Pay-On-Demand Adalah: Cara Kerja, Manfaat, & Tantangannya

Fenomena “tanggal tua” masih menjadi masalah klasik dan sering mendorong karyawan bergantung pada pinjaman online, yang akhirnya berdampak pada fokus dan performa kerja. 

Untuk menjawab tantangan ini, mulai muncul konsep pay on demand atau yang dikenal juga sebagai earned wage access (EWA), yaitu sistem yang memungkinkan karyawan mengakses gaji yang sudah mereka hasilkan sebelum tanggal gajian. 

Kehadiran pay on demand menandai pergeseran kebutuhan tenaga kerja modern yang menilai sistem gajian sebulan sekali semakin kurang relevan dengan pola hidup dan keuangan saat ini. 

Untuk memahami lebih dalam bagaimana pay on demand bekerja serta manfaatnya bagi perusahaan, simak pembahasan lengkapnya dalam artikel ini!

Apa Itu Pay-on-Demand?

Pay-on-demand adalah sistem penggajian modern yang memungkinkan karyawan mengakses sebagian gaji yang sudah mereka hasilkan tanpa harus menunggu tanggal gajian bulanan. 

Skema ini dikenal sebagai earned wage access (EWA) dan menjadi solusi atas masalah klasik arus kas pribadi karyawan, terutama saat kebutuhan mendesak muncul di tengah periode kerja. 

Berbeda dengan pinjaman atau kasbon, pay-on-demand hanya memberikan akses ke upah yang memang sudah diperoleh, sehingga tidak menimbulkan utang baru. 

Bagi perusahaan, konsep ini bisa menjadi benefit tambahan bagi karyawan, tetapi harus dikelola dengan baik agar efektif meningkatkan engagement, mengurangi stres finansial karyawan, dan menjaga produktivitas tetap stabil sepanjang bulan kerja

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Bulanan, Harian, atau Per Jam

Cara Kerja Pay-on-Demand dalam Sistem HR

Cara kerja pay-on-demand relatif sederhana. Karyawan dapat mengajukan penarikan gaji yang sudah mereka peroleh kapan saja selama periode penggajian berjalan. 

Ketika karyawan telah menyelesaikan sebagian pekerjaannya, sistem akan menghitung upah yang sudah diperoleh hingga titik waktu tersebut. 

Dari jumlah ini, karyawan dapat mengajukan penarikan sebagian gaji melalui aplikasi atau platform yang disediakan tanpa harus menunggu akhir periode penggajian.

Setiap penarikan gaji akan tercatat sebagai bagian dari total gaji bulanan karyawan. Saat proses gajian reguler dilakukan, sistem secara otomatis mengurangi jumlah yang sudah ditarik sebelumnya dari gaji akhir yang diterima.

Dengan mekanisme ini, tidak terjadi pembayaran ganda dan seluruh perhitungan tetap konsisten. 

Kadang terdapat biaya administrasi per penarikan yang dibebankan kepada karyawan, meskipun ada juga perusahaan yang memilih menanggungnya sebagai benefit tambahan.

Manfaat Pay-on-Demand bagi Karyawan

Pay-on-demand dirancang untuk memberi karyawan akses yang lebih fleksibel terhadap gaji yang sudah mereka hasilkan. 

Dengan fleksibilitas ini, karyawan bisa merasakan beberapa manfaat terhadap kondisi finansialnya, seperti:

1. Meningkatkan Rasa Aman secara Finansial

Dengan pay-on-demand, karyawan tahu bahwa setiap upah yang sudah mereka peroleh dapat diakses kapan saja tanpa harus menunggu tanggal gajian. 

Kepastian ini menciptakan rasa aman, terutama bagi karyawan yang hidup dari satu periode gaji ke periode berikutnya.

2. Mengurangi Stres akan Keuangan

Akses gaji yang lebih cepat membantu karyawan mengurangi tekanan mental terkait waktu pembayaran tagihan. 

Mereka tidak perlu lagi mencocokkan tanggal gajian dengan saldo rekening, sehingga beban stres finansial sehari-hari dapat ditekan.

3. Membantu Menghindari Denda Keterlambatan dan Bunga

Ketika kebutuhan mendesak muncul, pay-on-demand memungkinkan karyawan menggunakan gaji yang sudah diperoleh untuk membayar tagihan tepat waktu. 

Hal ini membantu mereka menghindari denda keterlambatan, bunga kartu kredit, atau pinjaman berbunga tinggi.

4. Bantalan Ekonomi saat Muncul Biaya Tidak Terduga

Biaya perbaikan kendaraan, kebutuhan medis, atau pengeluaran darurat lainnya sering kali datang tanpa perencanaan. 

Dengan sistem ini, karyawan dapat menarik sebagian gaji yang sudah dihasilkan sebagai solusi cepat tanpa harus berutang.

5. Membuat Karyawan Merasa Didukung oleh Perusahaan

Ketersediaan pay-on-demand, meskipun tidak selalu digunakan, memberi sinyal bahwa perusahaan peduli terhadap kesejahteraan finansial karyawannya. 

Dukungan ini meningkatkan rasa dihargai dan memberikan lapisan keamanan tambahan bagi karyawan.

Keuntungan bagi Perusahaan dan HR

Dari sisi perusahaan, pay-on-demand bukan hanya benefit finansial, tetapi juga strategi pengelolaan SDM yang berdampak pada budaya kerja dan keberlanjutan bisnis. 

Mari teliti lebih dalam tentang menfaat pay-on-demand bagi perusahaan:

1. Meningkatkan Kesejahteraan Karyawan

Menyediakan pay-on-demand mencerminkan investasi perusahaan pada kondisi finansial dan mental karyawan. 

Hal ini turut meningkatkan kesejahteraan karyawan karena mereka merasa tempat kerjanya peduli dan bertanggung jawab.

2. Nilai Tambah dalam Menarik Talenta

Di pasar tenaga kerja yang kompetitif, fleksibilitas penggajian menjadi pembeda agar perusahaan Anda menonjol dari yang lain. 

Pay-on-demand dapat diposisikan sebagai benefit unggulan yang menarik kandidat berkualitas saat proses rekrutmen.

3. Meningkatkan Produktivitas 

Karyawan yang tidak terbebani stres keuangan cenderung lebih fokus dan produktif. Dengan akses gaji yang lebih fleksibel, perhatian karyawan dapat dialihkan kembali ke kinerja dan tanggung jawab pekerjaan.

4. Meningkatkan Retensi 

Stres finansial sering menjadi alasan karyawan mencari pekerjaan baru. Pay-on-demand membantu mengurangi tekanan tersebut, sehingga karyawan lebih nyaman bertahan dan loyal terhadap perusahaan.

5. Memperkuat Engagement Karyawan

Ketika karyawan merasa didukung dan dihargai, tingkat keterlibatan mereka meningkat. Sistem penggajian ini berperan sebagai turunan kebijakan kompensasi modern yang menciptakan hubungan kerja lebih sehat dan berkelanjutan.

Baca Juga: 30 Rekomendasi Software Payroll Terbaik di Indonesia

Tantangan dan Hal yang Perlu Diperhatikan

Meski menawarkan fleksibilitas tinggi, penerapan pay-on-demand tidak lepas dari sejumlah tantangan yang perlu dipahami sejak awal. 

Tanpa perencanaan yang matang, skema ini bisa menimbulkan risiko operasional maupun finansial bagi perusahaan. Adapun berikut tantangan yang harus diperhatikan dan solusinya:

1. Kesalahan Perhitungan Gaji

Pay-on-demand menambah kompleksitas dalam proses penggajian karena melibatkan penarikan gaji parsial sebelum periode gaji berakhir. 

Risiko yang bisa muncul adalah kelebihan bayar, terutama saat terdapat komponen variabel seperti lembur, bonus, komisi, atau potongan tertentu yang belum final.

Solusi: 

Gunakan sistem payroll yang mampu melacak upah yang sudah diperoleh secara akurat dan memperhitungkan seluruh variabel secara otomatis, sehingga jumlah yang dapat ditarik tetap sesuai dengan hak karyawan.

2. Risiko Kesalahan Pajak dan Pemotongan

Dengan adanya penarikan gaji lebih awal, proses penghitungan dan pemotongan pajak bisa menjadi lebih rumit. 

Dalam beberapa skema, pajak belum langsung dipotong saat penarikan, sehingga berisiko terjadi kekurangan atau kelebihan potongan di akhir periode.

Solusi:

Pastikan mekanisme pay-on-demand tetap terhubung dengan perhitungan pajak final di akhir periode penggajian, sehingga seluruh kewajiban pajak tetap akurat dan sesuai ketentuan.

3. Terganggunya Arus Kas Perusahaan

Jika sebagian besar karyawan menarik gaji lebih awal dalam waktu bersamaan, perusahaan dapat menghadapi tekanan arus kas jangka pendek. 

Hal ini menyulitkan perencanaan keuangan, terutama bagi bisnis dengan margin kas yang ketat.

Solusi:

Atur kebijakan penarikan secara bertahap, misalnya dengan persentase maksimum dari gaji yang sudah diperoleh, sehingga arus kas perusahaan tetap terjaga.

4. Biaya Transaksi Tambahan

Dalam beberapa model, penarikan gaji lebih awal dikenakan biaya transaksi. Jika tidak dikomunikasikan dengan jelas, biaya ini dapat menimbulkan ketidakpuasan, bahkan menurunkan engagement karyawan. 

Solusi:

Transparansikan struktur biaya sejak awal, tentukan siapa yang menanggung biaya transaksi, dan pastikan kebijakan pajak dipahami dengan baik agar tidak menimbulkan kejutan bagi karyawan.

Masa Depan Penggajian: Dari Statis ke Dinamis

Perkembangan pay-on-demand menandai pergeseran besar dalam sistem penggajian, dari model statis berbasis tanggal tetap menuju pendekatan yang lebih dinamis. 

Seiring meningkatnya ekspektasi karyawan terhadap fleksibilitas finansial, pay-on-demand diprediksi menjadi standar baru dalam paket benefit karyawan, bukan lagi sekadar opsi tambahan.

Ke depannya, sistem pay-on-demand semakin didukung oleh sistem payroll dari HRIS guna menghitung upah berjalan secara akurat, menetapkan batas penarikan yang aman, dan memproses pencairan gaji dalam waktu singkat. 

Namun akses gaji lebih awal tidak lagi berdiri sendiri, tetapi perlu dikaitkan dengan edukasi keuangan, pengelolaan pengeluaran, dan penggunaan yang lebih bertanggung jawab.

Seiring meningkatnya adopsi, aspek regulasi akan menjadi perhatian utama, sehingga model ini tetap adil dan selaras dengan aturan ketenagakerjaan.

Kelola Payroll Seluruh Karyawan Lebih Cepat & Akurat dengan KantorKu HRIS

Penerapan pay on demand menunjukkan bahwa penggajian kini harus lebih fleksibel guna meningkatkan kesejahteraan karyawan. 

Agar skema ini berjalan lancar, perusahaan membutuhkan software payroll yang rapi dan akurat.

Di sinilah KantorKu HRIS hadir dengan fitur payroll online yang mampu mengelola penggajian secara otomatis. 

Beberapa fiturnya yaitu:

• Perhitungan gaji otomatis: Menghitung gaji pokok, tunjangan, lembur, PPh 21, dan BPJS secara otomatis sesuai regulasi.
• Dashboard payroll terpusat: Seluruh data penggajian karyawan terekam rapi dalam satu dashboard yang mudah dipantau.
• Transfer gaji sekali klik: Pembayaran gaji ke ribuan karyawan dapat dilakukan sekaligus ke berbagai bank.
• Slip gaji digital: Karyawan dapat mengunduh slip gaji kapan saja sehingga meningkatkan kepuasan kerja.
• Sistem fleksibel & skalabel: Mudah disesuaikan dengan kebijakan payroll perusahaan.

Jika Anda ingin proses payroll yang lebih efisien, aman, dan skalabel untuk pertumbuhan bisnis, saatnya beralih ke KantorKu HRIS. Book demo gratis sekarang untuk merasakan kemudahannya secara langsung!

Referensi:

On-Demand Pay: The Future of Employee Salaries | Bizky

On-demand pay: What is it, how does it work, and pros and cons | Remote