Apa Itu Unpaid Leave? Durasi, Aturan, & Cara Menghitungnya

Unpaid leave adalah cuti tidak dibayar yang memungkinkan karyawan absen dari pekerjaan tanpa menerima gaji, namun masih berstatus sebagai karyawan aktif. Dalam praktiknya, cuti ini sering diambil saat jatah cuti tahunan habis atau ketika karyawan menghadapi kebutuhan mendesak seperti urusan keluarga, kesehatan, atau pendidikan.

Di Indonesia, mekanismenya bergantung pada kebijakan perusahaan dan kesepakatan kedua belah pihak. Prinsip yang umum digunakan adalah no work no pay, artinya perusahaan tidak wajib membayar upah selama karyawan tidak bekerja, kecuali disepakati lain.

Berbeda dengan Indonesia, beberapa negara memiliki aturan lebih jelas. Di Amerika Serikat, misalnya, Family and Medical Leave Act (FMLA) memberi hak cuti tanpa gaji hingga 12 minggu untuk alasan keluarga dan medis tertentu.

Lalu, kapan perusahaan sebaiknya menyetujui unpaid leave, apa risikonya bagi operasional dan kepatuhan hukum? Simak pembahasannya sampai akhir artikel ini.

Apa Itu Unpaid Leave?

Unpaid leave adalah kondisi di mana karyawan mengambil izin tidak bekerja dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima upah dari perusahaan. Berbeda dengan cuti sakit atau cuti melahirkan yang tetap dibayar, kebijakan ini didasarkan pada prinsip “no work, no pay” yang berlaku secara global.

Fleksibilitas dalam pemberian izin kerja, termasuk cuti tidak berbayar, memiliki korelasi positif terhadap penurunan tingkat turnover karyawan. Hal ini menunjukkan bahwa meskipun tidak dibayar, memberikan ruang bagi karyawan untuk menyelesaikan urusan pribadinya dapat meningkatkan loyalitas mereka terhadap perusahaan Anda di masa depan.

Hal ini adalah kebijakan yang sifatnya opsional bagi perusahaan dan sering kali menjadi solusi ketika karyawan membutuhkan waktu istirahat lebih, namun jatah cuti berbayarnya sudah habis atau alasan cutinya tidak termasuk dalam kategori cuti berbayar wajib.

Baca Juga: Apakah Cuti Potong Gaji? Ketahui Aturan Lengkapnya!

Perbedaan Unpaid Leave dengan Cuti Tahunan

Meskipun keduanya sama-sama merupakan bentuk absensi resmi, Anda harus bisa membedakan keduanya agar administrasi HR tetap rapi dan transparan.

Berikut adalah perbedaan unpaid leave dengan cuti tahunan:

1. Status Pembayaran Upah

Perbedaan yang paling mencolok antara unpaid leave dengan cuti tahunan yaitu terletak pada finansial.

Cuti tahunan adalah hak normatif di mana karyawan tetap mendapatkan gaji penuh. Sementara itu, pada unpaid leave, perusahaan berhak memotong gaji sesuai jumlah hari absen.

2. Kuota dan Ketersediaan

Cuti tahunan memiliki batas minimal 12 hari per tahun sesuai aturan pemerintah. Sebaliknya, unpaid leave biasanya tidak memiliki kuota tetap dan sangat bergantung pada kebijakan internal serta kesepakatan antara Anda sebagai pemberi kerja dengan karyawan tersebut.

3. Tujuan dan Urgensi

Cuti tahunan umumnya digunakan untuk rekreasi atau istirahat singkat. Namun, unpaid leave biasanya diajukan untuk alasan yang lebih besar atau durasi yang lebih lama, seperti studi lanjut, mendampingi keluarga yang sakit parah, atau urusan personal yang memakan waktu berminggu-minggu.

Baca Juga: Cuti Berbayar: Kenali Jenis & Hak Karyawan, Jangan Abaikan!

Aturan Unpaid Leave Menurut UU Ketenagakerjaan di Indonesia

Di Indonesia, cuti tidak berbayar atau unpaid leave tidak diatur secara eksplisit sebagai hak karyawan dalam peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan. Pengaturannya merujuk pada UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang kini telah diintegrasikan dan disempurnakan melalui UU Cipta Kerja No. 6 Tahun 2023 beserta peraturan turunannya.

Penting bagi HR dan pelaku usaha untuk memahami bahwa perusahaan tidak memiliki kewajiban hukum untuk menyetujui unpaid leave. Pemberian cuti ini bersifat diskresional, sehingga keputusan harus mempertimbangkan kebutuhan operasional, urgensi alasan karyawan, serta prinsip kehati-hatian hukum.

Untuk meminimalkan risiko sengketa hubungan industrial, setiap persetujuan unpaid leave wajib dituangkan dalam kesepakatan tertulis.

Berikut aturan unpaid leave yang menjadi dasar pijakan dalam penyusunan kebijakan di perusahaan:

1. Pasal 93 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003

Pasal 93 ayat (1) UU No. 13 Tahun 2003 menegaskan bahwa upah tidak dibayarkan apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan.

Ketentuan ini menjadi dasar hukum utama bagi perusahaan untuk tidak membayarkan gaji selama karyawan menjalani unpaid leave, karena pada periode tersebut karyawan secara sukarela tidak melaksanakan kewajiban kerjanya.

Dengan demikian, selama absensi karyawan bukan karena kondisi yang dikecualikan undang-undang, perusahaan sah secara hukum untuk menghentikan pembayaran upah.

2. Pasal 93 ayat (2) UU Ketenagakerjaan

Pasal 93 ayat (2) UU Ketenagakerjaan mengatur kondisi-kondisi tertentu di mana perusahaan tetap wajib membayar upah, meskipun karyawan tidak bekerja. Beberapa di antaranya meliputi:

• Cuti tahunan
• Sakit dengan keterangan dokter
• Cuti haid
• Cuti melahirkan
• Cuti karena alasan penting (menikah, kematian anggota keluarga, dan sejenisnya)

Karena unpaid leave tidak termasuk dalam daftar pengecualian tersebut, maka secara hukum perusahaan tidak memiliki kewajiban membayar upah maupun tunjangan selama periode unpaid leave berlangsung.

3. Peran Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB)

Mengingat unpaid leave tidak diatur secara rinci oleh undang-undang, Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) menjadi instrumen krusial bagi HR. Dokumen ini sebaiknya mengatur secara jelas dan terperinci, antara lain:

• Syarat Pengajuan
  Misalnya masa kerja minimum (contoh: 12 bulan), jenis alasan yang dapat diterima, serta prosedur pengajuan.
• Durasi Maksimum
  Batas waktu unpaid leave yang diperbolehkan, seperti maksimal 30 hari dalam satu tahun atau sesuai kebijakan perusahaan.
• Konsekuensi Finansial dan Non-Finansial
  Pengaturan terkait penghentian gaji, tunjangan tetap maupun tidak tetap, serta mekanisme pembayaran iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan selama masa cuti.

Pengaturan yang jelas dalam PP atau PKB akan memberikan kepastian hukum bagi perusahaan sekaligus melindungi hak dan kewajiban karyawan.

4. Asas Kepatutan dan Keadilan dalam Praktik HR

Meskipun bersifat kebijakan internal, penerapan unpaid leave harus dilakukan secara adil, konsisten, dan tidak diskriminatif. HR perlu memastikan bahwa setiap permohonan diproses berdasarkan kriteria yang sama, bukan pertimbangan subjektif.

Dalam situasi tertentu, misalnya ketika alasan karyawan sangat mendesak dan seluruh hak cuti berbayar telah habis pemberian unpaid leave dapat menjadi praktik manajemen SDM yang berimbang antara kepentingan bisnis dan nilai kemanusiaan.

Jika dikelola dengan tepat, kebijakan ini bahkan dapat meningkatkan employee engagement dan retensi karyawan.

Baca Juga: Aturan Cuti Karyawan Swasta Terbaru Sesuai UU Ketenagakerjaan

Alasan Umum Pengajuan Unpaid Leave

Sebagai HR atau pelaku usaha, Anda mungkin bertanya-tanya dalam kondisi apa saja karyawan biasanya mengajukan unpaid leave?

Memahami alasan-alasan yang paling umum akan membantu Anda melakukan penilaian secara objektif, adil, dan berbasis pertimbangan bisnis, bukan semata-mata emosional.

Berikut beberapa alasan pengajuan unpaid leave paling sering menjadi dasar pengajuan cuti tidak berbayar:

1. Urusan Keluarga yang Mendesak

Alasan keluarga merupakan salah satu pemicu utama pengajuan unpaid leave. Dalam praktiknya, karyawan kerap menghadapi kondisi yang membutuhkan kehadiran penuh dalam jangka waktu tertentu, seperti:

• Merawat anggota keluarga yang sakit dalam waktu lama
• Mendampingi pasangan atau orang tua dalam kondisi darurat
• Mengurus kepindahan keluarga lintas kota atau negara

Situasi-situasi ini umumnya tidak dapat diselesaikan hanya dengan cuti tahunan, sehingga unpaid leave menjadi opsi realistis tanpa harus mengakhiri hubungan kerja.

2. Pengembangan Diri dan Pendidikan

Unpaid leave juga kerap diajukan untuk tujuan pengembangan diri jangka menengah hingga panjang, seperti melanjutkan pendidikan, mengikuti pelatihan intensif, atau melakukan riset profesional.

Karyawan yang mengambil sabbatical leave, cenderung kembali bekerja dengan tingkat kreativitas, motivasi, dan perspektif baru yang lebih tinggi.

Jika dikelola dengan kebijakan yang jelas, jenis cuti ini dapat dipandang sebagai investasi jangka panjang perusahaan, bukan sekadar kehilangan produktivitas sementara.

3. Masalah Kesehatan Mental dan Burnout

Dalam beberapa tahun terakhir, isu kesehatan mental menjadi perhatian serius di dunia kerja. Burnout, kelelahan ekstrem, atau tekanan psikologis berkepanjangan sering kali tidak dapat dipulihkan hanya dengan cuti singkat.

Memberikan unpaid leave sebagai ruang pemulihan mental dapat menjadi bentuk nyata kepedulian perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan.

Dari sudut pandang HR, langkah ini juga dapat membantu mencegah risiko turnover, penurunan performa jangka panjang, hingga konflik hubungan industrial.

Baca Juga: 10 Penyebab Burnout di Tempat Kerja dan Cara Mengatasinya

4. Kondisi Kesehatan Pribadi Jangka Panjang

Selain kesehatan mental, unpaid leave juga diajukan ketika karyawan mengalami kondisi kesehatan fisik yang membutuhkan pemulihan lebih lama, tetapi tidak selalu memenuhi kriteria cuti sakit berbayar secara penuh.

Misalnya, pasca tindakan medis tertentu atau terapi lanjutan yang memerlukan waktu istirahat lebih panjang. Dalam kondisi ini, unpaid leave menjadi solusi tengah antara kebutuhan pemulihan karyawan dan keberlangsungan operasional perusahaan.

5. Kepentingan Pribadi Khusus di Luar Hak Cuti

Beberapa karyawan mengajukan unpaid leave untuk kepentingan pribadi yang bersifat khusus, seperti mengurus perizinan penting, menjalankan kewajiban sosial atau keagamaan tertentu, hingga menyelesaikan urusan hukum pribadi.

Meskipun alasan ini tidak selalu bersifat darurat, kebijakan unpaid leave yang terstruktur memberi fleksibilitas bagi perusahaan untuk tetap menjaga hubungan kerja tanpa mengorbankan prinsip kedisiplinan dan keadilan internal.

Baca Juga: Cuti Haid Berapa Hari? Cek Aturan & Haknya untuk Karyawan

Dampak Unpaid Leave terhadap Hak Karyawan

Sebagai HR atau pelaku usaha, Anda memiliki kewajiban untuk menjelaskan secara transparan seluruh konsekuensi unpaid leave kepada karyawan sebelum cuti disetujui. Kejelasan ini penting agar tidak terjadi kesalahpahaman, keluhan, maupun potensi tuntutan hubungan industrial di kemudian hari.

Berikut dampak unpaid leave terhadap karyawan yang umumnya terjadi:

1. Pemotongan Gaji Pokok dan Tunjangan

Dampak paling langsung dari unpaid leave adalah penghentian pembayaran gaji selama karyawan tidak bekerja.

Perusahaan perlu menghitung unpaid leave deduction secara presisi berdasarkan jumlah hari kerja yang tidak dijalani agar perhitungan payroll tetap akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

Selain gaji pokok, HR juga perlu memperjelas status tunjangan baik tunjangan tetap maupun tidak tetap, apakah dihentikan sementara, disesuaikan secara proporsional, atau tetap diberikan sesuai kebijakan perusahaan.

2. Status Kepesertaan dan Iuran BPJS

Meskipun karyawan menjalani cuti tidak berbayar, status kepesertaan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan pada prinsipnya tetap aktif. Namun, selama periode unpaid leave, perusahaan perlu menyepakati mekanisme pembayaran iuran.

Beberapa opsi yang umum diterapkan antara lain:

• Porsi iuran karyawan tetap dipotong dari sisa gaji (jika memungkinkan)
• Karyawan membayarkan porsi iurannya secara mandiri
• Perusahaan menalangi sementara iuran dengan mekanisme penggantian di kemudian hari

Kesepakatan ini harus dijelaskan sejak awal agar tidak menimbulkan masalah kepesertaan atau tunggakan iuran BPJS.

3. Pengaruh terhadap Penilaian Kinerja (KPI)

Durasi absensi yang cukup panjang tentu berdampak pada pencapaian target kerja dan Key Performance Indicator (KPI). Oleh karena itu, HR dan atasan langsung perlu mendiskusikan mekanisme penyesuaian penilaian kinerja selama periode unpaid leave.

Beberapa opsi yang dapat dipertimbangkan antara lain:

• Penyesuaian target secara proporsional
• Pembekuan sementara KPI selama masa cuti
• Delegasi tanggung jawab kepada tim lain

Pendekatan yang jelas dan terdokumentasi akan membantu menjaga objektivitas penilaian kinerja setelah karyawan kembali bekerja.

4. Dampak terhadap Hak Cuti dan Masa Kerja

Dalam beberapa kebijakan perusahaan, unpaid leave juga dapat memengaruhi perhitungan masa kerja, yang pada akhirnya berdampak pada akumulasi cuti tahunan, bonus, atau hak lain yang berbasis masa kerja.

Karena itu, HR perlu memastikan apakah masa unpaid leave dihitung sebagai masa kerja aktif atau dikecualikan, serta mengomunikasikan implikasinya secara terbuka kepada karyawan.

5. Status Hubungan Kerja Selama Unpaid Leave

Penting untuk ditegaskan bahwa selama unpaid leave, hubungan kerja tidak berakhir. Karyawan tetap terdaftar sebagai pekerja aktif, namun dibebaskan sementara dari kewajiban bekerja dan hak menerima upah.

Penegasan status ini sangat penting untuk mencegah kesalahpahaman terkait PHK terselubung, pengunduran diri, atau perubahan status hubungan kerja yang tidak diinginkan.

Prosedur Pengajuan Unpaid Leave yang Benar

Unpaid leave adalah cuti tanpa dibayar yang umumnya diajukan ketika karyawan telah menghabiskan jatah cuti tahunan atau memiliki kebutuhan mendesak di luar ketentuan cuti resmi perusahaan.

Karena bersifat kebijakan internal dan tidak wajib disetujui, proses pengajuan unpaid leave perlu dilakukan secara tertib dan sesuai prosedur.

Agar permohonan berjalan lancar dan minim risiko penolakan, berikut langkah-langkah pengajuan unpaid leave yang perlu diperhatikan:

1. Pahami Aturan Perusahaan Terlebih Dahulu

Langkah pertama sebelum mengajukan unpaid leave adalah memahami kebijakan internal perusahaan. Setiap perusahaan memiliki ketentuan yang berbeda, ada yang memperbolehkan dengan syarat tertentu, ada pula yang sangat membatasi atau bahkan tidak mengakomodasinya.

Beberapa hal yang perlu dicek antara lain:

• Peraturan Perusahaan (PP) atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB)
• SOP HR terkait cuti dan perizinan
• Syarat administratif, seperti masa kerja minimum atau batas maksimal cuti tidak berbayar

Memahami aturan sejak awal akan membantu Anda menyesuaikan pengajuan dengan kebijakan yang berlaku.

2. Siapkan Alasan yang Jelas dan Dapat Dipertanggungjawabkan

Pengajuan unpaid leave akan lebih mudah dipertimbangkan apabila disertai alasan yang logis, relevan, dan transparan. HR dan manajemen perlu menilai urgensi permohonan tanpa menimbulkan gangguan besar pada operasional.

Alasan yang umum diajukan antara lain:

• Alasan pribadi, seperti pernikahan, urusan keluarga, atau keperluan mendesak lainnya
• Alasan medis, baik untuk pemulihan diri maupun merawat keluarga, apabila tidak tercakup dalam cuti sakit berbayar
• Alasan studi atau pelatihan, seperti mengikuti pendidikan tambahan, sertifikasi, atau kursus intensif

Hindari alasan yang terlalu umum atau tidak jelas agar proses evaluasi dapat berjalan objektif.

3. Diskusikan Terlebih Dahulu dengan Atasan Langsung

Sebelum mengajukan permohonan resmi, sangat disarankan untuk berdiskusi terlebih dahulu dengan atasan langsung. Langkah ini membantu perusahaan mempersiapkan pengaturan kerja selama Anda tidak berada di kantor.

Dalam diskusi tersebut, sebaiknya:

• Sampaikan rencana tanggal mulai dan durasi unpaid leave
• Jelaskan dampak pekerjaan dan tanggung jawab yang ditinggalkan
• Diskusikan solusi sementara agar operasional tetap berjalan

Persetujuan awal dari atasan biasanya menjadi pertimbangan penting bagi HRD.

4. Ajukan Permohonan Unpaid Leave secara Resmi (Manual atau HRIS)

[dashboard pengajuan cuti via kantorku hris]

Setelah mendapatkan persetujuan lisan dari atasan, langkah berikutnya adalah mengajukan permohonan unpaid leave secara resmi sesuai prosedur perusahaan.

Pengajuan ini dapat dilakukan melalui surat tertulis, formulir manual, atau aplikasi HRIS apabila perusahaan telah menggunakan sistem software HRIS seperti KantorKu HRIS.

Melalui HRIS, karyawan dapat mengajukanunpaid leave secara online melalui web atau mobile, tanpa perlu proses administratif yang berbelit. Seluruh data pengajuan akan terekam otomatis sebagai dokumentasi resmi perusahaan.

Pastikan pengajuan mencantumkan informasi berikut:

• Data diri karyawan (nama, jabatan, divisi)
• Periode unpaid leave (tanggal mulai dan berakhir)
• Alasan pengajuan secara singkat dan jelas
• Lampiran pendukung (jika diperlukan)

Pendokumentasian digital ini berfungsi sebagai bukti administratif, sekaligus meminimalkan risiko kesalahan pencatatan atau kehilangan dokumen.

5. Proses Persetujuan HRD dan Manajemen secara Real-Time

Setelah permohonan diajukan, HRD dan pihak terkait akan melakukan verifikasi dan evaluasi berdasarkan kebijakan perusahaan serta pertimbangan operasional.

Jika perusahaan menggunakan HRIS, proses persetujuan dapat dilakukan secara real-time melalui dashboard, tanpa harus menunggu dokumen fisik.

Pada umumnya, alur persetujuan unpaid leave melibatkan:

• Persetujuan atasan langsung
• Verifikasi HRD
• Persetujuan manajer divisi atau manajemen (jika diperlukan)

Melalui sistem HRIS, status pengajuan dapat dipantau langsung oleh karyawan, HR, maupun atasan, sehingga proses menjadi lebih transparan, cepat, dan terdokumentasi dengan baik.

Setelah disetujui, data unpaid leave otomatis tersimpan sebagai arsip digital yang dapat diakses kembali kapan pun diperlukan.

Ingin Proses Pengajuan Cuti Secara Online?
Yuk, Pakai KantorKu HRIS Sekarang!

6. Persiapkan Pekerjaan Sebelum Masa Cuti Dimulai

Agar pengambilan unpaid leave tidak mengganggu kelancaran pekerjaan, penting untuk melakukan persiapan sebelum cuti dimulai.

Persiapan yang matang mencerminkan profesionalisme dan membantu menjaga hubungan kerja tetap baik. Beberapa langkah yang dapat dilakukan antara lain:

• Mendelegasikan tugas kepada rekan kerja atau tim
• Menyusun catatan kerja atau panduan singkat untuk pengganti sementara
• Menginformasikan kontak darurat jika diperlukan selama masa cuti

Baca Juga: 6 Contoh Email Pengajuan Cuti + Follow Up beserta Formatnya

Cara Menghitung Gaji saat Ada Unpaid Leave

Dikarenakan unpaid leave berdampak langsung pada gaji pokok, tunjangan, dan insentif, perusahaan harus menghitung secara akurat agar payroll tetap tepat, sesuai prinsip no work no pay.

Oleh karena itu, berikut cara menghitung gaji saat ada unpaid leave beserta metode perhitungannya:

1. Identifikasi Jenis Unpaid Leave

Langkah pertama adalah mengetahui jenis unpaid leave yang diambil karyawan. Apakah cuti tersebut berupa beberapa hari, setengah hari, satu bulan penuh, atau kombinasi dengan cuti berbayar?

Klasifikasi ini penting karena metode perhitungan gaji berbeda untuk tiap jenis cuti, dan menentukan bagaimana potongan gaji serta tunjangan dihitung.

2. Tentukan Jumlah Hari Kerja Efektif

Sebelum menghitung gaji, HR harus menentukan jumlah hari kerja efektif dalam bulan tersebut. Hari libur nasional, akhir pekan, atau cuti resmi perusahaan biasanya tidak dihitung dalam perhitungan gaji pokok.

Misalnya, bulan tertentu memiliki 22 hari kerja efektif, yang menjadi dasar perhitungan proporsional gaji.

3. Hitung Hari yang Dijalani Karyawan

Setelah mengetahui jenis cuti dan jumlah hari kerja, langkah berikutnya adalah menghitung hari kerja aktual yang dijalani karyawan.

Untuk unpaid leave beberapa hari:

• Untuk cuti setengah hari: hitung proporsional 0,5 hari
• Untuk bulan penuh: Hari Kerja yang Dijalani = 0

Hari Kerja yang Dijalani = Total Hari Kerja – Hari Unpaid Leave

Langkah ini menjadi dasar perhitungan gaji pokok dan tunjangan yang proporsional.

4. Hitung Gaji Pokok yang Harus Dibayarkan

Dengan jumlah hari kerja yang dijalani diketahui, HR dapat menghitung gaji pokok secara proporsional dengan rumus sebagai berikut:

Gaji Bersih = Gaji Pokok × (Hari Kerja yang Dijalani / Total Hari Kerja)

Contoh:

• Gaji pokok: Rp10.000.000
• Unpaid leave: 3 hari dari 22 hari kerja

Gaji Bersih = 10.000.000 × (22-3)/22 ≈ Rp8.636.364

Jika ada tunjangan tetap atau variabel, sesuaikan perhitungannya sesuai kebijakan perusahaan.

5. Sesuaikan Tunjangan dan Insentif

Selain gaji pokok, HR harus menyesuaikan tunjangan dan insentif sesuai kebijakan. Periksa apakah tunjangan tetap dibayarkan penuh, dipotong proporsional, atau dihentikan sementara.

Contoh:

Tunjangan transportasi Rp500.000 → bisa tetap dibayar penuh atau dikurangi sesuai jumlah hari unpaid leave.

6. Periksa Status BPJS

Meski karyawan mengambil unpaid leave, status kepesertaan BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan tetap harus aktif.

Tentukan mekanisme pembayaran iuran, misalnya:

• Dipotong dari gaji terakhir sebelum cuti
• Dibayar langsung oleh karyawan
• Dibayarkan sementara oleh perusahaan dan diganti kemudian

7. Buat Dokumentasi Penghitungan

Seluruh perhitungan gaji, potongan, tunjangan, dan iuran BPJS harus dicatat dengan rapi. Jika perusahaan menggunakan HRIS, data ini bisa langsung dimasukkan ke sistem untuk verifikasi dan arsip digital, memudahkan audit dan referensi di masa mendatang.

8. Review dan Verifikasi

Langkah terakhir adalah meninjau ulang seluruh perhitungan agar sesuai dengan kebijakan perusahaan dan regulasi ketenagakerjaan.

Jika menggunakan HRIS, HR atau atasan dapat memberikan persetujuan secara real-time melalui dashboard, memastikan proses cepat, transparan, dan terdokumentasi dengan baik.

Contoh Perhitungan Unpaid Leave

Dalam praktik HR, karyawan sering mengajukan unpaid leave dalam berbagai situasi dan durasi. Agar penghitungan gaji tetap akurat, adil, dan transparan, penting bagi HR untuk memahami bagaimana menghitung gaji pokok serta tunjangan secara proporsional.

Berikut beberapa contoh unpaid leave beserta rumus dan cara penghitungannya:

1. Contoh Unpaid Leave Selama Beberapa Hari dalam Bulan

Ketika karyawan mengambil beberapa hari unpaid leave dalam satu bulan, gaji pokok harus dipotong proporsional sesuai jumlah hari kerja yang dijalani.

Kasus: Karyawan mengambil 3 hari unpaid leave dalam bulan dengan 22 hari kerja.

Rumus Dasar:

Gaji Bersih = Gaji Pokok × (Jumlah Hari Kerja yang Dijalani / Jumlah Hari Kerja dalam Bulan)

Contoh:

• Gaji pokok: Rp10.000.000
• Hari kerja bulan ini: 22
• Hari unpaid leave: 3

Gaji Bersih = 10.000.000 × (22 – 3) / 22
Gaji Bersih = 10.000.000 × 19 / 22
Gaji Bersih = Rp8.636.364

2. Contoh Unpaid Leave untuk Setengah Hari

Jika karyawan hanya mengambil unpaid leave setengah hari kerja, maka potongan gaji dihitung proporsional setengah hari kerja.

Kasus: Karyawan mengambil setengah hari unpaid leave, dengan 22 hari kerja dalam bulan tersebut.

Rumus:

Potongan Gaji = (Gaji Pokok / Jumlah Hari Kerja) × 0,5
Gaji Bersih = Gaji Pokok – Potongan Gaji

Contoh:

• Gaji pokok: Rp10.000.000
  

Potongan Gaji = (10.000.000 / 22) × 0,5 = Rp227.273
Gaji Bersih = 10.000.000 – 227.273 = Rp9.772.727

3. Contoh Unpaid Leave Sebagai Bagian dari Bulan Penuh

Jika karyawan mengambil unpaid leave selama satu bulan penuh, gaji pokok biasanya dipotong 100%, kecuali tunjangan tertentu yang tetap dibayarkan sesuai kebijakan perusahaan. Pastikan tunjangan dan insentif lain diperiksa apakah tetap diberikan atau dihentikan sementara.

Contoh:

• Gaji pokok: Rp10.000.000 → dipotong penuh
• Tunjangan transportasi: Rp500.000 → bisa tetap dibayarkan atau dipotong proporsional

4. Contoh Unpaid Leave Campuran dengan Cuti Berbayar

Dalam kasus kombinasi cuti berbayar dan unpaid leave, gaji pokok tetap dibayarkan untuk cuti berbayar, sementara unpaid leave dipotong proporsional.

Kasus: Karyawan mengambil 5 hari cuti berbayar dan 3 hari unpaid leave dalam bulan yang sama.

Rumus:

Gaji Bersih = Gaji Pokok × (Jumlah Hari Kerja – Hari Unpaid Leave) / Jumlah Hari Kerja

Contoh:

• Gaji pokok: Rp10.000.000
• Total hari kerja: 22
• Hari unpaid leave: 3

Gaji Bersih = 10.000.000 × (22 – 3) / 22
Gaji Bersih = 10.000.000 × 19 / 22
Gaji Bersih ≈ Rp8.636.364

FAQ Seputar Unpaid Leave

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul terkait penerapan ketentuan unpaid leave di lingkungan kerja.

1. Apakah perusahaan wajib memberikan unpaid leave?

Tidak. Perusahaan memiliki hak untuk menolak permohonan jika beban kerja sedang tinggi atau alasan yang diajukan dianggap tidak mendesak.

2. Berapa lama maksimal durasi unpaid leave?

Tidak ada aturan baku dalam undang-undang. Durasi ini sepenuhnya mengikuti kesepakatan dalam Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama Anda.

3. Apakah unpaid leave memengaruhi BPJS?

Ya, karena tidak ada gaji yang dibayarkan, perusahaan harus memastikan bagaimana mekanisme pembayaran iuran agar status kepesertaan karyawan tidak non-aktif.

4. Apakah Permohonan Unpaid Leave Harus Disetujui?

Tidak harus. Keputusan tetap berada di tangan manajemen dengan mempertimbangkan stabilitas operasional perusahaan.

5. Kapan Karyawan Bisa Mengajukan Unpaid Leave?

Umumnya setelah jatah cuti tahunan mereka habis, atau untuk keperluan yang durasinya melampaui sisa cuti yang tersedia.

Baca Juga: Aplikasi Pengajuan Cuti Karyawan Berbasis Web Terbaik di 2026

Kelola Unpaid Leave dan Absensi Tanpa Ribet dengan KantorKu!

Mengelola unpaid leave adalah proses administratif yang sarat risiko, mulai dari persetujuan berjenjang, penyesuaian BPJS, hingga perhitungan payroll yang rumit. Jangan biarkan proses ini manual dan berisiko human error!

Ini saatnya kelola unpaid leave dan absensi karyawanmu secara strategis dengan software attendance management KantorKu HRIS.

KantorKu HRIS memungkinkanmu untuk:

• Otomatisasi Alur Approval: Atur alur persetujuan berlapis dari Manajer → HR, langsung di sistem.
• Perhitungan Payroll Akurat: Data unpaid leave yang disetujui langsung masuk ke modul payroll, memastikan pemotongan gaji proporsional terjadi secara otomatis dan akurat sesuai rumus yang Anda tetapkan.

• Transparansi & Kepatuhan: Karyawan dapat melacak status cutinya, dan semua persetujuan serta dokumen hukum (SPC) terarsip rapi, menjaga perusahaan tetap patuh hukum.

Beberapa fitur unggulan absensi online KantorKu HRIS:

• Pengaturan jadwal kerja shift
• Pengaturan waktu istirahat
• Laporan absensi otomatis
• Terintegrasi dengan payroll
• Absensi fleksibel via smartphone
• Absensi dengan GPS & selfie
• Pengajuan jadwal & koreksi absen
• Laporan bisa diakses kapan saja

Saatnya tingkatkan kinerja tim Anda dan biarkan KantorKu HRIS urus administrasi secara lebih transparan, otomatis, dan real-time.

Sumber:

UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.Unpaid leave adalah jenis cuti yang diambil karyawan di luar jatah cuti berbayar yang telah ditentukan perusahaan.

UU Cipta Kerja No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang.

US Department of Labour. Family and Medical Leave Act (FMLA).