Apa Itu Fingerprint? Kelebihan dan Kekurangannya untuk Absen!

Sedang mempertimbangkan sistem absensi berbasis fingerprint untuk karyawan? Teknologi ini sudah lama menjadi pilihan banyak perusahaan karena dianggap minim risiko manipulasi data. Namun, sudah kah Anda tau apa itu fingerprint dan bagaimana cara kerjanya?

Sebagai HR, Anda perlu memahami fitur, kelebihan, dan kekurangannya sebelum memutuskan penerapannya. 

Dengan begitu, Anda bisa menilai apakah sistem ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Mari bahas lebih dalam mengenai absensi fingerprint melalui artikel ini, sekaligus melihat alternatif lain yang mungkin lebih cocok untuk perusahaan Anda!

Apa Itu Fingerprint?

Fingerprint adalah teknologi biometrik yang memanfaatkan pola unik sidik jari untuk proses identifikasi seseorang.

Dilansir dari CPI OpenFox, teknologi ini pertama kali digunakan untuk keperluan forensik pada akhir abad ke-19, lalu diadopsi oleh FBI pada tahun 1924 sebelum akhirnya mulai diterapkan secara luas di perusahaan pada 1990-an sebagai sistem absensi karyawan. 

Teknologi fingerprint bekerja dengan merekam pola sidik jari, menyimpannya dalam database, lalu mencocokkannya saat proses verifikasi. 

Berkat sifat sidik jari yang unik, sistem fingerprint sangat disukai karena dianggap lebih aman dan sulit dipalsukan. 

Manfaat Fingerprint untuk HR dan Perusahaan

Sistem absensi fingerprint membawa kemudahan bagi HR dan perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan melalui beberapa manfaat, yaitu:

1. Mengurangi Risiko Praktik “Titip Absen”

Fingerprint memverifikasi identitas berdasarkan sidik jari unik setiap karyawan, sehingga sulit bagi karyawan untuk memalsukannya. 

Cara ini efektif mencegah praktik “titip absen” yang sering terjadi pada metode absensi manual. 

Dengan data biometrik yang unik setiap individu, perusahaan dapat meningkatkan kedisiplinan kerja karyawan.

2. Merekam Data Kehadiran secara Otomatis

Mesin fingerprint secara otomatis mencatat jam masuk, pulang, lembur, dan keterlambatan karyawan. 

Data ini langsung tersimpan secara digital tanpa perlu input manual, sehingga meminimalkan risiko human error. 

HR juga dapat mengakses laporan laporan kehadiran karyawan dengan cepat melalui software yang terintegrasi. 

3. Memudahkan Monitoring Absensi Karyawan

HR dapat memantau absensi karyawan dengan mudah melalui database yang terintegrasi ke software. 

Fitur ini memudahkan HR dalam melakukan monitoring absensi karyawan, serta mendeteksi pola kehadiran, seperti keterlambatan atau ketidakhadiran berulang.

Dengan demikian, HR bisa segera menindaklanjuti apabila terdapat karyawan yang terindikasi melanggar tata tertib kehadiran.

4. Menghubungkan Laporan Kehadiran dengan Payroll

Dengan adanya integrasi data absensi ke software, HR dapat langsung mengonversi data absensi menjadi komponen penggajian, termasuk lembur dan potongan keterlambatan. 

Cara ini lebih efisien karena dapat mengurangi risiko kesalahan perhitungan gaji akibat pencatatan manual. 

Hasilnya, proses payroll yang biasanya memakan waktu, dapat selesai dengan cepat dan akurat.

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan: Bulanan, Harian, atau Per Jam

5. Menghemat Biaya dan Waktu

Dengan absensi berbasis sidik jari, perusahaan tidak lagi membutuhkan kartu absen atau formulir fisik. 

Proses absensi hanya menggunakan mesin biometrik yang dapat memproses absensi dalam hitungan detik.

Selain itu, HR tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk merekap data absensi secara manual, sehingga dapat lebih fokus pada pengembangan strategi dan peningkatan kinerja karyawan.

Dari sini, Anda dapat memahami apa itu fingerprint manual lebih mendalam. Ternyata fungsinya tidak hanya untuk mencatat absensi, tetapi juga membantu meringankan tugas HR.

Cara Kerja Mesin Absensi Fingerprint di Kantor

Mesin fingerprint absensi bekerja dengan memanfaatkan pola sidik jari yang unik dari setiap individu. 

The Truth About Forensic Science melansir bahwa pola sidik jari disebut unik karena terbentuk oleh faktor genetik dan lingkungan, sehingga tidak ada dua sidik jari yang benar-benar sama. 

Mesin fingerprint mampu memindai pola tersebut dengan menggunakan sensor khusus, lalu menyimpannya ke dalam database dan mencocokkannya setiap kali karyawan melakukan absensi.

Jika cocok, sistem akan mencatat kehadiran karyawan. Sebaliknya, jika tidak cocok, akses akan ditolak.

Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Mesin Absensi Fingerprint untuk HRD

Setelah memahami apa itu fingerprint scanner, pertimbangkan juga kelebihan dan kekurangannya sebelum memutuskan untuk menggunakannya, yaitu:

Kelebihan

1. Sulit Manipulasi Absensi

Fingerprint mencatat data biometrik unik setiap karyawan. Sistem ini membuat proses absensi sulit dimanipulasi, sehingga proses pencatatan kehadiran lebih adil dan transparan.

2. Data Tersimpan Otomatis

Setiap pemindaian sidik jari langsung tercatat dalam sistem digital. HR tidak perlu lagi mencatat absensi manual yang rentan kesalahan, serta memakan banyak waktu..

3. Mendorong Kedisiplinan Karyawan

Karena sistem absensi sulit dimanipulasi, karyawan akan terdorong untuk hadir tepat waktu karena setiap keterlambatan akan tercatat. Hal ini membantu menciptakan budaya kerja yang lebih disiplin.

4. Prosesnya Cepat

Proses absensi dengan fingerprint hanya membutuhkan waktu beberapa detik, sehingga mengurangi antrean di jam sibuk.

5. Laporan Tersedia secara Real-Time

HR dapat langsung memantau laporan absensi secara real-time. Dengan begitu, Anda bisa segera mengambil tindakan bila terjadi pelanggaran, seperti karyawan terlambat berulang tanpa keterangan.

Kekurangan

1. Butuh Pemeliharaan Berkala

Mesin fingerprint harus sering dibersihkan agar sensor dapat berfungsi dengan baik. Minyak dari jari ratusan karyawan bisa membuat kaca pemindai buram, sehingga sidik jari sulit terdeteksi.

2. Biaya Awal yang Mahal

Harga mesin fingerprint beserta instalasinya tergolong mahal daripada metode absensi lain. Jadi, perusahaan harus menyiapkan biaya awal yang besar terlebih dulu kalau ingin menerapkannya di perusahaan.

3. Kurang Fleksibel untuk Karyawan WFH

Penerapan absensi fingerprint memang maksimal untuk perusahaan dengan sistem WFO. Namun bisa mempersulit karyawan yang bekerja WFH atau sering dinas di lapangan.

4. Risiko Tidak Bisa Absen saat Mati Lampu

Mesin fingerprint sangat bergantung pada listrik. Apabila terjadi pemadaman listrik atau gangguan teknis pada perangkat, mesin jadi tidak dapat berfungsi. 

Masalah ini akan menghambat proses absensi karyawan, meskipun sementara.

Tips HRD dalam Mengelola Sistem Absensi Fingerprint

Proses absensi dengan sistem fingerprint memang menawarkan kemudahan. Namun, agar penerapannya di perusahaan berjalan optimal, terapkan juga tips-tips berikut 

• Mendaftarkan dua jari (misalnya telunjuk dan jari tengah) untuk memastikan karyawan tetap bisa absen jika salah satu jari terluka, basah, atau tidak terbaca.
• Letakkan mesin absensi fingerprint di tempat yang mudah dilihat, tetapi jauhkan dari paparan sinar matahari langsung karena bisa memengaruhi fungsi sensor.
• Bersihkan kaca pemindai secara berkala dengan alkohol dan kain microfiber agar tidak buram.
• Evaluasi absensi karyawan setiap minggu untuk mendeteksi pola keterlambatan atau ketidakhadiran karyawan berulang.
• Backup data absensi karyawan secara rutin guna mencegah kehilangan data.
• Siapkan sistem absensi alternatif jika mesin absensi mengalami gangguan atau terjadi pemadaman listrik, seperti aplikasi absensi online.

Baca Juga: 15 Aplikasi Absensi Online Terlengkap untuk Kelola Karyawan Anda

Alternatif Sistem Absensi selain Fingerprint

Berbicara soal sistem absensi alternatif, perusahaan yang merasa fingerprint kurang fleksibel atau terlalu mahal bisa beralih ke aplikasi absensi mobile berbasis GPS yang lebih murah seperti HRIS KantorKu by Dealls.

Lewat aplikasi absensi karyawan online terbaik ini, karyawan yang bekerja secara WFH atau sedang dinas bisa tetap absen dengan mudah. 

Tenang, Anda juga bisa mengatur radius absensi dan fitur selfie untuk karyawan WFO agar tetap disiplin datang tepat waktu.

Setelah tahu apa itu fingerprint beserta plus minusnya, mungkin ini saatnya beralih ke alternatif yang lebih fleksibel dan terintegrasi. Dengan HRIS KantorKu, data absen sudah langsung terhubung ke sistem payroll untuk penggajian. 

Mau coba fitur-fiturnya gratis? Yuk jadwalkan demo sekarang!