10 Cara Buat Absen di Google Form, Mudah & Cepat

Bagaimana cara buat absen di Google Form? Di era digital saat ini, beralih dari pencatatan manual ke sistem online bukan lagi pilihan, melainkan keharusan untuk memastikan data kehadiran yang akurat dan mudah diakses. 

Bagi Anda yang mengelola tim, baik di perusahaan kecil, UMKM, atau komunitas, Google Form bisa menjadi pintu gerbang awal menuju sistem manajemen kehadiran yang lebih terorganisasi.

Dengan Google Form, Anda tak hanya dapat mencatat kehadiran secara cepat, tetapi juga menyimpan data dalam bentuk digital yang rapi, yang dapat dianalisis kapan saja melalui Google Sheets. 

Prosesnya pun cukup sederhana. Anda hanya perlu menyiapkan formulir digital, menentukan pertanyaan yang relevan, lalu membagikan tautan kepada karyawan atau anggota tim.

Menurut sebuah studi pada tahun 2024 yang dilansir dari Forms, organisasi yang menggunakan sistem kehadiran digital seperti Google Formulir melaporkan penurunan kesalahan entri manual sebesar 35% dibandingkan dengan metode tradisional berbasis kertas.

Kemudian, pada sebuah laporan dari tahun 2025 yang dikutip dari ASPG menyoroti bahwa penggunaan Google Formulir untuk kehadiran menghasilkan penghematan waktu sebesar 40% dalam tugas administratif terkait manajemen kehadiran, terutama di lingkungan pendidikan dan perusahaan

Lantas, bagaimana cara buat absen di Google Form yang benar? Kemudian, apa saja elemen yang dibutuhkan? Simak caranya di bawah ini.

Cara Membuat Absensi di Google Forms

Berikut adalah panduan lengkap 10 langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat formulir absensi di Google Forms.

1. Buka Google Forms

Akses Google Forms langsung melalui browser PC Anda dengan mengetik forms.google.com atau melalui Google Drive. 

Pastikan Anda sudah masuk ke akun Google. Jika Anda belum memiliki akun, buat terlebih dahulu agar dapat menyimpan dan mengelola semua formulir yang Anda buat.

2. Buat Formulir Baru

Klik tombol “+ Blank” atau “Formulir Kosong” yang ada di pojok kiri atas halaman. Setelah itu, Anda akan diarahkan ke halaman editor formulir di mana Anda bisa mulai menyusun absensi baru Anda.

3. Isi Judul Formulir Absensi

Ganti judul standar “Formulir Tanpa Judul” dengan nama yang lebih jelas dan profesional, misalnya “Absensi Karyawan Harian”. 

Tambahkan deskripsi singkat yang berisi petunjuk, seperti: “Mohon isi formulir ini setiap hari kerja sebelum pukul 09.00 WIB.”

4. Atur Waktu Clock In (Masuk) dan Clock Out (Pulang) Karyawan

Absensi akan tidak akan lengkap tanpa data waktu dan tanggal yang akurat. Google Forms memiliki fitur khusus untuk ini. Tambahkan pertanyaan baru dan pilih jenis “Tanggal”.

Untuk waktu, meskipun Google Forms tidak secara langsung menawarkan “jam masuk”, Anda bisa menambahkan pertanyaan jenis “Waktu Clock In“ untuk mencatat jam masuk atau mengandalkan fitur timestamp yang secara otomatis mencatat waktu pengisian formulir.

5. Tambahkan Pertanyaan untuk Identitas Karyawan

Mulailah dengan mengumpulkan data identitas. Gunakan jenis pertanyaan “Jawaban singkat” untuk nama lengkap karyawan, jabatan, divisi, atau NIP (Nomor Induk Pegawai). 

Pastikan Anda mengaktifkan opsi “Wajib diisi” untuk setiap pertanyaan ini agar tidak ada data yang terlewat.

6. Tambahkan Pertanyaan Tambahan (Opsional)

Agar data absensi Anda lebih lengkap, tambahkan pertanyaan tambahan. Gunakan “Multiple Choice“ atau “Dropdown” untuk opsi seperti divisi, jabatan, atau status kehadiran (Hadir, Izin, Sakit). Anda juga bisa menyertakan pertanyaan untuk alasan keterlambatan jika diperlukan.

Masukkan pertanyaan utama, misalnya “Pilih waktu dan status kehadiran Anda.”

• Pada bagian Baris, isi dengan opsi waktu seperti “Pagi”, “Siang”, dan “Sore”.
• Pada bagian Kolom, masukkan status kehadiran seperti “Hadir”, “Tidak Hadir”, atau “Izin”. Dengan format ini, karyawan cukup mencentang kolom yang sesuai tanpa harus mengetik manual.

7. Kustomisasi Tampilan Formulir

Agar formulir terlihat lebih profesional dan sesuai dengan identitas perusahaan Anda, manfaatkan fitur kustomisasi. 

Klik ikon palet cat di bagian atas halaman untuk mengubah warna tema, jenis font, atau menambahkan gambar header dengan logo perusahaan. Tampilan yang menarik akan meningkatkan pengalaman pengguna.

8. Tambahkan Opsi Verifikasi Sederhana

Meskipun tidak seakurat sistem HRIS, Anda bisa menambahkan verifikasi sederhana. Contohnya, tambahkan pertanyaan “Saya menyatakan bahwa data yang saya isi adalah benar dan valid.” dengan pilihan “Ya” dan jadikan wajib diisi. Ini berfungsi sebagai bentuk persetujuan atau komitmen.

9. Bagikan Formulir Absensi

Setelah semua pertanyaan dan kustomisasi selesai, klik tombol “Kirim” (Send) di pojok kanan atas. Anda bisa membagikan formulir dengan beberapa cara:

• Email: Kirim langsung ke alamat email karyawan.
• Tautan: Salin tautan formulir dan bagikan melalui grup komunikasi internal seperti WhatsApp, Slack, atau platform lainnya.

10. Pantau dan Analisis Data Kehadiran

Setiap kali formulir diisi, jawabannya akan secara otomatis masuk ke Google Sheets yang terhubung. Klik tab “Jawaban” di bagian atas formulir, lalu klik ikon Google Sheets untuk melihat data. 

Dari sini, tim HR dapat dengan mudah menyortir data berdasarkan nama, tanggal, atau status kehadiran untuk membuat rekapitulasi atau laporan bulanan. Data ini sangat berharga untuk menghitung persentase kehadiran atau basis data untuk penggajian.

Meskipun Google Forms adalah solusi yang praktis, Anda mungkin akan menemukan keterbatasan seiring dengan pertumbuhan perusahaan Anda, seperti sulitnya melacak lokasi, mengelola lembur dan cuti secara terintegrasi, serta risiko kecurangan. 

Pada titik ini, beralih ke solusi seperti KantorKu HRIS akan menjadi langkah strategis untuk mengoptimalkan manajemen sumber daya manusia Anda secara menyeluruh.

Pantau dan kelola absensi online dalam satu aplikasi akan memudahkan karyawan Anda bekerja secara real-time dari kejauhan seperti di kantor cabang, proyek lapangan, WFH/WFA, hingga kunjungan ke luar kota.

Baca Juga: 15 Aplikasi Absensi Online Terlengkap untuk Kelola Karyawan Anda

Elemen-elemen Penting dalam Formulir Absensi Google Forms

Untuk membuat formulir absensi yang efektif, Anda perlu memasukkan beberapa elemen penting. Elemen-elemen ini memastikan data yang dikumpulkan relevan dan mudah diolah.

1. Identitas Karyawan

Ini adalah bagian terpenting dari formulir. Anda bisa menggunakan pertanyaan dengan format Teks Jawaban Singkat untuk menanyakan informasi seperti:

• Nama Lengkap
• NIP (Nomor Induk Pegawai)
• Divisi/Jabatan

2. Waktu dan Tanggal

Absensi akan tidak lengkap tanpa data waktu dan tanggal. Google Form menyediakan fitur Tanggal dan Waktu yang otomatis merekam data ini.

• Tanggal: Ini bisa menjadi jawaban yang wajib diisi untuk memastikan setiap absensi tercatat pada hari yang benar.
• Waktu: Anda bisa meminta karyawan mengisi waktu masuk atau menggunakan fitur Timestamp bawaan Google Forms yang secara otomatis mencatat waktu pengisian formulir.

3. Status Kehadiran

Meskipun absensi umumnya berarti hadir, ada baiknya Anda menambahkan opsi untuk status lain. Gunakan format Pilihan Ganda atau Dropdown untuk memberikan opsi seperti:

• Hadir
• Izin
• Sakit
• Cuti

Ini memudahkan HR dalam memfilter dan menganalisis data.

Kategori & Klasifikasi Penggunaan Google Forms untuk Absensi

Penggunaan Google Forms untuk absensi dapat diklasifikasikan berdasarkan skala dan kebutuhan, yang menunjukkan fleksibilitasnya sebagai alat awal.

1. Absensi Harian (Tingkat Sederhana)

Ini adalah penggunaan paling umum. Setiap hari, karyawan mengisi formulir untuk mencatat kehadiran. 

Contoh kasus nyatanya: sebuah startup dengan 15 karyawan yang baru memulai. Mereka menggunakan Google Forms karena gratis dan mudah diatur. Data yang terkumpul kemudian diolah secara manual oleh HR untuk menghitung persentase kehadiran, keterlambatan, dan rekapitulasi gaji.

2. Absensi Kegiatan (Tingkat Menengah)

Google Forms tidak hanya untuk absensi kerja harian. Sebuah agensi kreatif dapat menggunakannya untuk mencatat kehadiran dalam sebuah workshop atau team gathering. 

Dalam kasus ini, formulir mungkin mencakup pertanyaan tambahan seperti “Apakah Anda akan hadir?” atau “Pilihan menu makan siang”.

Baca Juga: 4 Cara Absen Online untuk Karyawan WFH tanpa Ribet, HR Catat!

Mengapa KantorKu HRIS adalah Jawaban Pengelolaan Absensi Bisnis Anda?

Meskipun Google Forms adalah solusi awal yang efektif, penggunaannya tentu memiliki keterbatasan signifikan seperti.

• Tidak ada fitur real-time: Google Forms tidak dapat melacak lokasi atau waktu secara otomatis. Karyawan bisa saja mengisi formulir dari rumah, yang tidak menjamin mereka benar-benar berada di kantor.
• Rentang data terbatas: Mengelola cuti, lembur, dan absensi di satu tempat secara otomatis sulit dilakukan.
• Analisis manual: Data mentah di Google Sheets masih memerlukan analisis manual yang memakan waktu, terutama untuk menghitung gaji atau tunjangan.
• Potensi kecurangan: Tidak ada verifikasi biometrik atau lokasi, membuka celah untuk kecurangan.

Di sinilah attendance management KantorKu HRIS hadir sebagai solusi yang lebih matang dan terintegrasi.

Bayangkan jika sebuah perusahaan dengan 100 karyawan harus melakukan absensi secara bersamaan.

• Dengan Google Forms: HR membutuhkan waktu sekitar 20 jam per bulan untuk merekap, memverifikasi, dan menghitung data absensi. Potensi kesalahan manusia (human error) bisa mencapai 15%.
• Dengan attendance management KantorKu HRIS: Waktu yang dibutuhkan HR berkurang drastis menjadi kurang dari 5 jam per bulan karena semua proses otomatis. Tingkat kesalahan berkurang hingga kurang dari 2%.
• Biaya: Meskipun Google Forms gratis, biaya tak terlihat dari jam kerja HR yang terbuang dan potensi kerugian akibat kesalahan data bisa lebih tinggi dalam jangka panjang.

Pada akhirnya, Google Forms adalah alat yang sangat baik untuk memulai perjalanan digitalisasi absensi. 

Namun, untuk perusahaan yang serius ingin mengoptimalkan operasional, mengurangi kesalahan, dan mengalihkan fokus tim HR dari pekerjaan administratif ke strategi, beralih ke solusi HRIS seperti KantorKu HRIS adalah langkah logis dan strategis. 

Tertarik untuk mengelola absensi di tim Anda menggunakan KantorKu HRIS? Yuk, coba demo gratisnya hari ini! Kuota terbatas untuk yang tercepat.

Sumber:

Forms. Creating an Attendance System with Google Forms Step-by-Step.

ASPG. Infallible and FastQR Code Based Attendance Plus Feedback System.