4 Cara Absen Online untuk Karyawan WFH tanpa Ribet, HR Catat!

Key Takeaways
Cara absen online karyawan bisa pakai Google Form, Excel, WhatsApp & aplikasi HRIS.
Absensi metode manual sulit divalidasi dan berpotensi membuka praktik titip absen.
HR harus merekap ulang dari data manual ke payroll.
Perusahaan mulai beralih ke aplikasi HRIS karena sudah terintegrasi payroll.
Aplikasi absen online terbaik yaitu KantorKu HRIS yang bisa dipakai UMKM hingga perusahaan.

Sejumlah perusahaan mulai menerapkan sistem kerja secara fleksibel, seperti WFH atau WFA (Work From Anywhere) agar work-life balance terjaga. 

Namun, fleksibilitas ini sering menimbulkan tantangan baru bagi HR. Bagaimana memastikan karyawan benar-benar bekerja sesuai jam dan tidak terjadi absensi fiktif?

Untungnya, ada beberapa cara absen online yang bisa diterapkan di perusahaan Anda dengan mudah.

Mari bahas berbagai cara absen dari rumah dan keunggulannya masing-masing!

Baca Juga: 7 Cara Membuat Absensi Online yang Gratis & Mudah! 

Cara Absensi Online Karyawan dan Contoh Template

Ada beberapa cara sederhana yang bisa digunakan untuk absen dari rumah. Masing-masing metode punya kelebihan dan keterbatasan, sehingga HR bisa mempertimbangkan apakah cocok dengan kebutuhan perusahaan.

1. Google Form

Google Form bisa digunakan sebagai formulir absen karyawan WFH/WFA. Nantinya, Anda sebagai HR tinggal membuat formulir berisi nama, tanggal, dan jam masuk/keluar, lalu membagikan tautan form tersebut secara harian ke karyawan.

Namun, metode ini tidak otomatis dan masih rawan kesalahan, apalagi jika jumlah karyawan banyak. 

Jika Anda tetap ingin mencobanya, berikut caranya:

Cara Membuat

1. Masuk ke Google Forms, klik tombol + untuk membuat form baru.
2. Beri nama form agar penerima bisa tau isi form tersebut.
3. Tambahkan pertanyaan absensi, misalnya Nama, Tanggal, Jam Masuk/Keluar. 
4. Atur format jawaban yang sesuai, misal short answer untuk nama dan date untuk tanggal.
5. Lalu, masuk tab Responses dan klik Link to Sheets agar semua jawaban tersimpan di spreadsheet.
6. Klik Send untuk mengirim form ke email karyawan atau Copy Link untuk dibagikan manual.

Keunggulan Absen Google Form

• Gratis.
• Bisa diakses dari platform apa saja selama ada internet.
• Absensi tercatat dalam format spreadsheet.

Kekurangan Absen Google Form

• Risiko salah input tinggi karena karyawan harus menulis manual.
• Tidak ada validasi kehadiran (misal GPS atau face recognition), sehingga HR tidak bisa memastikan karyawan benar-benar aktif bekerja.
• Rekap data masih dilakukan manual oleh HR, termasuk memeriksa dan menghitung absensi.

2. Excel

Alternatif lain untuk mengatasi cara absen online untuk karyawan WFH yaitu dengan membuat sheet di Excel atau Google Sheets. 

Nantinya, karyawan harus mencatat kehadiran, jam masuk dan jam pulang mereka di kolom yang sudah disediakan. 

Namun cara ini rentan manipulasi, karena semua karyawan bisa mengedit dan mengubah data di Excel.

Kalau Anda ingin membuatnya, pertimbangkan juga kelebihan dan kekurangannya:

Cara Membuat

1. Buat formulir baru di Excel atau Google Sheet.
2. Lalu buat kolom untuk jadwal dan tanggal.
3. Tambahkan tabel dengan kolom nama, kehadiran, jam masuk, jam pulang, dan keterangan.
4. Atur kolom kehadiran menjadi drop-down list dan beri opsi Ya/Tidak.
5. Simpan file di Google Drive, lalu bagikan secara harian agar karyawan bisa mengisi sendiri.

Kelebihan Absen Excel

• Format tabel bisa ditambah kolom lembur atau keterangan lain.
• Data tersimpan di Drive sehingga mudah diakses dari mana saja.
• Karyawan bisa mengisi dari HP atau desktop.

Kekurangan Absen Excel

• Karyawan bisa lupa isi atau salah input.
• Potensi praktik titip absen karena dokumen bisa diedit semua karyawan.
• HR harus memeriksa data satu per satu untuk validasi.
• Tidak bisa validasi absensi dengan GPS atau selfie.
• Tidak terintegrasi dengan sistem payroll, jadi harus rekap manual.

3. WhatsApp 

WhatsApp biasanya dipakai di perusahaan dengan jumlah karyawan yang sangat sedikit. Caranya, karyawan tinggal mengirimkan chat ke HRD atau pihak berwenang dengan format tertentu, seperti [Nama] – [Masuk/Pulang] – [Jam].

Jelas cara absen karyawan WFH ini tidak praktis, karena HR akan kewalahan harus merekap satu per satu.

Keunggulan Absen WhatsApp

• Tidak perlu tools tambahan
• Banyak orang yang sudah familier dengan WhatsApp
• Pesan bisa langsung diterima HR

Kekurangan Absen WhatsApp

• HR harus menyalin data ke Excel atau sistem lain.
• Sulit memantau akurasi jam karena karyawan bisa mengirim pesan terlambat tetapi tetap mengklaim “tidak telat”
• Rekam jejak chat absen bisa tercecer atau tertumpuk di antara chat lainnya
• Butuh waktu lama karena HR harus memilah ratusan pesan setiap harinya

Baca Juga: 15 Aplikasi Absensi Online Terlengkap untuk Kelola Karyawan Anda 

Cara Absensi Online dari Rumah dengan Aplikasi HRIS

Kalau sistem kerjanya WFH atau WFA, sebetulnya sedikit menjadi tantangan kalau masih mengandalkan absensi manual seperti Google Form, Excel, atau WhatsApp.

Apalagi kalau jumlah karyawan terus bertambah, akibatnya cara manual sangat boros waktu dan rentan salah input. 

Solusinya, cara absensi online di rumah bisa dengan menggunakan aplikasi HRIS (Human Resource Information System). Mau tau cara kerja dan keunggulannya?

Cara Kerja Absensi dengan Aplikasi HRIS

• Sistem HRIS berbentuk aplikasi yang bisa diinstal di HP karyawan. 
• Karyawan tinggal melakukan absensi via aplikasi.
• Absensi akan otomatis tercatat di sistem dan langsung bisa dipantau HR. 
• Validasi menggunakan GPS, selfie, atau biometrik, sehingga absensi lebih akurat dan kecil kemungkinan dimanipulasi.

Kelebihan Absensi dengan Aplikasi HRIS

Berikut berbagai keunggulan absensi menggunakan aplikasi HRIS untuk karyawan yang kerja dari rumah:

1. Hemat Waktu

Data absensi tercatat otomatis dalam dashboard tanpa perlu input manual, sehingga HR tidak lagi repot merekap data satu per satu.

2. Validasi Anti-Manipulasi

Kehadiran diverifikasi dengan GPS atau foto selfie, sehingga risiko titip absen bisa ditekan seminimal mungkin.

3. Transparansi Data

Baik HR maupun karyawan dapat melihat riwayat absensi secara langsung di aplikasi, membuat proses lebih transparan.

4. Fleksibel untuk WFH/WFA

Karyawan bisa absen dari mana saja tanpa batasan lokasi, cocok untuk sistem kerja WFH/WFA maupun hybrid.

5. Mengurangi Human Error

Tidak perlu lagi rekap manual di Excel atau data tercecer di WhatsApp, karena semua tercatat otomatis dan akurat di sistem.

Baca Juga: Fake GPS Location: Kenali 7 Cara Deteksi & Ancamannya untuk HRD 

Permudah Pengelolaan Absensi Karyawan WFH/WFA dengan KantorKu HRIS

Menggunakan aplikasi HRIS adalah investasi menguntungkan untuk mengelola absensi karyawan. Pakai aplikasi seperti KantorKu HRIS untuk manajemen absensi serba otomatis!

Dengan KantorKu, urusan absensi jadi lebih cepat, minim kesalahan, mencegah praktik titip absen dan langsung terhubung ke payroll. 

Jadi HR tidak perlu input manual atau memilah chat WhatsApp satu per satu untuk perhitungan absensi karyawan.

KantorKu HRIS mempunyai fitur Attendance Management yang bisa membantu:

• Validasi absensi GPS & selfie, memastikan karyawan absen dari lokasi yang sesuai.
• Rekap & laporan absensi otomatis, menghemat waktu HR tanpa perlu input manual.
• Manajemen shift & jadwal kerja, HR mudah mengatur perubahan jadwal & kerja.
• Integrasi dengan payroll, data absensi langsung terhubung ke cuti, lembur, dan gaji.
• Dashboard real-time, memungkinkan HR memantau kehadiran karyawan.

Dengan fitur-fitur ini, KantorKu HRIS bisa jadi solusi yang cocok untuk UMKM hingga perusahaan besar. Apalagi biayanya sangat terjangkau, hanya Rp4.999/karyawan/bulan.

Mau coba sendiri cara kerja attendance management KantorKu? Boleh, bisa book demo gratis melalui WhatsApp dulu. 

Yuk, saatnya beralih sistem absensi yang lebih canggih!

Repot pantau absen manual? Coba pakai KantorKu!

Sumber:

How to Set Up A Google Forms Attendance System | Form Publisher

How To Make an Attendance Sheet in Excel + Free Template | Connecteam