Retro Pay: Kenali Pengertian, Contoh, dan Cara Kerjanya Disini!

Dalam proses penggajian, terkadang terdapat kekeliruan atau perubahan data yang menyebabkan karyawan menerima gaji yang tidak sesuai pada periode tertentu. Untuk mengatasi situasi ini, perusahaan dapat melakukan penyesuaian melalui sistem yang disebut retro pay. 

Istilah ini mungkin belum familiar bagi sebagian praktisi HR atau manajer keuangan, padahal penerapannya sangat penting untuk memastikan keakuratan dan keadilan dalam pengelolaan penggajian.

Melalui artikel ini, Anda akan memahami lebih dalam mengenai apa itu retro pay, kapan situasi ini perlu diterapkan, hingga cara menghitungnya dengan benar. Mari simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

Apa Itu Retro Pay?

Retro pay adalah singkatan dari retroactive pay atau pembayaran retrospektif. Secara sederhana, retro pay merujuk pada pembayaran gaji tambahan yang diberikan kepada karyawan karena terdapat penyesuaian atau perubahan atas gaji sebelumnya yang belum dibayarkan secara penuh atau akurat.

Biasanya, retro pay terjadi karena ada kesalahan perhitungan gaji, kenaikan gaji yang berlaku surut, atau perubahan kebijakan tunjangan yang tidak langsung diterapkan pada periode sebelumnya. 

Dengan adanya retro pay, perusahaan menunjukkan komitmen untuk membayar hak karyawan secara utuh dan adil sesuai ketentuan terbaru.

Contoh Situasi Retro Pay

Agar lebih mudah dipahami, berikut ini beberapa contoh situasi yang dapat menyebabkan perlunya retro pay:

1. Kenaikan Gaji yang Berlaku Surut

Misalnya, Anda menaikkan gaji seorang karyawan dari Rp5.000.000 menjadi Rp5.500.000 terhitung sejak Januari, tetapi perubahan ini baru diproses dan mulai dibayarkan pada bulan Maret. 

Maka, karyawan tersebut berhak menerima retro pay sebesar Rp500.000 per bulan untuk Januari dan Februari, total Rp1.000.000.

2. Penyesuaian Tunjangan atau Potongan

Perusahaan mengubah kebijakan tunjangan makan dari Rp15.000 menjadi Rp25.000 per hari terhitung sejak awal kuartal. 

Namun, sistem payroll baru diperbarui di pertengahan bulan. Perhitungan ulang perlu dilakukan untuk memberikan selisih tunjangan yang belum dibayarkan.

3. Koreksi Kesalahan Administratif

Jika HR atau tim payroll secara tidak sengaja salah memasukkan data lembur atau absen karyawan yang menyebabkan nominal gaji kurang dari seharusnya, maka kekurangan tersebut harus dibayar dalam bentuk retro pay pada periode berikutnya.

Situasi seperti ini bisa menimpa perusahaan mana pun. Oleh karena itu, penting bagi tim HR dan payroll untuk memahami mekanisme kerja retro pay agar tidak menimbulkan kebingungan di pihak karyawan.

Baca Juga: Status Karyawan: Arti, Jenis, dan Panduan Penentuan Terlengkap 2025

Bagaimana Cara Kerja Retro Pay?

Pada dasarnya, retro pay bekerja sebagai pembayaran korektif. Mekanismenya melibatkan identifikasi selisih antara jumlah gaji yang seharusnya diterima dengan jumlah gaji yang telah diterima oleh karyawan pada periode tertentu. 

Selisih tersebut kemudian dibayarkan dalam periode gaji selanjutnya.Berikut langkah umum kerja retro pay:

1. Identifikasi Kesalahan atau Perubahan

Tim HR atau payroll mendeteksi adanya kekurangan pembayaran karena kenaikan gaji, tunjangan baru, atau kesalahan input data.

2. Tentukan Periode Retroaktif

Hitung sejak kapan perubahan berlaku. Bisa satu bulan sebelumnya, atau bahkan beberapa bulan ke belakang jika perubahan sudah lama tertunda.

3. Hitung Selisih Pembayaran

Selisih antara jumlah yang seharusnya dibayarkan dan jumlah yang sudah diterima akan menjadi dasar retro pay.

4. Bayarkan Selisih dalam Slip Gaji Berikutnya

Tambahkan komponen retro pay secara transparan dalam slip gaji bulan berjalan agar karyawan mengetahui perinciannya.

Penting untuk memastikan bahwa sistem payroll yang digunakan mendukung pencatatan dan penghitungan retro pay secara otomatis agar proses ini tidak menyita waktu dan tenaga administratif.

Cara Melakukan Perhitungan Retro Pay

Untuk melakukan perhitungan retro pay, Anda perlu mengikuti beberapa langkah berikut:

1. Tentukan Perbedaan Gaji

Langkah pertama adalah menentukan perbedaan gaji per bulan atau per hari antara gaji baru dan gaji lama. Misalnya, kenaikan gaji dari Rp5.000.000 menjadi Rp5.500.000 berarti ada selisih Rp500.000 per bulan.

2. Hitung Jumlah Bulan Berlaku Surut

Jika perubahan berlaku sejak dua bulan lalu, maka hitung selisih untuk dua bulan:

Rp500.000 × 2 bulan = Rp1.000.000

3. Tambahkan Komponen Retro Pay ke Slip Gaji

Masukkan jumlah Rp1.000.000 sebagai “Retro Pay” atau “Pembayaran Gaji Retrospektif” dalam slip gaji bulan berjalan, agar karyawan mengetahui bahwa ada penyesuaian yang telah dilakukan.

4. Sesuaikan dengan Pajak Penghasilan (PPh 21)

Perlu diingat bahwa retro pay juga akan dikenakan potongan pajak. Sistem payroll Anda harus mampu menghitung ulang PPh 21 berdasarkan akumulasi gaji dan tunjangan, termasuk tambahan dari retro pay.

Contoh Sederhana:

Dengan format seperti di atas, Anda bisa menyampaikan transparansi dan menghindari potensi keluhan dari karyawan.

Baca Juga: Performance Management: Definisi, Tujuan, & 5 Tahapan Kunci bagi HR Profesional, Lengkap!

Tips HR dalam Mengelola Retro Pay

Untuk memastikan proses retro pay berjalan dengan lancar dan transparan, berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan sebagai praktisi HR:

1. Gunakan Sistem Payroll Otomatis

Perhitungan retro pay secara manual rawan kesalahan dan memakan waktu. Dengan menggunakan software payroll yang mendukung fitur retro pay otomatis, Anda dapat mempercepat proses dan menghindari kekeliruan. 

2. Lakukan Validasi Berkala

Sebagai HR, Anda perlu melakukan pengecekan rutin terhadap data absensi, jam lembur, tunjangan, dan perubahan status karyawan. Validasi ini penting untuk mencegah adanya ketidaksesuaian data yang dapat memicu kebutuhan retro pay di kemudian hari.

3. Sosialisasi ke Karyawan

Jangan lupa untuk menjelaskan kepada karyawan mengenai apa itu retro pay dan bagaimana mekanismenya. Dengan begitu, proses koreksi gaji tidak akan menimbulkan kesalahpahaman. Komunikasi terbuka akan memperkuat kepercayaan antara karyawan dan manajemen.

4. Dokumentasikan Semua Koreksi

Setiap perubahan atau penyesuaian gaji sebaiknya dicatat dan didokumentasikan dengan jelas. Bukti perhitungan dan keputusan dari manajer terkait sangat penting untuk kepentingan audit internal maupun eksternal di masa mendatang.

Ingin Permudah Proses Payroll secara Otomatis? Gunakan KantorKu.id

Mengelola retro pay secara manual bukan hanya melelahkan, tetapi juga penuh risiko kesalahan. Untuk itu, Anda bisa menggunakan software payroll dari KantorKu.id yang menyediakan sistem penggajian otomatis, akurat, dan sesuai peraturan terbaru.

 Fitur unggulan KantorKu.id:

• Perhitungan gaji otomatis & real-time
• Penyesuaian retro pay sesuai perubahan gaji & tunjangan
• Slip gaji digital
• Integrasi absensi, lembur, cuti, dan BPJS
• Update regulasi PPh 21 dan UMP secara berkala
  

Dengan dashboard yang mudah digunakan, Anda tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan transparansi kepada seluruh karyawan.

Coba gratis sekarang di KantorKu.id dan nikmati kemudahan mengelola payroll tanpa repot!