Apa Itu Gaji? Arti, Perhitungan, & Komponennya (Gross & THP)

Mengelola operasional bisnis tentu tidak lepas dari urusan gaji, yang sering kali menjadi detak jantung bagi kebahagiaan karyawan sekaligus kesehatan finansial perusahaan Anda.

Secara mendasar, gaji adalah hak yang wajib diterima oleh setiap pekerja atas jasa yang telah diberikan, sekaligus menjadi kewajiban mutlak bagi pemberi kerja.

Ketetapan ini tidak hanya didasarkan pada kesepakatan internal, tetapi juga diatur secara ketat dalam regulasi nasional seperti UU Ketenagakerjaan yang kini telah diperbarui melalui UU Cipta Kerja dan aturan turunannya.

Menurut ECA International dalam Salary Trends Report 2025–26, pertumbuhan gaji riil global meningkat kembali setelah kontraksi pada 2023.

Pada 2025, gaji riil tumbuh sekitar 1,7% secara median, dengan Asia Pasifik memimpin pertumbuhan upah. Sementara itu, Inggris mencatat peningkatan yang relatif rendah dibanding negara Eropa lainnya.

Pada tahun 2026, pemerintah Indonesia juga kembali menyesuaikan Upah Minimum Provinsi (UMP) sebagai bentuk respons terhadap dinamika ekonomi, inflasi, dan kebutuhan hidup layak pekerja. UMP Jakarta, Jawa Barat, hingga Papua sudah disesuaikan oleh gubernur masing-masing wilayah.

Ketika Anda mampu mengelola gaji dengan transparan dan tepat waktu, secara tidak langsung Anda sedang membangun fondasi budaya kerja yang kuat. Sebaliknya, kesalahan dalam penghitungan atau keterlambatan pembayaran dapat memicu sanksi administratif hingga penurunan performa kerja secara signifikan.

Lantas, apa itu gaji? Apa saja komponen gaji di dalamnya? Yuk, simak penjelasannya di bawah ini!

Apa Itu Gaji?

Gaji adalah bentuk imbalan finansial yang dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawan secara rutin dalam jangka waktu tertentu, biasanya bulanan.

Secara hukum di Indonesia, merujuk pada PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, gaji didefinisikan sebagai hak pekerja yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja.

Dalam hal ini, pengelolaan gaji yang baik mencakup beberapa hal:

• Bentuk Penghargaan: Mengakui kontribusi nyata yang diberikan karyawan terhadap pencapaian target perusahaan.
• Motivasi Kerja: Menjadi stimulus utama agar karyawan tetap bersemangat dalam menjalankan tanggung jawabnya.
• Retensi Bakat: Memastikan talenta terbaik Anda tidak beralih ke kompetitor karena penawaran kompensasi yang lebih kompetitif.
• Kepatuhan Hukum: Menghindari risiko tuntutan hukum atau denda dari otoritas ketenagakerjaan.

Perbedaan Gaji dan Upah

Meskipun sering digunakan secara bergantian dalam percakapan sehari-hari, Anda harus memahami bahwa terdapat perbedaan mendasar antara gaji dan upah dalam perspektif administrasi HR.

Berikut adalah perbedaan gaji dan upah:

1. Status Kepegawaian dan Jabatan

Aspek pertama yang membedakan keduanya adalah dasar ikatan kerja antara Anda sebagai pemberi kerja dengan pihak yang menerima pembayaran.

a. Gaji

Biasanya diberikan kepada karyawan tetap atau mereka yang memiliki jabatan manajerial dan staf administrasi dengan kontrak kerja jangka panjang.

• Diterima oleh karyawan dengan status full-time.
• Melekat pada jabatan atau posisi tertentu di struktur organisasi.

b. Upah

Umumnya dialokasikan untuk pekerja lepas (freelance), pekerja harian, atau pekerja musiman yang tidak terikat kontrak permanen.

• Diberikan kepada tenaga kerja terampil atau kasar berdasarkan proyek.
• Seringkali tidak memiliki jenjang karier formal di dalam perusahaan.

2. Frekuensi Pembayaran

Perbedaan selanjutnya terletak pada konsistensi waktu kapan dana tersebut ditransfer ke rekening penerima.

a. Gaji

Memiliki jadwal pembayaran yang tetap dan konsisten, biasanya dilakukan sekali dalam sebulan pada tanggal yang sudah disepakati.

• Pembayaran bulanan rutin (misal: setiap tanggal 25 atau tanggal 1).
• Jumlahnya cenderung stabil setiap bulannya.

b. Upah

Dibayarkan dengan periode yang lebih fleksibel tergantung pada penyelesaian tugas atau jam kerja yang dilakukan.

• Bisa dibayarkan secara harian, mingguan, atau borongan.
• Pembayaran dilakukan segera setelah tugas selesai dilakukan.

3. Komponen Tunjangan

Anda juga bisa melihat perbedaannya dari paket pelengkap yang menyertai pendapatan pokok yang diterima oleh seseorang.

a. Gaji

Seringkali disertai dengan berbagai fasilitas tambahan atau tunjangan tetap seperti asuransi kesehatan hingga bonus tahunan.

• Mencakup paket kompensasi yang lebih komprehensif.
• Adanya jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan) yang lebih tertata.

b. Upah

Biasanya bersifat murni hasil kerja tanpa tambahan tunjangan yang kompleks sebagaimana karyawan tetap.

• Fokus pada pembayaran nilai jasa yang diselesaikan.
• Jarang mencakup fasilitas asuransi atau tunjangan keluarga dari perusahaan.

4. Sifat dan Kontinuitas Pekerjaan

Lama atau tidaknya sebuah pekerjaan dilakukan juga menentukan apakah imbalan tersebut dikategorikan sebagai gaji atau upah.

a. Gaji

Diberikan untuk pekerjaan yang sifatnya berkelanjutan demi keberlangsungan operasional kantor sehari-hari.

• Tugas bersifat administratif, manajerial, atau teknis rutin.
• Menuntut kehadiran fisik atau daring sesuai jam kerja kantor yang tetap.

b. Upah

Berorientasi pada hasil akhir atau output tertentu yang mungkin hanya dibutuhkan perusahaan pada waktu-waktu tertentu saja.

• Pekerjaan bisa berhenti setelah proyek atau target tertentu tercapai.
• Waktu kerja lebih fleksibel dan tidak selalu mengikuti jam operasional kantor.

5. Basis Perhitungan Nilai

Cara Anda menghitung nominal akhir yang harus dibayarkan memiliki rumus yang berbeda untuk kedua kategori ini.

a. Gaji

Perhitungannya didasarkan pada kesepakatan nominal per bulan yang tertuang dalam surat perjanjian kerja.

• Nilai nominal sudah ditentukan di awal (misalnya Rp7.000.000/bulan).
• Tidak fluktuatif meskipun jumlah hari dalam bulan tersebut berbeda (misal: Februari vs Maret).

b. Upah

Dihitung berdasarkan satuan waktu (per jam/per hari) atau satuan hasil (per unit produk yang dihasilkan).

• Sangat bergantung pada seberapa banyak volume kerja yang diselesaikan.
• Total pendapatan bisa sangat bervariasi setiap periodenya.

Komponen dalam Gaji

Dalam menyusun struktur gaji karyawan, perusahaan tidak hanya menetapkan satu angka bulat, tetapi juga membaginya ke dalam beberapa komponen yang saling melengkapi dan disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.

Oleh karena itu, Anda wajib mengetahui beberapa komponen gaji di bawah ini agar proses penetapan gaji karyawan lebih akurat dan sesuai UU yang berlaku:

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah imbalan dasar yang dibayarkan kepada pekerja menurut tingkat atau jenis pekerjaan yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan.

Berdasarkan aturan, porsi gaji pokok minimal harus berjumlah 75% dari total gaji bersih yang diterima karyawan (termasuk tunjangan tetap).

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Bulanan, Harian, atau Per Jam

2. Tunjangan Tetap

Tunjangan tetap diberikan secara teratur kepada karyawan dan keluarganya, yang dibayarkan bersamaan dengan gaji utama tanpa dipengaruhi oleh kehadiran atau pencapaian target tertentu.

Berikut adalah contoh tunjangan tetap:

Baca Juga: 13 Jenis Tunjangan Karyawan, Contoh serta Aturan Perhitungan sesuai UU

3. Tunjangan Tidak Tetap

Berbeda dengan tunjangan tetap, komponen ini diberikan secara tidak rutin dan biasanya dipengaruhi oleh faktor tertentu, seperti jumlah kehadiran atau performa.

Contoh tunjangan tidak tetap:

4. Potongan Gaji

Selain menghitung komponen penerimaan, perusahaan juga perlu memperhatikan potongan gaji yang sah sesuai regulasi dan kebijakan internal.

Penggunaan sistem otomatis dalam perhitungan pajak dan iuran asuransi membantu meningkatkan akurasi serta meminimalkan risiko kesalahan dibandingkan perhitungan manual.

Berikut beberapa contoh potongan gaji yang dimaksud:

• Pajak Penghasilan (PPh 21).
• Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
• Potongan keterlambatan atau absen (jika ada kebijakan tersebut).

Baca Juga: Panduan Sistem Penggajian Karyawan untuk HR yang Efisien

Mengenal Istilah Gaji Kotor dan Gaji Bersih (Take Home Pay)

Dalam praktik penggajian, tidak sedikit karyawan yang merasa bingung ketika jumlah gaji yang tertulis di kontrak kerja berbeda dengan uang yang akhirnya diterima di rekening.

Perbedaan ini kerap menimbulkan salah paham, terutama jika belum memahami istilah gaji kotor dan gaji bersih (take home pay). Untuk itu, penting mengetahui perbedaan keduanya agar ekspektasi dan realisasi gaji tetap selaras.

Berikut adalah perbedaan antara gaji kotor dan gaji bersih:

1. Gaji Kotor (Gross Salary)

Gaji kotor adalah total keseluruhan imbalan yang diberikan perusahaan sebelum dikurangi potongan-potongan wajib. Angka inilah yang biasanya menjadi patokan saat negosiasi di awal perekrutan.

• Mencakup gaji pokok dan semua tunjangan.
• Belum dikurangi PPh 21 dan iuran BPJS.
• Menjadi dasar perhitungan nilai lembur atau pesangon.

2. Gaji Bersih (Take Home Pay)

Gaji bersih atau Take Home Pay (THP) adalah nominal akhir yang diterima karyawan setelah semua komponen gaji kotor dikurangi dengan kewajiban potongan.

• Angka riil yang diterima karyawan di rekening bank.
• Sudah bersih dari pajak dan iuran wajib lainnya.
• Mencerminkan daya beli nyata karyawan setiap bulannya.

Baca Juga: 10 Cara Menghitung Gaji Bersih Karyawan Tetap hingga Harian [+ Gratis Template]

Rumus Menghitung Gaji

Menghitung gaji karyawan secara akurat tentu membutuhkan rumus yang jelas agar Anda terhindar dari selisih bayar.

Berikut adalah rumus untuk menghitung gaji karyawan yang wajib Anda ketahui:

Gaji Bersih = (Gaji Pokok + Tunjangan Tetap + Tunjangan Tidak Tetap + Bonus/Lembur) – (Potongan Pajak + Iuran BPJS + Potongan Lainnya)

Penting bagi Anda untuk mendokumentasikan setiap variabel ini dalam slip gaji agar karyawan memahami dari mana asal angka yang mereka terima.

[gambar slip gaji kantorku hris]

Penggunaan sistem digital seperti software payroll sangat disarankan untuk menjaga akurasi data historis penggajian dalam sebuah bisnis.

Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji di Excel & Word [Boleh Copas!]

Faktor yang Memengaruhi Besaran Gaji

Besaran gaji karyawan tentu tidak muncul begitu saja, hal ini dipengaruhi oleh berbagai faktor eksternal dan internal yang harus Anda pertimbangkan secara matang.

Berikut adalah beberapa faktor yang memengaruhi besaran gaji karyawan:

1. Upah Minimum (UMP/UMK)

Setiap daerah memiliki standar Upah Minimum Provinsi (UMP) atau Upah Minimum Kabupaten/Kota (UMK) yang ditetapkan oleh pemerintah setiap tahunnya.

Sebagai pelaku usaha, Anda dilarang memberikan gaji di bawah standar ini untuk karyawan dengan masa kerja di bawah satu tahun.

2. Struktur dan Skala Upah

Anda perlu menyusun tingkatan gaji berdasarkan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Hal ini bertujuan untuk menciptakan keadilan internal di perusahaan Anda, di mana tanggung jawab yang lebih besar akan mendapatkan imbalan yang setara.

3. Kondisi Pasar Kerja

Penawaran dan permintaan tenaga kerja di industri Anda sangat menentukan besaran gaji seorang karyawan tersebut. Jika Anda mencari spesialis di bidang teknologi yang langka, tentu standar gajinya akan lebih tinggi dibandingkan posisi umum lainnya.

4. Kemampuan dan Produktivitas Perusahaan

Faktor internal yang paling krusial adalah kemampuan finansial perusahaan Anda. Pertumbuhan bisnis yang stabil memungkinkan Anda memberikan bonus atau kenaikan gaji rutin sebagai bentuk apresiasi atas performa tim.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

Untuk membantu Anda memahami sistem penggajian secara lebih menyeluruh, berikut beberapa pertanyaan yang paling sering diajukan terkait komponen gaji, tunjangan, hingga aturan pembayaran gaji di Indonesia.

1. Apakah tunjangan makan wajib ada dalam gaji?

Secara hukum, tunjangan makan tidak bersifat wajib. Hal ini bergantung pada kebijakan perusahaan atau kesepakatan dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Namun, banyak perusahaan memberikannya untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan.

2. Bagaimana jika gaji dibayarkan terlambat menurut UU?

Menurut PP Pengupahan, pengusaha yang terlambat membayar gaji dapat dikenakan denda mulai dari hari keempat setelah jatuh tempo. Persentasenya meningkat seiring lamanya keterlambatan. Untuk menghindari hal ini, sebaiknya Anda menggunakan sistem otomatisasi payroll.

3. Apakah bonus termasuk ke dalam komponen gaji pokok?

Tidak. Bonus adalah pendapatan non-upah yang diberikan berdasarkan keuntungan perusahaan atau performa luar biasa karyawan, sehingga tidak bisa digabungkan ke dalam perhitungan gaji pokok.

4. Apakah gaji PNS sama aturannya dengan karyawan swasta?

Berbeda. gaji PNS diatur melalui Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2019 tentang Gaji Pegawai Negeri Sipil, sedangkan karyawan swasta merujuk pada UU Ketenagakerjaan/Cipta Kerja.

5. Bagaimana cara praktis mengelola administrasi gaji yang rumit?

Langkah terbaik adalah beralih dari pencatatan manual ke sistem digital. Oleh karena itu, dengan menggunakan aplikasi HRIS, bisnis Anda akan jauh lebih tertata dan fleksibel dari sisi absensi hingga transfer gaji dalam satu klik di aplikasi secara online.

Optimalkan Manajemen SDM Anda dengan Software Payroll KantorKu HRIS!

Mengelola gaji ribuan atau bahkan puluhan karyawan secara manual tentu sangat melelahkan dan berisiko terjadinya kesalahan data.

Jika Anda ingin fokus mengembangkan bisnis tanpa pusing dengan urusan administrasi HR yang menumpuk, sekarang adalah waktu yang tepat untuk bertransformasi.

[dashboard payroll kantorku]

Gunakan software payroll KantorKu HRIS sebagai mitra strategis Anda dalam mengelola absensi, database SDM, penilaian KPI, hingga perhitungan payroll yang akurat dan otomatis. Jangan biarkan kesalahan hitung merusak kepercayaan karyawan Anda satu per satu.

Apakah Anda siap membuat operasional HR menjadi lebih efisien? Yuk, coba demo gratis agar bisa langsung menggunakan KantorKu HRIS sekarang!

Sumber:

ECA International. Global Real Salary Growth Stabilises, but UK Lags Behind European Peers.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2019 tentang Gaji Pegawai Negeri Sipil.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.