Bagaimana Cara Pengajuan Permohonan Hak Cuti? Cek Aturan & Panduannya!

Hak cuti adalah hak dasar setiap karyawan yang dilindungi oleh peraturan ketenagakerjaan. Namun dalam praktiknya, masih banyak pekerja yang bingung bagaimana cara pengajuan permohonan hak cuti yang benar, sah secara administrasi, dan tidak menimbulkan masalah dengan atasan maupun HRD.

Kesalahan kecil seperti format pengajuan yang tidak sesuai, waktu pengajuan yang terlambat, atau alasan cuti yang tidak jelas, bisa berujung pada penolakan cuti hingga pemotongan hak karyawan. Padahal, jika prosedurnya dipahami sejak awal, proses pengajuan cuti sebenarnya bisa dilakukan dengan mudah dan aman.

Artikel ini akan membahas secara bertahap dan sesuai ketentuan yang berlaku, mulai dari dasar hukum hak cuti, jenis-jenis cuti karyawan, hingga alur pengajuan cuti yang benar di lingkungan kerja profesional.

Apa Itu Hak Cuti Karyawan?

Hak cuti karyawan adalah waktu istirahat resmi yang diberikan oleh perusahaan kepada pekerjanya tanpa memutus hubungan kerja.

Cuti merupakan hak konstitusional karyawan untuk memulihkan energi, menjaga kesehatan mental, dan menyelesaikan urusan pribadi agar kembali bekerja dengan performa maksimal.

Dalam hal ini, jeda kerja (respite) sangat efektif dalam mengurangi tingkat stres dan kelelahan (burnout) yang dialami karyawan.

Menurut data resmi yang dikutip dari Human Resources Online, dalam laporan kondisi cuti teranyar di kawasan Asia Pacific, hak cuti karyawan di berbagai negara sangat bervariasi.

Di kawasan Asia Tenggara, pekerja di Kamboja memiliki jumlah total hak cuti berbayar tertinggi, yakni mencapai 40 hari setahun, sementara Indonesia termasuk di antara negara dengan total hak cuti berbayar sekitar 29 hari kerja per tahun jika digabungkan antara cuti tahunan dan hari libur nasional.

Negara-negara lain seperti India juga memiliki jumlah total cuti yang mirip dengan Indonesia, sedangkan beberapa negara lain seperti Malaysia, Singapura, dan Thailand memiliki jatah yang lebih sedikit. 

Tanpa sistem cuti yang jelas, Anda berisiko menghadapi tingkat pengunduran diri yang tinggi karena karyawan merasa terbebani secara mental.

• Pemberian hak cuti bersifat wajib sesuai regulasi.
• Cuti berfungsi sebagai sarana recharging energi karyawan.
• Pengelolaan cuti yang rapi mencerminkan profesionalisme manajemen SDM Anda.

Dasar Hukum Hak Cuti Karyawan di Indonesia

Sebagai pelaku usaha atau HRD, Anda wajib memahami bahwa kebijakan cuti tidak berdiri sendiri, melainkan diatur secara ketat oleh negara. Di Indonesia, acuan utamanya adalah Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang kemudian diperbarui melalui UU No. 6 Tahun 2023 (UU Cipta Kerja).

Berikut adalah dasar hukum hak cuti karyawan di Indonesia:

1. Undang-Undang No. 6 Tahun 2023 (UU Cipta Kerja) Pasal 79

Undang-Undang No. 6 Tahun 2023 (UU Cipta Kerja) Pasal 79 Ayat (1) dan Ayat (3). Ini merupakan landasan utama yang mewajibkan Anda sebagai pengusaha untuk memberikan hak istirahat dan cuti kepada pekerja.

Dalam aturan ini, ditegaskan bahwa cuti tahunan yang diberikan wajib sekurang-kurangnya 12 hari kerja.

2. Syarat Masa Kerja 12 Bulan Secara Terus-Menerus

Ketentuan ini berasal dari Pasal 79 Ayat (3) dalam UU No. 6 Tahun 2023. Berdasarkan regulasi tersebut, hak atas cuti tahunan sebanyak 12 hari kerja diberikan setelah karyawan Anda memiliki masa kerja selama 12 bulan secara terus-menerus.

Hal ini memberikan waktu bagi karyawan untuk beradaptasi sekaligus memberikan kontribusi awal sebelum mengambil hak istirahat panjangnya.

3. Melalui Perjanjian Kerja (PK) dan Peraturan Perusahaan (PP)

Pemerintah memberikan ruang bagi Anda untuk mengatur detail teknis pengajuan cuti melalui Perjanjian Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB).

Namun, perlu diingat bahwa aturan internal tersebut tidak boleh lebih rendah kualitasnya atau bertentangan dengan ketentuan Undang-Undang yang berlaku.

Jenis-jenis Hak Cuti yang Umum Dikelola HRD

Setiap jenis cuti memiliki karakteristik dan urgensi yang berbeda. Sebagai HRD, Anda harus mampu membedakan mana cuti yang bersifat tahunan dan mana cuti yang bersifat khusus agar perhitungan sisa kuota karyawan tetap akurat.

Pengelolaan yang teliti pada bagian ini sangat penting, karena kesalahan input data cuti dapat berdampak langsung pada pemotongan tunjangan atau perhitungan payroll di akhir bulan.

Berikut adalah tabel rincian jenis cuti dan durasi standarnya:

1. Cuti Tahunan

Cuti tahunan adalah hak dasar bagi setiap karyawan yang telah memenuhi masa kerja minimal satu tahun. Umumnya berjumlah 12 hari, namun banyak perusahaan yang memberikan lebih sebagai bentuk benefit tambahan untuk menarik talenta terbaik.

• Diberikan setelah masa kerja 12 bulan terus-menerus.
• Wajib diambil dalam tahun berjalan, kecuali diatur lain oleh perusahaan.
• Bisa hangus jika tidak digunakan dalam jangka waktu tertentu sesuai SOP Anda.

2. Cuti Sakit

Karyawan berhak tidak masuk kerja jika kondisi kesehatannya menurun dan menggunakan jatah cuti sakitnya. Penting bagi Anda untuk menetapkan syarat surat keterangan dokter guna memvalidasi kondisi tersebut agar tidak terjadi penyalahgunaan.

• Wajib melampirkan Surat Keterangan Dokter (SKD).
• Tetap dibayar penuh (sesuai ketentuan UU jika sakit berkepanjangan).
• Tidak memotong jatah cuti tahunan.

3. Cuti Melahirkan dan Keguguran

Bagi karyawan perempuan, hak ini mencakup waktu istirahat sebelum dan sesudah melahirkan. Karyawan yang mengalami keguguran juga berhak mendapatkan istirahat sesuai rekomendasi medis untuk pemulihan fisik dan mental.

• Durasi melahirkan: 1,5 bulan sebelum dan 1,5 bulan sesudah (total 3 bulan).
• Durasi keguguran: 1,5 bulan atau sesuai surat dokter.
• Berhak atas upah penuh selama masa cuti tersebut.

4. Cuti Besar

Cuti ini biasanya diberikan kepada karyawan yang telah loyal bekerja selama bertahun-tahun. Meski setelah UU Cipta Kerja sifatnya menjadi opsional (tergantung kesepakatan di PK/PP), banyak perusahaan besar tetap menerapkannya sebagai apresiasi atas loyalitas.

• Umumnya diberikan setelah masa kerja 6 tahun.
• Durasi standar sekitar 2 bulan (diambil pada tahun ke-7 dan ke-8).
• Hanya berlaku di perusahaan yang memang mengatur kebijakan ini.

5. Cuti Haid

Sesuai dengan Pasal 81 UU No. 13 Tahun 2003, karyawan perempuan yang merasakan sakit pada hari pertama atau kedua masa haid sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan, berhak tidak bekerja pada hari tersebut dengan tetap mendapatkan upah.

• Tidak memotong jatah cuti tahunan.
• Prosedur pengajuannya perlu diatur jelas dalam PP/PK agar tidak disalahgunakan.

6. Cuti Penting (Izin Khusus)

Cuti ini diberikan untuk alasan-alasan mendesak yang menyangkut urusan pribadi dan keluarga inti. Karena sifatnya yang situasional, HRD perlu memastikan karyawan memberikan informasi secepat mungkin melalui kanal komunikasi resmi perusahaan.

Baca Juga: 10 Jenis Paid Leave: Pelajari Hak Karyawan dan Aturannya!

Syarat Pengajuan Permohonan Hak Cuti

Sebelum masuk ke proses teknis, Anda perlu menetapkan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh karyawan agar permohonan mereka dapat diproses secara sah.

Syarat ini bukan bertujuan untuk mempersulit, melainkan berfungsi sebagai filter awal agar operasional tim tetap terjaga dan tidak terjadi kekosongan tenaga kerja di saat-saat krusial.

Prosedur administratif yang jelas dan transparan terkait hak-hak karyawan dapat secara drastis menurunkan tingkat kebingungan peran dan konflik di lingkungan kerja.

Ketika karyawan memahami syarat yang berlaku, mereka cenderung lebih bertanggung jawab dalam merencanakan absensi mereka.

Berikut adalah detail syarat pengajuan permohonan cuti yang umum diterapkan oleh para profesional HRD:

1. Masa Kerja Telah Memenuhi Ketentuan

Sesuai dengan regulasi pemerintah, hak cuti tahunan biasanya baru diberikan secara utuh setelah karyawan melewati masa kerja minimal 12 bulan secara terus-menerus.

Namun, Anda bisa menyesuaikan kebijakan ini dalam Peraturan Perusahaan (PP), misalnya memberikan cuti pro-rata bagi karyawan yang baru bekerja 6 bulan sebagai bentuk benefit tambahan.

2. Sisa Kuota Cuti Masih Tersedia

Karyawan wajib memastikan bahwa mereka masih memiliki saldo cuti yang mencukupi sebelum mengajukan permohonan. HRD harus menyediakan akses bagi karyawan untuk memantau sisa jatah cuti mereka secara mandiri guna menghindari penolakan pengajuan di kemudian hari.

3. Melakukan Serah Terima Tugas yang Jelas

Agar produktivitas perusahaan tidak terganggu, syarat mutlak sebelum cuti adalah melakukan handover pekerjaan kepada rekan setim atau atasan. Hal ini memastikan bahwa proyek yang sedang berjalan tetap memiliki penanggung jawab sementara selama karyawan tersebut berhalangan hadir.

4. Pengajuan dalam Jangka Waktu Tertentu (Lead Time)

Penerapan batas waktu pengajuan sangat penting untuk manajemen jadwal. Umumnya, HRD menetapkan aturan pengajuan minimal H-7 atau H-14 untuk cuti yang direncanakan (seperti liburan), agar atasan memiliki waktu cukup untuk mengatur ulang pembagian beban kerja tim.

5. Mendapatkan Rekomendasi atau Persetujuan Atasan Langsung

Setiap pengajuan wajib diketahui dan disetujui oleh atasan langsung. Atasan adalah pihak yang paling memahami urgensi pekerjaan di lapangan, sehingga mereka berhak memberikan pertimbangan apakah tanggal yang diajukan tidak berbenturan dengan agenda penting perusahaan.

6. Kelengkapan Dokumen Pendukung (Untuk Cuti Khusus)

Jika karyawan mengajukan cuti di luar cuti tahunan, seperti cuti sakit, melahirkan, atau cuti karena kedukaan, mereka wajib melampirkan bukti fisik atau digital.

Dokumen ini berfungsi sebagai validasi legalitas permohonan agar dapat dipertanggungjawabkan secara administratif.

• Pastikan karyawan memahami syarat ini sejak masa orientasi.
• Syarat yang tertulis dengan jelas mengurangi risiko kecemburuan sosial antar karyawan.
• Penggunaan sistem otomatis akan mempermudah pengecekan syarat kuota secara instan.

Alur Pengajuan Permohonan Hak Cuti Karyawan

Alur yang jelas akan meminimalisir kebingungan antara karyawan dan atasan, serta menjaga transparansi dalam manajemen SDM.

Sebagai HRD atau pemilik usaha, Anda perlu memastikan bahwa setiap tahapan dalam proses ini terdokumentasi dengan baik agar tidak terjadi perselisihan data di akhir bulan.

Berikut adalah tahapan standar yang biasanya terjadi dalam dunia kerja profesional:

• Pengecekan Saldo Cuti: Karyawan melihat sisa jatah cuti yang dimiliki.
• Diskusi Internal Tim: Karyawan berkomunikasi dengan atasan mengenai beban kerja sebelum mengajukan tanggal.
• Input Permohonan: Proses pengisian formulir resmi sesuai kebijakan perusahaan.
• Verifikasi Atasan: Penilaian dari manajer terkait urgensi dan ketersediaan personel.
• Finalisasi HRD: Sinkronisasi data ke dalam sistem absensi dan payroll.

Cara Pengajuan Permohonan Hak Cuti Secara Manual

Metode manual biasanya masih mengandalkan dokumen fisik (kertas) dan proses tatap muka. Meski terlihat personal, cara ini memiliki risiko human error yang tinggi dan birokrasi yang cenderung lambat.

Berikut adalah cara pengajuan permohonan hak cuti karyawan secara manual:

1. Pengecekan Manual ke HRD

Karyawan harus mendatangi meja HRD atau mengirim pesan untuk menanyakan sisa cuti. HRD kemudian harus membuka buku besar atau file Excel secara manual untuk memverifikasi data tersebut.

• Menghabiskan waktu kerja staf HRD.
• Risiko salah hitung saldo cuti cukup tinggi.
• Karyawan tidak punya akses data mandiri.

2. Pengisian Formulir Kertas

Karyawan mengisi form fisik yang disediakan perusahaan, mencantumkan alasan, serta membubuhkan tanda tangan sebagai tanda permohonan resmi.

• Membutuhkan biaya cetak formulir (kertas).
• Rawan terjadi kesalahan penulisan (tipografi).
• Format formulir seringkali tidak seragam.

3. Meminta Tanda Tangan Basah

Karyawan harus berkeliling mencari atasan untuk meminta persetujuan langsung. Jika atasan sedang rapat atau berada di luar kantor, proses ini bisa tertunda hingga berhari-hari.

• Menghambat mobilitas karyawan dan atasan.
• Antrean tanda tangan yang menumpuk di meja.
• Proses birokrasi yang tidak bisa dipantau progresnya.

4. Penyerahan Berkas ke HRD

Setelah disetujui atasan, kertas tersebut diserahkan kembali ke bagian HRD untuk divalidasi dan diarsipkan ke dalam ordner atau map fisik.

• Risiko berkas terselip atau hilang di meja.
• Penumpukan arsip kertas di ruang kantor.
• Sulit mencari kembali data jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

5. Update Excel Payroll

Staf HRD harus menginput kembali data dari kertas tersebut ke dalam sistem payroll atau Excel secara manual. Jika kertas hilang sebelum diinput, maka data cuti karyawan tersebut dianggap tidak pernah ada atau tidak tercatat.

• Risiko double input atau salah ketik data.
• Data tidak tersinkronisasi secara otomatis dengan absensi.
• Rekapitulasi bulanan menjadi sangat lambat dan melelahkan.

Cara Pengajuan Permohonan Hak Cuti Secara Online/Digital

Seiring dengan perkembangan teknologi, banyak perusahaan mulai beralih ke sistem yang lebih efisien untuk mendukung produktivitas.

Cara ini memangkas birokrasi kertas yang berbelit-belit dan mempercepat proses persetujuan antara karyawan, atasan, hingga divisi HRD. Dengan sistem digital, data kehadiran dan sisa cuti menjadi lebih transparan serta dapat dipertanggungjawabkan.

Berikut adalah cara pengajuan permohonan cuti karyawan secara online:

Pengajuan via HRIS

Dengan sistem terintegrasi, karyawan hanya perlu masuk ke dashboard pribadi mereka tanpa harus mengisi formulir fisik yang memakan waktu.

1. Akses Dashboard Mandiri: Karyawan bisa melihat riwayat cuti dan sisa saldo secara instan.
2. Otomatisasi Sisa Cuti: Sistem akan otomatis menampilkan sisa jatah cuti yang tersedia sebelum karyawan mengajukan.
3. Notifikasi Real-Time: Begitu pengajuan diklik, notifikasi akan langsung masuk ke ponsel atau email atasan saat itu juga.
4. Keamanan Data: Data tersimpan aman di cloud sehingga meminimalisir risiko dokumen hilang atau rusak.

Pengajuan via Aplikasi Absensi atau Cuti Online

Aplikasi mobile memberikan fleksibilitas tinggi, memungkinkan karyawan mengajukan permohonan dari mana saja, bahkan saat mereka sedang di luar kantor atau dalam kondisi darurat.

• Pengajuan Mobile: Proses aplikasi yang ramah pengguna langsung dari smartphone (Android/iOS).
• Unggah Dokumen Instan: Foto dokumen pendukung (seperti surat dokter atau undangan) bisa langsung diunggah tanpa perlu kirim email terpisah.
• Pelacakan Status: Karyawan bisa memantau apakah pengajuannya sudah disetujui, masih diproses, atau ditolak oleh atasan.
• Integrasi Kalender: Jadwal cuti yang disetujui otomatis masuk ke kalender tim untuk memudahkan koordinasi beban kerja.

Jika Anda masih menggunakan cara manual yang melelahkan, mungkin ini saatnya Anda mempertimbangkan efisiensi yang ditawarkan oleh teknologi.

Bila terbesit untuk beralih ke sistem HRIS dari manual, segera gunakan software HRIS KantorKu untuk transformasi digital yang lebih mulus.

Contoh Format Surat/Form Permohonan Hak Cuti

Memiliki format standar sangat penting agar informasi yang diterima HRD seragam dan mudah diarsipkan. Berikut adalah elemen-elemen yang wajib ada dalam sebuah surat permohonan cuti:

• Data Diri (Nama, NIK, Jabatan/Divisi).
• Tanggal Mulai dan Berakhirnya Cuti.
• Alasan Cuti secara singkat.
• Informasi Kontak Darurat yang bisa dihubungi.
• Kolom Tanda Tangan (Karyawan, Atasan, dan HRD).

Tips HRD Membuat SOP Pengajuan Hak Cuti yang Efektif

Agar proses bagaimana cara pengajuan permohonan hak cuti tidak menjadi beban bagi manajemen, Anda perlu menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) yang transparan dan mudah diikuti oleh semua level karyawan.

Penelitian dalam Journal of Management Information Systems menunjukkan bahwa transparansi sistem dan kemudahan akses informasi (self-service) berkontribusi besar terhadap kepuasan kerja karyawan. Karyawan merasa lebih dihargai ketika mereka bisa mengelola hak mereka secara mandiri tanpa birokrasi yang berbelit.

1. Tetapkan Batas Waktu Pengajuan (Lead Time)

Misalnya, cuti tahunan wajib diajukan maksimal 1 minggu sebelumnya, sedangkan cuti mendadak hanya untuk keperluan darurat.

2. Atur Kuota Maksimal Per Divisi

Jangan biarkan terlalu banyak orang dalam satu divisi cuti di waktu yang bersamaan agar operasional tidak lumpuh.

3. Sosialisasikan Kebijakan Secara Berkala

Pastikan setiap karyawan baru memahami prosedur cuti saat masa onboarding agar tidak terjadi kesalahpahaman di kemudian hari.

4. Gunakan Sistem Approval Berjenjang

Pastikan persetujuan dimulai dari atasan langsung yang paling tahu beban kerja harian sebelum sampai ke tangan HRD.

5. Buat Kebijakan Mengenai Sisa Cuti

Tentukan apakah sisa cuti yang tidak terpakai bisa diuangkan, dipindahkan ke tahun depan (carry over), atau hangus.

6. Tetapkan Blackout Dates

Tentukan periode sibuk perusahaan (seperti akhir tahun atau masa audit) di mana pengambilan cuti dibatasi atau memerlukan izin khusus.

7. Digitalisasi Dokumentasi Pendukung

Wajibkan pengunggahan dokumen (seperti undangan pernikahan atau surat sakit) dalam bentuk digital agar arsip tidak hilang atau tercecer.

8. Integrasikan dengan Perhitungan Payroll

Pastikan setiap cuti yang diambil (terutama cuti di luar tanggungan) otomatis memotong gaji atau tunjangan sesuai kebijakan agar tidak terjadi salah bayar.

9. Evaluasi Tren Cuti Karyawan

Lakukan audit berkala untuk melihat apakah ada divisi tertentu yang jarang mengambil cuti atau justru terlalu sering, guna memantau kesehatan mental tim.

10. Implementasi Sistem Mandiri (Self-Service)

Berikan akses kepada karyawan untuk melihat jatah cuti mereka sendiri tanpa harus selalu bertanya kepada staf HRD.

Baca Juga: 10 Aplikasi Cuti Karyawan Terbaik, HR Wajib Tahu!

Mengelola cuti secara manual memang terlihat sederhana pada awalnya, namun seiring berkembangnya usaha, kerumitan administrasi bisa menjadi bom waktu. Jika saat ini Anda merasa pengelolaan administrasi masih berantakan, mungkin ini saatnya untuk beralih.

Bila terbesit untuk beralih ke sistem HR yang lebih modern, segera gunakan aplikasi HRIS yang akan mengotomatisasi seluruh pencatatan Anda di KantorKu HRIS!

Ingin coba demo gratis untuk mendapatkan pengalaman langsung menggunakan KantorKu HRIS? Yuk, klik button di bawah ini!

Sumber:

Human Resources Online. Cambodia offers 40 days of paid time off, ranking the highest in Asia & Oceania.