Database Karyawan: Fungsi, Jenis, & 2 Contohnya

Dalam dunia bisnis yang bergerak serba cepat, pengelolaan database karyawan merupakan salah satu fondasi utama bagi kelancaran operasional perusahaan.

Jika Anda adalah seorang pelaku usaha atau profesional HRD, Anda pasti menyadari betapa krusialnya memiliki sistem yang terorganisir untuk mengelola informasi SDM.

Sebab, tanpa pengelolaan data yang akurat dan efisien, tugas-tugas administratif seperti payroll, absensi, dan penilaian kinerja bisa menjadi beban yang memakan waktu dan rentan kesalahan.

Lantas, seperti apa kegunaan database karyawan dan seberapa penting perannya di dalam sebuah perusahaan? Simak penjelasan selengkapnya di bawah ini.

Apa itu Database Karyawan?

Database karyawan adalah catatan terstruktur yang berisi seluruh informasi penting tentang karyawan Anda, baik yang masih aktif maupun yang sudah keluar.

Database ini berfungsi sebagai repositori terpusat untuk segala hal yang berkaitan dengan personel, mulai dari data pribadi hingga riwayat pekerjaan di perusahaan.

Basis data karyawan yang lengkap dan dikelola dengan baik akan menjadi referensi utama bagi divisi HRD untuk menjalankan berbagai tugas administrasi. Dengan transisi ke sistem digital, data ini dapat diakses, diperbarui, dan digunakan secara lebih cepat dan akurat.

Misalnya dalam satu kasus pemerintahan lokal yang dikutip dari Munich Personal RePEc Archive, implementasi HRIS dapat menurunkan waktu onboarding sebesar 64% dan memotong kesalahan penggajian lebih dari 80%.

Fungsi Utama Database Karyawan

Selain berfungsi sebagai arsip, database karyawan yang saling terintegrasi juga memiliki peran vital yang mendukung hampir seluruh fungsi HR di perusahaan Anda.

Berikut adalah fungsi utama database karyawan yang efisien dan sering kali dilakukan:

1. Pelacakan dan Akses Informasi Cepat

Database karyawan yang terorganisir dapat mempermudah pihak berkepentingan untuk menemukan informasi seorang karyawan dalam hitungan detik.

Anda cukup memasukkan kata kunci seperti nama atau ID karyawan, dan seluruh informasi terkait akan muncul. Bayangkan jika Anda harus mencari data manual dari ratusan atau bahkan ribuan dokumen kertas!

2. Menyimpan Informasi Pribadi dan Kepegawaian

Kedua, database karyawan juga berfungsi sebagai penyimpanan informasi pribadi dan kepegawaian. Hal ini adalah fungsi paling dasar, yaitu menyimpan data sensitif dan non-sensitif.

Lantas, isi database karyawan apa saja? Database karyawan yang tersimpan biasanya mencakup informasi dasar pribadi hingga detail terkait pekerjaan, seperti:

• Informasi kontak dan alamat.
• Riwayat pendidikan dan sertifikasi.
• Data kepegawaian (tanggal mulai kerja, jabatan, dan divisi).

3. Mengawasi Saldo Cuti dan Absensi Karyawan

Dengan pencatatan yang benar di dalam database karyawan, HR dapat memonitor saldo cuti yang tersisa, riwayat ketidakhadiran, dan jam lembur masing-masing karyawan. Data ini sangat penting karena akan memengaruhi laporan kehadiran yang kemudian digunakan untuk perhitungan payroll.

4. Mempermudah Proses Penggajian (Payroll)

Kemudian, database karyawan juga merupakan inti dari proses payroll. Absensi, lembur, status pajak (PTKP), hingga detail rekening bank harus terekam jelas dan terintegrasi untuk memastikan perhitungan gaji bulanan akurat dan tepat waktu.

5. Mendukung Evaluasi Kinerja Karyawan (KPI)

Hasil dari performance review dan metrik KPI harus dicatat dalam database. Data ini digunakan untuk melihat perkembangan performa, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, dan menentukan langkah strategis untuk pengembangan potensi karyawan.

6. Memfasilitasi Alokasi dan Distribusi Karyawan

Informasi kinerja dan spesialisasi dalam database dapat digunakan untuk meninjau penempatan karyawan. Jika seorang karyawan underperformance di satu bagian, data dapat membantu Anda mengidentifikasi bagian lain yang mungkin lebih cocok, sehingga meningkatkan efektivitas kerja tim secara keseluruhan.

7. Pembuatan Laporan dan Evaluasi Perusahaan

Database karyawan adalah sumber data utama saat perusahaan membuat laporan tahunan atau melakukan evaluasi performa perusahaan secara keseluruhan. Proses ini akan jauh lebih cepat jika data pegawai di-update secara berkala dan tersimpan rapi.

Baca Juga: 15 Aplikasi Data Karyawan untuk Mengelola Absensi, Gaji & Kinerja

Keuntungan Menggunakan Database Karyawan Digital

Beralih dari sistem manual seperti lemari arsip atau spreadsheet Excel ke sistem digital terpusat seperti HRIS, tentu dapat menawarkan keuntungan signifikan bagi HR dan perusahaan Anda.

Berikut adalah beberapa keuntungan menggunakan database karyawan digital:

1. Sentralisasi Data yang Lengkap dan Akurat

Semua data karyawan terkumpul di satu lokasi (cloud), menghilangkan risiko data terpencar, tidak update, atau inkonsisten di berbagai divisi. Sentralisasi memastikan setiap bagian perusahaan menggunakan basis data yang sama dan paling valid.

2. Hemat Waktu dan Efisiensi Operasional

Menjalankan proses yang lancar untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data karyawan secara otomatis akan menghemat waktu berharga HR. Waktu yang tadinya digunakan untuk tugas administratif berulang dapat dialokasikan untuk perencanaan strategis lainnya.

3. Peningkatan Keamanan dan Kerahasiaan Data

Data digital, terutama yang tersimpan di sistem berbasis cloud dengan fitur keamanan yang kuat, jauh lebih aman daripada dokumen fisik yang rentan hilang, rusak, atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang. Informasi sensitif seperti payroll atau data medis dapat dilindungi dengan pembatasan akses.

4. Kemudahan Akses dan Layanan Mandiri Karyawan (ESS)

Karyawan dapat mengakses dan memperbarui beberapa informasi personal mereka sendiri melalui fitur Employee Self-Service (ESS). Fitur ini mengurangi beban kerja HRD dan memberikan transparansi kepada karyawan, misalnya dalam melihat sisa cuti.

Jenis-Jenis Database Karyawan

Untuk pengelolaan yang efektif, database karyawan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kategori utama, seperti:

1. Informasi Personal

Informasi personal adalah jenis database karyawan yang paling mendasar, mencakup informasi yang tidak terlalu sensitif mengenai karyawan dan pekerjaan mereka, seperti:

• Nama lengkap, alamat, dan nomor kontak.
• Status perkawinan dan jumlah tanggungan.
• Dokumen onboarding (resume, hasil pemeriksaan latar belakang).
• Catatan promosi, mutasi, atau tindakan disipliner.

2. Informasi Gaji (Payroll)

Jenis database karyawan yang kedua biasanya memuat informasi gaji, seperti keterangan tentang pembayaran yang sangat sensitif dan aksesnya harus sangat dibatasi, meliputi:

• Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
• Informasi rekening bank.
• Komponen gaji (gaji pokok, tunjangan, potongan).

3. Informasi Demografis

Database karyawan juga memuat informasi demografis yang berkaitan dengan karakteristik populasi karyawan, seperti:

• Jenis kelamin, usia, dan etnis.
• Status disabilitas (jika ada).
• Informasi ini penting untuk pelaporan dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan.

4. Informasi Medis

Selain ketiga hal di atas, database karyawan turut memuat informasi medis yang harus dipisahkan dan dijaga kerahasiaannya dengan ketat, seperti:

• Riwayat cuti orang tua atau cuti sakit panjang.
• Hasil tes kesehatan atau catatan medis terkait pekerjaan. Akses ke data ini biasanya sangat terbatas hanya pada HRD yang berwenang dan karyawan yang bersangkutan.

Contoh Struktur Database Karyawan

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas, bayangkan database karyawan sebagai sebuah tabel besar. Di sistem HRIS, tabel ini akan saling terhubung dengan tabel lain (misalnya, tabel absensi atau tabel payroll).

Berikut adalah contoh sederhana kolom (field) dan isian data yang ada dalam sebuah master database karyawan:

1. Berikut contoh database karyawan dalam tampilan Excel:

2. Berikut contoh database karyawan jika menggunakan KantorKu HRIS:

Baca Juga: 20 Aplikasi Database Karyawan untuk HR & Biaya, Data Anti Tercecer!

Tips Memilih Sistem Database Karyawan

Ketika perusahaan Anda mulai berkembang, mengandalkan Excel akan terasa semakin sulit. Saatnya Anda mulai mempertimbangkan aplikasi HRIS untuk mengelola database karyawan secara profesional.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda memilih sistem database karyawan yang tepat:

1. Cari Solusi Berbasis Cloud dan Terintegrasi

Pilih sistem yang berbasis cloud agar data dapat diakses kapan saja dan di mana saja, dengan keamanan yang terjamin.

Pastikan sistem tersebut memiliki integrasi yang mulus antara modul utamanya: Absensi, Payroll, Cuti, dan Performance Management. Sistem yang terintegrasi akan memastikan data absensi langsung memengaruhi perhitungan gaji, dan data kinerja langsung tersimpan di profil karyawan.

Baca Juga: 10 Aplikasi Cuti Karyawan Terbaik, HR Wajib Tahu!

2. Prioritaskan Keamanan dan Kepatuhan (Compliance)

Pastikan penyedia layanan memiliki standar keamanan data yang tinggi dan mematuhi regulasi perlindungan data di Indonesia. Database Anda harus dilindungi dari akses tidak sah dan kerentanan siber.

3. Utamakan Fitur Employee Self-Service (ESS)

Sistem yang baik harus memiliki fitur ESS yang memungkinkan karyawan melihat data mereka sendiri, mengajukan cuti, atau melihat slip gaji tanpa perlu menghubungi HRD. Fitur ini sangat mengurangi beban administratif HR.

Baca Juga: 7 Aplikasi HRIS Terbaik, Alternatif Aplikasi Mekari Talenta

Kenali Solusi Database Karyawan Digital yang Tepat untuk Anda, Pakai KantorKu HRIS Sekarang!

Setelah Anda menyadari pentingnya transisi dari manual ke digital, langkah selanjutnya adalah memilih tools yang tepat untuk beralih ke sistem otomatis seperti HRIS.

KantorKu HRIS adalah aplikasi HRIS yang dirancang untuk mempermudah HRD dan pelaku usaha mengelola seluruh administrasi SDM secara terpusat, modern, dan efisien.

KantorKu HRIS telah menyediakan fitur aplikasi database karyawan yang lengkap, sekaligus juga terintegrasi penuh dengan modul kunci lain yang Anda butuhkan, seperti:

• Aplikasi Absensi Online: Catat kehadiran karyawan dengan akurat dan real-time.
• Manajemen Cuti: Proses pengajuan dan persetujuan cuti yang mudah melalui aplikasi.
• Payroll Otomatis: Hitung gaji, PPh 21, dan BPJS secara otomatis, bebas dari error perhitungan manual.
• KPI & Performance Management: Pantau dan evaluasi kinerja karyawan langsung dari dashboard.

Semua data dari absensi hingga payroll akan tersimpan rapi dan terpusat di satu platform, membebaskan Anda dari kerumitan spreadsheet yang berantakan.

Jika Anda sedang mencari solusi aplikasi HRIS yang mempermudah pekerjaan HR, maka KantorKu HRIS bisa jadi pilihan partner yang tepat untuk Anda.

Tertarik untuk coba demo gratis selama 14 hari? Yuk, ikuti dan pelajari ketentuannya di bawah ini!

Sumber:

Munich Personal RePEc Archive. Evaluating the Effectiveness of Human Resource Information Systems in Enhancing Administrative Efficiency: A Case Study of the Zamboanga City Local Government.