10 Pertanyaan Interview Staff Administrasi: Tips Jitu HRD Rekrut Kandidat!

Pertanyaan interview staff administrasi merupakan bagian krusial dalam proses seleksi karyawan yang bertanggung jawab atas jalannya administrasi perusahaan. 

Posisi ini sering bertugas untuk mengisi formulir atau mengarsipkan dokumen, sekaligus komunikasi lintas departemen, dan kemampuan mengelola banyak hal sekaligus. Karena itu, menyusun pertanyaan yang tepat dalam proses interview akan membantu Anda sebagai HR menemukan kandidat terbaik dengan efisiensi waktu yang optimal.

Artikel ini akan membantu Anda mengidentifikasi jenis pertanyaan yang perlu diajukan, sekaligus memahami alasan pentingnya membuat daftar pertanyaan khusus untuk posisi ini.

Kenapa Pentingnya Menyiapkan Pertanyaan Khusus untuk Staff Administrasi

Melansir dari John Clements, pekerjaan administratif merupakan fondasi utama bagi banyak organisasi karena berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional serta komunikasi yang efektif di lingkungan kerja. 

Maka dari itu, menyiapkan pertanyaan interview staff administrasi secara khusus dapat memungkinkan Anda menilai kemampuan kandidat secara lebih objektif dan terukur. 

Posisi ini membutuhkan kecakapan teknis seperti penggunaan software perkantoran serta soft skills seperti ketelitian, komunikasi, dan pengelolaan waktu. Pertanyaan yang dirancang dengan baik akan membantu menggali aspek-aspek penting tersebut.

Selain itu, wawancara yang terarah membantu Anda memahami bagaimana kandidat menyikapi beban kerja, perubahan mendadak, hingga situasi sensitif seperti kesalahan administrasi. Ini penting untuk menilai sikap profesional, inisiatif, dan daya tahan kerja kandidat dalam menghadapi tugas yang sering repetitif.

Terakhir, pertanyaan yang tepat membuat proses seleksi lebih efisien. Anda dapat menyaring kandidat dengan lebih cepat dan akurat, sekaligus meminimalkan risiko salah rekrut yang dapat menghambat produktivitas tim secara keseluruhan.

Baca Juga: 11 Cara Interview Calon Karyawan serta Contoh Pertanyaannya

Contoh Pertanyaan Interview Staff Administrasi

Berikut adalah 10 contoh pertanyaan interview staff administrasi yang bisa Anda gunakan dalam proses rekrutmen, lengkap dengan fokus penilaiannya:

1. “Bagaimana Anda mengelola banyak tugas dengan tenggat waktu yang bersamaan?”

Pertanyaan ini bertujuan untuk menilai kemampuan manajemen waktu serta efektivitas kerja kandidat dalam situasi sibuk. 

Staff administrasi sering kali menangani berbagai permintaan sekaligus, sehingga penting untuk mengetahui apakah kandidat mampu mengatur prioritas dan tetap produktif tanpa mengorbankan kualitas pekerjaan.

2. “Pernahkah Anda menangani dokumen penting yang bersifat rahasia? Bagaimana Anda menjaganya?”

Staff administrasi kerap diberi kepercayaan untuk menangani dokumen internal perusahaan yang bersifat sensitif, seperti data keuangan, kontrak, atau surat menyurat direksi. 

Pertanyaan ini membantu Anda mengevaluasi sejauh mana kandidat memahami pentingnya menjaga kerahasiaan data dan bagaimana langkah yang ia ambil untuk melindungi dokumen dari akses tidak sah.

3. “Software atau aplikasi apa saja yang biasa Anda gunakan untuk pekerjaan administratif?”

Pertanyaan ini fokus pada aspek teknis. Dalam dunia kerja modern, staff administrasi dituntut menguasai berbagai perangkat lunak seperti Microsoft Excel, Word, Google Workspace, dan bahkan sistem ERP tertentu. 

Jawaban kandidat akan mencerminkan kesiapan teknis dan seberapa cepat ia bisa beradaptasi dengan sistem internal perusahaan Anda.

4. “Apa yang Anda lakukan jika terjadi kesalahan input data dalam laporan yang sudah dikirim ke atasan?”

Dengan pertanyaan ini, Anda bisa menilai seperti apa tanggung jawab dari kandidat tersebut ketika menghadapi kesalahan kerja. 

Apakah ia berani mengakui kesalahan, memiliki inisiatif untuk memperbaikinya, dan belajar agar tidak mengulang hal yang sama? Sikap terhadap kesalahan mencerminkan integritas dan kedewasaan profesional.

5. “Coba ceritakan pengalaman Anda dalam mengatur jadwal rapat atau koordinasi antar divisi”

Sebagai penghubung operasional, staff administrasi sering kali bertugas menjembatani komunikasi lintas tim. 

Pertanyaan ini dapat menggali keterampilan organisasi, kemampuan komunikasi, serta pemahaman kandidat terhadap dinamika kerja lintas departemen dalam perusahaan.

6. “Bagaimana Anda memastikan dokumen fisik dan digital tersimpan dengan rapi dan mudah diakses saat dibutuhkan?”

Kerapian dan keteraturan adalah ciri utama staff administrasi yang andal. Maka dengan mengajukan pertanyaan ini, Anda dapat mengevaluasi apakah kandidat memiliki sistem kerja yang terstruktur dalam pengarsipan dan seberapa efektif metode yang digunakan untuk menjamin efisiensi akses dokumen.

7. “Apa yang Anda lakukan jika atasan meminta laporan mendadak saat Anda sedang menyelesaikan tugas lain?”

Pertanyaan ini bertujuan mengukur fleksibilitas dan kemampuan kandidat dalam menyusun ulang prioritas kerja. 

Staff administrasi harus siap menghadapi perubahan mendadak tanpa kehilangan kendali atas tugas lainnya. Respons kandidat akan mencerminkan kemampuannya dalam menangani tekanan secara profesional.

8. “Pernahkah Anda bekerja dalam tim yang memiliki gaya kerja sangat berbeda? Bagaimana Anda menyikapinya?”

Kemampuan beradaptasi dalam tim sangat penting, terutama karena staff administrasi akan berinteraksi dengan berbagai karakter dan gaya kerja. 

Pertanyaan ini mengevaluasi keterbukaan, empati, dan kemampuan kandidat menjaga kerja sama tim tetap harmonis meskipun ada perbedaan pendekatan kerja.

9. “Apa yang menurut Anda paling menantang dari pekerjaan administrasi, dan bagaimana cara Anda mengatasinya?”

Karena pekerjaan administratif cenderung repetitif dan membutuhkan fokus tinggi. Dengan pertanyaan ini, Anda bisa memahami sejauh mana kandidat menyadari tantangan tersebut, serta bagaimana ia menjaga motivasi dan ketelitian agar performanya tetap konsisten dari waktu ke waktu.

10. “Mengapa Anda tertarik bekerja di posisi staff administrasi di perusahaan kami?”

Pertanyaan ini sangat penting untuk ditanyakan sebagai salah satu cara untuk menggali motivasi dan minat kandidat terhadap posisi yang dilamar. 

Jawaban yang baik biasanya mencerminkan pemahaman yang mendalam tentang peran administrasi, serta kesesuaian nilai dan budaya kerja perusahaan Anda dengan harapan kandidat.

Tips Bagi HRD Saat Interview Posisi Administrasi

Dalam proses wawancara kerja untuk posisi staff administrasi, Anda perlu strategi evaluasi yang lebih mendalam dan teknis agar dapat menggali kompetensi kandidat secara menyeluruh. 

Kebanyakan HR biasanya hanya berfokus pada pertanyaan umum, padahal ada cara-cara spesifik yang bisa mengungkap kualitas kerja kandidat yang sering luput dari penilaian standar. 

Berikut beberapa tips unik dan jarang digunakan, namun sangat efektif untuk membantu Anda menilai kandidat staff administrasi dengan lebih tajam.

1. Tanyakan Cara Kandidat Menamai File Digital

Alih-alih hanya menanyakan kemampuan mengarsipkan dokumen, minta kandidat menjelaskan sistem penamaan file yang biasa mereka gunakan. 

Hal ini bisa menggambarkan ketelitian, konsistensi, dan cara berpikir sistematis yang sangat penting untuk pekerjaan administratif. 

Kandidat yang cermat biasanya memiliki struktur penamaan yang jelas dan konsisten, misalnya menggunakan format tanggal, jenis dokumen, dan divisi.

2. Berikan Simulasi Skenario Deadline Ganda

Daripada menanyakan, “Bagaimana Anda mengatur waktu?”, ajukan skenario seperti: “Anda diminta menyiapkan notulen rapat mendadak sambil merekap laporan bulanan dan mengatur jadwal meeting direksi. Mana yang Anda prioritaskan dan bagaimana langkah Anda?” .

Dari situ Anda dapat menilai logika kerja, kemampuan menyusun prioritas, serta kemampuannya menyampaikan alasan di bawah tekanan.

3. Uji Kepekaan Kandidat Terhadap Kesalahan Minor

Tunjukkan sebuah dokumen administratif yang sengaja dibuat dengan kesalahan kecil, seperti selisih angka, urutan tabel yang tidak rapi, atau format penulisan tanggal tidak konsisten. Lalu minta kandidat meninjau dokumen tersebut. 

Cara ini jauh lebih efektif untuk mengukur ketelitian dan perhatian terhadap detail dibanding pertanyaan biasa.

4. Tanyakan Cara Menyampaikan Informasi Kurang Menyenangkan

Mintalah kandidat menjelaskan bagaimana ia akan menyampaikan informasi administratif yang berpotensi menimbulkan ketidaknyamanan, seperti perubahan jadwal mendadak atau revisi data pembayaran. 

Pertanyaan ini menguji kemampuan komunikasi profesional, empati, dan cara menyampaikan informasi secara diplomatis namun tegas.

5. Bahas Cara Menyusun SOP Sederhana

Tanyakan apakah kandidat pernah membuat atau mengikuti standar operasional prosedur (SOP), lalu minta ia menjelaskan bagaimana menyusun SOP untuk proses administratif harian. 

Jawaban ini bisa menunjukkan seberapa paham kandidat terhadap alur kerja administratif serta kemampuannya menyederhanakan proses menjadi sistematis dan terdokumentasi.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari HR Saat Interview Staff Administrasi

Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang kerap dilakukan oleh HR ketika interview dengan kandidat staff administrasi.

Setelah mengetahui beberapa kesalahan berikut, sebaiknya Anda bisa segera memperbaikinya di kemudian hari.

1. Terlalu Fokus pada Soft Skill Tanpa Menggali Teknis

Banyak HR hanya menanyakan soal komunikasi atau sikap kerja, tanpa mengecek kemampuan kandidat dalam menggunakan tools administratif seperti spreadsheet, pengarsipan digital, atau aplikasi penjadwalan. 

Padahal, posisi ini sangat teknikal dan membutuhkan penguasaan software yang spesifik, misalnya seperti penggunaan HRIS pada tim HRD.

2. Tidak Menguji Ketelitian Secara Langsung

Kesalahan umum lainnya adalah tidak memberi tes praktik atau studi kasus sederhana yang dapat mengukur akurasi, seperti mengoreksi dokumen, mengecek data, atau mencari kesalahan dalam laporan fiktif.

3. Mengabaikan Detail Soal Manajemen Prioritas

Sering kali HR lupa untuk menggali bagaimana kandidatnya mengatur prioritas dalam situasi multitasking. 

Pertanyaan yang terlalu umum membuat Anda kehilangan gambaran nyata tentang kemampuan kandidat dalam menangani tekanan dan tumpukan tugas administratif.

4. Tidak Memastikan Kandidat Paham Peran & Ekspektasi

Selanjutnya, kesalahan HR yang sering dilakukan adalah tidak menguji apakah mereka benar-benar memahami lingkup kerja administratif dan siap bekerja dalam rutinitas yang repetitif namun krusial.

5. Mengabaikan Kesesuaian dengan Budaya Kerja Tim

Seorang staff administrasi biasanya akan lebih sering berinteraksi dengan banyak departemen dan lintas divisi terkait. 

Maka, jika HR tidak mengevaluasi kecocokan gaya kerja, sikap terhadap aturan, dan kemampuan berkomunikasi lintas tim, bisa terjadi miskomunikasi yang mengganggu alur kerja harian.

Baca Juga: 15 Cara Merekrut Karyawan yang Efektif dan Berkualitas!

Saatnya Kelola Karyawan Anda Pakai Hris KantorKu: dari Recruitment hingga Onboarding? Bisa!

Proses rekrutmen yang panjang dan onboarding manual seringkali menyita waktu dan menimbulkan risiko data yang tercecer. 

Di sinilah HRIS KantorKu hadir sebagai solusi HR lengkap, mulai dari pencatatan database karyawan baru, pengisian data diri mandiri lewat fitur ESS (Employee Self Service), hingga integrasi langsung dengan sistem penggajian, cuti, dan absensi, semuanya otomatis dan saling terhubung dalam satu sistem yang rapi.

Anda tak perlu lagi memindahkan data manual antar sistem atau kejar-kejaran validasi berkas onboarding yang cukup melelahkan. 

KantorKu adalah solusi andalan untuk memudahkan HR seperti Anda dalam mengelola karyawan sejak hari pertama mereka direkrut hingga menjadi bagian utuh dari perusahaan Anda.

Yuk Mulai kelola SDM Anda
dan Kelola Onboarding Karyawan Pakai HRIS KantorKu!

Sumber:

John Clements Consultants. (2024, Maret). Can Anyone Do Admin Work? Here are the Staff Qualifications You Need. The Lookingglass