Regulasi Gaji Berdasarkan UU, Cek Ketentuannya di Sini!

Memahami regulasi gaji di Indonesia adalah langkah krusial bagi setiap pemilik bisnis dan praktisi HR agar operasional perusahaan berjalan selaras dengan hukum yang berlaku.

Mengelola kompensasi karyawan sejatinya tak hanya mengenai masalah teknis mentransfer uang ke rekening setiap bulan, melainkan sebuah proses administratif yang diatur ketat oleh negara.

Sebagai pelaku usaha atau HRD, Anda perlu menyadari bahwa aturan pengupahan telah mengalami transformasi signifikan sejak disahkannya UU Cipta Kerja.

Kepatuhan terhadap aturan ini sangat vital, selain untuk menjaga keharmonisan hubungan industrial, hal ini juga menghindarkan perusahaan Anda dari sanksi denda administratif yang berat atau tuntutan hukum di masa depan.

Berikut adalah regulasi gaji yang sedang diterapkan di Indonesia:

Dasar Hukum Pengupahan di Indonesia

Dalam menjalankan bisnis di Indonesia, Anda wajib merujuk pada hierarki aturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah agar sistem penggajian sah di mata hukum.

Saat ini, pedoman utama yang digunakan adalah UU No. 6 Tahun 2023 (tentang Cipta Kerja) serta aturan turunannya yang lebih spesifik, yaitu PP No. 35 dan PP No. 36 Tahun 2021.

• Asas No Work, No Pay: Secara umum, gaji tidak dibayarkan jika pekerja tidak melakukan pekerjaan.
• Pengecualian Pembayaran: Gaji tetap wajib dibayar jika karyawan berhalangan karena sakit, cuti resmi (melahirkan/menikah), atau menjalankan kewajiban negara.
• Perlindungan Upah: Peraturan pemerintah menjamin bahwa upah tidak boleh dibayarkan dalam bentuk yang melanggar norma kesusilaan.

Komponen Gaji Menurut Undang-Undang

Pemerintah telah mengatur bahwa gaji yang Anda berikan kepada karyawan sebaiknya terdiri dari beberapa elemen dasar untuk menciptakan keseimbangan antara kebutuhan hidup dan apresiasi kinerja.

Berikut adalah rincian komponennya:

1. Upah Pokok

Upah pokok merupakan imbalan dasar yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan tingkat jabatan, kualifikasi, dan jenis pekerjaan yang dilakukan.

Karakteristik utama upah pokok:

• Menjadi dasar perhitungan berbagai hak normatif, seperti:
  
  • Lembur
  • Tunjangan hari raya (THR)
  • Pesangon
    
  • Jaminan sosial
    
• Berdasarkan ketentuan, porsi upah pokok minimal 75% dari total gabungan:
  
  • Upah pokok + tunjangan tetap
    
• Bersifat tetap dan dibayarkan secara rutin setiap periode penggajian.
• Memberikan kepastian pendapatan utama bagi karyawan, meskipun komponen variabel mengalami perubahan.

2. Tunjangan Tetap

Tunjangan tetap adalah tambahan penghasilan yang diberikan secara teratur dan tidak dipengaruhi oleh kehadiran maupun pencapaian kinerja tertentu. Tunjangan tetap berfungsi sebagai bentuk apresiasi atas posisi struktural atau tanggung jawab karyawan.

Ciri-ciri tunjangan tetap:

• Dibayarkan secara rutin setiap bulan dengan nilai yang relatif sama.
• Tidak bergantung pada absensi atau target.
• Umumnya meliputi:
  
  • Tunjangan jabatan
  • Tunjangan keluarga
  • Tunjangan perumahan
  • Tunjangan komunikasi
    
• Digabung dengan upah pokok dalam perhitungan:
  
  • Pesangon
  • Uang penghargaan masa kerja
  • Lembur (sesuai kebijakan perusahaan)

3. Tunjangan Tidak Tetap

Tunjangan tidak tetap adalah komponen penghasilan yang tidak dibayarkan secara rutin dan besarannya bergantung pada kondisi atau pencapaian tertentu.

Karakteristik tunjangan tidak tetap:

• Nilainya dapat berubah-ubah setiap bulan.
• Umumnya terkait dengan:
  
  • Kehadiran (uang makan, uang transport harian)
  • Kinerja (insentif, komisi, bonus produktivitas)
  • Kondisi khusus (uang lembur, uang dinas luar kota)
    
• Tidak selalu diperhitungkan dalam komponen pesangon.
• Berperan sebagai alat motivasi untuk:
  
  • Meningkatkan disiplin kehadiran
  • Mendorong pencapaian target
  • Meningkatkan produktivitas kerja.

Dengan memahami pembagian komponen gaji ini, perusahaan dapat menyusun struktur pengupahan yang tidak hanya patuh terhadap peraturan, tetapi juga adil, transparan, dan mampu meningkatkan kepuasan serta kinerja karyawan.

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Prorata, Harian, Bulanan, hingga WFH

Regulasi Upah Minimum (UMP & UMK)

Penentuan upah minimum merupakan salah satu instrumen perlindungan pekerja yang paling krusial dalam sistem ketenagakerjaan di Indonesia.

Setiap tahun, Anda akan melihat pengumuman resmi mengenai standar upah minimum yang ditetapkan oleh Gubernur berdasarkan rekomendasi dari Dewan Pengupahan daerah masing-masing.

Sangat penting bagi Anda sebagai HRD atau pemilik bisnis untuk selalu memperbarui data ini guna menghindari pelanggaran hukum, sanksi administratif, dan menjaga keharmonisan hubungan industrial di perusahaan.

Berikut beberapa hal yang berada dalam lingkup regulasi upah minimum di daerah tersebut:

1. Penetapan Tahunan Berdasarkan Ekonomi dan Inflasi

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2025, upah minimum tidak bersifat statis melainkan dievaluasi setiap tahunnya melalui mekanisme yang terukur untuk menyesuaikan dengan kondisi pasar terkini.

• Variabel Makro: Proses evaluasi ini secara mendalam mempertimbangkan angka pertumbuhan ekonomi daerah serta tingkat inflasi untuk menentukan daya beli masyarakat.
• Tujuan Utama: Hal ini dilakukan untuk menjaga agar daya beli karyawan tetap stabil di tengah kenaikan harga kebutuhan pokok, sehingga kesejahteraan mereka tetap terjamin seiring waktu.

2. Larangan Keras Pembayaran Upah di Bawah Standar

Bagi Anda yang mengelola perusahaan dengan skala menengah dan besar, terdapat aturan yang sangat tegas mengenai batas bawah kompensasi yang diberikan.

• Kepatuhan Mutlak: Dilarang keras membayar gaji di bawah UMP atau UMK yang telah ditetapkan secara resmi.
• Risiko Pelanggaran: Ketidakpatuhan terhadap batas ini dapat merusak reputasi perusahaan dan memicu sanksi pidana atau denda administratif yang berat.

3. Pengecualian Khusus untuk Usaha Mikro dan Kecil (UMK)

Pemerintah memberikan sedikit kelonggaran bagi para pelaku Usaha Mikro dan Kecil (UMK) agar bisnis tetap bisa bertahan namun tetap memberikan hak pekerja.

• Fleksibilitas Kesepakatan: Upah dapat ditentukan berdasarkan kesepakatan antara Anda dan karyawan.
• Batas Minimal UMK: Meskipun fleksibel, nilai upah tidak boleh lebih rendah dari persentase tertentu dari rata-rata konsumsi masyarakat di provinsi tersebut.

4. Monitoring Tren Kesejahteraan Melalui Gaji Pokok PNS 2025

Meskipun Anda bergerak di sektor swasta, memantau perkembangan gaj PNS sangat berguna sebagai parameter stabilitas ekonomi dan tren pengupahan nasional.

• Acuan Reformasi: Pemerintah sering memperbarui tabel gaji PNS 2026 sebagai bagian dari penyesuaian kesejahteraan aparatur negara.
• Strategi Kompetitif: Dengan memahami tren gaji pokok PNS 2026, Anda dapat memprediksi kenaikan biaya hidup dan menyesuaikan strategi kompensasi perusahaan agar tetap kompetitif dalam menarik talenta terbaik.

Struktur dan Skala Upah (SSU)

Anda mungkin sering mendengar istilah SSU, namun apakah Anda sudah menerapkannya? Struktur dan Skala Upah adalah susunan tingkatan upah dari yang terendah sampai yang tertinggi atau sebaliknya.

Berikut adalah Struktur dan Skala Upah (SSU) yang wajib Anda ketahui:

1. Ketentuan Gaji Berdasarkan Golongan

Penerapan SSU memungkinkan Anda untuk mengelompokkan berbagai jenis pekerjaan ke dalam golongan-golongan jabatan yang sistematis.

Dengan adanya penggolongan ini, Anda tidak lagi menentukan angka gaji secara subjektif atau “kira-kira”, melainkan berdasarkan nilai posisi tersebut di dalam perusahaan.

• Transparansi Karier: Karyawan dapat melihat jalur kenaikan jabatan dan ekspektasi penghasilan mereka di masa depan.
• Keadilan Internal: Memastikan bahwa karyawan yang berada dalam level tanggung jawab yang sama mendapatkan kompensasi dalam rentang yang setara.
• Kontrol Anggaran: Memudahkan departemen keuangan dalam memproyeksikan biaya personel tahunan secara lebih akurat.

Baca Juga: 10 Level Grade Karyawan, Ketahui Cara Menyusunnya untuk HR!

2. Pertimbangan Jabatan dan Tanggung Jawab

Dalam penyusunan SSU, besaran gaji harus mencerminkan beban kerja, risiko, dan kompleksitas dari setiap jabatan.

Prinsip ini memastikan adanya keadilan distributif, di mana imbalan yang diberikan sebanding dengan kontribusi yang diberikan karyawan kepada perusahaan.

• Evaluasi Jabatan: Menentukan nilai relatif suatu jabatan dibandingkan jabatan lain melalui metode poin atau faktor penentu lainnya.
• Kompensasi Risiko: Memberikan apresiasi finansial lebih bagi jabatan yang memiliki risiko tinggi terhadap kelangsungan bisnis atau keselamatan kerja.
• Prinsip Keadilan: Mencegah kecemburuan sosial antar departemen karena setiap nominal gaji didasari oleh analisis beban kerja yang nyata.

Baca Juga: 10 Contoh Surat Promosi Jabatan Karyawan Tetap hingga Kontrak

3. Masa Kerja dan Senioritas

Memberikan penghargaan berdasarkan masa kerja adalah strategi jitu bagi Anda untuk menjaga loyalitas talenta berbakat. Karyawan yang telah lama mengabdi biasanya memiliki institutional knowledge yang sangat berharga dan sulit digantikan oleh tenaga kerja baru.

• Penghargaan Loyalitas: Menunjukkan bahwa perusahaan menghargai dedikasi karyawan yang tetap setia berkontribusi dalam jangka panjang.
• Kenaikan Berkala: SSU memungkinkan adanya kenaikan gaji tahunan atau dua tahunan (step increment) meskipun karyawan tidak mengalami promosi jabatan.
• Retensi Keahlian: Mengurangi tingkat turnover pada level senior yang memiliki keahlian spesifik dan pemahaman mendalam tentang budaya perusahaan.

4. Pendidikan dan Kompetensi

Regulasi gaji pokok juga menyarankan agar Anda mempertimbangkan latar belakang pendidikan dan sertifikasi kompetensi dalam menentukan skala upah.

Hal ini akan mendorong terciptanya learning culture atau budaya belajar di mana karyawan termotivasi untuk terus mengembangkan kapasitas diri.

• Incentive for Upskilling: Memberikan tambahan nilai upah bagi karyawan yang berhasil meraih sertifikasi profesi yang relevan dengan kebutuhan bisnis.
• Standardisasi Kualitas: Memastikan bahwa posisi-posisi kunci diisi oleh individu dengan kompetensi yang terverifikasi secara formal.
• Daya Saing Talenta: Membantu perusahaan Anda menarik kandidat terbaik yang memiliki kualifikasi akademik dan teknis mumpuni.

Syarat Pengesahan Peraturan Perusahaan

Penting untuk Anda ketahui bahwa dokumen SSU memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Saat Anda mengajukan pengesahan Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) ke Dinas Tenaga Kerja (Disnaker), dokumen SSU adalah lampiran wajib yang akan diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan.

1. Validasi Legal

SSU berfungsi sebagai dasar hukum yang menunjukkan bahwa kebijakan pengupahan perusahaan telah disusun secara sistematis dan sesuai ketentuan.

Tanpa dokumen ini, pengawas tidak dapat memastikan bahwa struktur gaji telah memenuhi prinsip keadilan dan kepatuhan upah minimum.

• Permohonan pengesahan PP/PKB berpotensi dikembalikan atau ditunda.
• Disnaker dapat meminta perbaikan dokumen sebelum memberikan pengesahan.
• Legalitas aturan internal perusahaan menjadi tidak sempurna.

2. Kepatuhan terhadap Regulasi

Keberadaan SSU membuktikan bahwa perusahaan telah memiliki standar pengupahan yang baku dan terdokumentasi. Hal ini penting untuk memastikan tidak terjadi pelanggaran, seperti pembayaran upah di bawah ketentuan minimum atau ketimpangan yang tidak berdasar.

• Memenuhi kewajiban administratif sesuai peraturan ketenagakerjaan.
• Menghindarkan perusahaan dari teguran atau sanksi administratif.
• Memudahkan proses audit dan pemeriksaan ketenagakerjaan.

3. Mitigasi Risiko Perselisihan Hubungan Industrial

Dalam situasi sengketa upah, SSU menjadi alat bukti yang sah untuk menunjukkan dasar penetapan gaji dan jenjang penghasilan. Dokumen ini dapat memperkuat posisi perusahaan maupun karyawan dalam proses penyelesaian perselisihan.

• Digunakan sebagai bukti tertulis dalam mediasi atau sidang.
• Membantu menjelaskan perbedaan upah antarjabatan secara objektif.
• Mengurangi potensi konflik berkepanjangan terkait kompensasi.

Aturan Potongan Gaji, Apa yang Diperbolehkan?

Perusahaan tidak dapat melakukan pemotongan gaji karyawan secara sepihak tanpa dasar hukum yang jelas. Setiap potongan harus memiliki landasan peraturan perundang-undangan, perjanjian kerja, atau persetujuan tertulis dari karyawan.

Tujuan pengaturan ini adalah melindungi hak pekerja sekaligus memastikan perusahaan tetap patuh terhadap ketentuan ketenagakerjaan.

Secara umum, jenis potongan gaji yang diperbolehkan antara lain:

1. Pajak Penghasilan (PPh 21)

Sebagai warga negara dan wajib pajak, setiap karyawan yang memperoleh penghasilan di atas batas tertentu memiliki kewajiban membayar pajak. Oleh karena itu, perusahaan berperan sebagai pemotong sekaligus penyetor PPh 21 atas gaji yang dibayarkan kepada karyawan.

• Dihitung berdasarkan tarif progresif dan Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP).
• Dipotong langsung oleh perusahaan dalam proses payroll.
• Wajib disetorkan dan dilaporkan ke Direktorat Jenderal Pajak.
• Tidak memerlukan persetujuan khusus karena merupakan kewajiban yang diatur undang-undang.

Baca Juga: Cara Menghitung PPh 21 Karyawan Terbaru [+ Contoh & Rumusnya]

2. Iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

Dalam rangka memberikan perlindungan sosial, pemerintah mewajibkan perusahaan dan karyawan menjadi peserta program jaminan sosial. Sebagian iuran program tersebut dibebankan kepada karyawan dan dipotong langsung dari gaji bulanan.

• BPJS Kesehatan: dipotong sesuai persentase dari upah yang menjadi dasar iuran.
• BPJS Ketenagakerjaan: mencakup program JHT, JKK, JKM, dan JP sesuai kepesertaan.
• Besaran potongan diatur pemerintah dan bersifat wajib.
• Perusahaan berkewajiban memotong, menyetorkan, serta melaporkan iuran secara rutin.

3. Denda dan Ganti Rugi

Dalam kondisi tertentu, perusahaan diperbolehkan melakukan pemotongan gaji sebagai bentuk sanksi atau penggantian atas kerugian yang ditimbulkan oleh karyawan.

Namun, praktik ini tidak boleh dilakukan secara sewenang-wenang dan harus memiliki dasar hukum yang jelas. Besaran potongan harus wajar, proporsional, dan tidak melampaui batas yang ditetapkan peraturan.

• Harus diatur secara tertulis dalam:
  
  • Perjanjian kerja
  • Peraturan perusahaan
  • Perjanjian kerja bersama
    
• Dapat diterapkan jika karyawan:
  
  • Melanggar tata tertib atau disiplin kerja.
  • Merusakkan atau menghilangkan aset perusahaan karena kelalaian.

4. Cicilan Pinjaman Karyawan

Jika perusahaan memberikan fasilitas pinjaman, kasbon, atau bantuan dana kepada karyawan, pengembalian pinjaman tersebut dapat dilakukan melalui mekanisme potong gaji. Skema ini harus didasarkan pada kesepakatan bersama dan dicatat secara administratif.

• Harus dituangkan dalam perjanjian tertulis.
• Dilengkapi dengan jadwal dan besaran cicilan yang disepakati.
• Pemotongan dilakukan secara bertahap setiap periode penggajian.
• Tidak boleh menyebabkan gaji bersih karyawan turun di bawah upah minimum yang berlaku.

Dengan memahami jenis potongan yang diperbolehkan secara hukum, perusahaan dapat mengelola payroll secara tertib, transparan, dan akuntabel, sekaligus menjaga kepercayaan karyawan karena hak penghasilan mereka dilindungi oleh aturan yang jelas.

Sanksi Keterlambatan Pembayaran Gaji

Sebagai pengelola HR, ketepatan waktu adalah segalanya. Terlambat membayar gaji bukan hanya merusak moral tim, tapi juga berkonsekuensi pada denda finansial yang diatur oleh undang-undang.

• Hari ke-4 sampai ke-8: Perusahaan dikenakan denda sebesar 5% untuk setiap hari keterlambatan dari upah yang seharusnya dibayar.
• Setelah Hari ke-8: Denda meningkat menjadi 1% untuk setiap hari keterlambatan, dengan catatan total denda tidak boleh melebihi 50% dari upah bulan tersebut.
• Intervensi Hukum: Jika keterlambatan melampaui satu bulan, perusahaan juga diwajibkan membayar bunga tambahan yang ditetapkan oleh bank umum.

Digitalisasi Regulasi Gaji Anda dengan Software Payroll yang Terintegrasi!

Mengelola semua variabel di atas secara manual menggunakan spreadsheet sangatlah berisiko. Salah hitung sedikit saja bisa berujung pada masalah hukum atau ketidakpuasan karyawan.

Inilah saatnya bagi Anda untuk mempermudah hidup. Dengan menggunakan teknologi, Anda tidak perlu lagi pusing memikirkan perhitungan BPJS yang dinamis atau pembaruan aturan pajak yang sering berubah.

Jika Anda sedang mencari solusi praktis untuk mengotomatisasi absensi, menghitung payroll sesuai regulasi, hingga menyusun Struktur dan Skala Upah yang profesional, KantorKu HRIS adalah jawabannya.

Segera beralih dan gunakan aplikasi HRIS untuk memastikan seluruh administrasi SDM Anda berjalan efektif, akurat, dan tentunya patuh pada hukum.

Sumber:

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 49 Tahun 2025.

UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja.