Wajib Tahu! Rekening Payroll & Pentingnya bagi HR Perusahaan

Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana perusahaan modern mampu mengirimkan gaji payroll karyawan secara serentak, akurat, dan tepat waktu? 

Di tengah kompleksitas pengelolaan SDM, efisiensi sistem gaji payroll menjadi kunci. 

Artikel ini akan mengupas tuntas apa itu rekening payroll, fungsinya, serta bagaimana implementasinya dapat merevolusi proses pembayaran gaji di perusahaan Anda. 

Simak ulasan lengkapnya berikut ini!

Apa Itu Rekening Payroll?

Rekening payroll adalah sebuah fitur khusus yang disediakan oleh bank untuk memfasilitasi perusahaan dalam memproses pembayaran gaji karyawan secara otomatis dan masal. 

Secara sederhana, rekening ini bertindak sebagai jembatan antara keuangan perusahaan dan rekening individu setiap karyawan serta memastikan setiap upah sampai pada waktunya.

Menurut Cambridge Dictionary, payroll memiliki beberapa arti. Dalam konteks ini, rekening payroll adalah instrumen krusial untuk merealisasikan proses pembayaran gaji berdasarkan daftar orang-orang yang dipekerjakan.

Fungsi utama rekening payroll adalah mengotomatisasi dan menyederhanakan proses penggajian. 

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mentransfer sejumlah besar transaksi gaji sekaligus, mengurangi beban administratif, dan meminimalkan risiko kesalahan manusia yang sering terjadi pada pembayaran manual. 

Target pengguna utama dari layanan ini tentu saja adalah perusahaan dari berbagai skala, mulai dari usaha kecil menengah (UKM) hingga korporasi besar yang memiliki jumlah karyawan signifikan.

Meskipun konsep pembayaran upah telah ada sejak lama, penggunaan sistem payroll modern mulai berkembang pesat seiring dengan kebutuhan akan efisiensi manajemen tenaga kerja. 

Selain itu, perkembangan teknologi perbankan dan perangkat lunak di era digital turut mempercepat adopsi rekening payroll, menjadikannya standar dalam praktik penggajian perusahaan.

Baca Juga: 17 Alasan Cuti Kerja yang Umum Digunakan oleh Karyawan!

Mengapa Rekening Payroll Penting untuk Perusahaan?

Rekening payroll bukan sekadar alat pembayaran gaji, melainkan pondasi vital bagi keberlangsungan operasional perusahaan. 

Melansir dari Frazer Jones, proses payroll jauh melampaui sekadar menghitung gaji, tetapi juga memastikan karyawan dibayar dengan akurat dan tepat waktu, pajak dilaporkan dengan benar, serta semua regulasi hukum dipatuhi. 

Di samping itu, kesalahan dalam payroll dapat berujung pada kerugian finansial yang signifikan, sanksi hukum, bahkan merusak moral karyawan. 

Senada dengan hal itu, Lano turut menegaskan bahwa payroll adalah jantung operasional finansial perusahaan, dan perannya dalam menjaga kepatuhan hukum sangat vital. 

Rekening payroll membantu perusahaan memenuhi berbagai peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang terus berkembang, menghindari denda dan masalah hukum. 

Dari sisi keamanan, transaksi gaji melalui rekening khusus ini menawarkan lapisan perlindungan tambahan dibandingkan metode pembayaran tradisional, mengurangi risiko penipuan atau penyalahgunaan data keuangan. 

Australian Payroll Association juga menekankan bagaimana peran payroll terintegrasi erat dengan strategi bisnis dan HR, bukan hanya sekadar fungsi administratif. 

Terakhir, dalam manajemen keuangan, rekening payroll turut menyediakan catatan transaksi yang terperinci dan mudah diakses. 

Maksudnya, dalam hal kemudahan pelacakan pengeluaran, penyusunan anggaran, dan audit keuangan yang semuanya berkontribusi pada pengambilan keputusan bisnis.

Oleh karena itu, pengelolaan payroll yang baik sangat penting untuk kepuasan karyawan, citra positif perusahaan, dan stabilitas bisnis secara keseluruhan.

Lantas, bagaimana sistem gaji payroll bekerja? Simak penjelasannya pada poin berikut. 

Baca Juga: 12+ Contoh Surat Pengangkatan Karyawan, Langsung Copas!

Bagaimana Sistem Gaji Payroll? 

Sistem gaji payroll merupakan serangkaian proses terotomatisasi yang dirancang untuk memastikan pembayaran upah karyawan berjalan lancar dan akurat. 

Secara umum, mekanisme kerjanya dimulai dengan pengumpulan data. 

Pertama, tim HR atau departemen yang bertanggung jawab akan mengumpulkan seluruh data kehadiran karyawan, lembur, bonus, tunjangan, serta potongan-potongan, seperti pajak penghasilan (PPh 21), iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, hingga pinjaman karyawan. 

Akurasi data ini menjadi pondasi penting bagi proses selanjutnya.

Berikutnya, data yang telah terkumpul kemudian dimasukkan ke dalam perangkat lunak payroll atau sistem HRIS (Human Resource Information System) yang terintegrasi. 

Peran perangkat lunak ini sangat krusial, yaitu bertugas menghitung seluruh komponen gaji bersih yang harus diterima setiap karyawan setelah dikurangi berbagai potongan secara otomatis.

Proses perhitungan manual yang rentan kesalahan dan memakan waktu kini digantikan oleh algoritma canggih dalam sistem payroll otomatis ini.

Setelah perhitungan selesai, perangkat lunak akan menghasilkan daftar pembayaran yang disebut payroll master. 

Daftar ini kemudian dikirimkan ke bank penyedia layanan rekening payroll perusahaan. Bank selanjutnya akan memproses transfer gaji secara massal ke rekening bank masing-masing karyawan pada tanggal yang telah ditentukan.

Inilah aspek otomatisasi yang paling membedakan sistem ini dari pembayaran gaji manual, yaitu perusahaan tidak perlu lagi melakukan transfer satu per satu, melainkan cukup dengan satu instruksi ke bank, semua gaji akan terdistribusi secara serentak. 

Sebagai contoh sederhana, jika sebuah perusahaan memiliki 100 karyawan, daripada harus membuat 100 transaksi transfer terpisah secara manual, dengan sistem gaji payroll, HR hanya perlu menekan satu tombol atau mengirimkan satu file instruksi ke bank, dan seluruh gaji akan terkirim secara otomatis.

Agar lebih tergambarkan, simak penjelasan berikut mengenai perbedaan rekening payroll dan rekening biasa. 

Baca Juga: HRD vs Personalia: Kenali Perbedaannya & Pentingnya Pemisahan Fungsi

Perbedaan Rekening Payroll dan Rekening Biasa 

Berikut perbedaan rekening payroll dan rekening biasa dalam bentuk tabel supaya lebih mudah dipahami:

Daftar Bank Penyedia Layanan Rekening Payroll 

Berikut beberapa bank penyedia layanan rekening payroll yang bisa Anda gunakan sebagai referensi: 

1. Maybank (Maybank Payroll) 

Maybank menawarkan layanan payroll dengan beragam keuntungan tambahan. 

Fitur unggulannya, meliputi kemudahan pengajuan kredit bagi karyawan, program pelatihan HR bersertifikasi, asuransi jiwa gratis hingga Rp12,5 juta tanpa premi, bunga deposito online yang kompetitif, serta bebas biaya transfer dan tarik tunai di ATM bank lain untuk jumlah transaksi tertentu. 

Selain itu, Maybank juga memungkinkan pembukaan rekening dengan setoran awal nol rupiah sehingga memudahkan perusahaan dalam proses implementasi.

2. Bank Danamon (Danamon Cash Connect) 

Danamon menyediakan Danamon Cash Connect yang dirancang untuk pembayaran gaji karyawan yang mudah melalui proses unggah data sesuai format standar. 

Layanan ini memungkinkan karyawan untuk melakukan berbagai transaksi perbankan langsung dari tempat kerja melalui perangkat seluler atau internet. 

Bagi perusahaan, sistem ini sangat membantu menghindari kesalahan perhitungan gaji, termasuk PPh 21, BPJS, dan pinjaman karyawan.

3. Bank Mandiri (MCM) 

Bank Mandiri menawarkan solusi payroll melalui Mandiri Cash Management (MCM), sebuah layanan internet banking komprehensif untuk transaksi keuangan perusahaan. 

Melalui MCM, perusahaan dapat melakukan transfer gaji kepada pegawai, pembayaran kepada pihak ketiga, pembayaran pajak, hingga berbagai tagihan secara online. 

Sistem ini juga dilengkapi dengan otorisasi bertingkat dan enkripsi untuk menjamin keamanan setiap transaksi.

4. Bank BRI 

BRI juga merupakan salah satu penyedia layanan rekening payroll yang banyak digunakan.

Untuk mengajukan layanan rekening payroll BRI, perusahaan perlu menyiapkan dokumen seperti surat permohonan pembukaan rekening, surat keterangan aktif usaha perusahaan, serta fotokopi KTP dan NPWP dari pengurus perusahaan. 

Setelah dokumen siap, perusahaan dapat menghubungi customer service BRI atau datang langsung ke kantor cabang terdekat untuk mengisi formulir pendaftaran. 

Kemudian, setelah data diverifikasi, layanan payroll akan diaktifkan dan perusahaan akan menerima nomor rekening payroll.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai persyaratan spesifik, fitur terbaru, dan prosedur pengajuan yang paling akurat, disarankan untuk langsung mengunjungi situs web resmi atau akun official dari bank-bank terkait.

Demikian pembahasan mengenai apa yang dimaksud dengan rekening payroll, bagaimana sistem gaji payroll bekerja, dan mengapa hal ini menjadi begitu krusial bagi kelancaran operasional serta manajemen keuangan perusahaan Anda. 

Dengan pemahaman yang komprehensif ini, harapannya Anda kini memiliki panduan yang lebih jelas dalam mengelola proses payroll perusahaan.

Jika saat ini Anda masih bergulat dengan sistem penggajian manual yang memakan waktu dan rentan kesalahan, ini adalah momen tepat untuk melakukan modernisasi. 

Permudah proses payroll perusahaan Anda dengan Aplikasi HRIS KantorKu by Dealls. 

Dapatkan efisiensi dan akurasi yang lebih baik dalam setiap pembayaran gaji melalui KantorKu.id. Jangan tunda lagi, jadwalkan demo GRATIS sekarang dan rasakan perbedaannya!