5 Kelemahan Absen Wajah & Cara Mengatasinya agar Tidak Dimanipulasi

Sistem pemindaian wajah memang efektif dalam menghapus praktik buddy punching, yaitu tindakan curang di mana satu karyawan melakukan absensi untuk rekannya alias titip absen. 

Namun, jika Anda hanya mengandalkan fitur ini tanpa lapisan validasi absen tambahan, ternyata masih terdapat celah yang bisa dimanfaatkan oleh oknum tidak bertanggung jawab. 

Jika manipulasi absensi terjadi, perusahaan Anda berisiko mengalami kebocoran anggaran akibat pembayaran gaji yang tidak akurat. 

Untuk meminimalisir risiko tersebut, mari kenali berbagai kelemahan absen wajah agar Anda bisa membangun sistem yang lebih kokoh!

Apa itu Absen Wajah?

Absen wajah adalah sistem absensi biometrik yang menggunakan teknologi pemindaian fitur wajah untuk mencatat waktu masuk dan keluar karyawan. 

Fitur ini dirancang sebagai alat validasi kehadiran yang memastikan bahwa individu yang melakukan absensi adalah benar-benar orang yang bersangkutan, bukan rekan kerja yang dititipkan kartu.

Teknologi ini tergolong canggih karena bisa melibatkan kecerdasan buatan (AI) untuk verifikasi biometrik yang memetakan titik-titik unik di wajah, seperti jarak antar mata atau bentuk hidung. 

Selain itu, teknologi ini bisa mempermudah HR dalam memantau jam kerja tanpa perlu khawatir akan kecurangan manual yang sering terjadi pada sistem tanda tangan atau kartu barcode.

Baca Juga: 10 Aplikasi Absen Wajah Terbaik untuk Cegah Titip Absen, Cek Fiturnya!

Cara Kerja Sistem Absen Wajah

Cara kerja sistem absen wajah tergolong canggih karena bisa memverifikasi identitas pengguna yang absen. 

Anda mungkin penasaran dengan teknologi di belakangnya. Untuk itu, mari pahami cara kerja sistem absen wajah sebagai berikut:

1. Pengambilan Gambar: Sistem akan mengambil foto wajah karyawan dari berbagai sudut untuk disimpan sebagai profil referensi.
2. Deteksi Wajah: Saat karyawan absen setiap hari, kamera akan mendeteksi keberadaan wajah di depan lensa dan memisahkan objek wajah dari latar belakang.
3. Ekstraksi Fitur: Sistem mengubah fitur wajah menjadi faceprint atau kode matematika unik yang mewakili identitas karyawan tersebut.
4. Pencocokan Data: Kode matematika dari wajah asli akan dibandingkan dengan database profil yang sudah terdaftar sebelumnya.
5. Autentikasi & Pencatatan: Jika tingkat kemiripan berada di atas ambang batas (biasanya 99%), sistem akan mengonfirmasi identitas dan mencatat waktu kehadiran (absensi) secara otomatis.
6. Pelaporan ke Pusat: Data yang sudah tercatat akan langsung dikirim ke server pusat atau cloud untuk diolah menjadi laporan kehadiran oleh HR.

Namun jika hasil pencocokan data tidak mirip, maka absen yang dilakukan akan gagal dan tidak terekam oleh sistem.

Kelemahan Absen Wajah

Walaupun teknologi ini efektif, terdapat beberapa titik lemah yang sering kali luput dari perhatian HR dalam pengelolaan harian. 

Berikut adalah rincian mengenai berbagai aspek yang menjadi kelemahan absen wajah:

1. Kelemahan Teknis Absen Wajah

Akurasi absensi bergantung pada kualitas ponsel dan kondisi lingkungan saat melakukan absensi. 

Perubahan kecil pada pencahayaan atau kondisi fisik kamera dapat menghambat proses pemindaian yang seharusnya berlangsung cepat. 

Jika hal ini terjadi secara berulang, pengalaman pengguna akan memburuk dan menghambat alur masuk karyawan.

Singkatnya, masalah yang sering terjadi berupa:

• Sensor gagal mengenali wajah dalam kondisi cahaya redup atau backlight.
• Kamera dengan resolusi rendah meningkatkan risiko kegagalan identifikasi wajah.
• Gangguan pada jaringan internet dapat menghambat sinkronisasi data absensi ke server pusat.

2. Kelemahan Keamanan

Sistem absen wajah juga rentan terhadap berbagai teknik manipulasi yang dilakukan oleh oknum tidak bertanggung jawab. 

Jika tidak diiringi dengan fitur liveness detection, sistem bisa saja dikelabui menggunakan foto objek statis. Hal ini membahayakan data kehadiran yang seharusnya menjadi dasar penggajian.

Apabila dirangkum, berikut kelemahan absen wajah dari segi keamanan:

• Penggunaan foto atau video resolusi tinggi untuk memalsukan kehadiran rekan kerja.
• Database biometrik yang tersimpan secara digital berisiko menjadi target serangan siber.
• Kegagalan pada sensor fisik dapat melumpuhkan seluruh gerbang akses masuk kantor.

3. Kelemahan Privasi & Kepatuhan

Pengumpulan data wajah kadang memicu kekhawatiran privasi karena melibatkan informasi biometrik sensitif yang melekat seumur hidup pada individu. 

Pelanggaran dalam aspek ini dapat berujung pada sanksi hukum yang berat sesuai regulasi perlindungan data pribadi.

Hal ini sensitif karena:

• Data wajah yang bocor tidak bisa diganti seperti layaknya mengganti kata sandi.
• Risiko data digunakan untuk pemantauan atau pelacakan tanpa izin di luar jam kerja.
• Potensi tuntutan hukum jika perusahaan tidak memiliki surat izin tertulis dari karyawan.

4. Kelemahan pada Keragaman & Bias

Banyak algoritma absen wajah masih menunjukkan tingkat kesalahan tinggi saat memverifikasi kehadiran kelompok demografis tertentu akibat kurangnya variasi data saat pelatihan AI. 

Kelemahan absen wajah dalam hal ini dapat memicu diskriminasi tidak sengaja yang merugikan moral karyawan. 

Jika sistem gagal mengenali wajah seseorang, hal tersebut akan dianggap sebagai kegagalan administratif yang tidak adil.

Sederhananya, kelemahan absen wajah ini berupa:

• Tingkat kesalahan identifikasi yang lebih tinggi pada kelompok kulit berwarna dan wanita.
• Sistem gagal mengenali wajah saat karyawan mengganti kacamata, gaya rambut, atau memakai masker.

Baca Juga: 7 Aplikasi Absensi Karyawan Pakai Face Recognition, Cegah Titip Absen! 

5. Kelemahan Operasional & HR

Ketergantungan berlebih pada teknologi juga sering kali membuat tim HR menaruh kepercayaan buta pada data yang dihasilkan mesin. 

Padahal, kesalahan sistem yang kecil dapat berujung pada sengketa upah. HR pun harus meluangkan waktu ekstra untuk melakukan investigasi manual setiap kali terjadi ketidaksesuaian data pada laporan kehadiran.

Kelemahan yang terjadi bisa berupa:

• Karyawan dipaksa membuktikan kehadiran mereka sendiri jika mesin mengalami error.
• Kesalahan identifikasi yang berujung pada pemotongan gaji yang tidak adil.
• Munculnya rasa tidak nyaman karena merasa terus-menerus diawasi oleh kamera pengawas.

Implikasi pada Payroll dan Dispute

Ketergantungan penuh pada verifikasi absen dengan absen wajah saja dapat memicu masalah serius pada payroll dan dispute. 

Mari pahami beberapa implikasi yang sering muncul akibat kelemahan absen wajah dalam operasional sehari-hari:

1. Kesalahan Perhitungan Gaji

Jika sistem gagal mengenali wajah karena pencahayaan buruk atau perubahan penampilan (seperti memakai kacamata baru atau masker), karyawan mungkin dianggap tidak hadir. Hal ini menyebabkan gaji yang dibayarkan tidak sesuai dengan jam kerja aktual mereka.

2. Munculnya Dispute Tenaga Kerja

Kegagalan sistem sering kali memicu perdebatan antara karyawan dan manajemen. Karyawan merasa sudah hadir, tetapi sistem menyatakan sebaliknya, sehingga HR harus melakukan investigasi manual yang membuang waktu.

3. Beban Pembuktian Terbalik

Dalam beberapa kasus, perusahaan sering kali memihak pada data otomatis sistem. Jika sistem salah, karyawan harus berupaya keras membuktikan kehadiran mereka secara manual. Dampaknya bisa merusak moral dan kepercayaan kerja.

4. Risiko Hukum Privasi

Apabila pengumpulan data biometrik dilakukan tanpa prosedur legal yang sah, perusahaan bisa terkena masalah hukum terkait privasi data sensitif karyawan. Oleh karena itu, komunikasikan sejak awal supaya tidak terjadi masalah di kemudian hari.

Cara Mengurangi Risiko & Mitigasi Kelemahan Absen Wajah

Meskipun terdapat celah, kelemahan absen wajah bukanlah sebuah cacat permanen. Anda dapat mencegah risiko manipulasi dan kegagalan sistem dengan langkah-langkah berikut:

1. Gunakan Validasi Lokasi GPS

Integrasikan pemindaian wajah dengan koordinat GPS untuk memastikan karyawan tidak hanya melakukan absen dengan wajahnya, tetapi juga berada di lokasi kantor yang benar.

2. Terapkan Teknologi Liveness Detection

Pastikan sistem Anda mampu membedakan wajah asli manusia dengan foto atau video untuk menghindari manipulasi absensi menggunakan gambar cetak.

3. Lakukan Pemeliharaan Perangkat Berkala

Cek kualitas kamera dan sensor secara rutin agar proses pemindaian tetap tajam meski dalam kondisi pencahayaan yang berubah-ubah di area kantor.

4. Sediakan Jalur Regularisasi Absensi

Buat kebijakan tertulis yang jelas mengenai cara karyawan melaporkan kendala teknis saat absen agar HR bisa melakukan koreksi data secara adil dan transparan.

5. Edukasi Karyawan Mengenai Penggunaan Sistem

Berikan pelatihan singkat mengenai cara berdiri dan sudut pandang wajah yang benar di depan kamera untuk mengurangi angka kegagalan pemindaian.

6. Gunakan Sistem Berbasis Cloud yang Terintegrasi

Pilihlah perangkat lunak yang secara otomatis menyinkronkan data absensi dengan laporan payroll untuk meminimalisir kesalahan input data secara manual.

7. Perbarui Database Profil Secara Rutin

Pastikan karyawan memperbarui foto profil mereka jika terjadi perubahan penampilan yang signifikan agar sistem tetap mengenali mereka dengan akurat.

Cegah Manipulasi Absen Wajah dengan Validasi Ganda KantorKu HRIS

Risiko manipulasi dan kelemahan absen wajah dapat Anda minimalisir sepenuhnya dengan menggunakan fitur validasi ganda dari KantorKu HRIS. 

Sistem attendance management ini tidak hanya mengandalkan absen wajah, tetapi juga merekam data GPS untuk memastikan karyawan berada di lingkungan kerja yang ditentukan.

Dashboard Absensi KantorKu HRIS

Selain keamanan tingkat tinggi, KantorKu HRIS juga menawarkan fitur unggulan lainnya, seperti:

1. Anti-Fake GPS: Mendeteksi dan memblokir penggunaan aplikasi GPS palsu oleh karyawan.
2. Otomatisasi Payroll: Data absen yang valid langsung diolah menjadi komponen gaji tanpa perlu rekap manual.
3. Manajemen Lembur & Cuti: Pengajuan dan persetujuan lembur serta cuti dilakukan secara transparan lewat aplikasi.
4. Laporan Real-Time: HR dapat memantau kehadiran seluruh tim secara instan dari satu dasbor pusat.
5. Keamanan Data ISO 27001: Menjamin seluruh data biometrik karyawan Anda terlindungi oleh standar keamanan internasional.

Dengan adanya validasi absensi ganda, risiko manipulasi absen pun bisa dicegah. Ingin memperkuat validasi absensi karyawan di kantor Anda? Book demo gratis sekarang untuk simulasi singkat jika diterapkan di perusahaan Anda!