Surat Keterangan Aktif Bekerja: Pengertian, Fungsi, Format & Contohnya

Surat keterangan aktif bekerja adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh instansi, perusahaan, atau lembaga untuk menyatakan bahwa seseorang masih aktif menjalankan tugas sebagai karyawan.

Menurut Efren Nolasco, surat keterangan aktif bekerja adalah dokumen penting yang bisa digunakan sebagai bukti status kerja atau riwayat kerja, baik untuk karyawan saat ini maupun mantan karyawan.

Biasanya, surat ini diminta dalam berbagai situasi, seperti pengajuan kredit bank, pencairan BPJS Ketenagakerjaan, kebutuhan administrasi pemerintah, keperluan pendidikan, hingga verifikasi status pekerjaan di perusahaan swasta maupun instansi negeri.

Realitanya, surat ini adalah sebuah bukti otentik yang memastikan identitas, status pekerjaan, serta tanggung jawab seseorang benar-benar valid di mata pihak yang membutuhkan. Menariknya, banyak orang baru mencari tahu tentang surat ini ketika sudah benar-benar diperlukan dan waktunya mepet.

Nah, agar Anda tak bingung lagi, yuk pelajari penjelasan lengkap, contoh-contoh suratnya, serta cara membuatnya secara benar dan profesional di artikel berikut ini!

Apa Itu Surat Keterangan Aktif Bekerja?

Surat keterangan aktif bekerja adalah sebuah bentuk dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk menyatakan bahwa seorang individu masih terdaftar sebagai karyawan aktif di perusahaan tersebut pada saat surat diterbitkan.

Menurut artikel di Omni HR, surat keterangan aktif kerja atau Certificate of Employment (COE) digunakan untuk memverifikasi data pekerjaan seperti nama pemberi kerja, karyawan, periode kerja, jabatan, dan informasi terkait lainnya.

COE biasanya diperlukan dalam berbagai situasi seperti saat melamar pekerjaan baru, mengajukan pinjaman, menyewakan properti, mengurus visa, atau kebutuhan administratif lain seperti kredit atau verifikasi identitas. Dokumen ini harus dikeluarkan oleh pemberi kerja secara resmi, dan karyawan bisa memintanya melalui prosedur resmi perusahaan.

Surat ini pada dasarnya berfungsi sebagai bukti legalitas status pekerjaan karyawan, yang mencakup informasi penting seperti posisi, jabatan, dan durasi kerja hingga saat ini.

Dalam praktiknya, surat ini sangat sering diminta untuk berbagai keperluan administratif dan finansial di luar perusahaan.

Fungsi dan Kegunaan Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan aktif bekerja memiliki beberapa fungsi penting yang sering dibutuhkan dalam proses administrasi di luar perusahaan. Berikut beberapa fungsi utamanya:

1. Persyaratan Pengajuan KPR

Bank atau lembaga pembiayaan perumahan menjadikannya syarat mutlak untuk memverifikasi kemampuan finansial dan stabilitas pekerjaan pemohon.

Beberapa kegunaan yang dimaksud yaitu:

• Menilai kemampuan pembayaran jangka panjang
• Mengonfirmasi status pekerjaan
• Mengurangi risiko kredit macet

2. Syarat Pengajuan Pinjaman atau Kredit di Bank

Sama halnya dengan KPR, dokumen ini adalah jaminan bahwa pemohon memiliki sumber penghasilan tetap. Saat mengajukan pinjaman atau kredit, bank membutuhkan dokumen ini sebagai bagian dari proses verifikasi pendapatan dan status keuangan calon peminjam.

Beberapa kegunaan yang dimaksud yaitu:

• Memastikan pemohon memiliki penghasilan rutin
• Mempermudah analisis kelayakan kredit
• Mendukung proses validasi data nasabah

3. Dokumen Pendukung saat Melamar Pekerjaan Tertentu

Terkadang instansi tertentu seperti BUMN, instansi pemerintah (misalnya melamar PPPK), atau perusahaan yang sangat spesifik, meminta dokumen ini sebagai konfirmasi riwayat kerja sebelum proses background check lebih lanjut.

Beberapa kegunaan yang dimaksud yaitu:

• Mempercepat proses background check
• Menjelaskan posisi dan unit kerja sebelumnya
• Menjadi bukti pengalaman profesional

4. Pencairan BPJS Ketenagakerjaan

Meskipun bukan syarat wajib utama saat ini, surat keterangan aktif bekerja ini biasanya dapat diminta sebagai pelengkap untuk mempermudah proses verifikasi dalam BPJS Ketenagakerjaan.

Beberapa kegunaan yang dimaksud yaitu:

• Menyesuaikan status kepegawaian dengan klaim
• Membantu petugas memastikan data terbaru
• Menjadi dokumen pelengkap bila diperlukan

5. Persyaratan Pengajuan Visa

Kedutaan Besar menggunakan surat keterangan aktif bekerja ini untuk memastikan pemohon memiliki ikatan kuat di negara asal (pekerjaan tetap), yang mengurangi risiko overstay atau migrasi ilegal.

Beberapa kegunaan yang dimaksud yaitu:

• Menunjukkan adanya ikatan yang sah di negara asal
• Memperkuat peluang persetujuan visa
• Mengurangi kecurigaan risiko overstay

6. Keperluan Beasiswa atau Pendidikan

Orang tua atau karyawan yang mengajukan beasiswa/pendaftaran sekolah sering kali perlu melampirkan surat keterangan aktif bekerja sebagai bukti status pekerjaan dan penghasilan.

Beberapa kegunaan yang dimaksud yaitu:

• Menjelaskan status pekerjaan pihak terkait
• Memperkuat dokumen kelengkapan pendaftaran
• Mendukung penilaian kelayakan administrasi

Perbedaan Surat Keterangan Aktif Bekerja vs. Paklaring

Meskipun sama-sama dokumen yang berkaitan dengan status kerja, ada perbedaan mendasar yang wajib Anda ketahui dan sampaikan kepada karyawan:

1. Surat Keterangan Aktif Bekerja

Surat keterangan aktif bekerja Biasanya diminta oleh bank, lembaga pembiayaan, instansi pemerintah, kedutaan, atau sekolah yang membutuhkan verifikasi status pekerjaan. Isi surat umumnya menjelaskan posisi karyawan, unit kerja, serta tanggal mulai bekerja yang masih berlangsung hingga saat ini.

• Penerima: Karyawan aktif yang masih terikat kontrak dan bekerja di perusahaan.
• Tujuan: Untuk keperluan pihak ketiga (bank, visa, sekolah, dll.) yang memerlukan konfirmasi status pekerjaan saat ini.
• Isi Kunci: Menyatakan bahwa karyawan masih bekerja sejak tanggal tertentu hingga surat diterbitkan.

Baca Juga: 25 Contoh Paklaring Kerja yang Benar, Ketahui Strukturnya!

2. Paklaring

Berbeda dengan surat aktif bekerja, paklaring hanya diberikan kepada mantan karyawan yang telah berhenti bekerja, baik karena resign, PHK, atau kontrak yang selesai.

Paklaring biasanya mencantumkan jabatan, periode bekerja lengkap (tanggal mulai–tanggal berhenti), dan capaian atau kinerja singkat karyawan.

• Penerima: Karyawan mantan/eks karyawan yang telah resmi berhenti atau mengundurkan diri.
• Tujuan: Bukti pengalaman kerja dan referensi untuk melamar ke perusahaan baru, atau syarat utama pencairan BPJS Ketenagakerjaan JHT.
• Isi Kunci: Menyatakan bahwa karyawan telah bekerja dari tanggal mulai hingga tanggal berhenti.

Baca Juga: 20 Contoh Paklaring Kerja Asli dan Resmi [+Template Word & PDF]

Struktur Format Surat Keterangan Kerja yang Benar

Untuk memastikan surat yang Anda keluarkan sah dan diterima oleh instansi mana pun, pastikan strukturnya memuat elemen-elemen berikut secara runut:

1. Kop Surat Perusahaan

Setiap dokumen resmi harus diawali dengan kop surat, yang mencakup logo, nama lengkap perusahaan, alamat kantor, nomor telepon, dan email. Hal ini menegaskan bahwa surat tersebut dikeluarkan secara resmi oleh entitas legal.

Contoh penulisan:

PT MAJU BERSAMA SENTOSA 
Jl. Melati No. 17, Jakarta Selatan 12560 
Telp: (021) 7788 2211 | Email: [email protected] 
Website: www.majusentosa.co.id  

2. Judul dan Nomor Surat

Judul harus ditulis jelas, menggunakan huruf kapital. Nomor surat mengikuti format penomoran administrasi internal.

Contoh penulisan:

SURAT KETERANGAN AKTIF BEKERJA 
No: 015/HRD/SK-AB/XI/2025

3. Identitas Pihak Penerbit Surat

Identitas penerbit wajib dicantumkan karena sebagai penanggung jawab atau pemberi keterangan dari sebuah surat keterangan aktif bekerja, biasanya oleh HR Manager atau Direktur.

Datanya meliputi:

• Nama Lengkap
• Jabatan
• Departemen
• Nomor Induk Pegawai (NIP) jika ada.

Contoh penulisan:

Yang bertanda tangan di bawah ini:  

Nama      : Rina Putri Santoso 
Jabatan   : Human Resources Manager 
Departemen : HRD 
NIP       : 19870315-001

4. Identitas Pihak Penerima Surat (Karyawan)

Bagian ini adalah tempat untuk mencantumkan data lengkap karyawan yang mengajukan surat. Ini meliputi: 

• Nama Lengkap
• Nomor Induk Karyawan (NIK) atau NIP
• Jabatan, dan Departemen.

Contoh penulisan:

Menerangkan bahwa:  

Nama      : Budi Pratama 
NIK       : 20210457 
Jabatan : Staff Administrasi 
Departemen : Operasional  

5. Kalimat Keterangan Aktif Bekerja

Bagian kalimat keterangan aktif bekerja biasanya akan menyatakan bahwa karyawan yang bersangkutan benar masih aktif bekerja di perusahaan.

Anda bisa coba cantumkan tanggal mulai bekerja dan, jika perlu, sebutkan tujuan spesifik pembuatan surat (misalnya: untuk keperluan pengajuan kredit di Bank X).

Contoh penulisan:

“Adalah benar karyawan yang saat ini masih aktif bekerja di PT Maju Bersama Sentosa sejak tanggal 12 Januari 2021 hingga surat ini diterbitkan. Surat ini dibuat atas permintaan yang bersangkutan untuk keperluan pengajuan kredit di Bank XYZ.”

6. Kalimat Penutup dan Penegasan

Kalimat penutup biasanya diisi dengan menegaskan bahwa surat dibuat berdasarkan kebenaran data dan harus digunakan sebagaimana mestinya.

Contoh penulisan:

“Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dipergunakan   sebagaimana mestinya.”

7. Tempat, Tanggal, Tanda Tangan, dan Cap Perusahaan

Terakhir, surat harus diakhiri dengan informasi tempat dan tanggal penerbitan. Tanda tangan dari pejabat yang berwenang (HRD/Direktur) dan stempel/cap basah perusahaan adalah elemen wajib untuk validitas dan legalitas surat.

Jakarta, 10 November 2025  

Hormat kami, 
PT Maju Bersama Sentosa  

(tanda tangan & cap perusahaan)  

Rina Putri Santoso 
Human Resources Manager

Cara Membuat Surat Keterangan Aktif Bekerja

Untuk mempermudah prosesnya, silakan ikuti 8 cara membuat surat keterangan aktif bekerja seperti di bawah ini yang bisa Anda terapkan dalam alur kerja HRD:

1. Terima Permintaan Karyawan dan Tanyakan Keperluannya

Pastikan karyawan mengajukan permohonan secara formal, dan selalu tanyakan untuk keperluan apa surat tersebut akan digunakan (misalnya: bank mana, pengajuan apa). Tujuan spesifik ini seringkali perlu dicantumkan dalam surat agar lebih kuat legalitasnya.

2. Gunakan Template Kop Surat yang Sudah Resmi

Selalu mulai dengan template Kop Surat resmi perusahaan Anda. Sebab, ini akan menghemat waktu dan memastikan konsistensi branding perusahaan.

3. Tentukan dan Catat Nomor Surat

Kemudian, buatlah penomoran surat sesuai standar administrasi perusahaan. Jangan pernah melewatkan bagian ini, karena nomor surat adalah bagian dari arsip dan jejak audit dokumen.

4. Input Data Penerbit dan Penerima dengan Akurat

Salin data HRD yang berwenang dan data karyawan pemohon dari database. Hindari typo sekecil apa pun, karena kesalahan NIK atau Jabatan dapat membuat surat ditolak.

5. Tuliskan Keterangan Status Kerja dengan Jelas

Gunakan bahasa formal dan lugas, serta cantumkan tanggal mulai bekerja dan tegaskan bahwa status karyawan saat ini adalah aktif bekerja.

6. Sertakan Detail Tambahan Sesuai Keperluan

Jika misalnya diperlukan untuk keperluan Visa atau KPR, Anda bisa menambahkan data opsional seperti gaji atau keterangan bahwa perusahaan menjamin karyawan akan kembali bekerja setelah urusan selesai.

7. Lakukan Proofreading dan Validasi Data

Sebelum dicetak, periksa ulang semua data, terutama nama, NIK, dan tanggal. Ini adalah tahap krusial untuk mencegah penolakan.

8. Cetak, Tanda Tangan, dan Cap Perusahaan

Cetak di kertas ber-Kop Surat, kemudian mintalah tanda tangan pada pejabat berwenang, dan bubuhkan cap basah perusahaan.

Surat keterangan aktif bekerja pdf yang telah discan dari dokumen asli biasanya sudah cukup, namun pastikan aslinya disimpan sebagai arsip.

10 Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja

Berikut adalah contoh-contoh format yang bisa Anda gunakan, disesuaikan dengan berbagai kebutuhan spesifik karyawan.

1. Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja Word

Format ini adalah yang paling umum digunakan dan mudah diadaptasi karena menggunakan format word, sehingga Anda bisa menjadikannya template standar perusahaan.

2. Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja di Instansi Pemerintah

Surat ini memiliki format yang sedikit lebih kaku dan formal, sering kali menyertakan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan harus diterbitkan oleh pejabat instansi yang berwenang, seperti Kepala Bagian atau Kepala Dinas.

3. Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja di Puskesmas

Dokumen surat keterangan aktif bekerja di puskesmas biasanya dikeluarkan oleh Kepala Puskesmas. Karyawan yang mengajukan bisa dari berbagai profesi, mulai dari perawat, bidan, dokter, hingga staf administrasi.

4. Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja di Sekolah

Untuk guru atau staf Tata Usaha, surat ini sering disebut sebagai contoh surat keterangan aktif bekerja di sekolah dan diperlukan untuk pengajuan sertifikasi, kenaikan pangkat, atau administrasi beasiswa. Penerbitnya biasanya adalah Kepala Sekolah atau Yayasan Pendidikan.

5. Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja untuk Pencairan BPJS

Meskipun pencairan JHT kini lebih longgar, surat keterangan aktif bekerja ini dapat memperkuat verifikasi status kepesertaan. Formatnya sederhana, fokus pada penegasan status aktif.

Baca Juga: Cara Menghitung Iuran BPJS Ketenagakerjaan Karyawan dengan Mudah [+ Contoh]

6. Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja di Perusahaan Swasta

Surat keterangan aktif bekerja di perusahaan swasta adalah format paling fleksibel, dikeluarkan oleh HRD atau Direktur PT. Biasanya surat ini mencantumkan durasi kerja dan dapat ditambahkan detail gaji jika diminta.

7. Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja untuk Bank/Pengajuan Kredit

Surat ini sangat penting dan harus mencantumkan tujuan spesifik (misalnya: Pengajuan KPR di Bank Mandiri). Anda perlu memastikan informasi gaji yang tercantum akurat, karena hal ini sangat diperhatikan oleh analis kredit.

Contoh surat keterangan aktif bekerja untuk bank/pengajuan kredit:

PT MAJU BERSAMA SEJAHTERA
Jl. Melati Raya No. 27, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12540
Telp: (021) 8876 5521 | Email: [email protected]
Website: www.majubersamasejahtera.co.id

---

SURAT KETERANGAN AKTIF BEKERJA
Nomor: 054/SKAB/HRD/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Rudi Santoso
Jabatan : Manajer Human Resource
Perusahaan : PT Maju Bersama Sejahtera

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama Karyawan : Andi Pratama
NIK : MB-2021-044
Jabatan : Staff Administrasi Operasional
Departemen : Operasional
Status Karyawan : Karyawan Tetap
Mulai Bekerja  : 10 Januari 2021

Adalah benar merupakan karyawan yang masih aktif bekerja di PT Maju Bersama Sejahtera hingga tanggal surat ini diterbitkan.

Surat keterangan ini dibuat atas permintaan yang bersangkutan dan diberikan khusus untuk keperluan pengajuan kredit di pihak Bank (verifikasi data pekerjaan & penghasilan).

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 10 Desember 2025
PT Maju Bersama Sejahtera

Rudi Santoso
Manajer Human Resource
(Stempel & Tanda Tangan Asli)

8. Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja untuk Beasiswa/Pendidikan

Surat ini biasanya lebih menyoroti jabatan dan tanggal mulai bekerja, yang membuktikan stabilitas karier pemohon. Ini dapat menjadi bukti bahwa orang tua/karyawan memiliki sumber daya finansial tetap untuk mendukung pendidikan.

Contoh surat keterangan aktif bekerja untuk beasiswa/pendidikan:

PT MAJU BERSAMA SEJAHTERA
Jl. Melati Raya No. 27, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12540
Telp: (021) 8876 5521 | Email: [email protected]
Website: www.majubersamasejahtera.co.id

---

SURAT KETERANGAN AKTIF BEKERJA
Nomor: 055/SKAB/HRD/2025

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Rudi Santoso
Jabatan : Manajer Human Resource
Perusahaan : PT Maju Bersama Sejahtera

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama Karyawan : Andi Pratama
NIK : MB-2021-044
Jabatan : Staff Administrasi Operasional
Departemen : Operasional
Status Karyawan : Karyawan Tetap
Mulai Bekerja  : 10 Januari 2021

Adalah benar merupakan karyawan yang masih aktif bekerja di PT Maju Bersama Sejahtera hingga tanggal surat ini diterbitkan.

Surat keterangan ini diterbitkan atas permintaan yang bersangkutan dan diberikan khusus untuk keperluan pengajuan beasiswa/pendidikan.

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenar-benarnya agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 10 Desember 2025
PT Maju Bersama Sejahtera

Rudi Santoso
Manajer Human Resource
(Stempel & Tanda Tangan Asli)

9. Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja untuk Keperluan Administrasi Umum

Jika keperluan karyawan tidak spesifik (misalnya: update data kependudukan atau administrasi lain), gunakan format umum. Cukup fokus pada identitas dan status aktif bekerja.

10. Contoh Surat Keterangan Aktif Bekerja PDF

Setelah surat ditandatangani dan dicap basah, mengubahnya ke format surat keterangan aktif bekerja pdf adalah praktik terbaik. Format PDF menjamin keaslian dokumen dan mencegah pengubahan data yang tidak sah.

Baca Juga: Surat PHK Karyawan: Dasar Hukum, Cara Membuat, & 10 Contohnya

Download Contoh Format Surat Keterangan Aktif Bekerja PDF Docs

Untuk mempermudah pekerjaan Anda, Anda dapat mengunduh berbagai template siap pakai dalam format Word yang mudah diedit atau PDF (untuk referensi cepat).

Pastikan setiap file yang diunduh sesuai dengan kebutuhan spesifik karyawan, seperti format untuk instansi pemerintah atau keperluan perusahaan swasta.

Kelola Data Karyawan Secara Otomatis dengan KantorKu HRIS

Proses penerbitan surat keterangan aktif bekerja hanyalah salah satu dari sekian banyak tugas administratif yang harus dikelola oleh tim HR. Mulai dari mengecek identitas karyawan, jabatan, unit kerja, hingga tanggal mulai bekerja, semua ini bisa menyita banyak waktu jika dilakukan secara manual.

Kini, tugas-tugas tersebut dapat dilakukan jauh lebih cepat dan presisi dengan menggunakan aplikasi database karyawan dari KantorKu HRIS, yang menyimpan seluruh data secara otomatis, terpusat, dan selalu diperbarui.

Keunggulan KantorKu HRIS

• Database Karyawan Terpusat: Semua data penting seperti biodata, jabatan, riwayat kerja, perubahan posisi akan tersimpan di satu tempat, dapat diakses kapan saja.
• Absensi Digital & Modern: Absensi tercatat otomatis melaui GPS atau mobile, dengan laporan kehadiran siap pakai.
• Payroll Cepat dan Tepat: Hitungan gaji, tunjangan, lembur, dan potongan otomatis berdasarkan data absensi & kebijakan perusahaan.
• Monitoring Kinerja (KPI): Penilaian karyawan akan lebih mudah lewat dashboard terpadu, tanpa spreadsheet manual.
• Akses Lewat Banyak Perangkat: Bisa diakses via komputer maupun HP, sehingga lebih fleksibel untuk HR maupun karyawan.

Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk beralih dari sistem manual ke HRIS yang lebih modern, KantorKu HRIS adalah solusi ideal. Anda dapat mengakses berbagai modul penting seperti absensi, payroll, pengelolaan SDM, KPI, hingga manajemen dokumen hanya dalam satu dashboard.

Silakan baca rekomendasi aplikasi database karyawan untuk mendapatkan insight tambahan sebelum memutuskan penggunaan sistem terbaik bagi perusahaan Anda.

Tertarik Ingin Pakai KantorKu HRIS?
Coba Demo Gratis Sekarang!

Sumber:

Efren Nolasco. Certificate of Employment: Sample and Template (Free Download).

Omni HR. Certificate of Employment Requirements and Examples.