Cara Membuat Slip Gaji di Ms Word & Excel, Gratis Template!

Slip gaji adalah dokumen penting yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebagai bukti tertulis atas penghasilan yang diterima setiap bulan.

Dokumen ini tidak hanya menunjukkan rincian gaji pokok dan tunjangan, tetapi juga memuat potongan, seperti pajak penghasilan dan iuran BPJS. 

Meski terlihat sederhana, cara membuat slip gaji yang benar tetap membutuhkan ketelitian agar informasinya akurat dan mudah dipahami.

Banyak perusahaan masih membuat slip gaji karyawan secara manual di Microsoft Word atau Excel. Padahal, kini sudah tersedia berbagai template slip gaji yang bisa digunakan langsung, bahkan dapat dibuat otomatis melalui software HRIS. 

Jika Anda bertanya-tanya slip gaji dibuat di mana atau ingin melihat contoh slip gaji yang profesional, artikel KantorKu kali ini akan membahas semuanya; mulai dari format dasar, cara membuatnya, hingga solusi otomatisasi slip gaji dengan HRIS KantorKu. Yuk, simak!

Apa Itu Slip Gaji?

Slip gaji adalah dokumen resmi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bukti pembayaran gaji dalam periode tertentu. 

Dokumen ini memuat rincian pendapatan (seperti gaji pokok, tunjangan, bonus) serta potongan (misalnya pajak, BPJS, atau cicilan pinjaman).

Slip gaji tidak hanya menjadi bentuk transparansi dari perusahaan, tetapi juga sering dibutuhkan untuk berbagai keperluan administratif, seperti pengajuan KPR, pinjaman bank, hingga pembuatan visa.

Berikut adalah manfaat slip gaji untuk karyawan dan perusahaan:

1. Bukti penghasilan resmi. Slip gaji dapat digunakan saat karyawan mengajukan pinjaman, kredit, atau pembukaan rekening di lembaga keuangan.
2. Transparansi keuangan. Karyawan dapat mengetahui secara rinci bagaimana gaji dihitung, termasuk potongan pajak dan tunjangan yang diterima.
3. Mempermudah pelaporan pajak. Karena mencantumkan nominal pajak yang dipotong, slip gaji memudahkan proses pelaporan pajak tahunan.
4. Membantu perencanaan keuangan pribadi. Rincian pendapatan dan potongan tiap bulan membantu karyawan mengatur keuangan dengan lebih bijak.
5. Dokumen pendukung administrasi. Slip gaji juga dibutuhkan untuk berbagai keperluan administratif, seperti pengajuan beasiswa, asuransi, atau visa perjalanan.

Kewajiban pemberian slip gaji ini diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan yang menyebutkan bahwa:

“Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.“

Selain itu, sistem penggajian ini biasanya disepakati antara perusahaan dan karyawan saat awal kontrak kerja. 

Umumnya, pembayaran dilakukan secara bulanan, meskipun bisa juga mingguan atau harian tergantung kebijakan perusahaan.

Baca Juga: Apa Itu Slip Gaji? Pengertian, Komponen, dan Contohnya

Komponen Slip Gaji

Dalam praktiknya, slip gaji harus memuat komponen-komponen tertentu yang diatur dalam perundang-undangan, termasuk UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 agar transparan dan sah secara hukum.

Secara garis besar, inilah komponen yang wajib ada dalam slip gaji:

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah jumlah imbalan yang diterima karyawan sesuai kesepakatan kerja.

Besarnya tergantung pada jabatan, jenis pekerjaan, serta hasil negosiasi antara karyawan dan perusahaan. 

Gaji pokok menjadi komponen utama dalam slip gaji dan biasanya bersifat tetap setiap bulan kecuali ada perubahan jabatan atau ketentuan perusahaan.

2. Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap

Tunjangan adalah tambahan penghasilan di luar gaji pokok. 

Berdasarkan Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja No. SE-07/MEN/1990, tunjangan dibagi menjadi:

• Tunjangan tetap, diberikan secara rutin setiap periode gajian (biasanya bulanan) dan bersifat tetap. Contohnya tunjangan istri/suami, anak, atau jabatan.
• Tunjangan tidak tetap, diberikan secara tidak rutin dan bisa berubah-ubah. Misalnya, uang makan, transportasi, atau insentif kehadiran harian.

3. Upah Lembur

Jika karyawan bekerja melebihi jam kerja normal (lebih dari 7 jam sehari atau 40 jam seminggu), mereka berhak mendapatkan upah lembur. 

Berikut tabel perhitungan upah lembur dilansir dari Disnakertrans:

Perhitungan ini mengacu pada Permenakertrans No. 102/MEN/VI/2004 dan biasanya ditampilkan terpisah dalam slip gaji agar mudah dibedakan dari gaji pokok.

4. Potongan Gaji

Potongan adalah pengurangan dari total gaji yang harus dibayarkan dan bisa mencakup:

• PPh 21 (Pajak Penghasilan)
• Iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan
• Potongan pinjaman karyawan (jika ada)
• Biaya jabatan atau administrasi lain

Informasi ini penting untuk ditampilkan secara jelas agar karyawan memahami pengurangan gaji yang mereka terima.

Baca Juga: Apakah Cuti Potong Gaji? Ketahui Aturan Lengkapnya!

5. Informasi Pajak

Dalam slip gaji perlu juga dicantumkan rincian pajak yang dipotong, khususnya PPh 21.

Informasi ini berguna saat karyawan melaporkan SPT tahunan dan memastikan tidak ada kesalahpahaman antara perusahaan sebagai pemotong pajak dan karyawan sebagai wajib pajak.

Format Slip Gaji

Setiap perusahaan dapat memiliki format slip gaji yang berbeda, tergantung pada sistem penggajian dan kebutuhan internal masing-masing. 

Namun, secara umum slip gaji yang ideal sebaiknya memuat beberapa elemen penting berikut ini agar informasi yang disampaikan jelas, lengkap, dan sesuai ketentuan.

1. Identitas Perusahaan

Bagian ini mencantumkan nama atau logo resmi perusahaan sebagai pihak yang menerbitkan slip gaji. 

Informasi ini berguna sebagai bukti bahwa dokumen tersebut sah dan dikeluarkan secara resmi, baik dalam format cetak maupun digital. 

Selain itu, identitas perusahaan juga menunjukkan bentuk tanggung jawab administratif jika slip gaji dibutuhkan untuk keperluan hukum atau verifikasi pihak ketiga.

2. Pernyataan Kerahasiaan

Slip gaji idealnya menyertakan catatan khusus mengenai kerahasiaan dokumen. 

Meskipun secara etika informasi gaji bersifat pribadi, pernyataan tertulis ini mempertegas bahwa data dalam slip gaji tidak boleh disebarluaskan tanpa izin. 

Tujuannya adalah untuk menjaga privasi karyawan dan meningkatkan status slip gaji sebagai dokumen yang bersifat confidential.

3. Periode Pembayaran

Slip gaji harus mencantumkan dengan jelas periode penggajian, misalnya “Gaji Bulan Maret 2025” atau “Periode 1-31 Maret 2025”.

Ini penting agar karyawan mengetahui secara pasti waktu kerja yang dibayarkan serta menghindari kesalahpahaman atau dugaan kekeliruan terkait tanggal gajian.

4. Rincian Komponen Gaji

Slip gaji yang baik juga mencantumkan detail dari setiap komponen pendapatan, seperti:

• Gaji pokok
• Tunjangan tetap dan tidak tetap
• Uang lembur
• Bonus atau insentif lainnya

Rincian ini bermanfaat untuk pengarsipan pribadi, perencanaan keuangan, hingga pelaporan pajak tahunan (SPT).

5. Jumlah Penghasilan dan Potongan

Bagian ini mencakup rincian jumlah gaji kotor, yaitu total penghasilan sebelum dipotong, serta jenis dan jumlah potongan, seperti pajak penghasilan (PPh 21), iuran BPJS, dan potongan lain (misalnya cicilan atau pinjaman karyawan). 

Setelah semua potongan dihitung, akan tercantum gaji bersih (take-home pay) yang diterima karyawan. 

Informasi ini membantu transparansi agar tidak ada kebingungan mengenai penghasilan yang diterima karyawan.

Cara Membuat Slip Gaji 

Slip gaji tidak hanya berfungsi sebagai bukti pembayaran, tetapi juga sebagai dokumen penting untuk memastikan transparansi hak karyawan.

Lalu, di mana sebaiknya slip gaji dibuat? Pembuatan slip gaji dapat dilakukan secara manual atau menggunakan aplikasi digital, seperti Microsoft Word atau Excel. 

Dalam panduan ini, KantorKu akan menunjukkan cara membuat slip gaji di Excel dan Word dengan mudah sehingga Anda dapat menghasilkan slip gaji yang profesional dan sesuai kebutuhan perusahaan.

Cara Membuat Slip Gaji Karyawan di Ms Word 

Microsoft Word cocok digunakan jika Anda hanya membuat slip gaji untuk sedikit karyawan dan ingin tampilan yang rapi secara visual.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru.
2. Masukkan header, seperti logo dan nama perusahaan.
3. Tambahkan tabel untuk mengisi data seperti:
   • nama karyawan
   • NIK
   • jabatan
   • periode gaji
4. Di bawahnya, buat tabel lagi untuk rincian gaji:
   • gaji pokok
   • tunjangan
   • lembur
   • bonus
   • potongan (PPh 21, BPJS)
   • total take home pay
5. Tambahkan catatan kerahasiaan jika diperlukan.
6. Simpan dokumen, lalu cetak atau ekspor sebagai PDF.

Download Template Slip Gaji Word

Cara Membuat Slip Gaji Karyawan di Ms Excel

Excel lebih ideal jika Anda ingin menghitung gaji secara otomatis berdasarkan rumus.

Ini cara yang bisa Anda ikuti. 

1. Buka Excel dan buat sheet baru.
2. Buat kolom untuk:
   • Data karyawan, seperti nama, NIK, jabatan, periode
   • Rincian gaji, seperti gaji pokok, tunjangan, bonus, lembur
   • Potongan PPh 21 dan BPJS
   • Total gaji bersih (dengan rumus)
3. Gunakan fungsi seperti =SUM() untuk total pendapatan ataupun potongan; dan =Gaji – Potongan untuk take home pay.
4. Tambahkan sheet lagi jika ingin menyimpan data tiap karyawan per bulan.

Download Template Slip Gaji Excel

Contoh Slip Gaji 

Anda kesulitan membuat slip gaji di Excel atau Word seperti di atas? Kini, Anda tidak perlu repot membuat slip gaji secara manual. 

Dengan HRIS KantorKu, Anda dapat menghasilkan slip gaji otomatis (auto-generated) secara praktis, profesional, dan tentunya akurat.

Berikut ini adalah tampilan contoh slip gaji yang akan Anda terima melalui sistem HRIS KantorKu:

Melalui HRIS KantorKu, Anda dapat mengelola penggajian karyawan lebih efisien tanpa harus membuat dan mengirim slip gaji satu per satu. 

Slip gaji pun lengkap dan rinci, mencakup gaji pokok, tunjangan, potongan, dan total pendapatan bersih, akan dibagikan otomatis kepada karyawan. 

Baca Juga: 12 Contoh Jenis Tunjangan Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Automatisasi Proses Pembayaran Gaji dengan HRIS KantorKu! 

Tunggu apa lagi? Saatnya beralih ke HRIS KantorKu!

HRIS KantorKu dapat membantu Anda menghitung gaji secara otomatis, mengirim slip gaji online, dan mentransfer gaji ke semua karyawan hanya dengan sekali klik.

Dengan fitur lengkap seperti:

• Perhitungan gaji otomatis (gaji pokok, tunjangan tetap & tidak tetap, lembur, BPJS, PPh 21)
• Transfer gaji massal secara online tanpa harus menggunakan rekening bank yang sama
• Pengiriman slip gaji digital yang aman, mudah diakses, dan transparan
• Laporan payroll otomatis untuk memudahkan analisis keuangan HR
• Perlindungan privasi dan keamanan data karyawan melalui sistem terenkripsi

Tidak heran jika lebih dari 3.500 perusahaan telah mempercayakan pengelolaan payroll mereka pada KantorKu.

Waktunya upgrade sistem payroll Anda. Hemat waktu, minim risiko, dan pastikan semua proses penggajian berjalan tepat waktu. Pelajari selengkapnya di sini atau langsung WhatsApp tim KantorKu untuk demo gratis!