Apa Itu HRM? Arti, Fungsi, Tools, & Contoh KPI yang Dipakai

Saat ini banyak perusahaan gagal mengelola karyawan diakibatkan karena salah paham tentang HRM.

Akibatnya? Turnover tinggi, konflik internal, produktivitas anjlok, bahkan risiko pelanggaran hukum ketenagakerjaan yang bikin perusahaan rugi besar.

Human Resource Management (HRM) merupakan sebuah sistem administrasi karyawan hingga hitung gaji tiap bulan di sebuah perusahaan.

Survei PwC di Asia Tenggara menemukan bahwa 96% pemimpin HR melihat peran HR yang lebih strategis dalam kerangka transformasi digital organisasi.

Di balik istilah ini, ada strategi penting yang menentukan apakah bisnis bisa tumbuh atau justru stagnan. Salah menerapkan HRM bisa membuat keputusan rekrutmen keliru, sistem penilaian kinerja tidak adil, hingga budaya kerja yang toxic tanpa disadari.

Di artikel ini, Anda akan memahami apa itu HRM, perannya dalam perusahaan modern, dan mengapa pemahaman yang keliru tentang HRM bisa berdampak fatal dalam jangka panjang.

Yuk, jangan berhenti di sini agar Anda tidak melewatkan penjelasan lengkap tentang HRM. Sebab, kemungkinan Anda mengulang kesalahan yang sama akan sangat besar jika tidak menyimak penjelasan ini baik-baik.

Apa Itu HRM

Secara sederhana, apa itu HRM merujuk pada pendekatan strategis dalam mengelola orang-orang di dalam organisasi agar mereka dapat bekerja secara efektif dan bahagia.

Menurut survei CIPD yang mengevaluasi penggunaan HR analytics di Asia (termasuk Singapura, Hong Kong, dan Malaysia), hanya sekitar 23,4% organisasi di kawasan ini yang telah menggunakan sistem HR analytics terintegrasi secara penuh untuk mendukung manajemen SDM secara strategis.

Mayoritas lainnya masih belum memiliki teknologi HR yang cukup canggih untuk kebutuhan bisnis mereka, yang menunjukkan bahwa investasi dalam teknologi HR masih belum merata meskipun kebutuhan akan data semakin penting.

HRM adalah singkatan dari Human Resource Management, yaitu sebuah disiplin ilmu yang memastikan bahwa aset manusia dikelola secara profesional untuk mencapai tujuan bisnis.

Lantas, apa perbedaan HRM dan HRD? Secara garis besar, HRM adalah payung besarnya (manajemen secara keseluruhan), sedangkan Human Resource Development (HRD) lebih fokus pada pengembangan kapasitas, pelatihan, dan pertumbuhan skill karyawan itu sendiri.

Berikut adalah perbedaan HRM dan HRD:

Memahami apa itu HRD tentu sangat penting bagi Anda selaku pelaku usaha agar tidak hanya sekadar mempekerjakan orang, tetapi juga merawat potensi mereka. Agar lebih mudah dipahami, berikut gambaran singkat tentang inti HRM:

• Tujuan Utama: Meningkatkan efektivitas organisasi melalui pengelolaan karyawan.
• Fokus Kerja: Rekrutmen, kompensasi, kepatuhan hukum, hingga budaya kerja.
• Target: Menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan minim konflik administrasi.

Ruang Lingkup HRM

Ruang lingkup Human Resource Management (HRM) sangat luas dan mencakup seluruh siklus hidup karyawan di perusahaan Anda, dimulai dari saat mereka melihat iklan lowongan kerja hingga saat mereka pensiun atau mengundurkan diri (offboarding).

Sebagai pelaku usaha, Anda perlu memastikan setiap tahapan ini terdokumentasi dengan rapi agar perusahaan memiliki standar operasional yang jelas dan kredibel.

Berikut adalah uraian mendalam mengenai aspek-aspek yang masuk dalam ruang lingkup HRM:

1. Manajemen Legalitas dan Kepatuhan

Aspek ini merupakan fondasi utama agar bisnis Anda aman dari tuntutan hukum. HRD bertugas memastikan bahwa seluruh hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan memiliki payung hukum yang kuat sesuai dengan regulasi pemerintah yang berlaku.

• Penyusunan Kontrak Kerja: Mengelola Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) maupun PKWTT yang detail.
• Penyusunan Peraturan Perusahaan (PP): Membuat panduan tertulis mengenai hak dan kewajiban karyawan yang disahkan oleh Dinas Tenaga Kerja.
• Kepatuhan Regulasi: Memastikan kebijakan upah minimum, jam kerja, dan pesangon sudah sejalan dengan undang-undang ketenagakerjaan terbaru.

Baca Juga: 6 Perbedaan PKWT dan PKWTT dari segi Hak, Probation hingga Masa Kerja

2. Administrasi Personalia dan Operasional

Personalia dan operasional adalah bagian utama dari HRM yang sangat menyita waktu jika dilakukan secara manual.

Fokus utama sebuah HRM adalah menjaga akurasi data yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dan pembayaran hak karyawan.

Beberapa detail yang dimaksud yaitu:

• Pengelolaan Data Master Karyawan: Menyimpan informasi pribadi, riwayat pendidikan, hingga dokumen identitas secara aman dan terorganisir.
• Manajemen Kehadiran: Memantau kedisiplinan melalui sistem absen fingerprint online untuk menghindari kecurangan data.
• Manajemen Cuti dan Izin: Mengatur alur pengajuan cuti tahunan, sakit, hingga izin khusus agar operasional kantor tetap berjalan stabil.

3. Manajemen Kesejahteraan dan Benefit

Ruang lingkup ini berfokus pada apa yang didapatkan karyawan sebagai imbal balik atas kontribusi mereka.

Perusahaan yang peduli pada kesejahteraan biasanya memiliki daya tarik lebih tinggi di mata talenta berkualitas.

• Asuransi dan Kesehatan: Menjamin pendaftaran BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan secara tepat waktu untuk seluruh staf.
• Fasilitas Penunjang: Menyediakan lingkungan kerja yang ergonomis serta alat pendukung kerja yang memadai.
• Program Kesejahteraan Mental: Memberikan dukungan atau kebijakan yang mendukung work-life balance bagi para pekerja.

Baca Juga: 10 Benefit Karyawan Tetap Menurut UU, Cek Sekarang!

4. Hubungan Industrial

HRM juga mencakup bagaimana perusahaan menjalin komunikasi yang harmonis dengan karyawan maupun serikat pekerja. Tujuannya adalah untuk menciptakan iklim kerja yang kondusif dan minim konflik internal.

• Mediasi Konflik: Menjadi penengah yang adil jika terjadi perselisihan antara atasan dan bawahan atau sesama rekan kerja.
• Survei Kepuasan Karyawan: Melakukan pengecekan berkala mengenai apa yang dirasakan karyawan terhadap kebijakan perusahaan.
• Penguatan Budaya Perusahaan: Mengomunikasikan nilai-nilai inti (core values) agar setiap karyawan merasa menjadi bagian dari misi besar Anda.

Fungsi Utama HRM dalam Perusahaan

Sebagai salah satu pilar utama organisasi, fungsi HRM adalah untuk memastikan setiap kebijakan terkait karyawan mulai dari perekrutan hingga kompensasi, agar selaras dengan visi, misi, dan tujuan bisnis perusahaan.

Dalam praktiknya, HRM yang efektif mampu menjaga keseimbangan antara kepentingan bisnis dan hak-hak karyawan.

Ketika fungsi HRM dijalankan dengan benar, perusahaan tidak hanya memperoleh tenaga kerja yang kompeten, tetapi juga membangun lingkungan kerja yang sehat, produktif, dan minim konflik.

Sebaliknya, HRM yang lemah sering menjadi sumber masalah internal, seperti ketidakpuasan karyawan, turnover tinggi, hingga risiko pelanggaran hukum.

Berikut adalah fungsi utama HRM dalam perusahaan yang perlu dipahami secara menyeluruh:

1. Penyediaan dan Penempatan Staf (Staffing)

Fungsi ini memastikan perusahaan mendapatkan orang yang tepat di posisi yang tepat. HRM bertanggung jawab atas seluruh proses rekrutmen, mulai dari perencanaan kebutuhan tenaga kerja, seleksi kandidat, hingga proses onboarding karyawan baru.

Kesalahan dalam tahap ini dapat berdampak jangka panjang, seperti kinerja tim yang tidak optimal dan biaya rekrutmen ulang yang tinggi. Oleh karena itu, HRM harus mampu menilai kompetensi, sikap, dan kesesuaian kandidat dengan budaya perusahaan.

2. Evaluasi dan Manajemen Kinerja

HRM berperan penting dalam menilai kontribusi karyawan secara objektif dan terukur. Evaluasi kinerja dilakukan untuk memastikan bahwa hasil kerja karyawan sepadan dengan kompensasi dan tanggung jawab yang mereka terima.

Selain sebagai alat penilaian, manajemen kinerja juga digunakan untuk:

• Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
• Menentukan promosi atau rotasi jabatan
• Memberikan umpan balik yang konstruktif

Tanpa sistem evaluasi yang jelas, perusahaan berisiko menciptakan ketidakadilan internal yang memicu demotivasi dan konflik.

3. Pengelolaan Kompensasi dan Benefit

HRM bertugas menyusun sistem gaji, tunjangan, dan benefit yang adil, kompetitif, serta sesuai dengan kemampuan perusahaan. Kompensasi yang tidak transparan atau tidak seimbang sering menjadi penyebab utama karyawan kehilangan loyalitas.

Sistem kompensasi yang baik tidak hanya menarik talenta baru, tetapi juga mempertahankan karyawan berkinerja tinggi dalam jangka panjang.

4. Kepatuhan terhadap Regulasi Ketenagakerjaan

Salah satu fungsi krusial HRM adalah melindungi perusahaan dari risiko hukum. HRM memastikan seluruh kebijakan dan praktik ketenagakerjaan sesuai dengan peraturan yang berlaku, seperti kontrak kerja, jam kerja, upah minimum, hingga hak cuti karyawan.

Kelalaian dalam aspek ini dapat berujung pada sanksi hukum, denda, atau rusaknya reputasi perusahaan, risiko yang sering kali jauh lebih mahal dibandingkan biaya pencegahannya.

5. Penciptaan Budaya dan Hubungan Kerja yang Sehat

HRM juga berperan dalam membangun budaya kerja yang positif dan kolaboratif. Ini mencakup pengelolaan hubungan kerja, penanganan konflik, serta penciptaan komunikasi yang terbuka antara manajemen dan karyawan.

Contoh human resource management yang baik dapat dilihat ketika perusahaan mampu menjaga transparansi kebijakan, menghargai karyawan, dan tetap fokus pada pencapaian target bisnis tanpa mengabaikan kesejahteraan SDM.

Proses HRM yang HRD Harus Ketahui

Bagi perusahaan yang sedang bertransisi dari pengelolaan SDM manual ke sistem yang lebih profesional, memahami proses HRM secara menyeluruh adalah hal yang tidak bisa ditawar.

HRM merupakan serangkaian proses yang saling terhubung dan berdampak langsung pada keberlangsungan bisnis.

Jika salah satu tahap dilewati atau dijalankan asal-asalan, dampaknya bisa terasa di tahap berikutnya, mulai dari rekrutmen yang tidak tepat sasaran, kinerja karyawan yang stagnan, hingga kekosongan posisi strategis yang mengganggu operasional.

Berikut adalah urutan proses HRM yang wajib dipahami dan dikelola oleh tim HRD:

1. Workforce Planning

Workforce planning merupakan fondasi awal dari seluruh proses HRM. Pada tahap ini, HRD bertugas memprediksi kebutuhan tenaga kerja di masa depan berdasarkan target bisnis, pertumbuhan perusahaan, dan perubahan organisasi.

HRD perlu menganalisis:

• Jumlah karyawan saat ini
• Kebutuhan kompetensi di masa depan
• Potensi turnover dan pensiun
• Kesenjangan antara kebutuhan dan kondisi aktual

Perencanaan tenaga kerja yang matang membantu perusahaan menghindari rekrutmen mendadak yang sering berujung pada salah pilih kandidat dan pembengkakan biaya.

Bahkan, perencanaan berbasis data terbukti mampu menekan biaya operasional karena keputusan SDM diambil secara lebih terukur dan preventif.

2. Talent Acquisition

Jobdesk seorang talent acquisition secara luas tidak selalu terbatas hanya pada pasang iklan lowongan kerja dan menunggu lamaran masuk.

Sebab, talent acquisition adalah proses strategis untuk menarik, menilai, dan merekrut talenta terbaik yang tidak hanya kompeten, tetapi juga sejalan dengan nilai dan visi perusahaan.

Proses ini mencakup:

• Employer branding agar perusahaan dikenal sebagai tempat kerja yang menarik
• Penyusunan deskripsi pekerjaan yang jelas dan realistis
• Proses seleksi yang objektif dan terstruktur
• Pengalaman kandidat (candidate experience) yang profesional

Talent acquisition yang efektif adalah mereka yang membuat perusahaan tidak bergantung pada rekrutmen darurat. Sebab, hal seperti itu jarang terjadi karena talenta potensial sudah mengenal dan tertarik pada perusahaan bahkan sebelum posisi dibuka.

3. Performance Review Cycle

Setelah karyawan bergabung, HRM tidak berhenti di situ. Perusahaan perlu menjalankan siklus evaluasi kinerja yang konsisten dan transparan agar karyawan memahami ekspektasi dan arah kerja mereka.

Umumnya, performance review cycle terdiri dari:

• Penetapan target dan KPI di awal periode
• Pemantauan dan umpan balik berkala
• Evaluasi akhir sebagai dasar keputusan pengembangan, promosi, atau kompensasi

Tanpa siklus penilaian yang jelas, karyawan cenderung merasa usahanya tidak diakui, yang pada akhirnya berdampak pada motivasi dan produktivitas.

Bagi HRD, sistem ini juga menjadi alat penting untuk mengidentifikasi potensi, kebutuhan pelatihan, dan karyawan berisiko tinggi untuk resign.

4. Succession Planning

Banyak perusahaan baru menyadari betapa pentingnya succession planning ketika posisi penting di perusahaan tiba-tiba kosong. Padahal, proses ini seharusnya direncanakan jauh sebelum krisis terjadi.

Succession planning adalah upaya HRM untuk:

• Mengidentifikasi posisi strategis dalam perusahaan
• Menyiapkan kandidat internal dengan potensi kepemimpinan
• Mengembangkan kompetensi mereka secara bertahap

Dengan perencanaan suksesi yang baik, perusahaan dapat menjaga stabilitas operasional dan kontinuitas bisnis tanpa harus selalu mencari kandidat eksternal dari nol, yang sering kali memakan waktu, biaya, dan risiko adaptasi.

Untuk memudahkan pemahaman, berikut ringkasan singkat alur proses HRM:

Tools & Teknologi Pendukung HRM

Di era digital ini, mengelola administrasi secara manual menggunakan kertas atau spreadsheet sederhana sudah tidak lagi efektif dan rentan akan kesalahan manusia (human error).

Penggunaan teknologi software HRIS bisa menjadi kunci efisiensi bagi HRD modern untuk menghemat waktu hingga 40% dalam tugas-tugas administratif rutin.

Berikut adalah rincian teknologi pendukung HRM yang wajib Anda pertimbangkan:

1. Human Resource Information System (HRIS)

HRIS adalah jantung dari teknologi HR di perusahaan Anda. Ini adalah pusat data karyawan digital yang mengintegrasikan berbagai informasi mulai dari profil personal, riwayat jabatan, hingga sistem absen fingerprint online.

Dengan HRIS, Anda tidak perlu lagi mencari berkas fisik di lemari arsip; semua informasi dapat diakses dalam hitungan detik secara aman dan terpusat.

• Integrasi Data: Menghubungkan data kehadiran langsung dengan sistem penilaian kinerja.
• Self-Service: Memungkinkan karyawan memperbarui data mandiri (seperti alamat atau nomor telepon) tanpa membebani HR.
• Pelaporan Real-time: Menghasilkan laporan distribusi karyawan atau rasio demografi secara otomatis.

2. Applicant Tracking System (ATS)

Jika perusahaan Anda sedang berkembang pesat, menyaring ratusan hingga ribuan CV pelamar secara manual tentu sangat melelahkan.

Applicant Tracking System (ATS) hadir sebagai asisten digital yang membantu Anda menyaring kandidat terbaik berdasarkan kriteria atau kata kunci tertentu secara otomatis. Hal ini memastikan proses rekrutmen berjalan objektif dan jauh lebih cepat.

• Penyaringan Otomatis: Menyeleksi kandidat yang paling sesuai dengan deskripsi pekerjaan.
• Database Pelamar: Menyimpan data pelamar yang belum lolos untuk kebutuhan posisi lain di masa depan.
• Kolaborasi Tim: Memudahkan manajer departemen untuk memberikan review langsung terhadap kandidat di platform yang sama.

3.Learning Management System (LMS)

Investasi terbaik bagi perusahaan adalah peningkatan kapasitas SDM-nya. LMS adalah platform yang digunakan untuk memberikan HRM training kepada karyawan secara online.

Melalui LMS, Anda bisa menyediakan modul pembelajaran yang bisa diakses kapan saja dan di mana saja, sehingga proses pengembangan skill tidak mengganggu operasional harian.

• Monitoring Progres: Melacak sejauh mana karyawan telah menyelesaikan pelatihan mereka.
• Ujian Digital: Menyediakan kuis atau tes untuk mengukur pemahaman karyawan setelah mengikuti training.
• Efisiensi Biaya: Mengurangi biaya sewa ruangan atau pelatih fisik karena materi bisa diakses secara digital.

4. Software Payroll

Menghitung gaji adalah tugas yang paling sensitif bagi HRD, sedikit kesalahan hitung bisa menurunkan moral karyawan. Software payroll bertugas mengotomatiskan seluruh perhitungan gaji, mulai dari tunjangan, potongan pajak PPh 21, hingga iuran BPJS tanpa perlu input manual satu per satu.

• Otomasi Slip Gaji: Mengirimkan slip gaji digital secara otomatis ke email atau aplikasi karyawan.
• Kepatuhan Pajak: Selalu diperbarui dengan regulasi tarif pajak terbaru dari pemerintah.
• Akurasi Tinggi: Meminimalisir keluhan karyawan terkait ketidaksesuaian jumlah transfer gaji.

KPI & Metrics HRM yang Sering Dipakai HRD

Untuk mengukur apakah strategi HRM Anda berhasil, Anda membutuhkan indikator yang jelas. Dalam hal ini, perusahaan yang rajin memantau metrik HR memiliki peluang 2 kali lebih besar untuk mencapai target profitabilitas mereka.

Berikut adalah KPI & Metrics HRM yang sering dipakai HRD:

1. Employee Turnover Rate

Metrik employee turnover rate mengukur persentase karyawan yang keluar dari perusahaan dalam periode tertentu, baik secara sukarela maupun tidak.

Angka turnover yang tinggi sering kali menjadi sinyal adanya masalah pada kepemimpinan, kompensasi, atau budaya kerja. Semakin rendah persentase ini, berarti semakin baik budaya perusahaan Anda dalam mempertahankan talenta terbaik.

• Fungsi Utama: Mendeteksi masalah kepuasan kerja dan efektivitas rekrutmen.
• Tujuan: Menurunkan biaya rekrutmen ulang dan menjaga stabilitas tim.
• Indikator: Angka di bawah 10% per tahun umumnya dianggap sangat sehat bagi perusahaan.

2. Cost per Hire

Cost per hire adalah metrik yang menghitung total biaya yang Anda keluarkan untuk merekrut satu orang karyawan baru, mulai dari biaya iklan lowongan, waktu rekruter, hingga proses onboarding.

Dengan memantau cost per hire, Anda bisa mengevaluasi efisiensi saluran rekrutmen yang digunakan agar tidak terjadi pemborosan anggaran.

• Komponen Biaya: Iklan lowongan, biaya agensi, dan waktu produktif tim HR.
• Optimasi: Mengidentifikasi sumber kandidat mana yang paling hemat biaya namun berkualitas tinggi.
• Manfaat: Membantu penyusunan anggaran tahunan HRD secara lebih akurat.

3. Absence Rate

Absence rate mengukur tingkat ketidakhadiran karyawan di luar hari libur resmi. Tingkat ketidakhadiran yang tinggi dapat mengganggu produktivitas dan meningkatkan beban kerja rekan setim lainnya.

Data ini kini bisa dipantau secara akurat dan real-time melalui sistem absensi online yang terintegrasi dengan dasbor manajemen.

• Dampak: Mengukur potensi kejenuhan karyawan (burnout) atau masalah kedisiplinan.
• Pemantauan: Dilakukan secara harian melalui sinkronisasi data mesin absen otomatis.
• Output: Menentukan kebijakan cuti atau skema insentif kehadiran yang lebih tepat.

Baca Juga: 4 Cara Absen Online untuk Karyawan WFH tanpa Ribet, HR Catat!

4. Revenue per Employee

Metrik revenue per employee menunjukkan efisiensi penggunaan SDM dengan cara menghitung seberapa besar pendapatan yang dihasilkan perusahaan jika dibagi dengan jumlah total karyawan.

Semakin tinggi angka ini, berarti perusahaan Anda semakin produktif dalam mengoptimalkan peran setiap individu untuk menghasilkan nilai ekonomi bagi bisnis.

• Tujuan: Mengetahui efektivitas biaya tenaga kerja terhadap keuntungan perusahaan.
• Analisis: Membantu Anda memutuskan apakah perlu menambah atau mengurangi jumlah staf.
• Target: Meningkatkan profitabilitas tanpa harus mengorbankan kesejahteraan karyawan.

Baca Juga: 10 Aplikasi HRM Terbaik untuk Tingkatkan Efisiensi Kerja HR

Setelah memahami betapa kompleksnya pengelolaan SDM, Anda tentu menyadari bahwa mengandalkan proses manual bukan lagi pilihan ideal. Ketika sistem lama mulai memperlambat kerja HR dan meningkatkan risiko kesalahan, beralih ke aplikasi HRIS menjadi langkah cerdas dan strategis.

KantorKu HRIS hadir untuk menyederhanakan proses HR yang kompleks melalui satu sistem terintegrasi, dengan keunggulan berikut:

• Absensi otomatis dengan data real-time
• Payroll akurat tanpa hitung manual
• KPI & penilaian kinerja terpusat
• Satu dasbor untuk seluruh data HR
• Minim human error & administrasi berulang
• Hemat waktu kerja tim HR

Tertarik dengan KantorKu HRIS dan ingin kami bantu jadwalkan untuk coba demo gratis? Yuk, beralih dengan KantorKu HRIS sekarang!

Sumber:

CIPD. Investment in HR Analytics Remains Strong in Asia but Progress is Held Back by a Lack of Skills and Standardisation Challenges.

PwC. Digital HR Transformation Survey 2022: Southeast Asia.