Apa Saja Potongan Gaji Karyawan? Ini 7 Jenis yang Wajib Anda Ketahui

Mengelola operasional bisnis sering kali membuat Anda berhadapan dengan perhitungan yang rumit, salah satunya adalah mengenai potongan gaji karyawan.

Sebagai pemilik usaha atau praktisi HRD, Anda tentu menyadari bahwa nominal yang tertera di kontrak kerja (gaji kotor) sering kali berbeda dengan take home pay atau gaji bersih yang diterima karyawan.

Perbedaan ini terjadi karena adanya berbagai kewajiban iuran dan pajak yang harus disesuaikan dengan regulasi pemerintah maupun kebijakan internal perusahaan.

Memahami struktur potongan ini sangat krusial guna menghindari kesalahpahaman, menjaga transparansi, serta memastikan perusahaan Anda tetap patuh pada hukum yang berlaku.

Yuk, lanjutkan membaca sampai akhir agar Anda memperoleh pemahaman yang lebih utuh mengenai komponen potongan gaji karyawan, cara perhitungannya, serta langkah-langkah memastikan sistem penggajian berjalan rapi, transparan, dan sesuai ketentuan.

Daftar Potongan Gaji yang Wajib (Berdasarkan Regulasi)

Dalam menjalankan bisnis di Indonesia, Anda tidak bisa sembarangan menentukan potongan. Ada aturan baku yang mengatur mengenai hak dan kewajiban finansial antara pemberi kerja dan pekerja.

Secara umum, potongan gaji karyawan swasta apa saja yang bersifat wajib telah diatur dalam undang-undang untuk menjamin kesejahteraan jangka panjang mereka.

• Kepatuhan Regulasi: Memastikan perusahaan terhindar dari sanksi administratif.
• Hak Karyawan: Menjamin karyawan mendapatkan proteksi kesehatan dan jaminan hari tua.
• Pajak Negara: Kontribusi langsung melalui pemotongan pajak penghasilan resmi.

Berikut adalah potongan gaji karyawan yang wajib berdasarkan regulasi di Indonesia:

1. BPJS Kesehatan

Setiap karyawan wajib terdaftar dalam program jaminan kesehatan nasional. Total iuran sebesar 5% dari gaji, dengan pembagian:

• 4% ditanggung perusahaan
• 1% dipotong dari gaji karyawan

Potongan ini dilakukan setiap bulan untuk memastikan karyawan memperoleh perlindungan layanan kesehatan.

2. Jaminan Hari Tua (JHT)

Program BPJS Ketenagakerjaan berupa Jaminan Hari Tua (JHT) merupakan program BPJS Ketenagakerjaan yang berfungsi sebagai tabungan saat karyawan tidak lagi bekerja. Besaran iuran sebesar 5,7% dari gaji, dengan komposisi:

• 3,7% ditanggung perusahaan
• 2% dipotong dari gaji karyawan

Skema potongan otomatis ini terbukti membantu meningkatkan ketahanan finansial pekerja di masa pensiun.

Baca Juga: 3 Cara Bayar BPJS Ketenagakerjaan untuk Perusahaan serta Syaratnya!

3. Jaminan Pensiun (JP)

Berbeda dengan JHT yang dapat dicairkan sekaligus, JP memberikan manfaat berupa penghasilan bulanan saat memasuki usia pensiun. Iuran JP terdiri dari:

• 2% ditanggung perusahaan
• 1% dipotong dari gaji karyawan

Perhitungan iuran ini memiliki batas maksimal upah (ceiling) yang ditetapkan dan diperbarui secara berkala oleh pemerintah.

Baca Juga: Perbedaan JHT dan JP: Manfaat dan Cara Klaimnya

4. Pajak Penghasilan (PPh 21)

PPh 21 dikenakan kepada karyawan yang penghasilan tahunannya melebihi Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP). Perhitungannya menggunakan tarif progresif sehingga cukup kompleks.

Ketepatan dalam menghitung PPh 21 sangat penting karena berdampak langsung pada kepatuhan pajak perusahaan dan karyawan.

Menarik untuk Dibaca: Cara Menghitung PPh 21 Karyawan Terbaru [+ Contoh & Rumusnya]

5. Tabungan Perumahan Rakyat (Tapera)

Sesuai regulasi terbaru, Tapera menjadi potongan wajib bagi karyawan swasta untuk mendukung pembiayaan perumahan. Besaran simpanan adalah 3% dari gaji, dengan pembagian:

• 0,5% ditanggung perusahaan
• 2,5% dipotong dari gaji karyawan

Daftar Potongan Gaji Internal (Bersifat Variabel)

Selain potongan yang diwajibkan oleh negara, Anda juga mungkin menerapkan potongan yang bersifat internal atau variabel.

Potongan ini biasanya bergantung pada perilaku kerja atau kesepakatan tertulis antara perusahaan dan karyawan dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB).

• Kedisiplinan: Potongan yang berkaitan dengan kehadiran atau jam kerja.
• Pinjaman: Pemotongan untuk cicilan kasbon atau pinjaman perusahaan.
• Fasilitas: Kontribusi karyawan untuk fasilitas tertentu yang disediakan kantor.

1. Pemotongan Gaji karena Tidak Masuk Kerja

Ketidakhadiran tanpa keterangan (mangkir) atau melebihi jatah cuti yang telah ditetapkan dapat mengakibatkan pemotongan gaji.

Berdasarkan prinsip No Work, No Pay dalam UU Cipta Kerja, perusahaan diperbolehkan melakukan pemotongan sepanjang karyawan memang tidak melaksanakan pekerjaan.

Namun, terdapat pengecualian untuk kondisi yang dilindungi undang-undang, antara lain:

• Sakit dengan bukti surat keterangan dokter
• Menjalankan kewajiban negara (misalnya menjadi saksi di pengadilan)
• Menjalankan hak cuti yang sah (cuti tahunan, cuti melahirkan, dan cuti khusus lainnya)

Agar tidak menimbulkan sengketa, perusahaan perlu memiliki sistem absensi dan pencatatan cuti yang akurat serta transparan.

Perlu Dibaca: Aturan Cuti Karyawan Swasta Terbaru Sesuai UU Ketenagakerjaan

2. Denda Keterlambatan

Banyak perusahaan menerapkan denda atau pemotongan insentif bagi karyawan yang terlambat masuk kerja. Kebijakan ini harus diatur secara jelas dalam peraturan perusahaan atau PKB, termasuk:

• Batas toleransi keterlambatan
• Besaran denda atau skema pengurangannya
• Mekanisme pencatatan jam masuk

Tanpa dasar aturan tertulis, pemotongan akibat keterlambatan berpotensi dipersoalkan oleh karyawan dan dianggap melanggar ketentuan ketenagakerjaan.

3. Potongan Pinjaman atau Kasbon

Apabila perusahaan menyediakan fasilitas kasbon atau pinjaman karyawan, pelunasannya umumnya dilakukan melalui pemotongan gaji bulanan. Untuk menjamin kepastian hukum dan menghindari konflik, sebaiknya tersedia:

• Perjanjian tertulis mengenai jumlah pinjaman
• Besaran cicilan per bulan
• Jangka waktu pelunasan
• Persetujuan karyawan atas mekanisme pemotongan gaji

Dokumen ini menjadi dasar legal apabila di kemudian hari terjadi perbedaan perhitungan atau sengketa.

4. Potongan Iuran Koperasi atau Serikat Pekerja

Karyawan yang menjadi anggota koperasi perusahaan atau serikat pekerja biasanya dikenakan iuran rutin yang dipotong langsung melalui sistem payroll. Pemotongan ini hanya dapat dilakukan apabila terdapat:

• Persetujuan tertulis dari karyawan
• Surat kuasa pemotongan gaji
• Ketentuan iuran yang jelas (besaran dan periodenya)

Dengan adanya persetujuan resmi, perusahaan dapat menjalankan pemotongan iuran secara sah dan transparan, sekaligus melindungi hak karyawan.

Aturan Batas Maksimal Potongan Gaji

Dalam pengelolaan pengupahan, perusahaan tidak diperbolehkan melakukan pemotongan gaji secara berlebihan hingga menghilangkan hak karyawan atas penghasilan yang layak untuk memenuhi kebutuhan hidup.

Negara telah menetapkan batasan dan prinsip perlindungan upah agar kesejahteraan pekerja tetap terjaga, meskipun terdapat berbagai kewajiban potongan, baik yang bersifat wajib maupun internal.

Secara umum, pengaturan ini bertumpu pada tiga prinsip utama:

1. Peraturan Pemerintah tentang Pengupahan

Pemerintah telah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2025 tentang Pengupahan sebagai payung hukum baru yang mengatur sistem pengupahan secara komprehensif di Indonesia.

PP ini menggantikan ketentuan sebelumnya dalam PP No. 36 Tahun 2021 sebagaimana diubah dengan PP No. 51 Tahun 2023.

Dalam kerangka PP Pengupahan tersebut ditegaskan bahwa:

• Pengusaha diperbolehkan melakukan pemotongan upah sepanjang potongan tersebut memiliki dasar hukum yang sah, yaitu:
  
  • Diatur dalam peraturan perundang-undangan (misalnya pajak, BPJS, Tapera),
  • atau disepakati dalam Perjanjian Kerja, Peraturan Perusahaan, maupun Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
    
• Total seluruh potongan upah tidak boleh melebihi 50% dari upah yang dibayarkan dalam satu periode penggajian.

Batas maksimal 50% ini dimaksudkan sebagai bentuk perlindungan upah, agar pekerja tetap menerima bagian penghasilan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan hidup yang layak.

2. Prinsip Perlindungan Upah dalam Hukum Ketenagakerjaan

Selain diatur dalam PP Pengupahan, prinsip bahwa upah merupakan hak dasar pekerja juga ditegaskan dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan sebagaimana telah diubah oleh Undang-Undang Cipta Kerja. Negara mewajibkan pengusaha:

• Membayar upah secara penuh dan tepat waktu,
• Tidak melakukan pemotongan yang menghilangkan fungsi upah sebagai sumber penghidupan utama pekerja.

Dengan demikian, meskipun potongan diperbolehkan, sifatnya harus proporsional dan tidak boleh menempatkan pekerja dalam kondisi finansial yang tidak manusiawi.

3. Larangan Pemotongan Gaji Secara Sepihak

Pemotongan yang dilakukan secara sepihak tanpa dasar tertulis dapat dikualifikasikan sebagai pelanggaran hak normatif pekerja. Dalam praktik, hal ini dapat menjadi objek perselisihan hak yang diajukan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI).

Setiap bentuk pemotongan gaji wajib memiliki dasar hukum dan persetujuan yang jelas, yaitu:

• Diatur dalam undang-undang atau peraturan pelaksananya,
• Dicantumkan dalam Peraturan Perusahaan atau PKB,
• Disepakati dalam perjanjian kerja individual.

4. Prinsip Kepastian dan Transparansi

Kepastian hukum dan transparansi ini penting agar perusahaan tidak hanya patuh regulasi, tetapi juga menjaga kepercayaan dan hubungan industrial yang sehat.

Regulasi juga menuntut agar setiap potongan:

• Diinformasikan secara terbuka kepada karyawan,
• Dicantumkan dalam slip gaji,
• Dapat ditelusuri dasar hukumnya.

Pentingnya Slip Gaji Transparan

Sebagai tahap akhir dalam proses penggajian, penyediaan slip gaji yang lengkap dan transparan merupakan cerminan profesionalisme serta tata kelola perusahaan yang baik.

Slip gaji adalah sebuah dokumen resmi yang merinci seluruh komponen penghasilan dan potongan karyawan. Oleh karena itu, kehadirannya sangat penting bagi sebuah perusahaan yang memiliki karyawan di dalamnya.

Berikut beberapa alasan mengapa slip gaji yang transparan begitu penting untuk perusahaan:

[gambar slip gaji kantorku hris]

1. Transparansi

Slip gaji yang detail membantu membangun kepercayaan antara karyawan dan manajemen. Setiap komponen, mulai dari gaji pokok, tunjangan, hingga potongan pajak dan iuran, ditampilkan secara jelas sehingga karyawan memahami dasar perhitungan take home pay yang diterima.

Perlu Dibaca: Cara Membuat Slip Gaji di Ms Word & Excel, Gratis Template!

2. Edukasi

Melalui slip gaji, karyawan dapat mempelajari struktur penghasilannya sekaligus memahami kewajiban finansial seperti PPh 21, BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan. Informasi ini penting agar karyawan lebih sadar akan hak dan kewajibannya.

3. Rekam Jejak

Dari sisi administrasi dan hukum, slip gaji merupakan dokumen resmi yang memiliki nilai pembuktian. Dokumen ini dapat digunakan sebagai:

• Bukti saat audit internal maupun eksternal,
• Dasar pemeriksaan pajak,
• Dokumen pendukung pengajuan kredit atau pembiayaan,
• Alat bukti dalam penyelesaian perselisihan hubungan kerja.

Keberadaan slip gaji yang rapi dan konsisten membantu melindungi kepentingan perusahaan sekaligus karyawan.

Jika Anda membutuhkan contoh slip gaji karyawan, silakan cek dan download contoh-contohnya di sini: Contoh Slip Gaji

Optimalkan Manajemen Payroll Karyawan Anda dengan KantorKu HRIS!

Mengelola administrasi HR, mulai dari absensi hingga perhitungan potongan gaji karyawan, tidak harus menjadi beban bagi Anda. Bayangkan kemudahan menghitung payroll secara otomatis, mengelola KPI, hingga memantau absensi dalam satu platform yang terintegrasi.

Jika Anda membutuhkan aplikasi HRIS yang mempermudah pekerjaan HR, maka KantorKu HRIS adalah solusinya. Jangan biarkan kesalahan manual menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Saatnya beralih dari cara lama yang tidak efisien.

Gunakan software aplikasi pembayaran gaji karyawan dari KantorKu HRIS untuk memastikan akurasi perhitungan gaji dan pajak. Anda juga dapat memaksimalkan pemantauan kedisiplinan melalui aplikasi gaji karyawan yang terintegrasi dengan sistem absensireal-time.

Berikut keunggulan teknis KantorKu HRIS yang relevan dengan slip gaji transparan dan payroll akurat:

• Payroll Otomatis & Akurat: Perhitungan gaji, pajak, BPJS, dan potongan dilakukan otomatis sesuai parameter yang ditetapkan.
• Slip Gaji Digital Terperinci: Rincian gaji pokok, tunjangan, potongan, dan take home pay tersaji lengkap dan mudah diakses karyawan.
• Integrasi Absensi Real-Time: Data kehadiran, keterlambatan, dan lembur langsung terhubung ke perhitungan payroll.
• Manajemen Pajak & BPJS Terpusat: Perhitungan PPh 21 dan iuran jaminan sosial terotomatisasi sesuai regulasi.
• Rekap & Laporan Payroll Instan: Unduh laporan gaji, potongan, dan biaya tenaga kerja dalam format siap audit.
• Akses Karyawan Mandiri (ESS): Karyawan dapat melihat slip gaji dan riwayat pembayaran kapan saja.
• Minim Human Error: Mengurangi risiko salah hitung akibat proses manual.

Tertarik untuk mencoba? Konsultasikan kebutuhan HR Anda dengan kami hari ini dengan KantorKu HRIS!

Sumber:

Republik Indonesia. (2003). Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Republik Indonesia. (2023). Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.

Republik Indonesia. (2025). Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2025 tentang Pengupahan.