Apa Itu Kode Settlement Mandiri? Definisi, Fungsi & Cara Menggunakan

Kode settlement Mandiri merupakan istilah yang sering digunakan dalam transaksi bisnis, khususnya bagi Anda yang menerima pembayaran secara offline lewat mesin electronic data capture (EDC) atau menggunakan payment gateway.

Istilah ini biasanya muncul saat proses transaksi harian sudah selesai dan perlu ditutup agar dana dari pembayaran tersebut bisa diproses masuk ke rekening bisnis Anda.

Bagi banyak pelaku usaha maupun pebisnis baru, istilah settlement mungkin terdengar teknis, tetapi sebenarnya prosesnya cukup sederhana untuk dipahami.

Nah, di artikel ini, Anda akan mempelajari secara lengkap mulai dari pengertian kode settlement Mandiri, fungsi dalam operasional bisnis, cara penggunaannya, hingga dampaknya terhadap aktivitas perusahaan sehari-hari.

Apa Itu Kode Settlement Mandiri?

Kode settlement Mandiri umumnya merujuk pada kata sandi atau password yang digunakan oleh pemilik usaha atau merchant untuk melakukan proses settlement pada mesin EDC (Electronic Data Capture) Bank Mandiri.

Melansir Bank Mandiri, settlement adalah proses pengiriman data transaksi dari merchant ke bank, sehingga dana hasil pembayaran pelanggan bisa dikreditkan ke rekening merchant dan pihak bank dapat menagih pembayaran ke pemegang kartu.

Secara sederhana, proses settlement bisa dibayangkan sebagai tahap akhir dari transaksi harian. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, merchant perlu menutup transaksi di mesin EDC dengan kode settlement. Proses ini:

• Mengirimkan semua laporan transaksi harian ke Bank Mandiri
• Memastikan dana dari pembayaran pelanggan masuk ke rekening penjual
• Merangkum seluruh transaksi dalam satu laporan yang bisa dipakai untuk rekonsiliasi

Dengan kata lain, kode settlement Mandiri adalah kunci agar semua transaksi yang dilakukan melalui EDC tercatat dan dana hasil penjualan bisa dicairkan dengan aman dan tepat waktu.

Baca Juga: Mengenal Payroll Mandiri, Ini Fitur, Keuntungan, dan Cara Kelolanya

Fungsi Kode Settlement dalam Transaksi Perusahaan

Kode settlement Mandiri tidak hanya sekadar angka atau password. Proses ini memiliki peran penting dalam memastikan semua transaksi bisnis Anda berjalan lancar, dana masuk ke rekening, dan laporan keuangan tetap rapi.

Berikut fungsi utama kode settlement dalam transaksi perusahaan:

1. Pencairan Dana (Fund Settlement)

Kode settlement menjadi instruksi resmi bagi bank untuk mentransfer dana hasil transaksi non-tunai, seperti kartu debit, kartu kredit, atau QRIS, ke rekening perusahaan.

Proses ini biasanya dilakukan sekali sehari dan memastikan dana penjualan bisa digunakan untuk kebutuhan operasional bisnis.

2. Stabilitas Keuangan

Settlement membantu menjaga keseimbangan kas perusahaan. Dengan mengubah transaksi tertahan (pending) menjadi pendapatan yang sah, dana bisa diputar kembali untuk membayar kebutuhan operasional, gaji karyawan, atau pengeluaran lain yang penting bagi bisnis.

3. Rekapitulasi dan Laporan Keuangan

Proses settlement juga berfungsi sebagai alat rekonsiliasi. Dengan semua transaksi terkirim ke bank, laporan keuangan perusahaan menjadi lebih akurat dan risiko selisih antara catatan bank dan merchant berkurang. Hal ini penting untuk audit internal maupun eksternal.

4. Keamanan dan Akurasi

Kode settlement memastikan setiap transaksi yang dilakukan lewat EDC atau platform pembayaran telah diproses dengan benar. Proses ini mengurangi risiko kegagalan pembayaran atau kesalahan pencatatan, sehingga data transaksi lebih terpercaya.

5. Bukti Transaksi Resmi

Setelah settlement selesai, mesin EDC atau sistem pembayaran akan menghasilkan laporan atau struk akhir. Dokumen ini menjadi bukti resmi bahwa kewajiban pembayaran telah dipenuhi oleh pelanggan dan dana akan segera diterima oleh penjual.

Baca Juga: Apa itu Rekening Koran? Ini Fungsi, Contoh, & Cara Cetaknya!

Kode Settlement Mandiri Berapa?

Untuk mesin EDC Mandiri, kode settlement umumnya adalah 1400. Kode ini berfungsi sebagai password saat Anda memilih menu ‘Settlement’ pada mesin EDC. Dengan memasukkan kode ini, mesin akan:

• Memproses laporan transaksi harian
• Mengirim data transaksi ke Bank Mandiri
• Memastikan dana hasil pembayaran pelanggan masuk ke rekening merchant

Perlu diingat, kode ini bersifat khusus untuk setiap jenis mesin dan merchant. Artinya, meskipun angka default biasanya 1400, bank dapat menyesuaikan atau memberikan kode berbeda sesuai instalasi dan keamanan.

Cara Menggunakan Mesin EDC Mandiri untuk Settlement

Melakukan settlement pada mesin EDC Mandiri adalah langkah penting agar transaksi harian Anda tercatat dan dana hasil pembayaran pelanggan bisa masuk ke rekening. Cara melakukan settlement sendiri sedikit berbeda tergantung jenis mesin EDC yang digunakan.

Berikut panduannya:

1. Cara Settlement pada Mesin EDC Mandiri Standard (iWL220)

Jika Anda menggunakan mesin EDC model standar seperti iWL220, ikuti langkah-langkah berikut:

• Tekan tombol Menu atau Function pada mesin EDC
• Pilih opsi Settlement atau Penyelesaian pada layar
• Masukkan kode password 1400 (default) saat diminta
• Tekan tombol Hijau (OK) untuk mengonfirmasi
• Mesin akan menampilkan total transaksi hari tersebut, tekan OK lagi
• Tunggu hingga mesin mencetak struk settlement sebagai bukti transaksi berhasil

2. Cara Settlement pada EDC Mandiri Android (Smart EDC)

Untuk EDC berbasis Android atau Smart EDC, langkah-langkahnya sedikit berbeda:

• Buka aplikasi pembayaran pada layar mesin EDC Android
• Masuk ke menu Laporan atau Report
• Pilih Settlement
• Masukkan password admin jika diminta
• Klik Settlement/Confirm
• Tunggu hingga mesin mencetak struk settlement sebagai bukti transaksi berhasil

Baca Juga: Rekening Payroll Adalah: Manfaat, Perbedaan & Daftar Bank Penyedia

Cara Mengecek Status Transaksi dengan Kode Settlement Mandiri

Mengecek status transaksi dengan kode settlement Mandiri penting untuk memastikan semua pembayaran dari pelanggan sudah tercatat dan dana sudah siap dicairkan ke rekening bisnis.

Ada beberapa cara yang bisa digunakan, tergantung jenis mesin EDC atau platform pembayaran yang Anda pakai.

1. Melalui Mesin EDC Mandiri (Settlement Terakhir)

Jika Anda menggunakan mesin EDC Mandiri standar, berikut langkah-langkah mudah untuk mengecek status transaksi dan memastikan settlement berhasil:

• Tekan tombol Function/Menu pada mesin EDC
• Pilih menu Settlement
• Masukkan password (umumnya 1400 atau 3636)
• Tekan tombol OK/Hijau
• Mesin akan mencetak Settlement Report yang berisi total transaksi dan rincian per transaksi yang sudah berhasil diproses (settled)

Metode ini menggunakan kode settlement Mandiri EDC dan cocok untuk pengecekan manual di mesin.

2. Mencetak Ulang Laporan Settlement (Reprint)

Apabila struk settlement hilang atau ingin diperiksa ulang, mesin EDC menyediakan fitur reprint. Berikut caranya:

• Masuk ke menu Management/Report pada mesin EDC
• Pilih Reprint
• Pilih Last Settlement untuk mencetak laporan settlement terakhir

Cara ini tetap menggunakan kode settlement Mandiri EDC dan memudahkan verifikasi transaksi sebelumnya.

3. Melalui Aplikasi Livin’ Merchant (QRIS/EDC Android)

Untuk pemilik usaha yang memakai QRIS atau EDC Mandiri Android, pengecekan status transaksi bisa dilakukan secara real-time melalui aplikasi Livin’ Merchant:

• Buka aplikasi Livin’ Merchant
• Login dan pilih menu Riwayat/Transaksi
• Status transaksi akan muncul otomatis, sehingga Anda bisa memantau aliran dana masuk tanpa menunggu struk fisik

4. Melalui Kopra Cash Management (Korporasi)

Bagi perusahaan besar atau pengguna layanan Kopra, status transaksi juga bisa dipantau secara online:

• Login ke portal Kopra Cash Management
• Pilih fitur Transaction Status
• Masukkan referensi transaksi atau kode settlement untuk memeriksa apakah transaksi sudah berhasil atau gagal

Cara ini berguna untuk pengecekan batch transaksi besar dan mirip konsep kode settlement Mandiri online.

5. Melalui Menu History atau Report Sebelum Settlement

Jika Anda ingin melihat transaksi yang baru saja terjadi namun belum di-settle, menu History atau Report pada mesin EDC bisa digunakan:

• Akses menu Manajemen/History pada layar utama mesin EDC
• Lihat riwayat transaksi terakhir
• Cetak ulang (Reprint) jika perlu salinan struk fisik

Baca Juga: Payment Gateway di Indonesia: Pengertian, Jenis, 5 Contohnya

Dampak Kode Settlement bagi HR dan Operasional Bisnis

Penggunaan kode settlement Mandiri tidak hanya penting untuk transaksi harian, tetapi juga berdampak langsung pada efisiensi operasional dan manajemen HR perusahaan.

Dengan memahami dampaknya, tim HR dan pemilik usaha bisa lebih mudah mengelola arus kas, administrasi, dan risiko operasional.

Dampak terhadap Operasional Bisnis

Kode settlement memengaruhi kelancaran aktivitas harian perusahaan, terutama terkait dana dan pencatatan transaksi:

1. Arus Kas dan Modal Kerja

Settlement yang cepat memastikan dana dari transaksi pelanggan tidak tertahan. Hal ini memungkinkan perusahaan memutar modal untuk stok barang, biaya operasional harian, atau kebutuhan bisnis lainnya.

2. Keakuratan Akuntansi

Dengan kode settlement yang benar, risiko selisih pencatatan antara catatan bank dan perusahaan berkurang, sehingga laporan keuangan menjadi lebih akurat.

3. Manajemen Risiko

Proses settlement yang tepat mengurangi settlement risk, yaitu risiko kegagalan transaksi yang bisa berdampak pada kepercayaan pelanggan dan reputasi bisnis.

4. Transaksi Internasional

Untuk perusahaan yang melakukan pembayaran lintas negara, Local Currency Settlement (LCS) membantu mengurangi ketergantungan pada mata uang asing dan menurunkan risiko fluktuasi nilai tukar.

5. Rekapitulasi Transaksi Harian

Settlement membantu mencatat semua transaksi harian secara lengkap, memudahkan analisis penjualan dan persiapan laporan keuangan.

Baca Juga: Neraca Keuangan: Pengertian, Jenis, Komponen & Contohnya!

Dampak terhadap HR (Sumber Daya Manusia)

Selain operasional, kode settlement juga memengaruhi manajemen HR dan administrasi karyawan:

1. Efisiensi Administrasi

Data dari sistem settlement yang terintegrasi mempermudah tim HR/Finance dalam verifikasi transaksi, mengurangi beban kerja manual seperti pengecekan pembayaran atau rekonsiliasi gaji.

2. Pengurangan Sengketa

Transparansi data transaksi membantu meminimalkan potensi sengketa pembayaran antara perusahaan, karyawan, atau pihak ketiga (misalnya outsourcing).

3. Keamanan Data

Penggunaan kode dan sistem enkripsi memastikan data transaksi dan keuangan perusahaan aman, sehingga informasi sensitif terkait gaji karyawan atau arus kas terlindungi.

4. Perencanaan Payroll Lebih Akurat

Dengan laporan settlement yang jelas, tim HR dapat menghitung gaji, bonus, atau komisi karyawan dengan lebih tepat, mengurangi kesalahan manual.

5. Monitoring Aktivitas Karyawan

Data transaksi yang terekam membantu HR memantau aktivitas tim terkait penjualan atau cash handling, sekaligus mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

Baca Juga: 7 HR Tools yang Wajib Dimiliki oleh Perusahaan, Cek Fitur & Contohnya

FAQ Seputar Kode Settlement Mandiri

Berikut beberapa pertanyaan umum seputar kode settlement Mandiri beserta jawabannya secara jelas dan mudah dipahami.

1. Apakah settlement mandiri bisa 2 kali?

Settlement umumnya dilakukan sekali dalam sehari untuk batch transaksi yang sama. Jika ada transaksi baru setelah settlement pertama, Anda bisa melakukan settlement lagi untuk transaksi tersebut.

2. Berapa password settlement EDC Mandiri?

Password default untuk mesin EDC Mandiri standar adalah 1400, sedangkan untuk Smart EDC Android atau QRIS, password bisa berbeda sesuai pengaturan merchant.

3. Bagaimana cara settlement EDC Mandiri?

Berikut langkah-langkah umum untuk melakukan settlement melalui mesin EDC Mandiri:

• Tekan tombol Function/Menu pada mesin EDC
• Pilih menu Settlement/Penyelesaian
• Masukkan password settlement EDC Mandiri
• Tekan OK/Hijau untuk konfirmasi
• Mesin akan mencetak struk settlement sebagai bukti transaksi berhasil

4. E-statement mandiri pakai password apa?

Untuk mengakses e-statement, gunakan User ID dan password Internet Banking Mandiri, dan beberapa layanan mungkin memerlukan PIN token atau kode OTP untuk verifikasi tambahan.

Kelola Payroll Tanpa Drama Transfer lewat KantorKu HRIS!

Setelah memahami kode settlement Mandiri dan prosesnya, kini saatnya memikirkan solusi yang mempermudah seluruh administrasi HR, termasuk penggajian.

Dengan software payrolldari KantorKu HRIS, Anda bisa mengelola payroll tanpa ribet dan tanpa harus menghitung atau mentransfer gaji secara manual ke berbagai bank.

Sistem ini hadir sebagai aplikasi HRISall-in-one yang mengotomatisasi seluruh proses penggajian, mulai dari kalkulator gaji hingga pengiriman slip gaji digital ke karyawan.

Cukup dengan sekali klik, dana bisa langsung ditransfer ke rekening karyawan, menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan.

Fitur unggulan KantorKu HRIS untuk payroll:

• Kalkulasi Gaji Otomatis

Sistem menghitung gaji pokok, tunjangan, pajak PPh 21, dan iuran BPJS secara otomatis, tanpa perlu menghitung manual.

• Sinkronisasi Data Absensi

Potongan gaji akibat keterlambatan atau ketidakhadiran langsung terhitung dari data absensi digital, memastikan perhitungan akurat.

• Pembayaran Gaji Multi-Bank

Transfer gaji ke berbagai rekening bank karyawan secara massal dalam satu sesi transaksi, tanpa harus membuka banyak aplikasi bank.

• Slip Gaji Digital Instan

Slip gaji otomatis dibuat dan dapat langsung diakses karyawan melalui ponsel, mengurangi penggunaan kertas dan mempercepat distribusi.

• Portal Layan Diri (ESS)

Memberikan keleluasaan bagi karyawan untuk melihat riwayat penggajian, mengunduh dokumen pajak, atau memeriksa slip gaji secara mandiri.

Hentikan kerumitan administrasi penggajian yang menghambat produktivitas tim Anda. Segera book demo gratis KantorKu HRIS hari ini untuk mulai mengirim penggajian ke seluruh karyawan ke berbagai bank hanya dengan satu klik tombol!

Referensi

Syarat & Ketentuan – EDC Mandiri