General Affair: Fungsi, Tugas, & Gajinya di Perusahaan

General Affair adalah salah satu divisi yang memiliki peran strategis dalam keberlangsungan operasional perusahaan. 

Meski sering kali kurang mendapat sorotan, peran General Affair sangat vital karena mereka bertanggung jawab memastikan seluruh kebutuhan dan aktivitas pendukung bisnis berjalan lancar. 

Dalam konteks perusahaan modern, keberadaan General Affair yang profesional dan terorganisir menjadi penopang utama agar kegiatan bisnis Anda tidak terganggu oleh kendala administratif dan operasional.

Sebagai pelaku usaha atau HR, memahami General Affair secara menyeluruh akan membantu Anda mengoptimalkan peran divisi ini. 

Berikut uraian lengkap mengenai apa itu General Affair, fungsi, tugas, perbedaan dengan HRD, hingga gambaran gaji posisi ini.

Apa itu General Affair? 

General Affair yang sering disingkat GA adalah divisi dalam perusahaan yang bertanggung jawab mengelola berbagai kebutuhan operasional dan administrasi umum. 

Divisi ini mencakup lingkup kerja yang sangat luas, mulai dari pengadaan peralatan kantor, pemeliharaan fasilitas, hingga pengurusan perizinan dan hubungan dengan vendor. Karena lingkupnya yang menyeluruh, General Affair kerap disebut juga sebagai bagian umum.

Secara garis besar, General Affair adalah garda depan yang memastikan semua kebutuhan internal perusahaan tersedia dan berjalan dengan baik. 

Dengan peran ini, General Affair berkontribusi langsung terhadap kelancaran aktivitas operasional sehingga seluruh divisi dalam perusahaan dapat bekerja secara optimal tanpa hambatan fasilitas atau administrasi.

Fungsi General Affair bagi Perusahaan

Memahami fungsi General Affair adalah langkah awal untuk melihat betapa pentingnya divisi ini dalam mendukung bisnis Anda. 

Fungsi-fungsi yang dijalankan oleh biasanya untuk mengurus peralatan atau fasilitas, serta memastikan seluruh proses operasional berjalan sesuai standar yang ditetapkan.

Di bagian ini, kami akan menguraikan fungsi-fungsi utama General Affair yang wajib Anda ketahui agar dapat menilai dan mengoptimalkan perannya dalam perusahaan Anda.

1. Memastikan Kelancaran Kegiatan Operasional

General Affair bertanggung jawab untuk menyusun dan mengawasi penerapan kebijakan serta prosedur penggunaan fasilitas perusahaan. 

Dengan demikian, fungsi ini sangat penting untuk mencegah kerusakan fasilitas dan memastikan aktivitas kerja berlangsung tanpa hambatan.

2. Mengurus Perizinan Perusahaan

Salah satu fungsi utama General Affair adalah menangani berbagai perizinan yang wajib dimiliki perusahaan, seperti izin operasional dan lisensi lain sesuai regulasi pemerintah. 

Fungsi ini menjaga agar perusahaan tetap legal dan terhindar dari risiko sanksi hukum.

3. Menjalin Hubungan dengan Pihak Eksternal

General Affair berperan sebagai penghubung dengan vendor, pemasok, lembaga pemerintah, dan masyarakat sekitar. Hubungan baik ini sangat dibutuhkan untuk mendukung kelancaran pasokan kebutuhan operasional serta menjaga reputasi perusahaan di mata publik.

4. Pemeliharaan dan Perawatan Fasilitas

Fungsi lainnya adalah memastikan perawatan dan pemeliharaan fasilitas, peralatan, dan infrastruktur perusahaan berjalan sesuai jadwal. 

Hal ini penting agar seluruh sarana kerja berfungsi optimal dan mendukung produktivitas karyawan.

Tugas atau Job Desk GA

Untuk merealisasikan fungsi-fungsinya, General Affair memiliki tugas-tugas spesifik yang harus dijalankan secara konsisten dan profesional. 

Tugas-tugas ini mencakup banyak aspek yang berhubungan dengan kebutuhan harian dan administratif perusahaan. Dengan memahaminya, aktivitas operasional menjadi lebih terkendali dan terarah.

1. Pemeliharaan Inventaris Perusahaan

General Affair bertanggung jawab mengelola dan merawat semua aset fisik perusahaan agar selalu dalam kondisi baik. Pemeliharaan yang teratur membantu menghindari kerusakan dan gangguan kerja yang tidak diinginkan.

2. Pengadaan Barang dan Kebutuhan Operasional

GA melakukan proses pengadaan barang mulai dari identifikasi kebutuhan, mencari vendor yang tepat, melakukan negosiasi harga, hingga pengelolaan pengiriman barang. 

Proses ini memastikan ketersediaan kebutuhan operasional perusahaan secara tepat waktu dan efisien.

3. Proses Pembayaran dan Pembelian

Salah satu tugas integral adalah melakukan pembayaran atas barang atau jasa yang dibeli perusahaan. General Affair mengelola faktur, mengatur pembayaran, dan memastikan tidak ada tunggakan yang dapat mengganggu hubungan dengan vendor.

4. Pembayaran Tenaga Kerja Harian

General Affair juga mengurus pembayaran tenaga kerja harian dan kontrak sesuai kebijakan perusahaan. 

Hal ini termasuk menghitung upah, memantau jam kerja, dan berkoordinasi dengan bagian keuangan agar pembayaran tepat waktu dan akurat.

Baca Juga: Manpower Planning Perusahaan: Pengertian, Contoh, & Tujuannya 

Perbedaan HRD dan GA

Sering kali banyak yang keliru mengira bahwa General Affair dan HRD dan memiliki fungsi yang sama. Padahal, keduanya memiliki fokus dan tanggung jawab yang berbeda meskipun saling melengkapi.

Mengetahui perbedaan ini penting bagi Anda, khususnya pelaku usaha dan HR, agar dapat mengelola kedua divisi tersebut secara tepat dan efektif sesuai dengan peran dan tujuan masing-masing.

1. Fokus Pengelolaan Sumber Daya Manusia oleh HRD

Human Resources Development (HRD) fokus pada pengelolaan aspek sumber daya manusia dalam perusahaan, seperti rekrutmen, pelatihan, pengembangan karyawan, manajemen kinerja, dan kompensasi. 

HRD berperan untuk memastikan SDM perusahaan berkembang sesuai kebutuhan organisasi.

2. Pengelolaan Fasilitas dan Operasional oleh General Affair

Sedangkan General Affair lebih berfokus pada pengelolaan kebutuhan operasional dan fasilitas, mulai dari pengadaan peralatan, perawatan fasilitas, pengurusan perizinan, hingga administrasi umum. 

Dengan begitu, GA bertugas menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bagi karyawan dan kegiatan operasional.

3. Perbedaan Peran dan Ruang Lingkup Kerja

Perbedaan paling mencolok dapat terletak pada lingkup kerja yang keduanya sangat berbeda:

1. HRD mengelola “manusia” sebagai aset perusahaan
2. General Affair mengelola “lingkungan dan fasilitas” yang mendukung aktivitas kerja. 

Oleh karena itu, keduanya harus bekerja secara sinergis agar perusahaan berjalan efektif.

Berapa Gaji General Affair?

Gaji General Affair umumnya bervariasi tergantung pengalaman, industri, lokasi, dan level jabatan. 

Posisi staf General Affair biasanya memperoleh gaji antara Rp3 juta hingga Rp5 juta per bulan. Pada jenjang supervisor dan manajer, gaji bisa naik hingga Rp7 juta sampai Rp15 juta per bulan.

Perusahaan besar atau multinasional umumnya memberikan paket remunerasi lebih kompetitif, termasuk fasilitas tunjangan dan asuransi kesehatan. 

Jenjang Karier General Affair

Menempuh karier di bidang General Affair memberikan kesempatan yang jelas untuk pengembangan profesional dan peningkatan tanggung jawab. 

Bagi Anda yang berasal dari jurusan manajemen, administrasi, perkantoran, atau bidang terkait, posisi ini menawarkan jalur karier yang terstruktur dan menarik. 

Meski demikian, jenjang karier bisa sedikit berbeda tergantung pada struktur perusahaan masing-masing.

Berikut adalah jenjang karier General Affair yang umum diterapkan di banyak perusahaan:

1. Staff General Affair

Sebagai titik awal, Staff General Affair biasanya mengemban tugas-tugas operasional harian seperti pemeliharaan fasilitas kantor, manajemen inventaris, pengelolaan administrasi, dan layanan keamanan. 

Posisi ini cocok bagi fresh graduate atau mereka yang baru memasuki dunia kerja, sebagai kesempatan belajar dan mengasah keterampilan.

2. Supervisor General Affair

Setelah memiliki pengalaman, Anda dapat naik ke posisi Supervisor General Affair yang memiliki tanggung jawab lebih luas, termasuk mengawasi kerja staf GA dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas mereka.

Selain itu, supervisor juga berperan dalam perencanaan anggaran untuk kebutuhan operasional divisi.

3. Manager General Affair

Posisi Manager GA bertugas mengelola seluruh bagian General Affair, mengawasi tim secara keseluruhan, serta mengembangkan strategi untuk meningkatkan efisiensi operasional. 

Manager juga dilibatkan dalam perencanaan bisnis jangka panjang dan pengelolaan anggaran perusahaan yang lebih besar.

4. Head of General Affair

Posisi ini adalah jenjang tertinggi yang bertanggung jawab penuh atas seluruh fungsi General Affair dalam perusahaan. 

Head of GA mengambil keputusan strategis, mengoordinasikan seluruh kegiatan operasional divisi, serta melaporkan hasil kerja kepada pimpinan eksekutif, seperti Chief Operating Officer (COO).

Baca Juga: Gaji Karyawan: Biaya Produksi, Operasional, atau Tetap? Ini Jawabannya!

Kerja Jadi Berantakan Karena Administrasi Manual? Segera Beralih ke HRIS KantorKu!

Masih bingung dan kelelahan mengurus administrasi HRD yang tumpang tindih dengan tugas General Affair? Kalau dibiarkan, pekerjaan yang seharusnya cepat dan mudah justru bisa menumpuk jadi beban berat yang menghambat produktivitas perusahaan Anda. 

Jangan sampai kesalahan administrasi atau keterlambatan pengelolaan data merugikan bisnis dan menurunkan semangat kerja tim!

Kini saatnya Anda beralih ke solusi tepat yang bisa mengatasi masalah ini secara menyeluruh. Dengan aplikasi HRIS KantorKu, semua urusan administrasi HRD dan General Affair dapat dikelola dalam satu platform yang praktis, otomatis, dan akurat. 

Tampilan Dashboard Payroll di KantorKu

HRIS KantorKu hadir dengan sistem all‑in‑one HRIS yang terintegrasi dan intuitif, mencakup absensi, payroll, rekrutmen, KPI, appraisal 360°, reimbursement, hingga database karyawan 

Misalnya, setiap menit yang Anda habiskan untuk absensi manual, pelacakan lembur, atau approval cuti adalah menit yang bisa digunakan untuk urusan strategis. 

HRIS KantorKu terbukti mempercepat administrasi hingga 83 %, dan bahkan hanya butuh 2 personil HR saja menghemat tenaga dan mengurangi beban kerja tim Anda!

Tertarik Pakai HRIS KantorKu?
Mau Coba Tanya Dulu?