Status Karyawan: Arti, Jenis, dan Panduan Penentuan Terlengkap 2025

Menentukan status karyawan merupakan hal krusial dalam proses perekrutan maupun manajemen SDM. 

Kejelasan status ini membantu perusahaan dan karyawan memahami hak, kewajiban, serta batasan hubungan kerja secara hukum maupun administratif.

Lantas, apa yang dimaksud dengan status karyawan dan jenis karyawan apa saja yang umum digunakan di Indonesia?

Jika Anda seorang profesional HR, penting untuk mengetahui dan menyesuaikan jenis status karyawan dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Simak ulasan lengkapnya di bawah ini agar Anda tidak salah langkah dalam mengelola tenaga kerja!

Baca Juga: Performance Management: Definisi, Tujuan, & 5 Tahapan Kunci bagi HR Profesional, Lengkap!

Pengertian Status Karyawan

Status karyawan adalah bentuk klasifikasi posisi seorang pekerja dalam struktur organisasi atau perusahaan yang menunjukkan jenis hubungan kerja antara karyawan dan pihak pemberi kerja. 

Dalam konteks ketenagakerjaan, apa yang dimaksud dengan status karyawan merujuk pada kedudukan hukum seseorang sebagai bagian dari perusahaan, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Menurut Cambridge Dictionary, status karyawan (employee status) adalah posisi seseorang yang secara sah dipekerjakan oleh perusahaan tertentu. 

Status ini umumnya diberikan setelah masa kerja tertentu, seperti tiga bulan pertama dalam masa percobaan (probation), tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.

Selain itu, Academy to Innovate HR  (AIHR) menjelaskan bahwa status karyawan berperan penting dalam menjamin hak dan tanggung jawab pekerja, termasuk syarat kerja, perlindungan hukum, serta kelayakan terhadap tunjangan dan fasilitas lainnya. 

Dengan kata lain, status karyawan memengaruhi hampir seluruh aspek hubungan kerja, mulai dari kepatuhan hukum hingga jaminan finansial sehingga menjadi pondasi penting dalam manajemen sumber daya manusia.

Maka dari itu, memahami jenis karyawan apa saja serta menyesuaikan statusnya dengan fungsi pekerjaan sangat penting agar tidak terjadi kesalahpahaman atau pelanggaran regulasi tenaga kerja.

Jenis-Jenis Status Karyawan di Dunia Kerja

Jenis-Jenis Status Karyawan | Sumber: Jones Recruit Zo

Setelah memahami apa yang dimaksud dengan status karyawan, penting bagi Anda sebagai profesional HR untuk mengetahui jenis-jenis status karyawan yang umum digunakan di dunia kerja. 

Penentuan status ini tidak hanya berpengaruh pada struktur penggajian, tetapi juga berdampak langsung terhadap hak, perlindungan hukum, serta kewajiban perusahaan terhadap tenaga kerja.

Berikut adalah beberapa jenis karyawan yang lazim ditemui di berbagai perusahaan:

1. Karyawan Tetap

Karyawan tetap adalah individu yang bekerja secara penuh waktu dan terikat dalam hubungan kerja jangka panjang. 

Status ini biasanya diberikan setelah masa percobaan selesai dan dilanjutkan dengan perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT). 

Karyawan tetap umumnya memperoleh hak penuh, seperti jaminan sosial, cuti tahunan, THR, dan perlindungan hukum ketenagakerjaan.

2. Karyawan Kontrak

Karyawan kontrak atau pekerja dengan perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) dipekerjakan dalam jangka waktu yang telah ditentukan sebelumnya. 

Jenis status karyawan ini cocok untuk pekerjaan yang bersifat proyek, musiman, atau memiliki tenggat waktu jelas. 

Hak dan kewajiban karyawan kontrak tetap diatur oleh undang-undang, meskipun tidak se-komprehensif karyawan tetap.

Baca Juga: Contoh Penilaian Kinerja Karyawan serta Indikator & Metodenya [+Template!]

3. Karyawan Paruh Waktu

Jenis karyawan ini bekerja dengan jam kerja yang lebih sedikit dibanding karyawan penuh waktu. 

Melansir dari Jones Recruit Zo, karyawan paruh waktu biasanya hanya masuk di jam atau hari tertentu dalam seminggu sehingga cocok bagi mereka yang memiliki kesibukan lain, seperti pelajar atau mahasiswa.  

Hal ini dapat diartikan bahwa karyawan paruh waktu tetap memiliki hubungan kerja formal, tetapi dengan hak dan tunjangan yang disesuaikan proporsi jam kerjanya.

4. Karyawan Lepas atau Freelance

Karyawan lepas bekerja berdasarkan proyek atau hasil pekerjaan tertentu, tanpa adanya ikatan jam kerja atau hubungan kerja jangka panjang. 

Status ini memberikan fleksibilitas baik bagi perusahaan maupun individu, tetapi umumnya tidak termasuk dalam perlindungan atau tunjangan formal sebagaimana karyawan tetap.

5. Karyawan Magang

Status karyawan ini diberikan kepada individu yang mengikuti program pelatihan kerja, baik dalam rangka pendidikan, maupun untuk menambah pengalaman profesional. 

Masa kerja dan tugasnya disesuaikan dengan tujuan belajar dan biasanya diberikan insentif berupa uang saku tanpa kewajiban penuh seperti karyawan lain.

6. Karyawan Outsourcing

Karyawan ini dipekerjakan oleh pihak ketiga (vendor), bukan langsung oleh perusahaan tempat mereka bekerja. 

Jenis karyawan ini umumnya ditempatkan pada posisi non-inti, seperti petugas kebersihan, keamanan, atau pengemudi. 

Untuk tanggung jawab administratif dan hukum berada di bawah penyedia jasa tenaga kerja tersebut.

Dengan memahami apa saja status karyawan yang berlaku di Indonesia, perusahaan dapat lebih bijak dalam menyusun struktur SDM dan mengelola hubungan kerja secara efisien dan sesuai regulasi.

Agar lebih tergambarkan, berikut cara menentukan status karyawan yang tepat dalam perusahaan. 

Cara Menentukan Status Karyawan yang Tepat dalam Perusahaan 

Menentukan status karyawan yang sesuai bukan sekadar soal administratif, tetapi menyangkut efisiensi operasional, kepatuhan hukum, dan kepuasan tenaga kerja. 

Agar tidak keliru dalam menetapkan jenis karyawan yang digunakan, berikut beberapa langkah yang dapat Anda terapkan:

1. Tinjau Kebutuhan Posisi dan Beban Kerja

Langkah pertama adalah mengevaluasi kebutuhan peran yang akan diisi. 

Apakah pekerjaan bersifat jangka panjang, proyek sementara, musiman, atau hanya dibutuhkan di waktu-waktu tertentu?

Setelah itu, Anda bisa kelompokkan untuk posisi manajerial atau peran strategis yang berkelanjutan, karyawan tetap lebih ideal. 

Sebaliknya, proyek IT jangka pendek bisa diisi oleh tenaga kontrak atau freelance.

2. Sesuaikan dengan Anggaran dan Kebijakan Perusahaan

Status karyawan akan memengaruhi struktur gaji, tunjangan, hingga biaya asuransi atau jaminan sosial. 

Pastikan anggaran perusahaan mencukupi untuk mendukung hak-hak sesuai status kerja.

Jika perusahaan masih dalam tahap awal atau pertumbuhan, penggunaan karyawan lepas atau paruh waktu bisa menjadi solusi efisien.

3. Pertimbangkan Regulasi Ketenagakerjaan

Sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia, terdapat batasan jelas terkait status kontrak, masa kerja, dan hak karyawan. Menetapkan status yang keliru bisa berisiko hukum.

Best practice: Konsultasikan dengan divisi legal atau HR profesional untuk memastikan jenis perjanjian kerja sesuai dengan regulasi terbaru.

4. Perhatikan Keberlanjutan dan Potensi Pengembangan Karyawan

Untuk posisi dengan potensi karir jangka panjang atau membutuhkan pelatihan intensif, sebaiknya tetapkan status tetap agar tercipta loyalitas dan kesinambungan tim.

Sebaliknya, untuk tugas-tugas teknis rutin atau mendukung operasional, karyawan outsourcing bisa menjadi pilihan efisien.

5. Dokumentasikan dengan Jelas dalam Kontrak Kerja

Setelah menentukan status, tuangkan secara rinci dalam perjanjian kerja termasuk hak, kewajiban, masa kerja, sistem evaluasi, dan kompensasi. 

Kontrak kerja yang jelas menghindari konflik di masa depan. Gunakan bahasa yang mudah dipahami, tetapi tetap sah secara hukum.

6. Evaluasi dan Tinjau Ulang Secara Berkala

Kebutuhan bisnis bisa berubah seiring waktu. Maka, penting untuk meninjau kembali struktur status karyawan secara berkala agar tetap relevan dan adaptif terhadap dinamika perusahaan.

Beberapa perusahaan besar melakukan audit SDM tahunan untuk memastikan komposisi tenaga kerja sudah optimal.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memastikan penempatan status karyawan dilakukan secara strategis, adil, dan sesuai kebutuhan perusahaan.

Kelola Status Karyawan Lebih Mudah dengan Software HRIS KantkorKu

Memahami apa yang dimaksud dengan status karyawan, mengenali jenis karyawan apa saja, serta mengetahui cara menentukannya secara tepat adalah langkah penting dalam membangun sistem ketenagakerjaan yang sehat dan berkelanjutan. 

Kejelasan status bukan hanya berdampak pada kepatuhan hukum, tetapi juga pada efisiensi operasional dan kepuasan karyawan.

Sebagai profesional HR, Anda dituntut untuk tidak hanya tahu, tetapi juga mampu mengelola data karyawan secara akurat dan efisien. 

Untuk itu, dibutuhkan sistem yang mampu mendukung proses tersebut secara menyeluruh.

Kelola status karyawan lebih mudah, cepat, dan terintegrasi dengan software HRIS by KantorKu—solusi all-in-one untuk rekrutmen, administrasi, hingga manajemen SDM di era digital.

Kunjungi KantorKu.id dan optimalkan pengelolaan karyawan Anda mulai hari ini! Jadwalkan demo untuk informasi lebih lanjut.