Surat Pengangkatan Karyawan Tetap: Pengertian, Contoh, & Tips HRD Lengkap

Sebagai seorang HR profesional, Anda tentu memahami bahwa transisi status karyawan dari kontrak ke tetap memerlukan dokumentasi resmi yang tepat. 

Surat pengangkatan karyawan tetap bukan sekadar formalitas, melainkan dokumen legal yang memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak secara jelas. 

Namun, tidak sedikit HR yang masih kebingungan mengenai format, isi, hingga contoh surat yang sesuai standar perusahaan. 

Artikel ini akan mengupas tuntas mulai dari definisi, momen pemberian, elemen penting, hingga contoh surat pengangkatan karyawan tetap, baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris, termasuk format word dan pdf yang siap digunakan. 

Simak artikel ini hingga selesai untuk mendapatkan template yang dapat langsung Anda download dan sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Baca Juga: 10 Level Grade Karyawan, Ketahui Cara Menyusunnya untuk HR!

Apa itu Surat Pengangkatan Karyawan Tetap

Surat pengangkatan karyawan tetap adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menetapkan status karyawan dari masa percobaan atau kontrak menjadi karyawan tetap. 

Surat ini berfungsi sebagai bukti tertulis yang mengikat secara hukum, memuat hak, kewajiban, serta ketentuan hubungan kerja jangka panjang antara perusahaan dan karyawan. 

Selain itu, surat pengangkatan ini juga sering menjadi salah satu lampiran penting dalam administrasi personalia, audit internal, hingga kebutuhan legalitas perusahaan.

Bagi perusahaan swasta, surat pengangkatan karyawan tetap kerap dikenal juga sebagai Surat Keputusan (SK) Pengangkatan Karyawan Swasta. 

Dokumen ini menegaskan bahwa karyawan yang bersangkutan telah memenuhi kriteria evaluasi selama masa percobaan dan layak diberikan kepercayaan dalam jangka waktu yang lebih panjang. 

Di dalam praktiknya, banyak HR profesional yang menggunakan format word agar mudah disesuaikan, maupun format pdf untuk keperluan dokumentasi digital yang rapi dan aman.

Dalam beberapa posisi strategis, surat ini juga bisa disertai dengan pengangkatan jabatan. Misalnya, saat karyawan dipromosikan menjadi manajer, maka perusahaan akan menerbitkan contoh surat pengangkatan jabatan manager yang memuat rincian tugas tambahan dan wewenang baru.

Kapan Surat Pengangkatan Karyawan Tetap Diberikan

Surat pengangkatan karyawan tetap umumnya diberikan setelah karyawan menyelesaikan masa percobaan (probation) atau masa kontrak awal sesuai kebijakan perusahaan. 

Masa percobaan ini biasanya berlangsung antara 3 hingga 6 bulan, tergantung peraturan internal maupun ketentuan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku.

Pemberian surat pengangkatan karyawan tetap menandai bahwa perusahaan telah melakukan evaluasi kinerja, integritas, serta kesesuaian karyawan dengan budaya organisasi. 

Setelah seluruh kriteria tersebut terpenuhi, HRD bersama manajemen akan menerbitkan surat pengangkatan ini sebagai bukti resmi perubahan status kepegawaian.

Dalam praktik administrasi modern, banyak HR yang menyusun surat pengangkatan karyawan dalam format digital, seperti surat pengangkatan karyawan tetap dalam bentuk pdf atau word. Selain memudahkan proses pengarsipan, format ini juga mempermudah penyesuaian jika diperlukan perubahan redaksi di masa mendatang.

Perlu dicatat, selain untuk karyawan tetap, pengangkatan karyawan kontrak ke posisi atau jabatan tertentu juga memerlukan dokumen resmi. 

Oleh karena itu, HR seringkali menyiapkan contoh surat pengangkatan karyawan kontrak maupun contoh surat pengangkatan jabatan sebagai referensi tambahan. 

Elemen Wajib dalam Surat Pengangkatan Karyawan Tetap

Agar surat pengangkatan karyawan tetap memenuhi aspek legalitas, profesionalitas, dan administrasi yang baik, ada sejumlah komponen penting yang perlu Anda cantumkan. 

Berikut penjelasan praktisnya dilansir dari Hi People:

1. Informasi Header

Bagian ini menjadi identitas awal surat yang menunjukkan asal dan tujuan surat secara resmi. Dengan mencantumkan informasi ini, surat menjadi jelas, personal, dan akurat.

Selain itu, bagian header meliputi:

• Nama resmi perusahaan
• Logo perusahaan (jika ada)
• Tanggal pembuatan surat
• Nama lengkap karyawan yang diangkat
• Alamat karyawan (bila diperlukan)
• Judul atau subjek surat, misalnya: “Surat Pengangkatan Karyawan Tetap”

2. Pengantar Perusahaan

Pada bagian ini, Anda memperkenalkan perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk penyambutan formal serta memberikan gambaran singkat tentang perusahaan tempat ia bekerja.

Bagian pengantar dapat mencakup:

• Misi dan nilai perusahaan
• Sejarah singkat atau pencapaian penting perusahaan
• Sektor atau bidang usaha perusahaan

3. Jabatan dan Deskripsi Pekerjaan

Bagian ini menjelaskan secara jelas posisi yang diemban karyawan agar tidak menimbulkan ambiguitas peran dan ekspektasi kinerja.

Poin yang perlu dicantumkan:

• Nama jabatan resmi yang diemban
• Uraian tanggung jawab utama, tugas harian, dan peran
• Kualifikasi, kompetensi, atau syarat khusus untuk menjalankan pekerjaan

4. Ketentuan Hubungan Kerja

Di sini dijelaskan status dan durasi hubungan kerja, termasuk masa percobaan bila masih berlaku.

Informasi yang perlu dicantumkan:

• Tanggal efektif dimulainya kerja
• Status kepegawaian: tetap, kontrak, atau jangka waktu tertentu
• Durasi dan ketentuan masa percobaan (jika ada)

5. Kompensasi dan Tunjangan

Bagian ini berisi kejelasan hak finansial karyawan secara transparan.

Detail yang sebaiknya dicantumkan:

• Gaji pokok dan sistem pembayarannya
• Bonus, insentif, atau penghargaan berbasis kinerja
• Tunjangan tambahan seperti BPJS, asuransi kesehatan, tunjangan hari raya, cuti tahunan, fasilitas kendaraan, dan lainnya

6. Struktur Pelaporan

Bagian ini membantu karyawan memahami kepada siapa ia bertanggung jawab dalam menjalankan pekerjaannya.

Rincian yang perlu dimuat:

• Nama dan jabatan atasan langsung
• Gambaran posisi karyawan dalam struktur organisasi
• Tim kerja atau divisi yang akan berkolaborasi dengannya

7. Kebijakan dan Tata Tertib Perusahaan

Bagian ini berfungsi sebagai pengingat akan norma, aturan, dan etika kerja yang berlaku di lingkungan perusahaan.

Poin yang perlu dicantumkan:

• Kode etik perusahaan
• Kebijakan terkait absensi, cuti, kerahasiaan informasi, dan ketertiban umum
• Rujukan ke buku pedoman karyawan atau employee handbook untuk aturan lengkap

8. Informasi Kontak

Dengan mencantumkan informasi kontak, karyawan dapat dengan mudah berkomunikasi jika memerlukan bantuan administrasi atau konsultasi kerja.

Bagian ini mencakup:

• Nama dan kontak person HR yang bertanggung jawab
• Kontak atasan langsung sebagai pembimbing operasional

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap

PT Nusantara Global Synergy
Jl. Jend. Sudirman Kav. 88, Jakarta 12920
Telp: (021) 555 1234 | www.ngsynergy.co.id

SURAT PENGANGKATAN KARYAWAN TETAP

Nomor: 032/HRD/NGS/VI/2025

Kepada Yth:
Bapak/Ibu Aditya Pratama, S.E.
Jl. Kemang Utara No. 18
Jakarta Selatan 12730

Dengan hormat,

Sehubungan dengan telah berakhirnya masa percobaan kerja Anda selama enam (6) bulan terhitung sejak tanggal 1 Desember 2024 hingga 31 Mei 2025, dan berdasarkan hasil evaluasi kinerja yang telah dilakukan oleh Departemen Sumber Daya Manusia serta atasan langsung, maka dengan ini manajemen PT Nusantara Global Synergy memutuskan:

Mengangkat Saudara Aditya Pratama, S.E. sebagai Karyawan Tetap

dengan rincian ketentuan sebagai berikut:

1. Jabatan:
Senior Finance Officer
Divisi Keuangan

2. Tanggal Efektif Pengangkatan:
1 Juni 2025

3. Lokasi Penempatan:
Kantor Pusat PT Nusantara Global Synergy, Jakarta

4. Kompensasi dan Tunjangan:

• Gaji pokok: Rp 12.500.000,- per bulan (nett)
• Tunjangan kesehatan keluarga (maksimal 3 anggota keluarga)
• Asuransi jiwa & BPJS Ketenagakerjaan
• Tunjangan komunikasi sebesar Rp 500.000,- per bulan
• Bonus tahunan berdasarkan performa perusahaan dan individu

5. Struktur Pelaporan:
Saudara akan bertanggung jawab langsung kepada Finance Manager — Bapak Agus Darmawan, S.E., M.M.

6. Kebijakan Perusahaan:
Selama menjalankan tugas, Saudara wajib mematuhi seluruh ketentuan yang tercantum dalam Buku Pedoman Karyawan, Kode Etik Perusahaan, serta kebijakan internal yang berlaku.

7. Pemutusan Hubungan Kerja:
Segala bentuk pengakhiran hubungan kerja akan mengikuti peraturan ketenagakerjaan Republik Indonesia serta ketentuan yang berlaku di perusahaan.

Demikian surat pengangkatan ini disampaikan. Kami berharap Saudara dapat terus memberikan kontribusi terbaik, menjaga profesionalisme, serta tumbuh bersama dalam mencapai visi dan misi PT Nusantara Global Synergy.

Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, 22 Juni 2025

Hormat kami,
PT Nusantara Global Synergy

(tertanda)

Dian Arifin, S.H., M.Hum
VP Human Resources

Format seperti ini bisa dengan mudah Anda simpan sebagai contoh surat pengangkatan karyawan tetap untuk proses editing internal atau diubah menjadi pengarsipan resmi. 

Anda juga dapat mengembangkan template ini sebagai contoh SK pengangkatan karyawan swasta lengkap yang seragam di seluruh divisi.

Tips HRD Saat Menyusun Surat Ini

Meskipun tampak sederhana, penyusunan surat pengangkatan karyawan tetap membutuhkan ketelitian agar dokumen yang dihasilkan profesional, sah secara hukum, dan minim revisi. Berikut beberapa tips praktis yang dapat Anda terapkan:

1. Gunakan Template yang Terstandardisasi

Menyusun format dasar dalam file surat pengangkatan karyawan dalam bentuk word memudahkan HRD melakukan penyesuaian berulang kali tanpa kehilangan format resmi perusahaan. 

Setelah final, Anda bisa mengonversinya menjadi surat pengangkatan karyawan tetap versi pdf untuk keperluan pengarsipan atau distribusi digital yang aman.

2. Periksa Kembali Data Personal dengan Cermat

Kesalahan nama, NIK karyawan, jabatan, atau tanggal efektif sering terjadi akibat kurang teliti. Pastikan data identitas karyawan telah diverifikasi sebelum surat diserahkan.

3. Cantumkan Detail Kompensasi Secara Transparan

Rincian gaji, bonus, tunjangan kesehatan, dan fasilitas lain harus ditulis dengan jelas untuk menghindari perbedaan interpretasi di kemudian hari. 

Jika perusahaan memiliki beberapa skema kompensasi, buatlah contoh SK pengangkatan karyawan swasta lengkap yang sesuai tiap golongan jabatan.

4. Sertakan Klausul Terkait Kebijakan Perusahaan

Agar karyawan memahami hak dan kewajibannya, cantumkan referensi ke employee handbook atau pedoman internal perusahaan. 

Sertakan juga kode etik, kebijakan kerahasiaan data, dan ketentuan PHK sesuai regulasi ketenagakerjaan.

5. Siapkan Versi Bahasa Inggris Jika Dibutuhkan

Untuk perusahaan multinasional atau posisi strategis tertentu, HR dapat menyiapkan contoh surat pengangkatan karyawan tetap dalam bahasa Inggris. Ini berguna untuk karyawan ekspatriat maupun audit eksternal.

6. Gunakan Digital Signature untuk Efisiensi

Memanfaatkan tanda tangan elektronik resmi mempercepat proses approval tanpa mengurangi legalitas dokumen. 

Saat ini banyak perusahaan yang sudah menyediakan surat pengangkatan karyawan tetap versi pdf download dengan fitur e-signature internal.

7. Dokumentasikan Secara Terpusat

Pastikan semua dokumen pengangkatan disimpan secara aman, baik dalam sistem HRIS, cloud storage perusahaan, maupun file master surat pengangkatan karyawan tetap PDF. Ini penting untuk audit internal maupun pemeriksaan eksternal.

8. Sesuaikan dengan Level Jabatan

Untuk promosi jabatan ke posisi manajerial, HR perlu menyiapkan format contoh surat pengangkatan jabatan manager dengan rincian tugas tambahan, target kinerja, serta hak istimewa jabatan yang berbeda.

Baca Juga: 30 Contoh Komentar Penilaian Kinerja Karyawan dan TIpsnya!

Kelola Administrasi Karyawan Lebih Mudah dengan HRIS by KantorKu

Menyusun surat pengangkatan karyawan tetap memang membutuhkan ketelitian, standar administrasi yang rapi, serta kepastian hukum yang jelas. 

Dengan memahami elemen-elemen kunci dan menerapkan tips praktis di atas, Anda sebagai HR profesional dapat memastikan setiap proses pengangkatan berjalan lancar, profesional, dan minim risiko. 

Ingat, surat pengangkatan bukan sekadar dokumen formal, melainkan cerminan kredibilitas manajemen SDM perusahaan Anda.

Agar pengelolaan administrasi karyawan semakin efisien, modern, dan terdokumentasi dengan baik, manfaatkan solusi digital seperti HRIS by KantorKu. 

Melalui aplikasi HRIS KantorKu, Anda dapat dengan mudah mengelola data karyawan, mengatur kontrak kerja, menyusun surat pengangkatan karyawan tetap, hingga mengatur absensi dan cuti — semuanya terintegrasi dalam satu sistem yang aman dan fleksibel.

Tunggu apalagi? Kelola administrasi karyawan Anda lebih mudah di aplikasi HRIS by KantorKu. Klik banner dibawah ini atau tombol berikut ini.

Sumber: What is an Appointment Letter? Definition, Sample, Example