7 Cara Membuat Surat PHK beserta Strukturnya, (+Template Gratis!)

PHK sering menjadi jalur terakhir yang ditempuh perusahaan untuk bertahan dalam kondisi sulit. 

Namun, salah satu prosedur penting yang wajib dipenuhi adalah memberikan surat PHK paling lambat 14 hari sebelumnya sesuai ketentuan Undang-Undang Ketenagakerjaan. 

Surat ini bukan sekadar formalitas, tetapi bukti resmi bahwa proses pemutusan hubungan kerja dilakukan secara sah dan transparan.

Jika Anda berencana melakukan PHK, ketahui dulu cara membuat surat PHK, fungsi, struktur, serta contoh surat PHK yang bisa langsung digunakan.

Apa itu Surat PHK?

Surat PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk memberitahukan karyawan bahwa hubungan kerja mereka telah berakhir. 

Surat ini biasanya diberikan setelah melalui proses negosiasi atau keputusan perusahaan terkait pengurangan karyawan, restrukturisasi, atau alasan bisnis lainnya.

Surat PHK bisa diberikan secara fisik maupun elektronik (misalnya melalui email), tetapi  pastikan memiliki salinan resmi sangat penting untuk arsip HR.

Isi dari surat PHK mencakup informasi penting seperti:

• Alasan pemutusan hubungan kerja.
• Tanggal efektif berakhirnya kerja.
• Hak dan kewajiban yang masih harus dipenuhi oleh kedua belah pihak, misalnya pesangon atau cuti yang belum digunakan.

Berapa lama surat PHK keluar?

Biasanya, surat PHK diberikan segera setelah keputusan PHK dibuat dan semua administrasi terkait diselesaikan. 

Namun, waktu keluar surat PHK bisa berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan dan proses internal yang dijalankan.

Umumnya, surat ini dapat memakan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu, terutama jika melibatkan proses negosiasi atau perhitungan hak karyawan.

Haruskah saya meminta surat PHK?

Ya, sebagai karyawan yang terdampak PHK, disarankan meminta surat PHK. Pasalnya, surat PHK menjadi bukti resmi berakhirnya hubungan kerja.

Selain itu, dokumen ini juga berfungsi untuk mengurus hak karyawan, seperti pesangon, tunjangan, atau klaim asuransi, bahkan menjadi bukti legal jika terjadi sengketa di kemudian hari.

Mengapa Surat PHK Karyawan Penting?

Surat PHK adalah dokumen resmi yang sangat penting dan tidak sebaiknya hanya dikirim melalui email, meski email bisa menjadi media tambahan. 

Surat ini berfungsi untuk menjaga profesionalisme dan memastikan semua prosedur dijalankan dengan jelas. Berikut alasan mengapa perusahaan sebaiknya membuat surat PHK:

1. Memenuhi Prosedur secara Hukum

Surat PHK membantu perusahaan memenuhi kewajiban hukum dan kebijakan internal. Dokumen ini menjadi bukti bahwa prosedur pemutusan hubungan kerja telah dijalankan sesuai peraturan yang berlaku, sehingga bisa menjadi referensi jika terjadi sengketa di kemudian hari.

2. Mencegah Kebingungan bagi Karyawan

Dengan surat PHK, karyawan menerima informasi yang jelas mengenai alasan pemutusan kerja, tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja, serta hak dan kewajiban yang masih harus dipenuhi. Hal ini menghindari miskomunikasi dan memastikan transisi kerja lebih terstruktur.

3. Menunjukkan Profesionalisme

Memberikan surat PHK bisa membantu menjaga reputasi perusahaan, memberikan rasa hormat kepada karyawan yang berhenti, dan membangun citra positif di mata karyawan yang masih bertahan maupun di pasar tenaga kerja.

Cara Membuat Surat PHK

Kalau Anda masih bingung seperti apa surat yang sesuai hukum, mari lihat struktur surat PHK dan cara membuatnya sebagai berikut:

1. Buat Kop Surat

Langkah pertama adalah menyiapkan kop surat perusahaan. Cantumkan nama perusahaan, alamat, dan informasi kontak. Ini memberi kesan resmi dan profesional, sekaligus memudahkan karyawan untuk menghubungi perusahaan jika ada pertanyaan lebih lanjut.

Contoh:

PT ABC Sejahtera

Jl. Merdeka No. 10, Jakarta

Telp: (021) 12345678 | Email: [email protected]

Tanggal: 6 November 2025

2. Tulis Salam Profesional

Selanjutnya, gunakan salam yang sopan, seperti “Kepada Yth.” atau “Yth.”, diikuti dengan nama karyawan. Jika Anda mengetahui gelar atau preferensi sapaan karyawan, tambahkan, misalnya “Tn.” atau “Nn.”. Salam ini menegaskan rasa hormat terhadap penerima surat.

Contoh:

Yth. Bapak Andi Pratama

3. Sampaikan Pemberitahuan PHK

Di paragraf pembuka, informasikan keputusan perusahaan untuk melakukan PHK. Sertakan tanggal terakhir karyawan di posisi tersebut, dan jelaskan apakah PHK bersifat permanen atau sementara. Menyebutkan tanggal efektif membantu mencegah kebingungan terkait masa kerja.

Contoh:

Melalui surat ini, kami memberitahukan bahwa PT ABC Sejahtera memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerja Anda efektif mulai tanggal 20 November 2025. Keputusan ini bersifat permanen.

4. Jelaskan Alasan PHK

Paragraf kedua adalah tempat menjelaskan alasan PHK secara singkat dan jelas. Pastikan untuk menegaskan bahwa PHK bukan disebabkan oleh kinerja buruk karyawan, melainkan karena alasan bisnis seperti restrukturisasi, pengurangan biaya, atau otomatisasi pekerjaan.

Contoh:

Keputusan ini diambil sebagai bagian dari restrukturisasi perusahaan dan pengurangan biaya operasional. Keputusan ini bukan akibat dari kinerja kerja Anda, melainkan terkait kondisi bisnis dan efisiensi perusahaan.

Baca Juga: 10 Alasan PHK Resmi & Sah Berdasarkan UU Cipta Kerja Terbaru  

5. Uraikan Langkah Selanjutnya Terkait Hak Karyawan

Di paragraf ketiga, jelaskan hak dan manfaat yang diterima karyawan hingga hari terakhir, seperti pesangon, sisa cuti, dan gaji yang masih terhutang. 

Sertakan juga prosedur pengembalian aset perusahaan, seperti kunci, ID card, atau perangkat kerja. Cantumkan kontak person yang bisa dihubungi untuk informasi lebih lanjut.

Contoh:

Selama masa kerja terakhir, Anda akan menerima hak-hak berikut:

• Pesangon sebesar 2 bulan gaji
• Sisa cuti yang belum digunakan
• Gaji terakhir

Silakan menghubungi bagian HRD di [email protected] atau (021) 12345678 untuk prosedur pengembalian ID card, kunci kantor, dan perangkat kerja,

6. Apresiasi Kontribusi Karyawan

Sampaikan terima kasih atas kontribusi karyawan selama bekerja. Ungkapkan penghargaan dan tawarkan bantuan jika mereka memiliki pertanyaan terkait proses PHK. Ini menunjukkan sikap profesional dan menghormati karyawan yang keluar.

Contoh:

Kami mengucapkan terima kasih atas dedikasi dan kontribusi Anda selama bekerja di PT ABC Sejahtera. Semoga sukses di masa depan, dan jangan ragu menghubungi HRD jika ada pertanyaan terkait proses ini.

7. Akhiri dengan Penutup Profesional

Gunakan penutup formal, seperti “Sincerely” atau “Regards”. Tulis nama pengirim, jabatan, dan tanda tangan. Penutup ini menegaskan profesionalisme dan keabsahan surat PHK.

Dengan mengikuti struktur di atas, surat PHK tidak hanya menjadi dokumen formal, tetapi juga sarana komunikasi yang profesional dan menghormati hak serta kontribusi karyawan.

Contoh:

Hormat kami,

[ttd.]

Budi Santoso

Manajer HR, PT ABC Sejahtera

Contoh Surat PHK

Kalau Anda membutuhkan template surat PHK siap pakai, bisa download contoh berikut dalam format DOCX agar bisa langsung di-edit. Anda cukup mengganti bagian yang rumpang dengan kebutuhan.

Mau template surat PHK Word Gratis?

Isi formulir berikut untuk mendapatkannya!

Baca Juga: 15 Contoh Surat PHK Karyawan Bermasalah, Efisiensi, dll (+Template) 

Kelola Karyawan dan Administrasi PHK Lebih Mudah dengan KantorKu HRIS

Mengurus karyawan, apalagi ketika harus mengambil keputusan sulit seperti PHK, seringkali memakan banyak waktu dan tenaga. 

KantorKu HRIS bisa jadi solusi all-in-one yang membantu tim HR mengelola seluruh proses secara lebih cepat, rapi, dan terstruktur, sehingga setiap keputusan bisa diambil berbasis data.

Dengan KantorKu HRIS, tim HR bisa:

• Analisis kinerja dengan 9-box-matrix.
• Kelola rekrutmen dengan sistem ATS dan AI ranking.
• Hitung gaji otomatis, serta pesangon, bonus, dan tunjangan.
• Pantau departemen dan status karyawan di satu dashboard terpusat.
• Monitoring absensi untuk memudahkan HR memantau potensi pelanggaran sebelum berkembang menjadi isu serius atau PHK.

Dengan semua informasi karyawan terkonsolidasi dalam satu platform, tim HR dapat mengambil keputusan strategis secara lebih adil.

Jangan biarkan administrasi PHK membebani tim Anda. Coba demo gratis KantorKu HRIS sekarang untuk memudahkan pengelolaan karyawan hingga administrasi PHK!

Sumber:

How to Write Layoff Letters: Templates, Examples & More | Intoo