kebijakan internal dan sistem keuangan yang digunakan.

8. Optimalkan Pengajuan dengan Bantuan Sistem Digital

Apabila perusahaan menyediakan platform digital atau software HRIS KantorKu dengan fitur reimbursement, manfaatkan teknologi tersebut semaksimal mungkin. 

Sistem ini mempermudah pengisian formulir, mengunggah dokumen pendukung, hingga memantau status klaim secara real-time. Proses pun menjadi lebih cepat, transparan, dan minim kesalahan manual.

Kelola Reimbursement Karyawan Secara Otomatis dengan HRIS Kantorku

Masih memproses reimbursement karyawan secara manual dan memakan waktu? Kini sudah saatnya Anda beralih ke sistem yang lebih praktis dan efisien. 

Dengan fitur reimbursement KantorKu, seluruh proses pengajuan, verifikasi, hingga pembayaran bisa dilakukan secara otomatis dan terintegrasi. 

Karyawan dapat mengajukan klaim secara mandiri melalui Employee Self Service (ESS), melampirkan bukti transaksi, dan memantau status pengajuan secara real-time.

Tak hanya mempercepat proses, sistem ini juga membantu HR dan Finance memastikan transparansi dan akurasi dalam pencatatan pengeluaran perusahaan.

Yuk Mulai Kelola Reimbursement Karyawan Anda
bersama HRIS KantorKu!

Sumber:

Adobe. What Is a Reimbursement Form?

Blaney, B. (2025). Expense Reimbursement Guide: Overview and FAQs. Tipalti.

Charaba, C. (2024). Types of Employee Reimbursements. PeopleKeep.

Tuovila, A. (2021). What Is a Reimbursement, and How Does It Work (With Example)? Investopedia.

United Nations Staff Mutual Insurance Society. How to Present a Claim for Reimbursement. United Nations Office at Geneva.