Orientasi Adalah: Arti, Tujuan, Persiapan dan Cara Menyusun

Orientasi adalah acara pengenalan yang diberikan kepada karyawan baru saat mereka bergabung di perusahaan. Bayangkan Anda baru masuk kerja, pasti bingung harus mulai dari mana dan apa yang harus dilakukan. 

Tujuan orientasi guna membantu karyawan baru mengenal lingkungan kerja, budaya perusahaan, serta tugas yang akan dijalankan. 

Dalam orientasi biasanya ada pengenalan tim, aturan perusahaan, fasilitas, dan sistem kerja. Kalau belum tau, tenang saja, artikel ini akan membahas secara mendalam tentang pentingnya orientasi hingga cara memberikannya supaya efektif!

Orientasi Karyawan Adalah

Menurut WebHR, orientasi adalah proses pengenalan karyawan baru pada aturan, budaya, visi, misi, dan lingkungan kerja perusahaan agar mereka merasa nyaman dan siap berkontribusi. 

Proses orientasi setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung ukuran dan jenis bisnis perusahaan. 

Adanya orientasi bertujuan untuk menyiapkan sumber daya manusia yang selaras dengan tujuan organisasi. 

Selain itu, orientasi juga mempercepat proses integrasi karyawan baru ke tim dan budaya perusahaan.

Namun jangan salah apa itu orientasi karyawan dan onboarding karyawan, ada perbedaan antara keduanya, yaitu:

• Employee orientation, adalah program singkat yang tujuannya mengenalkan karyawan baru pada informasi dasar tentang perusahaan dan pekerjaannya, biasanya dilakukan satu kali di hari pertama.
• Employee onboarding, yaitu proses yang lebih panjang (durasinya bisa mingguan atau bulanan). Isinya serangkaian kegiatan untuk membantu karyawan baru beradaptasi, membangun hubungan, dan memahami peran mereka secara mendalam.

Baca Juga: Apa itu Onboarding Karyawan? Pelajari Proses dan Persiapannya!

Tujuan Orientasi Karyawan

Tujuan utama orientasi adalah untuk memastikan bahwa karyawan baru dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja dan memahami peran serta tanggung jawabnya. 

Jika diuraikan lebih rinci, maka berikut beberapa manfaatnya:

• Mempercepat proses integrasi karyawan dengan peran dan tim sehingga mereka lebih cepat produktif.
• Memberikan dukungan dan informasi sejak awal untuk membuat karyawan merasa dihargai serta meningkatkan motivasi dan keterlibatan.
• Mengurangi tingkat keluar masuk karyawan dengan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan agar mereka betah bekerja.
• Membekali karyawan dengan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan pekerjaan efisien.
• Membangun rasa kebersamaan dan pemahaman budaya perusahaan untuk menciptakan suasana kerja yang positif.
• Mengenalkan kebijakan perusahaan guna memastikan kepatuhan karyawan.

Kenapa Orientasi Karyawan Penting dalam Perusahaan?

Kenapa orientasi karyawan penting? Manfaat acara ini bukan hanya untuk membantu agar karyawan betah, tetapi juga membantu melihat potensi hubungan karyawan dengan perusahaan ke depannya. Adapun beberapa alasan orientasi karyawan penting yaitu:

1. Membentuk kesan pertama yang positif terhadap perusahaan bagi karyawan baru
2. Membantu karyawan baru memahami budaya, visi dan misi perusahaan.
3. Menginformasikan kepada karyawan terkait informasi kegiatan internal agar karyawan baru siap menghadapinya.
4. Mengelola ekspektasi dan mempercepat proses adaptasi diri dengan pekerjaan dan tim.
5. Menjadi ruang yang aman bagi karyawan untuk berbagi opini dan mengungkapkan kekhawatiran mereka tanpa rasa takut.
6. Menggali kebutuhan karyawan supaya bisa menyusun program pelatihan yang sesuai.
7. Meningkatkan motivasi dan kinerja mereka di masa depan dengan adanya pondasi yang kuat.

Apa Saja yang Termasuk dalam Orientasi Karyawan?

Ketika Anda akan menyiapkan orientasi karyawan nanti, HR Lineup menyebutkan ada beberapa hal yang termasuk dalam acara ini, di antaranya:

1. Sambutan dan Perkenalan

Penting memberikan sambutan hangat dan pengenalan struktur, visi dan misi, serta nilai-nilai organisasi. Tujuannya supaya karyawan merasa diterima dan bisa memahami budaya perusahaan.

2. Kebijakan dan Prosedur Perusahaan

Untuk memastikan karyawan baru mematuhi standar yang berlaku dan menghindari pelanggaran, pastikan sampaikan aturan, kode etik, dan prosedur perusahaan.

3. Keselamatan dan Keamanan

Tahapan berikutnya dalam orientasi adalah menginformasikan panduan mengenai keselamatan dan keamanan kerja, khususnya bagi karyawan yang bekerja dengan peralatan berat. 

Karyawan harus segera memahami ini guna melindungi diri mereka dari kecelakaan di lingkungan kerja.

4. Peran dan Tanggung Jawab

Karyawan akan lebih mudah memahami ekspektasi peran mereka jika Anda menjelaskan segala tugas dan tanggung jawab. Selain itu, sampaikan struktur tim untuk memastikan karyawan tahu kepada siapa mereka melapor.

5. Teknologi dan Peralatan

Jika pekerjaan membutuhkan peralatan atau teknologi tertentu, pastikan memberikan fasilitas serta panduan penggunaannya dari awal karyawan masuk kerja. Dengan begitu karyawan bisa beradaptasi lebih cepat.

6. Kompensasi

Informasi tentang gaji, tunjangan, dan kompensasi lainnya akan membantu karyawan memahami hak-hak kesejahteraan yang mereka dapatkan.

7. Pelatihan 

Anda juga bisa mengenalkan program pelatihan dan pengembangan yang tersedia untuk karyawan guna meningkatkan kemampuannya dalam mengerjakan tugas.

8. Sistem Umpan Balik

Setiap perusahaan pastinya mempunyai sistem umpan balik tersendiri. Namun dengan menjelaskannya sejak awal, karyawan bisa langsung mengetahuinya.

Selain itu, orientation adalah salah satu strategi untuk membantu membangun hubungan terbuka yang bisa mendukung perkembangan karyawan.

9. Budaya Perusahaan

Tidak lupa, kenalkan budaya dan nilai perusahaan memperkuat rasa kebersamaan dan motivasi bekerja. Anda bisa mendorong karyawan baru untuk bergabung ke aktivitas sosial dengan karyawan-karyawan yang sudah bekerja.

10. Kontak Dukungan

Ada baiknya tidak melepas karyawan begitu saja setelah orientasi selesai. Sebagai HR, Anda bisa memberikan kontak yang bisa karyawan hubungi jika mereka mengalami masalah. Dengan begitu, mereka tidak bingung harus bertanya ke siapa jika menghadapi masalah.

Baca Juga: Panduan Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan Baru untuk HRD

Bagaimana Cara Memberikan Orientasi kepada Karyawan Baru?

Orientasi adalah langkah krusial untuk menyambut karyawan baru. Untuk memastikan acara berjalan dengan efektif dan membantu meningkatkan retensi karyawan, Anda bisa mengikuti panduan berikut:

1. Menyiapkan Materi yang Relevan

Buat orientasi yang dipersonalisasi sesuai posisi dan kebutuhan karyawan baru. Untuk itu, penting mempersiapkan materi-materi yang relevan. 

Adapun materi yang perlu ada di antaranya:

• Profil perusahaan (Sejarah, visi, misi, nilai-nilai, dan tujuan perusahaan)
• Struktur organisasi
• Panduan kerja (Jam kerja, absensi, tata tertib, kode etik, dan kebijakan lainnya)

Materi ini harus mudah diakses, baik dalam bentuk presentasi, panduan digital, maupun video.

2. Mengenalkan Tim

Selanjutnya, kenalkan tim ke karyawan baru. Di sini HR disarankan melibatkan atasan langsung karyawan agar proses integrasi lebih mudah.

Biasanya atasan langsung juga memiliki pemahaman lebih dalam tentang pekerjaan yang akan dijalankan oleh karyawan baru dan bisa memberikan insight yang lebih spesifik. 

Adapun yang bisa disampaikan saat tahap ini yaitu:

• Penyampaian ekspektasi dari karyawan baru
• Membimbing karyawan baru selama periode orientasi
• Memperkenalkan karyawan baru kepada anggota tim lainnya
• Memperkenalkan struktur kerja 

3. Memberikan Tur Kantor sambil Mengenalkan Budaya Perusahaan

Mengingat orientasi adalah acara pengenalan karyawan baru, maka penting untuk memberikan tur kantor juga.

Anda bisa menginformasikan lokasi fasilitas-fasilitas penting selama tur mengelilingi kantor, misalnya:

• Ruang istirahat
• Ruang rapat
• Ruang kesehatan
• Toilet
• Ruang ibadah 

4. Membuka Sesi Tanya Jawab

Setelah melalui tur kantor dan pengenalan tim, Anda bisa mengajak karyawan baru untuk berbincang dan membuka sesi tanya jawab.

Tahap ini penting untuk memastikan karyawan baru benar-benar memahami segala hal yang telah disampaikan selama orientasi. 

5. Evaluasi dan Pendampingan Lanjutan

Walaupun orientasi biasanya dilakukan selama satu hari, tetapi sebagai HR tetap wajib memastikan karyawan baru berhasil beradaptasi dan berkembang di perusahaan. 

Untuk itu dibutuhkan beberapa langkah lanjutan, seperti:

• Melakukan evaluasi kinerja awal  setelah beberapa minggu
• Memberikan pendampingan tips-tips praktis jika perlu
• Mendorong karyawan baru untuk memberi umpan balik tentang pengalaman orientasi mereka

Ribet Urus Administrasi HR sampai Tidak Sempat Buat Orientasi Karyawan? Permudah Pakai Aplikasi HRIS seperti KantorKu!

HR seringkali habiskan banyak waktu mengurus administrasi repetitif yang rasanya tidak habis-habis. 

Kalau masih sibuk dengan hal itu, acara orientasi karyawan bisa jadi terlupakan atau kurang maksimal. Padahal orientasi adalah acara penting untuk menyambut karyawan baru.

Lebih baik, otomatisasi tugas-tugas HR dengan aplikasi HRIS seperti KantorKu HRIS. 

Di dalam satu aplikasi ini, Anda bisa menemukan berbagai fitur HR yang terintegrasi, mulai dari payroll otomatis, manajemen absensi dan shift, rekrutmen ATS, OKR & KPI, dan masih banyak lagi!

Dengan begitu, urusan administrasi bisa selesai 95% lebih cepat! Otomatis Anda bisa fokus meracang acara orientasi karyawan yang bisa meningkatkan retensi karyawan.

Mau ikut otomatisasi juga? Anda bisa coba gratis dulu! Yuk, book demo sekarang juga!