10 Template Biaya Rekrutmen Sederhana, PDF, Word, Excel [+Gratis Download]

Memiliki template biaya rekrutmen dapat membantu perusahaan Anda menghitung kebutuhan anggaran perekrutan.

Ini akan membantu jika Anda sedang melakukan proses hiring yang melibatkan banyak posisi. Pasalnya, biaya rekrutmen sering terlihat sederhana di awal, padahal di dalamnya ada banyak pengeluaran yang bisa terlewat jika tidak dicatat sejak awal.

Dalam proses rekrutmen, perusahaan tidak hanya mengeluarkan biaya untuk memasang iklan lowongan. 

Ada juga biaya waktu tim HR, biaya interview bahkan biaya onboarding karyawan baru. Tanpa pencatatan yang jelas, perusahaan bisa kesulitan mengetahui apakah proses rekrutmen sudah efisien atau justru terlalu boros.

Untuk itu, mari simak seperti apa contoh template biaya rekrutmen dan cara membuatnya yang bisa Anda jadikan acuan!

Apa Itu Biaya Rekrutmen?

Biaya rekrutmen adalah seluruh pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan untuk mencari, menyeleksi, merekrut, dan membantu karyawan baru mulai bekerja di perusahaan. 

Biaya ini dapat muncul sejak perusahaan menyadari adanya kebutuhan tenaga kerja baru hingga kandidat terpilih resmi bergabung dan menjalani proses onboarding.

Dalam praktiknya, biaya rekrutmen bisa mencakup biaya yang terlihat langsung maupun biaya yang tidak selalu disadari. 

Biaya yang terlihat langsung misalnya iklan lowongan kerja, biaya job portal, agency, atau biaya tes kandidat. 

Adapun biaya yang sering terlewat biasanya berupa waktu kerja HR, waktu user saat interview, administrasi dokumen, dan pelatihan awal karyawan baru.

Semakin tidak terstruktur prosesnya, semakin besar kemungkinan biaya membengkak tanpa hasil yang optimal.

Secara sederhana, biaya rekrutmen dapat dihitung dengan rumus:

Biaya rekrutmen per karyawan = Total biaya rekrutmen ÷ Jumlah karyawan yang berhasil direkrut

Sebagai contoh, perusahaan mengeluarkan total Rp20.000.000 untuk merekrut 4 karyawan baru dalam satu periode. Maka, biaya rekrutmen per karyawan adalah Rp5.000.000.

Perhitungan seperti ini membantu perusahaan memahami seberapa efisien proses hiring yang sedang berjalan. 

Tujuan Perusahaan Perlu Template Biaya Rekrutmen

Menggunakan template biaya rekrutmen akan mencatat pengeluaran. Lebih dari itu, template juga membantu perusahaan memahami pola biaya.

Terdapat sejumlah alasan mengapa Anda memerlukan template yang rapi, berikut adalah penjelasannya:

1. Membantu Mengontrol Anggaran Rekrutmen

Template biaya rekrutmen membantu HRD melihat seluruh pengeluaran yang berkaitan dengan proses hiring. 

Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui apakah biaya yang dikeluarkan masih sesuai dengan anggaran atau sudah mulai melebihi batas.

2. Menghitung Cost per Hire

Cost per hire adalah biaya rata-rata yang dikeluarkan perusahaan untuk merekrut satu karyawan. Angka ini penting karena dapat menjadi indikator efisiensi proses rekrutmen.

Tanpa template, perhitungan cost per hire sering tidak akurat karena ada biaya yang tidak tercatat. 

Anda bisa menggunakan kalkulator cost per hire untuk mengevaluasi apakah proses rekrutmen sudah efisien atau masih perlu diperbaiki.

3. Membandingkan Efektivitas Kanal Rekrutmen

Setiap kanal rekrutmen memiliki biaya dan hasil yang berbeda. Ada job portal yang menghasilkan banyak pelamar tetapi kurang sesuai, ada juga kanal yang lebih sedikit pelamarnya tetapi kualitasnya lebih baik.

Dengan template biaya rekrutmen, HRD dapat membandingkan kanal berdasarkan biaya dan hasilnya. 

4. Membantu Perencanaan Rekrutmen Berikutnya

Template biaya rekrutmen juga berguna untuk membuat proyeksi anggaran hiring pada bulan, kuartal, atau tahun berikutnya. Data historis dapat membantu HRD memperkirakan kebutuhan biaya dengan lebih realistis.

Misalnya, jika perusahaan biasanya membutuhkan Rp5.000.000 untuk merekrut satu posisi sales, maka HRD dapat memperkirakan biaya ketika perusahaan ingin merekrut lima sales baru. Perencanaan seperti ini membantu perusahaan menyiapkan anggaran lebih awal.

5. Mendukung Keputusan HR yang Lebih Strategis

Data biaya rekrutmen dapat membantu HRD dan manajemen mengambil keputusan yang lebih strategis. 

Misalnya, apakah perusahaan perlu memakai agency, memperkuat tim recruiter internal, atau mulai menggunakan aplikasi HRIS agar proses HR lebih terpusat dan mudah dipantau. 

Baca Juga: 7 Tahapan Recruitment Funnel, Contoh, & Cara Mengukurnya

Komponen Biaya Rekrutmen

Sebelum membuat template, HRD perlu memahami komponen biaya apa saja yang harus dicatat. 

Komponen biaya rekrutmen bisa berbeda-beda di setiap perusahaan. Namun, secara umum, berikut beberapa komponen yang biasanya muncul dalam proses hiring:

1. Biaya Iklan Lowongan

Biaya iklan lowongan adalah pengeluaran untuk mempromosikan posisi yang sedang dibuka. Biaya ini bisa berasal dari job portal, media sosial berbayar, iklan LinkedIn, atau media lain yang digunakan untuk menjangkau kandidat.

Beberapa contoh biaya iklan lowongan:

• Paket posting job portal
• Iklan lowongan di media sosial
• Promosi lowongan di LinkedIn
• Desain materi lowongan
• Biaya sponsor konten rekrutmen

Contoh:
Biaya iklan lowongan Sales Executive di job portal: Rp1.500.000

2. Biaya HR Internal

Biaya HR internal mencakup waktu dan tenaga yang digunakan tim HR untuk menjalankan proses rekrutmen. 

Walaupun tidak selalu terlihat sebagai pengeluaran langsung, biaya ini tetap penting karena waktu kerja HR memiliki nilai.

Pasalnya, HR perlu menyusun job description, memasang lowongan, menyaring CV, menghubungi kandidat, menjadwalkan interview, hingga membuat laporan rekrutmen. 

Contoh:
Estimasi waktu recruiter 20 jam × Rp75.000 per jam = Rp1.500.000

3. Biaya Agency atau Headhunter

Biaya agency biasanya muncul ketika perusahaan menggunakan pihak eksternal untuk mencari kandidat. 

Biaya ini sering digunakan untuk posisi yang sulit, mendesak, atau membutuhkan kandidat dengan keahlian khusus.

Contoh:
Fee agency untuk posisi Finance Manager: 15% dari gaji tahunan kandidat

4. Biaya Tes & Assessment Kandidat

Biaya tes dan assessment mencakup pengeluaran untuk menilai kemampuan, kepribadian, teknis, atau kesesuaian kandidat dengan posisi yang dilamar. 

Jenis assessment bisa berbeda-beda sesuai posisi. Misalnya, kandidat software engineer mungkin perlu technical test, sedangkan kandidat sales bisa mengikuti role play.

Contoh:
Tes psikologi 10 kandidat × Rp150.000 = Rp1.500.000

5. Biaya Interview

Biaya interview tidak selalu berupa uang keluar secara langsung, tetapi tetap dapat dihitung dari waktu yang digunakan oleh HR, user, manajer, atau direksi. Semakin banyak tahapan interview, semakin besar biaya waktu yang digunakan perusahaan.

Contoh:
Interview user 3 jam × Rp200.000 per jam = Rp600.000

6. Biaya Onboarding & Training Awal

Perusahaan juga perlu menghitung biaya onboarding dan pelatihan awal agar karyawan baru bisa beradaptasi dengan pekerjaan dan budaya perusahaan. 

Setelah kandidat diterima, data karyawan baru juga sebaiknya langsung dikelola melalui aplikasi database karyawan agar proses administrasi lebih rapi sejak hari pertama. 

Contoh:
Biaya onboarding karyawan baru: Rp750.000 per orang

7. Biaya Software Rekrutmen

Biaya software rekrutmen mencakup penggunaan sistem digital untuk membantu proses hiring. Tools ini bisa berupa Applicant Tracking System atau aplikasi rekrutmen karyawan yang memiliki fitur untuk mengelola lowongan, kandidat, dan laporan rekrutmen dalam satu aplikasi. 

Contoh:
Biaya software rekrutmen bulanan: Rp2.000.000

Baca Juga: Panduan Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan Baru untuk HRD 

10 Contoh Template Biaya Rekrutmen

Setelah memahami komponen biayanya, langkah berikutnya adalah menyusun template sesuai kebutuhan perusahaan. 

Template biaya rekrutmen sebaiknya dibuat sederhana tetapi tetap lengkap. Mari lihat 10 contoh template yang bisa Anda jadikan acuan:

1. Contoh Template Biaya Rekrutmen Sederhana

Template sederhana cocok untuk perusahaan yang baru mulai mencatat biaya rekrutmen. Format ini tidak terlalu detail, tetapi cukup membantu untuk melihat total pengeluaran dasar.

2. Contoh Template Biaya Rekrutmen Karyawan

Dengan template ini, perusahaan dapat melihat apakah biaya untuk merekrut satu karyawan masih sesuai anggaran. 

Format ini juga bisa dikembangkan menjadi template biaya rekrutmen karyawan PDF untuk kebutuhan laporan internal.

3. Contoh Template Biaya Rekrutmen per Posisi

Template per posisi cocok digunakan ketika perusahaan membuka banyak lowongan dengan tingkat kesulitan berbeda. 

Posisi entry-level biasanya memiliki biaya yang berbeda dengan posisi manajerial atau spesialis.

4. Contoh Template Biaya Rekrutmen Bulanan

Template bulanan digunakan untuk mencatat seluruh biaya rekrutmen dalam satu bulan. Format ini digunakan untuk perusahaan yang rutin membuka lowongan.

Dengan template ini, HRD dapat melihat total biaya rekrutmen setiap bulan dan membandingkannya dengan hasil hiring.

5. Contoh Template Biaya Rekrutmen Tahunan

Template tahunan bisa digunakan untuk perencanaan anggaran HR jangka panjang. Format ini membantu perusahaan melihat total biaya hiring selama satu tahun dan menyiapkan anggaran untuk tahun berikutnya.

6. Contoh Template Biaya Rekrutmen Perusahaan Startup

Karena sumber daya sering kali terbatas, template biaya rekrutmen perlu membantu startup melihat pengeluaran yang benar-benar berdampak.

7. Contoh Template Biaya Rekrutmen Perusahaan Manufaktur

Perusahaan manufaktur biasanya merekrut banyak karyawan operasional dalam waktu tertentu. Karena jumlah kandidat bisa besar, HRD perlu mencatat biaya secara terstruktur agar proses seleksi tetap efisien.

8. Contoh Template Biaya Rekrutmen Karyawan PDF

Keunggulan PDF adalah tampilannya lebih stabil dan tidak mudah berubah. Namun, HRD tetap sebaiknya menyimpan versi Excel atau spreadsheet untuk kebutuhan pengeditan.

9. Contoh Template Biaya Rekrutmen Word

Template Word cocok untuk perusahaan yang ingin membuat laporan naratif. Format ini lebih fleksibel untuk menjelaskan alasan biaya, kendala rekrutmen, dan rekomendasi perbaikan.

Template Word biasanya tidak hanya berisi angka, tetapi juga ringkasan evaluasi. Format ini bisa untuk HRD yang perlu menyampaikan konteks kepada manajemen.

10. Contoh Template Biaya Rekrutmen Excel

Template Excel adalah format yang paling praktis untuk menghitung biaya rekrutmen. HRD dapat menggunakan rumus otomatis untuk menghitung total biaya, cost per hire, dan perbandingan antarperiode.

Download Template Biaya Rekrutmen Gratis!

Setelah memahami berbagai format di atas, Anda dapat mulai menggunakan template yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Template biaya rekrutmen akan membantu HRD mencatat pengeluaran secara lebih rapi, menghitung cost per hire, dan membandingkan efektivitas proses rekrutmen.

Agar lebih praktis, Anda dapat mengunduh template biaya rekrutmen gratis dengan mengisi formulir yang tersedia. 

Baca Juga: 10 Template Penilaian Kandidat Wawancara Sederhana [+Gratis Template]

Kelola Rekrutmen Lebih Hemat & Terukur lewat KantorKu HRIS!

Template biaya rekrutmen membantu perusahaan memahami berapa besar anggaran yang dibutuhkan untuk mendapatkan karyawan baru. 

Namun, agar rekrutmen benar-benar hemat, Anda bisa menggunakan aplikasi rekrutmen karyawan dari KantorKu HRIS.

Tanpa sistem seperti ini, anggaran yang sudah disusun berisiko membengkak akibat proses seleksi yang tidak efisien.

KantorKu HRIS menghadirkan berbagai fitur untuk meningkatkan efisiensi rekrutmen, melalui:

• Posting Loker Terintegrasi: Unggah lowongan kerja sekali klik dan otomatis tersebar ke LinkedIn dan Google Job Posting tanpa biaya tambahan.
• Screening CV Otomatis (AI): Menghemat waktu seleksi dengan teknologi AI untuk menyaring kandidat terbaik sesuai kualifikasi yang Anda butuhkan.
• Advanced Filtering Super Detail: Mencari kandidat berdasarkan kriteria spesifik seperti pengalaman, sertifikasi, ekspektasi gaji, hingga latar belakang pendidikan.
• Tes & Komunikasi Otomatis: Mengirim undangan interview, tes kompetensi, dan email komunikasi lainnya hanya dengan satu klik langsung dari dashboard.
• Laporan Rekrutmen: Memantau progres rekrutmen melalui analisis menyeluruh untuk memudahkan pengambilan keputusan.

Berkat fitur tersebut, tidak heran jika KantorKu HRIS sudah dipercaya oleh lebih dari 5.000 perusahaan.

Sekarang saatnya meninggalkan cara lama dan dapatkan kandidat terbaik dengan proses yang jauh lebih cepat. 

Ingin coba terlebih dahulu? Book demo gratis sekarang juga untuk melihat cara kerjanya!

Referensi:

Recruitment Costs | Deel

What Is Recruitment Cost? | Qualee

Recruitment: What is the Cost of Recruitment? | Azets