Apa itu Payroll BCA? Ini Fitur, Kelebihan, Biaya & Cara Kerjanya

Untuk memastikan karyawan menerima gaji tepat waktu, HR tidak bisa melakukan transfer gaji secara manual ke masing-masing karyawan. 

Maka untuk mendukung kelancaran proses ini, perusahaan biasanya menggunakan rekening operasional khusus bernama rekening payroll dari mitra perbankan terpercaya. 

Salah satu layanan payroll yang paling banyak digunakan di Indonesia saat ini adalah payroll BCA. 

Jika Anda ingin menggunakannya untuk menyederhanakan administrasi penggajian di perusahaan, mari pahami lebih dalam mengenai fitur, cara kerja, dan berbagai keuntungan yang ditawarkan!

Apa Itu Payroll BCA?

Payroll BCA adalah layanan pembayaran gaji karyawan yang dilakukan secara massal dan otomatis melalui platform KlikBCA Bisnis. 

Layanan ini memungkinkan perusahaan untuk mengirimkan dana gaji langsung ke rekening BCA masing-masing karyawan pada waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Tujuan dari layanan ini adalah untuk mengatasi masalah klasik dalam penggajian, seperti keterlambatan transfer, nominal tidak akurat, hingga proses administrasi manual yang memakan waktu lama. 

Payroll BCA bekerja dengan sistem file yang Anda unggah, sehingga gaji karyawan bisa terkirim secara tepat waktu dan akurat, bahkan jika tanggal penggajian jatuh pada hari libur.

Baca Juga: Wajib Tahu! Rekening Payroll & Pentingnya bagi HR Perusahaan

Fitur Utama Payroll BCA

Sistem payroll BCA hadir dengan berbagai fitur yang dirancang tidak hanya untuk meningkatkan efisiensi penggajian. Melalui layanan ini, Anda dapat menikmati fitur-fitur berikut:

1. Layanan 7×24 Jam

Salah satu keunggulan layanan payroll BCA adalah kemampuannya memproses transaksi mengikuti hari kalender. 

Pembayaran gaji tetap dapat dilakukan 7×24 jam, bahkan di hari libur nasional atau akhir pekan, sehingga karyawan tetap menerima haknya tanpa terhambat hari operasional bank.

2. Jaminan Kerahasiaan Data

Seluruh data penggajian dijamin kerahasiaannya dengan menggunakan kode pengaman BCA dan kode pengaman Penerima Fasilitas. Hal ini penting bagi HR untuk memastikan data gaji karyawan tidak bocor ke pihak yang tidak berwenang.

3. Notifikasi Email Transaksi 

Untuk meminimalisir komplain, sistem secara otomatis akan mengirimkan email notifikasi segera setelah transaksi berhasil diproses. 

Notifikasi ini dikirimkan kepada dua belah pihak, yaitu perusahaan sebagai pemberi gaji dan karyawan sebagai penerima gaji.

4. Pengelolaan Bukti Transaksi Mandiri

HR tidak perlu lagi mencetak slip gaji manual. Nasabah dapat langsung mengunduh bukti transaksi secara mandiri melalui portal KlikBCA Bisnis. 

Bukti ini memiliki legalitas yang kuat sebagai bukti pembayaran gaji yang sah untuk diberikan kepada karyawan.

5. Dukungan Berbagai Rekening Operasional

Sistem payroll BCA memberikan Anda kebebasan untuk menentukan sumber dana transaksi sesuai dengan manajemen keuangan perusahaan. 

Anda dapat memilih rekening operasional dengan jenis Giro Rupiah (Rp), Tapres, hingga Tahapan Gold sebagai rekening induk untuk pendistribusian gaji.

6. Integrasi Add-on SmartLink 

Bagi perusahaan yang menggunakan sistem akuntansi, payroll BCA juga memiliki fitur tambahan SmartLink BCA yang terdapat pada Accurate Store. 

Fitur ini memungkinkan integrasi antara catatan akuntansi perusahaan dengan sistem transfer gaji.

7. Penjadwalan Upload dan Release

Waktu upload dan release file terakhir dapat dilakukan hingga 1 hari kalender sebelum tanggal efektif pembayaran. 

Fitur ini membantu HR dalam melakukan pengecekan ulang sebelum dana benar-benar ditransfer ke ribuan rekening karyawan.

Cara Kerja Payroll BCA

Layanan payroll BCA bekerja dengan sistem yang terintegrasi antara akun bisnis perusahaan dengan rekening pribadi karyawan. 

Mari pahami alur kerjanya agar memahami cara menggunakan payroll BCA untuk disburse gaji secara efektif:

1. Persiapan Data dan Upload File

HR atau admin keuangan perusahaan menyiapkan data gaji dalam format file yang telah ditentukan. 

File ini berisi daftar nomor rekening karyawan dan nominal gaji masing-masing, kemudian diunggah (upload) melalui portal KlikBCA Bisnis.

Baca Juga: Cara Bikin Payroll Bulanan yang Rapi: Panduan Praktis untuk HR dan Pemilik Usaha 

2. Penentuan Tanggal Pembayaran

Waktu upload dan release file terakhir dapat dilakukan 1 hari kalender sebelum tanggal efektif pembayaran. 

Hal ini memberikan ruang bagi sistem untuk melakukan verifikasi data sebelum dana benar-benar dipindahkan.

3. Pengecekan Ketersediaan Dana oleh Sistem

Agar tidak terjadi gagal proses, perusahaan harus memastikan dana sudah siap di rekening operasional pada H-1. 

Sistem akan melakukan pengecekan saldo dan validasi nomor rekening tujuan secara otomatis untuk menghindari kesalahan salah kredit.

4. Proses Distribusi Gaji

Pada tanggal yang telah ditentukan, sistem BCA akan langsung memproses transfer dana secara serentak ke seluruh rekening karyawan. Karyawan akan menerima gaji sesuai dengan jadwal yang telah diatur oleh perusahaan.

Syarat dan Dokumen Pengajuan Payroll BCA

Untuk mengaktifkan fasilitas payroll BCA, perusahaan Anda perlu melalui beberapa tahap administrasi. 

Agar prosesnya lebih cepat, pastikan Anda menyiapkan dokumen dan mengikuti langkah-langkah berikut:

Syarat Dokumen dan Persiapan Awal

Sebelum mengajukan, pastikan Anda sudah menyiapkan tiga hal berikut supaya proses pendaftaran lebih lancar:

• Isi Formulir KlikBCA Bisnis: Ambil dan lengkapi formulir permohonan fasilitas payroll di kantor cabang BCA terdekat.
• Lengkapi Dokumen Legalitas Perusahaan: Siapkan salinan dokumen yang dibutuhkan seperti Akta Pendirian, SIUP, TDP, dan NPWP perusahaan.
• Rekening Karyawan: Seluruh karyawan yang akan menerima gaji wajib memiliki rekening pribadi di BCA (baik Tahapan, Tapres, atau Tahapan Gold).

Langkah Proses Pendaftaran

Setelah dokumen lengkap, berikut adalah cara daftar payroll BCA yang perlu Anda pahami supaya sistem siap digunakan:

1. Lakukan pengajuan payroll BCA melalui https://www.bca.co.id/id/Forms/Ext/payroll-bca. Lalu, tunggu hingga pengajuan disetujui.
2. Setelah pengajuan disetujui, BCA akan menerbitkan Kode Perusahaan khusus untuk identitas transaksi payroll Anda.
3. Anda juga akan menerima nomor PIN dan User ID untuk mengakses portal KlikBCA Bisnis.
4. Selanjutnya, staf BCA akan memberikan paket lengkap berupa CD instalasi (jika diperlukan), User Guide (panduan penggunaan), dan KeyBCA sebagai alat autentikasi transaksi.
5. Staf BCA akan membantu proses instalasi sistem dan memberikan pelatihan singkat (training) kepada tim HR atau admin keuangan Anda agar mahir mengoperasikan sistem penggajian.

Baca Juga: 7 Aplikasi Payroll Open Source Terbaik, Ini Kelebihan & Kekurangannya 

Biaya dan Ketentuan Layanan Payroll BCA

Layanan payroll BCA gaji karyawan memberikan banyak kemudahan. Namun untuk menggunakannya, Anda akan dikenakan biaya dan ketentuan layanan khusus. 

Biaya layanan ini biasanya mencakup biaya administrasi bulanan dan biaya per transaksi yang nominalnya ringan untuk skala perusahaan.

Besaran biaya payroll BCA bervariasi tergantung pada paket layanan yang Anda pilih. Namun Anda perlu memahami sejumlah ketentuan layanan sebelum menggunakannya, yaitu:

• Layanan dapat diakses 24/7 melalui KlikBCA Bisnis, bahkan pada hari libur nasional.
• Perusahaan wajib memastikan ketersediaan dana yang cukup di rekening operasional pada H-1 sebelum tanggal efektif pembayaran.
• Terdapat penawaran Kartu Flazz senilai Rp1 Juta untuk nasabah yang memenuhi total nominal payroll minimal Rp200 Juta per bulan.

Keuntungan Menggunakan Payroll BCA bagi HRD

Payroll BCA online dapat mempermudah proses distribusi gaji melalui fitur-fitur yang dimilikinya. Berikut sejummlah keuntungan utama yang bisa didapatkan dengan menggunakan layanan payroll ini:

1. Fleksibilitas Transaksi Payroll Hari H

HRD memiliki fleksibilitas penuh untuk memproses penggajian tepat pada hari efektif (Hari H). Fitur ini memungkinkan distribusi dana tetap berjalan lancar tanpa harus melakukan upload data jauh-jauh hari sebelumnya. 

2. Pembebasan Biaya Admin Rekening Giro

Perusahaan berkesempatan mendapatkan pembebasan biaya administrasi bulanan untuk rekening Giro yang digunakan sebagai rekening operasional. Anda pun bisa menghemat biaya overhead administrasi perbankan secara signifikan setiap tahunnya. 

3. Efisiensi Biaya API untuk Integrasi Sistem

Bagi perusahaan yang membutuhkan sinkronisasi data, tersedia fitur bebas biaya Application Programming Interface (API) selama 6 bulan pertama bagi pengajuan baru. Fitur ini mempermudah integrasi antara sistem internal perusahaan dengan sistem perbankan BCA. 

4. Akses Fleet Card dan Visa Corporate

Layanan ini memberikan kemudahan bagi HRD dan bagian operasional dalam mengelola pengeluaran perjalanan dinas karyawan melalui kartu kredit korporasi. 

Selain itu, tersedia Fleet Card yang dirancang khusus untuk memfasilitasi kebutuhan operasional kendaraan kantor secara lebih terkontrol. 

5. Layanan Legalitas Khusus dari Kontrak Hukum

Anda bisa mendapatkan layanan legalitas yang disediakan oleh mitra Kontrak Hukum. Layanan ini berguna untuk membantu Anda mengurus dokumen administratif hukum perusahaan agar tetap sesuai dengan regulasi yang berlaku. 

6. Program Remittance dengan Tarif Kompetitif

Layanan ini berguna bagi perusahaan yang memiliki tenaga kerja asing atau kebutuhan transfer dana ke luar negeri secara rutin. BCA menawarkan tarif remittance yang lebih terjangkau bagi nasabah pengguna fitur payroll. 

FAQ

Berikut adalah beberapa jawaban atas pertanyaan yang paling sering muncul terkait layanan penggajian di BCA:

1. Jam Berapa Payroll BCA Masuk?

Waktu masuknya dana ke rekening karyawan tergantung pada jam “Release” yang dilakukan oleh Admin perusahaan melalui KlikBCA Bisnis. Jika perusahaan menjadwalkan transfer pada dini hari, maka gaji biasanya sudah efektif di saldo karyawan pada saat itu juga.

2. Siapa Saja Daftar Perusahaan Payroll BCA?

BCA tidak mempublikasikan daftar resmi nama perusahaan yang menggunakan layanan ini untuk menjaga kerahasiaan nasabah. 

Namun, pertumbuhan pengguna layanan ini sangat signifikan, hingga Maret 2025, jumlah pengguna payroll BCA tumbuh sebesar 17% secara tahunan (YoY) sebagaimana dilaporkan Kontan.

3. Apakah Bisa Multi Payroll BCA?

Ya, melalui fitur multi payroll di KlikBCA Bisnis, perusahaan dapat melakukan pembayaran gaji ke banyak rekening sekaligus hanya dengan satu kali proses upload file. Hal ini membantu perusahaan dengan jumlah karyawan ratusan hingga ribuan orang.

Upgrade Payroll Perusahaan ke yang Lebih Praktis dengan KantorKu HRIS

Setelah merapikan sistem rekening bank, saatnya Anda meningkatkan kapasitas payroll perusahaan dengan mengintegrasikan dengan payroll BCA. 

Jika Anda ingin sistem payroll di perusahaan menjadi lebih otomatis dan praktis, saatnya beralih ke KantorKu HRIS.

KantorKu HRIS adalah software payroll berbasis cloud yang sudah terhubung dengan rekening payroll dari berbagai bank, termasuk BCA. 

Dengan dashboard payroll yang fleksibel, Anda bisa melakukan proses disburse gaji hanya dengan satu klik saja untuk seluruh karyawan. 

Berikut adalah 5 fitur unggulan yang akan mempermudah kerja tim HR Anda:

• Integrasi Absensi: Data kehadiran, lembur, dan cuti tersinkronisasi otomatis ke perhitungan gaji.
• Perhitungan Gaji Otomatis: Perhitungan PPh 21, tunjangan, dan BPJS diproses sesuai regulasi terbaru tanpa hitung manual.
• Transfer Gaji Sekali Klik: Memungkinkan pembayaran gaji ratusan karyawan ke berbagai bank sekaligus dalam hitungan detik.
• Slip Gaji Digital: Karyawan bisa mengakses slip gaji mereka secara mandiri dan aman melalui aplikasi.
• Keamanan Standar ISO 27001: Menjamin data penggajian dan data pribadi karyawan Anda aman dengan standar internasional.

Segera book demo gratis KantorKu HRIS hari ini untuk meningkatkan sistem payroll Anda ke sistem yang lebih canggih, termasuk integrasi ke rekening payroll bank dan disburse hanya dengan 1x klik!

Referensi:

Transfer Gaji Karyawan Bisa Otomatis Pakai Payroll BCA Aja | BCA

Payroll BCA | BCA