Apa Itu Unpaid Leave? Ini Aturan dan Cara Menghitungnya

Unpaid leave adalah jenis cuti yang diambil karyawan di luar jatah cuti berbayar yang telah ditentukan perusahaan.

Mungkin Anda bertanya, apakah unpaid leave dipotong gaji? Jawabannya, ya. Sesuai namanya, unpaid leave atau cuti tanpa upah berarti perusahaan tidak berkewajiban membayar gaji selama karyawan mengambil cuti tersebut.

Jadi, jika Anda menemui karyawan mengambil unpaid leave, gajinya akan dipotong sesuai jumlah hari cuti yang diambil.

Sebagai contoh, jika seorang karyawan mengambil unpaid leave selama 3 hari, maka gajinya akan dikurangi sebesar upah untuk 3 hari kerja.

Perlu diingat, aturan unpaid leave bisa berbeda-beda tiap perusahaan, tergantung kebijakan internal yang berlaku. Oleh karenanya, penting untuk memahami cara hitung unpaid leave agar potongan gaji dapat dilakukan secara jelas, adil, dan transparan.

Dalam artikel ini, KantorKu akan membahas arti unpaid leave, aturan, serta cara menghitungnya. Yuk, simak!

Apa Itu Unpaid Leave?

Unpaid leave adalah jenis cuti yang diambil oleh karyawan di luar jatah cuti berbayar yang telah ditentukan oleh perusahaan atau diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan.

Selama menjalani unpaid leave, karyawan tidak menerima gaji maupun tunjangan apa pun dari perusahaan.

Walaupun tidak dibayar, penting untuk dicatat bahwa status karyawan tetap aktif selama unpaid leave.

Artinya, mereka tidak kehilangan hubungan kerja dan tetap terdaftar sebagai karyawan perusahaan.

Berapa Lama Durasi Unpaid Leave?

Lama unpaid leave sangat tergantung pada kebijakan perusahaan. Tidak ada aturan baku mengenai durasi minimal atau maksimal unpaid leave.

Durasi unpaid leave (cuti tidak berbayar) biasanya bersifat fleksibel. Umumnya, minimal durasi yang diberlakukan adalah 12 hari kerja, terutama untuk alasan pribadi atau keperluan keluarga yang tidak termasuk dalam cuti berbayar.

Namun, perusahaan juga bisa memberikan unpaid leave dalam durasi yang lebih pendek atau panjang, tentunya selama disepakati antara HR dan karyawan yang bersangkutan.

Baca juga: Apa Itu Block Leave? Kenali Arti, Perbedaan, dan Tips Menerapkannya!

Konsekuensi Mengambil Unpaid Leave

Meskipun karyawan yang mengambil unpaid leave tetap berstatus aktif di perusahaan, cuti ini tetap memiliki sejumlah konsekuensi yang perlu Anda pahami.

Terutama dalam hal hak-hak karyawan dan urusan administrasi, ada beberapa hal yang bisa terpengaruh, simak konsekuensinya berikut ini.

1. Karyawan Tidak Menerima Gaji dan Tunjangan

Sebagaimana telah dijelaskan di atas, konsekuensi paling jelas dari unpaid leave adalah tidak adanya pembayaran gaji kepada karyawan selama masa cuti.

Selain gaji pokok, tunjangan tetap seperti uang makan, transportasi, dan tunjangan kehadiran juga tidak diberikan selama karyawan tidak masuk kerja.

2. Pengaruh ke Perhitungan THR atau Bonus

Beberapa perusahaan menghitung THR, bonus, atau insentif berdasarkan kehadiran atau kontribusi kerja.

Jika karyawan mengambil unpaid leave dalam jangka cukup lama, nilai THR atau bonus bisa berkurang, tergantung pada peraturan internal perusahaan.

3. Tidak Diakui sebagai Masa Kerja Aktif Penuh

Dalam beberapa kasus, masa unpaid leave tidak dihitung sebagai masa kerja aktif. Ini bisa berdampak pada:

• Perhitungan masa kerja untuk promosi atau kenaikan jabatan
• Masa kerja yang menjadi dasar penghitungan pesangon jika terjadi PHK
• Kelayakan mengikuti program benefit internal perusahaan

4. Keharusan Pengajuan Resmi & Persetujuan HR

Unpaid leave tidak bisa diambil sepihak oleh karyawan.

Harus ada pengajuan tertulis dan persetujuan dari atasan atau HR agar tercatat secara resmi dan tidak dianggap sebagai ketidakhadiran tanpa keterangan (absen bolos).

5. Terganggunya Operasional Perusahaan

Jika tidak dikelola dengan baik, unpaid leave juga bisa berdampak pada timeline proyek atau alur kerja tim, terutama jika karyawan memegang peran penting.

Oleh karena itu, HR dan manajer perlu memastikan komunikasi yang baik dan pengalihan tugas yang tepat selama karyawan mengambil unpaid leave.

Dasar Hukum Unpaid Leave

Sebetulnya, sebagian besar jenis cuti karyawan di Indonesia sudah diatur oleh pemerintah melalui Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, seperti:

• Cuti tahunan
• Cuti besar
• Cuti bersama (pada beberapa perusahaan, pelaksanaannya akan memotong hak cuti tahunan)
• Cuti sakit
• Cuti hamil dan melahirkan
• Cuti alasan penting, seperti menikah, menikahkan anak, istri melahirkan, atau keluarga serumah meninggal dunia

Semua jenis cuti yang tercantum di atas tersebut termasuk cuti berbayar (paid leave), yang berarti perusahaan tetap wajib membayar gaji dan tunjangan selama karyawan mengambil cuti tersebut.

Namun, unpaid leave tidak diatur secara eksplisit dalam UU Ketenagakerjaan. Oleh karenanya, cuti ini bersifat opsional dan tidak wajib disediakan oleh perusahaan, kecuali ditentukan dalam aturan internal perusahaan atau kesepakatan kerja bersama (PKB).

Dasar hukum yang menjadi pijakan utama untuk menerapkan unpaid leave adalah Pasal 93 ayat (1) UU Ketenagakerjaan, yang menyebutkan:

“Upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan.”

Berdasarkan pasal tersebut, perusahaan diperbolehkan tidak membayar gaji karyawan yang tidak bekerja karena alasan pribadi, selama cuti tersebut tidak termasuk ke dalam jenis cuti berbayar.

Inilah yang kemudian melahirkan unpaid leave atau cuti tanpa upah, di mana karyawan tetap bisa mengajukan izin tidak bekerja, tetapi tanpa menerima kompensasi finansial apa pun dari perusahaan.

Biasanya, perusahaan yang menerapkan kebijakan unpaid leave didasarkan pada prinsip no work, no pay.

Kapan Karyawan Bisa Mengajukan Unpaid Leave?

Karyawan dapat mengajukan unpaid leave jika perusahaan memang memiliki kebijakan tersebut.

Perusahaan biasanya menentukan kondisi khusus kapan unpaid leave dapat diberikan. Contohnya:

• Ada perusahaan yang mensyaratkan masa kerja minimal, misalnya karyawan harus sudah bekerja lebih dari dua tahun sebelum bisa mengajukan unpaid leave.
• Beberapa perusahaan juga memperbolehkan karyawan untuk mengambil unpaid leave jika belum memiliki hak cuti tahunan, tetapi memiliki kebutuhan untuk cuti dalam waktu cukup panjang.
• Alasan pengajuan juga harus di luar kategori cuti berbayar, misalnya cuti tugas belajar mandiri.

Karena unpaid leave tidak termasuk dalam jatah cuti tahunan, pengaturannya justru bisa lebih fleksibel dan tidak terlalu memberatkan perusahaan dari sisi perhitungan benefit.

Alasan Umum Karyawan Mengambil Unpaid Leave

Tidak semua kebutuhan cuti bisa diakomodasi oleh jatah cuti berbayar. Dalam kondisi tertentu, karyawan membutuhkan waktu istirahat lebih lama atau izin untuk alasan yang tidak tercantum dalam kebijakan cuti perusahaan.

Inilah mengapa unpaid leave menjadi alternatif yang sering diajukan. Berikut beberapa alasan yang biasanya menjadi alasan karyawan saat mengambil unpaid leave.

1. Keperluan keluarga mendesak, seperti merawat anggota keluarga yang sakit, menemani suami bertugas di luar kota, atau kelahiran anak di luar jatah cuti.
2. Masalah kesehatan pribadi. Alasan ini dapat digunakan saat masa cuti sakit habis, tetapi karyawan masih butuh waktu untuk pemulihan.
3. Melanjutkan pendidikan atau pelatihan. Termasuk studi jangka pendek, pelatihan luar negeri, atau pengembangan diri di luar program perusahaan.
4. Ibadah dan kegiatan spiritual. Misalnya umrah, haji, atau aktivitas keagamaan lainnya yang membutuhkan waktu cukup panjang.
5. Urusan pribadi lainnya, seperti mengurus dokumen hukum, pindahan, mengikuti kejuaraan, atau menjalankan misi kemanusiaan di lokasi tertentu.
6. Keadaan darurat. Contohnya terkena bencana alam atau situasi tak terduga lain yang memaksa karyawan untuk cuti di luar jatah resminya.

Apakah Permohonan Unpaid Leave Harus Disetujui?

Sebagai HR, Anda mungkin bertanya-tanya: apakah perusahaan wajib menyetujui permohonan unpaid leave karyawan? Jawabannya adalah tidak.

Berbeda dengan cuti tahunan atau jenis cuti lain yang diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan dan wajib diberikan, unpaid leave bersifat opsional.

Artinya, perusahaan tidak berkewajiban menyetujui permohonan tersebut dan keputusan akhir sepenuhnya mengikuti kebijakan internal yang berlaku di masing-masing perusahaan.

Perusahaan berhak menolak pengajuan unpaid leave jika:

• Tidak sesuai dengan kebijakan internal
• Alasan yang diajukan dianggap tidak mendesak
• Atau jika absennya karyawan berisiko mengganggu operasional.

Kesimpulannya, karyawan memang bisa mengajukan unpaid leave, tetapi persetujuan tetap berada di tangan perusahaan.

Oleh karena itu, penting untuk memahami aturan internal dan membicarakan kesepakatan rencana cuti dengan atasan sejak awal.

Baca juga: Aturan Cuti Ibadah Haji dan Umrah Karyawan Swasta & PNS

Cara Menghitung Gaji saat Ada Unpaid Leave

Salah satu hal penting yang harus Anda perhatikan saat menyetujui unpaid leave adalah dampaknya pada penghitungan gaji karyawan.

Unpaid leave berarti tidak ada kewajiban perusahaan untuk membayar gaji selama periode cuti tersebut, maka gaji karyawan akan otomatis dipotong secara proporsional sesuai jumlah hari tidak masuk kerja.

Berikut adalah rumus dan cara perhitungannya.

Rumus Menghitung Gaji saat Unpaid Leave

Potongan Gaji = (Jumlah Hari Unpaid Leave / Jumlah Hari Kerja dalam Sebulan) x Gaji Bulanan

Atau:

Gaji yang Diterima = Gaji Pokok – (Gaji per Hari x Jumlah Hari Unpaid Leave)

Contoh Perhitungan Gaji saat Unpaid Leave

Seorang karyawan memiliki gaji bulanan Rp6.000.000 dan mengambil unpaid leave selama 3 hari. Jika dalam satu bulan terdapat 22 hari kerja, maka potongan gajinya dihitung sebagai berikut:

Potongan Gaji = (3 / 22) x Rp6.000.000 = Rp818.182

Artinya, gaji bulanannya akan dipotong sebesar Rp818.182 sehingga karyawan hanya akan menerima sekitar Rp5.181.818.

Anda juga bisa menghitungnya menggunakan rumus gaji prorata, yaitu:

Gaji per Hari = Rp6.000.000 / 22 = Rp272.727

Potongan Gaji = Rp272.727 x 3 = Rp818.181

Gaji yang Diterima = Rp6.000.000 – Rp818.181 = Rp5.181.819

Jadi, karyawan tetap menerima gaji, tetapi dipotong sesuai jumlah hari unpaid leave yang diambil.

Cara Mengajukan Unpaid Leave

Mengajukan unpaid leave tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada prosedur dan pertimbangan yang perlu diperhatikan agar pengajuan karyawan bisa diterima dengan baik oleh perusahaan.

Berikut panduan lengkap cara mengajukan unpaid leave.

1. Tinjau Kebijakan Unpaid Leave yang Berlaku di Perusahaan

Pertama, HR perlu memastikan bahwa cuti yang diajukan karyawan benar-benar di luar kategori cuti berbayar, seperti cuti tahunan, cuti sakit, atau jenis cuti lain yang diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan.

Selain itu, penting juga untuk merujuk pada kebijakan internal perusahaan terkait unpaid leave.

Sebab, beberapa perusahaan hanya mengizinkan cuti tanpa upah untuk alasan tertentu, seperti melanjutkan pendidikan, urusan pribadi yang mendesak, atau keperluan keluarga.

HR juga harus menegaskan bahwa ketidakhadiran tanpa izin dalam jangka waktu tertentu dapat dianggap sebagai pengunduran diri secara otomatis, sebagaimana diatur dalam Pasal 168 UU Ketenagakerjaan.

2. Pertimbangkan Risiko yang Mungkin Timbul

Sebelum karyawan memutuskan mengajukan unpaid leave, penting untuk mempertimbangkan risiko yang mungkin timbul.

Jika karyawan memegang posisi strategis atau berperforma tinggi, ketidakhadiran mereka dalam waktu lama bisa berdampak pada operasional tim.

Selain itu, mengambil unpaid leave bisa memengaruhi pengembangan karier, termasuk kemungkinan terlewatnya promosi, pelatihan, atau proyek penting.

Dengan memahami risiko ini, karyawan dapat mempertimbangkan keputusan mereka secara lebih matang dan realistis.

3. Tentukan Waktu yang Tepat

Sebelum mengajukan unpaid leave, karyawan perlu mengkomunikasikan rencananya dengan jelas kepada atasan atau HR.

Pastikan waktu pengajuan cuti tidak mengganggu jadwal proyek atau tugas-tugas penting yang sedang berjalan.

Selain itu, tentukan durasi cuti yang realistis sehingga operasional tim tetap terjaga, meski karyawan yang bersangkutan tidak ada di tempat.

Diskusi terbuka antara karyawan dan atasan dapat meminimalkan gangguan pada operasional perusahaan dan memastikan proses permohonan berjalan lancar.

4. Ajukan Permohonan secara Tertulis

Setelah menentukan waktu dan memahami aturan yang berlaku, ajukan permohonan unpaid leave secara tertulis kepada atasan atau HRD.

Permohonan tersebut biasanya mencakup tanggal mulai, durasi cuti, dan alasan pengajuan. Beberapa perusahaan juga meminta formulir pengajuan atau dokumen tambahan.

Pastikan mengajukan permohonan lebih awal agar perusahaan memiliki waktu yang cukup untuk menyesuaikan jadwal dan kebutuhan operasional dengan absennya karyawan.

Kelola Unpaid Leave dan Absensi Tanpa Ribet dengan KantorKu!

Mengelola unpaid leave, izin, dan absensi karyawan bisa jadi tantangan tersendiri bagi tim HR, terutama jika masih dilakukan secara manual.

Kesalahan pencatatan, keterlambatan approval, hingga laporan yang tidak sinkron bisa berdampak langsung ke payroll dan operasional, lho.

Dengan aplikasi absensi online dari KantorKu, semua proses itu bisa dilakukan secara otomatis dan terintegrasi. 

Fitur attendance management dari KantorKu membantu mencatat kehadiran karyawan secara akurat, memproses pengajuan cuti (termasuk unpaid leave), serta menyederhanakan urusan administratif lainnya.

Beberapa fitur unggulan absensi online KantorKu:

• Pengaturan jadwal kerja shift
• Pengaturan waktu istirahat
• Laporan absensi otomatis
• Terintegrasi dengan payroll
• Absensi fleksibel via smartphone
• Absensi dengan GPS & selfie
• Pengajuan jadwal & koreksi absen
• Laporan bisa diakses kapan saja

Tak hanya absensi, KantorKu juga mendukung pengelolaan cuti, termasuk unpaid leave, secara lebih transparan dan efisien.

Ingin coba langsung kemudahannya? Jadwalkan demo sekarang atau klik di sini untuk info selengkapnya!