Gajian Tanggal Berapa? Ini Jadwalnya  untuk Swasta, PNS, dan BUMN

Sebagai HR, Anda barangkali sering mendapat pertanyaan dari karyawan seputar tanggal gajian. 

Wajar saja sebab momen ini sangat dinantikan oleh seluruh karyawan, baik yang bekerja di perusahaan swasta, BUMN, maupun instansi pemerintah.

Oleh karena itu, penting bagi HR untuk memahami dan memastikan jadwal pembayaran gaji dilakukan tepat waktu, sesuai ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan serta perjanjian kerja atau aturan perusahaan yang berlaku.

Di artikel kali ini, KantorKu akan mengulas berbagai hal terkait jadwal pembayaran gaji, mulai dari kapan umumnya gaji dibayarkan di sektor swasta dan pemerintah, hingga bagaimana jika tanggal gajian bertepatan dengan hari libur nasional.

Yuk, simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!

Baca Juga: Panduan Sistem Penggajian Karyawan untuk HR yang Efisien

Tanggal Pembayaran Gaji 

Sebelum menjawab pertanyaan “Kapan tanggal gajian yang paling umum?” atau “Gaji karyawan paling lambat tanggal berapa?”, penting bagi Anda untuk memahami landasan hukumnya terlebih dahulu.

Apa itu upah menurut Undang-Undang? Dalam Pasal (1) Nomor (30) Undang-Undang Ketenagakerjaan, upah didefinisikan sebagai:

Hak pekerja/buruh yang diterima dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha kepada pekerja atas pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan. Upah ini ditetapkan berdasarkan perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan. Termasuk di dalamnya tunjangan bagi pekerja dan keluarganya.

Dari definisi di atas, terlihat bahwa tanggal gajian seharusnya mengacu pada kesepakatan formal antara perusahaan dan karyawan, bisa tertuang dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, maupun perjanjian kerja bersama (PKB).

Lantas, gaji karyawan paling lambat tanggal berapa? 

Ketentuan mengenai batas waktu pembayaran gaji diatur dalam Pasal (94) Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003. Dalam aturan tersebut, pengusaha wajib membayar gaji paling lambat tanggal 7 di bulan berikutnya setelah periode kerja berakhir. Misalnya, untuk periode kerja 1–31 Maret, maka gaji paling lambat harus diterima oleh pekerja pada 7 April.

Kapan tanggal gajian yang paling umum?

Sebagaimana telah dijelaskan di atas, tidak ada aturan baku yang mengharuskan gaji dibayarkan pada tanggal tertentu, selama tetap sesuai dengan perjanjian kerja dan tidak melebihi batas waktu yang ditentukan undang-undang.

Namun, tanggal gajian yang paling umum digunakan adalah tanggal 25 setiap bulan. 

Mungkin Anda bertanya, kenapa gajian tanggal 25? Hal ini karena periode kerja bulanan umumnya dimulai dari tanggal 1 hingga 30 atau 31 sehingga penetapan tanggal 25 dinilai ideal karena memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk memproses gaji secara administratif sebelum akhir bulan.

Kendati demikian, ada juga perusahaan yang memilih tanggal gajian di awal bulan (seperti tanggal 1 atau 5) atau di pertengahan bulan (misalnya tanggal 10 atau 15), tergantung pada kebijakan internal dan sistem keuangan masing-masing perusahaan.

Selain tanggal, frekuensi pembayaran gaji juga dapat bervariasi. Beberapa model yang umum digunakan antara lain:

• Bulanan: Gaji dibayarkan satu kali dalam sebulan, biasanya pada awal atau akhir bulan.
• Dua Mingguan (Biweekly): Pembayaran dilakukan setiap dua minggu sekali, umum digunakan di sektor jasa dan manufaktur.
• Mingguan: Gaji dibayarkan setiap minggu, sering diterapkan pada pekerjaan proyek atau harian lepas (freelance).
• Tahunan atau Sekaligus (Lump Sum): Dalam kasus tertentu seperti kontrak jangka panjang, pembayaran dilakukan per triwulan atau bahkan tahunan.

Lebih lanjut, dalam Peraturan Pemerintah tentang Pengupahan, disebutkan pula beberapa kewajiban tambahan pengusaha dalam hal pembayaran gaji:

• Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran slip gaji yang merinci jumlah upah, potongan, dan tunjangan.
• Tanggal pembayaran harus dicantumkan secara jelas dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan
• Gaji tidak boleh dibayarkan lebih dari satu bulan sekali.

Lantas, gajian pegawai negeri tanggal berapa? Bagaimana dengan jadwal gaji untuk karyawan BUMN dan freelancer? Yuk, simak penjelasannya di bagian selanjutnya!

Baca Juga: Apakah Magang Digaji? Kenali Aturan dan Kompensasinya di Sini!

Tanggal Pembayaran Gaji PNS

Tanggal gajian bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) diatur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 6 Tahun 2021 tentang Teknis Pemberian Gaji dan Tunjangan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang Bekerja pada Instansi Daerah. 

Dalam Pasal 7, disebutkan bahwa gaji PNS dibayarkan pada hari pertama setiap bulan.

Artinya, jika Anda bertanya “PNS gajian tanggal berapa?”, maka jawabannya adalah tanggal 1 setiap bulan. 

Lantas, bagaimana pembayaran gaji PNS jika tanggal 1 hari libur? Apabila tanggal 1 bertepatan dengan hari libur nasional atau hari libur lainnya, maka pembayaran gaji dilakukan pada hari kerja berikutnya.

Berbeda dengan tunjangan, tidak semua tunjangan diberikan bersamaan dengan gaji pokok di tanggal yang sama. Hal ini karena masing-masing instansi memiliki kebijakan internal terkait waktu dan mekanisme penyaluran tunjangan. 

Tanggal Pembayaran Gaji BUMN

Berikutnya, BUMN gajian tanggal berapa? Tanggal gajian pegawai di Badan Usaha Milik Negara (BUMN) umumnya jatuh pada tanggal 25 setiap bulannya. 

Ketentuan ini telah ditetapkan oleh Kementerian BUMN sejak tahun 2015 sebagai standar waktu pembayaran gaji di lingkungan perusahaan-perusahaan milik negara.

Namun, apabila tanggal 25 bertepatan dengan hari libur nasional atau akhir pekan, maka pembayaran gaji akan dilakukan pada hari kerja terdekat, baik sebelum maupun sesudah tanggal tersebut; bergantung kebijakan internal masing-masing BUMN.

Tanggal Pembayaran Gaji Swasta

Gajian tanggal berapa swasta? Mayoritas perusahaan swasta di Indonesia membayar gaji karyawan pada tanggal 25 setiap bulan.

Hal ini karena periode kerja biasanya mencakup tanggal 1 hingga 30/31. Tanggal 25 dipilih untuk memberi waktu pada divisi HR dan finance dalam memproses penggajian.

Namun, beberapa perusahaan memilih tanggal 27, 28, atau bahkan akhir bulan. Tidak ada aturan baku; yang penting adalah konsisten dan disepakati sejak awal.

Tanggal Pembayaran Gaji Freelance (Pekerja Lepas)

Berbeda dari pekerja tetap, freelancer tidak memiliki tanggal gajian tetap. 

Pembayaran biasanya dilakukan berdasarkan proyek atau hasil kerja, dan bisa dicairkan harian, mingguan, atau setelah pekerjaan selesai. 

Tanggal pembayaran harus disepakati secara tertulis di awal kerja, misalnya dalam kontrak freelance.

Bagaimana Jika Tanggal Gajian Jatuh pada Hari Libur?

Sebagaimana telah disinggung di atas, jika tanggal gajian jatuh pada hari libur nasional, akhir pekan, atau cuti bersama, perusahaan wajib menyesuaikan jadwal pembayaran agar hak pekerja tetap terpenuhi tepat waktu.

Secara umum, ada dua skenario yang biasa dilakukan:

• Dipercepat: Gaji dibayarkan pada hari kerja sebelumnya, biasanya jika tanggal gajian jatuh pada Sabtu, Minggu, atau hari libur nasional.
• Diundur: Dalam kasus tertentu dan atas kesepakatan, gaji bisa dibayarkan pada hari kerja berikutnya setelah hari libur.

Penyesuaian ini biasanya sudah diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB) agar tidak menimbulkan perselisihan di kemudian hari.

Perusahaan juga disarankan menginformasikan jadwal tersebut sejak awal agar karyawan tidak bingung dan menerka-nerka soal kapan gajian cair jika jatuh di hari libur.

Bolehkah Perusahaan Mengubah Tanggal Gajian?

Sebagai HR, Anda mungkin pernah menghadapi situasi di mana perusahaan ingin mengubah tanggal gajian. Akan tetapi, apakah hal ini diperbolehkan?

Menurut pasal 113 UU Ketenagakerjaan, jika tanggal gajian sudah tercantum dalam peraturan perusahaan yang masih berlaku, maka perubahan hanya bisa dilakukan berdasarkan kesepakatan bersama antara perusahaan dan perwakilan pekerja/buruh. 

Selain itu, perubahan ini juga harus mendapat pengesahan dari Menteri atau pejabat yang ditunjuk, lalu disosialisasikan ke seluruh karyawan, baik lewat salinan tertulis, pengumuman di tempat umum, atau penjelasan langsung.

Berbeda halnya jika masa berlaku peraturan perusahaan sudah habis. Dalam kondisi ini, perusahaan bisa menetapkan tanggal gajian baru tanpa kesepakatan, cukup dengan mempertimbangkan saran dari perwakilan pekerja saat menyusun peraturan baru.

Namun, bila perusahaan mengganti tanggal gaji secara sepihak dan tanpa mengikuti prosedur resmi, hal ini dapat dikategorikan sebagai perselisihan hak. 

Penyelesaiannya dimulai melalui perundingan bipartit. Jika dalam 30 hari tidak ada kesepakatan, bisa dilanjutkan ke mediasi tripartit. 

Jika mediasi pun gagal, salah satu pihak bisa membawa perkara ini ke Pengadilan Hubungan Industrial.

Sanksi bagi Perusahaan yang Telat Bayar Gaji

Dalam Pasal 55 Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, disebutkan bahwa jika perusahaan terlambat membayar gaji, maka wajib membayar denda kepada pekerja.

Besaran dendanya sebagai berikut:

• 1–8 hari keterlambatan: denda sebesar 5% dari total upah yang seharusnya dibayar,
• Setiap hari keterlambatan berikutnya: tambahan 1% per hari, hingga batas tertentu,
• Denda tetap wajib dibayarkan meskipun perusahaan akhirnya tetap membayar upah pokok.

Tujuan sanksi ini adalah untuk memberikan efek jera serta menjamin hak pekerja agar tidak dirugikan oleh praktik penggajian yang tidak tepat waktu. 

Perusahaan juga dapat dikenai sanksi administratif tambahan, seperti teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, hingga penghentian operasional sementara, tergantung pada tingkat pelanggaran.

Jika karyawan merasa dirugikan karena gaji dibayar terlambat secara berulang, maka karyawan berhak mengajukan pengaduan ke Dinas Ketenagakerjaan setempat atau mengajukan perselisihan hubungan industrial.

Tips Atur Gaji Karyawan dengan Mudah 

Tentunya, mengelola gaji karyawan secara tepat waktu, akurat, dan transparan adalah tanggung jawab terpenting dalam manajemen SDM. 

Berikut 5 tips yang bisa membantu Anda mengatur gaji karyawan dengan lebih efisien.

1. Pahami Regulasi Ketenagakerjaan yang Berlaku

Langkah pertama yang krusial adalah memahami undang-undang dan regulasi terkait pengupahan. 

UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 dan peraturan turunannya mengatur soal upah minimum, THR, uang lembur, dan lainnya. 

Mematuhi aturan ini tidak hanya melindungi perusahaan dari risiko hukum, tetapi juga membangun sistem kerja yang adil dan profesional.

2. Susun Struktur Gaji yang Jelas dan Transparan

Tentukan struktur gaji berdasarkan jabatan, jenjang karier, dan tanggung jawab masing-masing posisi. 

Pastikan struktur ini fleksibel agar bisa disesuaikan dengan performa atau perubahan di bursa tenaga kerja, tetapi tetap adil dan konsisten agar tidak menimbulkan ketimpangan.

3. Pertimbangkan Latar Belakang dan Kompetensi Karyawan

Faktor seperti pendidikan, pengalaman, dan keterampilan tetap harus dihitung secara proporsional. 

Misalnya, karyawan dengan skill khusus atau pengalaman panjang di bidang relevan tentu layak mendapat kompensasi lebih tinggi dibandingkan yang baru mulai. 

Namun, relevansi kompetensi terhadap posisi juga perlu dinilai secara objektif.

4. Sesuaikan Gaji dengan Standar Industri dan Lokasi

Lakukan benchmarking secara rutin. Anda bisa menggunakan hasil survei gaji nasional atau regional untuk mengetahui standar upah di industri Anda. 

Gaji untuk posisi yang sama bisa berbeda tergantung lokasi (misalnya Jakarta vs daerah) atau jenis industri (startup vs korporat).

5. Gunakan Software Payroll Otomatis!

Agar proses penggajian lebih efisien dan minim kesalahan, Anda bisa beralih ke sistem payroll berbasis HRIS, seperti KantorKu.

Melalui KantorKu, Anda dapat menghitung gaji, THR, BPJS, hingga PPh 21 secara otomatis. Termasuk mengatur jadwal pembayaran dan mengirim slip gaji digital ke seluruh karyawan.

Bahkan, jika tanggal gajian jatuh pada hari libur atau tanggal merah, sistem akan menyesuaikan jadwal pembayaran secara otomatis.

Tidak perlu lagi repot menghitung manual sebab semua proses penggajian bisa diselesaikan dengan satu klik, cepat, dan akurat!

Kelola Gaji Karyawan secara Otomatis dengan HRIS KantorKu! 

Telah dijelaskan di atas jika mengatur tanggal gajian, menghitung lembur, potongan, hingga membuat slip gaji memang bukanlah tugas yang mudah. 

Apalagi jika hal tersebut dikerjakan secara manual. Kesalahan sedikit saja bisa berdampak besar pada kepuasan karyawan dan reputasi perusahaan.

Kini, Anda tidak perlu lagi repot mengurus semuanya sendiri! 

Gunakan HRIS KantorKu, aplikasi penggajian karyawan yang dirancang untuk mempermudah proses payroll, absensi, dan manajemen SDM hanya dalam satu dashboard.

KantorKu memiliki fitur aplikasi penggajian karyawan online otomatis, seperti:

• Distribusi gaji ke semua rekening bank sekali klik
• Proses pembayaran gaji di mana saja dan kapan saja dalam dashboard
• Terintegrasi langsung dengan absensi karyawan
• Perhitungan semua komponen gaji yang otomatis dan akurat

Jangan biarkan urusan gaji jadi beban. Jadwalkan demo gratis sekarang dan kelola penggajian lebih mudah dan efisien dengan KantorKu!

Sumber:

UU Nomor 13 Tahun 2003 

Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 6 Tahun 2021 

PP No. 36 Tahun 2021