6 Cara Menghitung Gaji Bersih di Excel dengan Mudah (+Template)

Mengelola penggajian karyawan adalah salah satu tugas HR yang perlu dilakukan secara hati-hati. 

Kesalahan kecil dalam perhitungan bisa berdampak pada kepuasan karyawan hingga kepatuhan hukum perusahaan.

Maka dari itu, menghitung gaji bersih sebaiknya menggunakan bantuan software seperti Excel guna mengurangi risiko salah hitung.

Mari pahami bagaimana cara menghitung gaji bersih di Excel di bawah ini, tenang tersedia juga template siap unduh!

Apa Itu Gaji Bersih?

Gaji bersih adalah nominal uang tunai yang benar-benar diterima oleh karyawan dan siap digunakan untuk kebutuhan sehari-hari tanpa perlu memikirkan potongan lagi. 

Penyebutan gaji bersih sering juga dinamakan sebagai take home pay (THP) atau net salary. Anda perlu memahami bahwa gaji bersih berbeda dengan gaji pokok atau gaji bulanan kotor (gross). 

Dalam sistem nett salary, perusahaan biasanya sudah menghitung seluruh komponen potongan (termasuk pajak) di balik layar, sehingga angka yang masuk ke rekening karyawan adalah angka bulat yang sesuai dengan kesepakatan awal.

Lalu, apakah gaji bersih sudah dipotong BPJS? Jawabannya adalah ya. Gaji bersih yang diterima karyawan sudah mencakup pengurangan untuk iuran wajib seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh 21.

Baca Juga: Cara Menghitung Take Home Pay & Rumusnya!

Komponen Gaji Bersih

Penyusunan gaji bersih melibatkan penggabungan berbagai komponen pendapatan dan pengurangan. 

Berikut adalah komponen yang membentuk gaji bersih karyawan:

1. Gaji Pokok (Basic Salary)

Gaji pokok adalah imbalan dasar yang ditentukan berdasarkan tingkat atau jenis pekerjaan yang besarnya disepakati dalam kontrak kerja. 

Berdasarkan PP Nomor 36 Tahun 2021, jika gaji terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap, maka besaran gaji pokok minimal harus berjumlah 75% dari total gaji tersebut.

2. Tunjangan 

Tunjangan adalah tambahan pendapatan di luar gaji pokok. Jumlahnya 25% dari total gaji yang diterima karyawan.

Komponen ini dibagi menjadi dua, yaitu tunjangan tetap yang dibayarkan rutin setiap bulan (seperti tunjangan jabatan), dan tunjangan tidak tetap yang diberikan berdasarkan kondisi tertentu, misalnya tunjangan transportasi yang dihitung berdasarkan jumlah kehadiran.

3. Potongan 

Ini adalah komponen pengurang sebelum karyawan menerima gaji bersih. Potongan ini mencakup kewajiban pajak (PPh 21), iuran jaminan sosial (BPJS), hingga potongan internal perusahaan seperti cicilan pinjaman atau denda keterlambatan yang telah disepakati.

4. Benefit 

Benefit adalah fasilitas tambahan yang diberikan perusahaan. Beberapa di antaranya muncul dalam slip gaji dalam bentuk nominal (seperti asuransi swasta atau tunjangan kesehatan tambahan).

Namun ada juga yang bersifat non-finansial seperti fasilitas kantor yang tetap memberikan nilai tambah bagi kesejahteraan karyawan.

5. Bonus

Berbeda dengan gaji bulanan, bonus adalah bentuk apresiasi yang diberikan berdasarkan performa individu atau pencapaian target perusahaan. 

Mengingat sifatnya yang tidak dijamin setiap bulan, bonus adalah komponen variabel yang dapat meningkatkan nominal gaji bersih secara signifikan pada periode tertentu.

6. Pendapatan Tambahan (Overtime)

Komponen ini mencakup uang lembur yang menjadi hak karyawan saat bekerja melebihi jam kerja standar. 

Perhitungannya diatur ketat oleh undang-undang ketenagakerjaan, termasuk perhitungan khusus jika lembur dilakukan pada hari libur nasional atau hari Minggu.

Baca Juga: Cara Menghitung Upah Lembur Praktis sesuai Peraturan UU Cipta Kerja Terbaru

Komponen Potongan Gaji

Potongan-potongan inilah yang mengurangi nominal gaji kotor hingga menjadi gaji bersih yang siap dikirim ke rekening karyawan. 

Perlu diingat, komponen potongan setiap karyawan bisa berbeda tergantung pada status pajak dan perjanjian di kontrak kerja mereka. 

Berikut beberapa potongan yang berlaku:

1. Pajak Penghasilan (PPh 21)

PPh 21 adalah potongan pajak atas penghasilan karyawan yang besarannya ditentukan oleh jumlah pendapatan, status perkawinan, dan jumlah tanggungan. 

Pajak ini hanya dikenakan jika gaji karyawan sudah melebihi ambang batas Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP). 

Umumnya, semakin besar penghasilan, semakin besar pula persentase pajak progresif yang dikenakan.

2. Iuran BPJS Kesehatan

Berdasarkan Perpres No. 75 Tahun 2019, iuran BPJS Kesehatan adalah 5% dari gaji bulanan. Namun, Anda hanya memotong 1% dari gaji karyawan, sementara 4% sisanya ditanggung oleh perusahaan. Iuran ini wajib dibayarkan setiap bulan.

3. Jaminan Hari Tua (JHT)

JHT merupakan bagian dari BPJS Ketenagakerjaan dengan total iuran sebesar 5,7% dari gaji. Sebagai HR, Anda wajib memotong gaji karyawan sebesar 2%, sementara perusahaan memberikan kontribusi sebesar 3,7%. 

Dana ini berfungsi sebagai tabungan jangka panjang yang dapat dicairkan saat karyawan pensiun atau berhenti bekerja.

4. Jaminan Pensiun (JP)

Potongan ini khusus untuk perusahaan yang mengikutsertakan karyawannya dalam program pensiun BPJS Ketenagakerjaan. 

Total iurannya adalah 3%, dengan rincian 1% dipotong dari gaji karyawan dan 2% dibayarkan oleh perusahaan. 

Namun, potongan ini biasanya memiliki batas maksimal upah (ceiling) yang disesuaikan pemerintah setiap tahunnya.

5. JKK dan JKM

Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) dan Jaminan Kematian (JKM) sepenuhnya menjadi tanggung jawab perusahaan sebagai pelindung risiko kerja. 

Besarannya adalah 0,24% untuk JKK dan 0,3% untuk JKM. Meskipun dibayarkan perusahaan, nilai ini tetap dicatat dalam komponen penggajian untuk menghitung pajak penghasilan karyawan.

6. Potongan Opsional (Pinjaman & Cicilan)

Potongan ini hanya berlaku jika karyawan memanfaatkan fasilitas tertentu dari perusahaan, seperti pinjaman karyawan atau kasbon. 

Besaran dan jadwal cicilannya harus disepakati secara tertulis agar tidak terjadi perselisihan di kemudian hari saat gaji bersih diterima.

7. Potongan Cuti Tidak Dibayar (Unpaid Leave)

Jika karyawan mengambil cuti melebihi jatah tahunan, perusahaan berhak melakukan pemotongan gaji secara prorata sesuai jumlah hari ketidakhadiran tersebut. 

Perhitungan ini memastikan perusahaan hanya membayar imbalan sesuai dengan waktu kerja efektif karyawan.

Cara Menghitung Gaji Bersih di Excel

Menghitung gaji bersih di Excel sebenarnya cukup sederhana jika Anda sudah memiliki data gaji kotor dan total potongannya. 

Untuk mendapatkan hasil yang akurat, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Siapkan Struktur Tabel Gaji

Sebelum memasukkan rumus, pastikan Anda telah membuat kolom yang rapi untuk setiap komponen. 

Minimal, Anda harus memiliki kolom untuk:

• Nama karyawan
• Jumlah gaji (Gaji kotor)
• Potongan pajak (PPh 21)
• Gaji bersih (Nett)

Struktur yang rapi akan memudahkan Anda dalam melakukan pengecekan ulang (audit) jika terjadi selisih angka.

2. Masukkan Rumus Pengurangan Gaji Bersih

Untuk mendapatkan nominal gaji bersih, Anda bisa menggunakan rumus pengurangan yang didapat dari hasil pengurangan jumlah gaji kotor dengan seluruh komponen potongan.

Adapun formulanya yaitu:

= [Sel Gaji Kotor] – [Sel Pajak] 

Letakkan rumus tersebut di kolom Gaji Bersih. Lalu, Tekan Enter untuk melihat hasilnya.

3. Gunakan Fitur Auto-Fill (Drag) 

Anda tidak perlu mengetik rumus satu per satu untuk setiap karyawan. Setelah rumus di sel pertama muncul, arahkan kursor ke ujung kanan bawah sel tersebut hingga muncul ikon tanda plus (+). 

Klik dan tarik (drag) ke bawah hingga baris karyawan terakhir. Excel akan secara otomatis menyesuaikan baris sel dan menghitung gaji seluruh karyawan secara instan.

4. Gunakan Shortcut Alt + = untuk Total Gaji

Untuk mengetahui total anggaran gaji yang harus disiapkan perusahaan atau total pajak yang harus dibayarkan, gunakan shortcut keyboard agar lebih cepat.

Caranya:

• Blok sel gaji bersih dari karyawan pertama hingga satu sel kosong di baris paling bawah.
• Tekan tombol Alt + = secara bersamaan di keyboard.
• Excel otomatis memunculkan total jumlah menggunakan fungsi SUM pada sel kosong tanpa perlu mengetik rumus manual.

Selesai. Anda akan langsung mendapatkan jumlah gaji bersih yang perlu dibayarkan ke masing-masing karyawan tanpa hitung manual dengan kalkulator.

Ingin cara yang lebih otomatis tanpa rumus? Gunakan kalkulator gaji gratis dari KantorKu HRIS, hanya perlu input manual dan perhitungan akan berjalan otomatis.

Contoh Perhitungan Gaji Karyawan di Excel

Dalam praktiknya, Anda akan menghadapi berbagai kondisi karyawan yang berbeda setiap bulannya, mulai dari mereka yang bekerja lembur hingga karyawan yang baru bergabung di tengah periode penggajian (pro-rate).

Agar lebih terbiasa, mari pahami beberapa contoh excel perhitungan gaji karyawan yang sering terjadi:

1. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tetap

Skenario ini berlaku untuk karyawan yang bekerja penuh dalam satu periode penggajian (misalnya 1 bulan) tanpa ada tambahan lembur atau pengurangan karena absen.

Perhitungannya dimulai dengan:

• Jumlahkan Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap (seperti tunjangan jabatan atau keluarga). 
• Setelah mendapatkan total pendapatan kotor, kurangi nilai tersebut dengan potongan wajib (seperti Pajak PPh 21 dan Iuran BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan). 
• Hasil akhir dari pengurangan inilah yang menjadi gaji bersih.

Rumus menghitung gaji bersih setelah pajak adalah =(B2+C2)-(D2+E2) yang diletakkan di sel F2. Anda bisa langsung menyalin tabel berikut ke lembar Excel Anda sesuai sel di bawah:

Nama Karyawan (A)	Gaji Pokok (B)	Tunjangan (C)	Potongan Pajak (D)	Iuran BPJS (E)	Gaji Bersih (F)
Budi Santoso	8,000,000	1,500,000	250,000	150,000	9,100,000

2. Contoh Perhitungan Gaji dengan Lembur

Skenario ini digunakan ketika operasional perusahaan menuntut karyawan bekerja melebihi waktu kerja standar (8 jam sehari atau 40 jam seminggu). 

Maka, mereka wajib diberikan imbalan berupa upah lembur sebagai hak finansial tambahan bagi karyawan. 

Langkah perhitungannya adalah:

• Menghitung Upah Lembur per Jam (biasanya berdasarkan rumus 1/173 x Gaji Sebulan)
• Di Excel, kalikan jumlah Total Jam Lembur dalam sebulan dengan Tarif per Jam. 
• Total uang lembur ini kemudian ditambahkan ke dalam gaji pokok dan tunjangan lainnya sebagai penambah pendapatan sebelum dipotong pajak.
• Pada sel E2, masukkan rumus =B2+(C2*D2).

Nama Karyawan (A)	Gaji Pokok (B)	Total Jam Lembur (C)	Upah Lembur/Jam (D)	Total Pendapatan (E)	Gaji Bersih (F)
Siti Aminah	6,000,000	12	34,682	6,416,184	6,416,184

3. Contoh Perhitungan Gaji dengan Bonus Bulanan

Cara menghitung total gaji di Excel ini sering ditemukan pada divisi Sales (komisi penjualan) atau karyawan yang mencapai Key Performance Indicator (KPI) tertentu.

Bonus yang didapatkan pun bersifat variabel, artinya nilainya tidak selalu sama setiap bulan. Bonus ini diberikan sebagai apresiasi atas kontribusi karyawan terhadap target perusahaan. 

Dalam perhitungannya di Excel, bonus diletakkan dalam kolom tersendiri. Karena bonus menambah total penghasilan tahunan, bonus akan sedikit meningkatkan potongan PPh 21.

Untuk menghitungnya, bisa gunakan tabel berikut dan tempatkan rumus =B2+C2+D2 di sel E2.

Nama Karyawan (A)	Gaji Pokok (B)	Bonus/Insentif (C)	Tunjangan (D)	Total Gross (E)	Gaji Bersih (F)
Andi Wijaya	10,000,000	3,500,000	1,000,000	14,500,000	14,500,000

4. Contoh Perhitungan Gaji Prorata (Karyawan Baru/Resign)

Skenario ini digunakan jika karyawan hanya bekerja sebagian dari total hari kerja dalam sebulan, baik karena baru bergabung di pertengahan bulan atau berhenti sebelum bulan berakhir.

Caranya perhitungannya: 

• Tentukan dulu Upah per Hari (Gaji Sebulan dibagi jumlah hari kerja sebulan, misal 22 hari). 
• Kalikan upah per hari tersebut dengan Jumlah Hari Masuk karyawan.
• Di Excel, isi kolom hari kerja agar gaji tidak terbayar penuh secara otomatis.
• Tempatkan rumus =(B2/C2)*D2 di E2 untuk otomatisasi.

Nama Karyawan (A)	Gaji Full (B)	Hari Kerja/Bulan (C)	Hari Masuk (D)	Gaji Bersih (E)
Dewi Lestari	7,000,000	22	10	3,181,818

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Prorata, Harian, Bulanan, hingga WFH 

5. Contoh Perhitungan Gaji dengan Potongan (Unpaid Leave)

Skenario ini terjadi jika karyawan memiliki hutang piutang ke perusahaan (kasbon) atau mengambil cuti di luar tanggungan (Unpaid Leave/Absent).

Untuk potongan unpaid leave, HR menghitung nilai pengurangan per hari absen, sedangkan untuk potongan pinjaman, nominalnya biasanya sudah tetap sesuai perjanjian cicilan. 

Dalam tabel Excel, semua elemen potongan ini dikelompokkan dan dikurangi dari total pendapatan kotor untuk mendapatkan hasil gaji bersih.

Untuk mempermudah, di sini perlu dua rumus, yaitu:

• Di sel E2: =C2+D2 
• Di sel F2: =B2-E2

Nama Karyawan (A)	Gaji Pokok (B)	Potongan Absen (C)	Cicilan Pinjaman (D)	Total Potongan (E)	Gaji Bersih (F)
Rizky Pratama	9,000,000	450,000	500,000	950,000	8,050,000

Download Perhitungan Gaji Karyawan Excel

Bagi Anda yang tidak memiliki waktu untuk membuat tabel perhitungan gaji karyawan dari awal, bisa download cara menghitung gaji bersih di Excel di bawah ini.

Anda hanya perlu memasukkan data gaji karyawan, dari gaji pokok, tunjangan, transport, hingga pajak ke kolom yang tersedia.

Jika ingin menambahkan kolom potongan, Anda hanya tinggal membuat kolom baru di samping transport. Nantinya rumus akan menghitung otomatis gaji bersih yang perlu dibayarkan.

Excel adalah alat yang fleksibel, tetapi rawan kesalahan input. Kesalahan satu sel saja bisa berakibat pada selisih gaji seluruh karyawan. 

Jika belum menggunakan aplikasi perhitungan gaji karyawan, pastikan Anda menerapkan tips berikut saat menghitung gaji dengan Excel:

1. Gunakan Drop-Down List 

Gunakan fitur Data Validation untuk membuat daftar pilihan kode kehadiran seperti P (Hadir), A (Absen), L (Cuti), atau H (Libur). 

Dengan cara ini, Anda tidak perlu mengetik manual setiap sel, sehingga risiko salah ketik atau penggunaan karakter yang tidak dikenali rumus bisa diminimalisir.

2. Kunci Sel Formula agar Tidak Berubah

Setelah selesai menyusun rumus yang kompleks, gunakan fitur Lock Cells dan Protect Sheet untuk mengamankan sel tersebut. 

Langkah ini bertujuan untuk mencegah rumus terhapus secara tidak sengaja atau diubah oleh staf lain yang memiliki akses ke file tersebut.

3. Terapkan Conditional Formatting 

Gunakan Conditional Formatting untuk memberikan warna otomatis, misalnya warna merah untuk karyawan yang tidak hadir atau yang memiliki potongan gaji di atas batas tertentu. 

Visualisasi warna ini membantu Anda melakukan audit cepat tanpa membaca angka satu per satu secara detail.

4. Update Data Kehadiran Secara Harian

Jangan menumpuk input data absensi dan lembur di akhir bulan karena hal ini meningkatkan risiko kelelahan dan kebingungan data. 

Dengan memperbarui data setiap hari, Anda bisa memastikan catatan lembur dan keterlambatan tetap akurat sesuai dengan kondisi lapangan yang sebenarnya.

5. Gunakan Sheet atau File Terpisah Setiap Bulan

Hindari menumpuk data gaji satu tahun dalam satu sheet yang sama karena akan membuat file menjadi berat dan sulit dianalisis. 

Pisahkan data per bulan atau per tahun agar dokumen lebih terorganisir, ringan saat dibuka, dan memudahkan Anda saat perlu melakukan audit atau pengecekan ulang di kemudian hari.

6. Lakukan Backup Data di Cloud secara Rutin

Simpan file penggajian Anda di layanan cloud seperti Google Drive atau OneDrive agar data tetap aman jika perangkat keras mengalami kerusakan. 

Selain itu, fitur cloud biasanya menyediakan version history yang memungkinkan Anda mengembalikan data ke versi sebelumnya jika terjadi kesalahan fatal.

7. Verifikasi Manual secara Berkala (Sampling)

Meskipun rumus Excel sudah otomatis, tetaplah lakukan pengecekan manual secara acak (sampling) pada 1-2 karyawan setiap bulannya. 

Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa logika rumus Anda masih relevan dengan regulasi pemerintah terbaru, seperti perubahan tarif pajak atau iuran BPJS.

Ingin Alternatif Lebih Praktis? Gunakan Software Payroll KantorKu HRIS!

Menghitung gaji ratusan karyawan dengan Excel bukan hanya melelahkan, tetapi juga berisiko tinggi. 

Daripada menghabiskan waktu berhari-hari untuk mengecek sel satu per satu, beralihlah ke aplikasi HRIS seperti KantorKu HRIS.

Aplikasi gaji dari KantorKu HRIS memungkinkan Anda menghitung gaji, lembur, bonus, hingga cuti secara otomatis. 

Sistem payroll ini langsung memotong PPh 21 dan BPJS sesuai regulasi terbaru, sehingga Anda mendapatkan angka bersih hanya dalam hitungan detik.

Terdapat beberapa fitur unggulan dari KantorKu HRIS, di antaranya:

1. 1x Klik Disbursement: Transfer gaji ke ribuan rekening bank sekaligus tanpa perlu manual satu per satu.
2. Slip Gaji Digital Otomatis: Aplikasi slip gaji akan membuat rincian penghasilan karyawan otomatis dan mendistribusikannya ke ponsel masing-masing.
3. Integrasi Data Absen: Potongan keterlambatan dan absen terhitung otomatis tanpa input manual dari aplikasi absensi online.
4. Update Regulasi Otomatis: Perhitungan pajak (PPh 21) selalu mengikuti aturan pemerintah terbaru (TER).
5. Reimbursement Digital: Karyawan bisa mengajukan dan klaim melalui aplikasi reimbursement tanpa perlu mendatangi HR.

Hentikan kerumitan manual dan mulailah digitalisasi HR Anda sekarang. Berminat mencoba? Mari book demo gratis KantorKu HRIS untuk melihat bagaimana sistem payroll ini mempermudah hidup perhitungan gaji Anda!

Referensi:

PP No. 36 Tahun 2021

PERPRES No. 75 Tahun 2019