Cara Menghitung Gaji Lembur dengan Mudah & Contoh Perhitungannya

Bagi Anda yang mengelola karyawan, transparansi dalam perhitungan lembur berperan penting untuk menjaga produktivitas kerja. 

Perhitungan lembur yang tidak jelas atau keliru berisiko menimbulkan ketidakpuasan karyawan hingga potensi sanksi hukum. 

Waktu kerja lembur didefinisikan sebagai waktu kerja yang melebihi jam kerja normal dan dilakukan atas persetujuan kedua belah pihak.

Artinya cara menghitung gaji lembur harus dilakukan secara akurat agar sesuai dengan PP Nomor 35 Tahun 2021 yang masih berlaku.

Mari pahami lebih lanjut tentang ketentuan kerja lembur, rumus hingga contoh cara pehitungannya!

Syarat dan Ketentuan Kerja Lembur

Sebelum melangkah pada teknis perhitungan, Anda perlu memahami peraturan kerja lembur di Indonesia agar pelaksanaannya sah di mata hukum. 

Adapun beberapa syarat dan ketentuan kerja lembur yang harus Anda ketahui, yaitu:

1. Batasan Waktu Kerja Lembur

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, waktu kerja lembur kini memiliki batas maksimal 4 jam dalam satu hari dan 18 jam dalam satu minggu. 

Namun, jika lembur dilakukan pada hari libur resmi atau istirahat mingguan, batasannya dibedakan berdasarkan sistem kerja perusahaan:

• Sistem 5 Hari Kerja: Jika karyawan diminta bekerja pada hari libur, durasi lembur maksimal adalah 12 jam.
• Sistem 6 Hari Kerja: Jika karyawan lembur pada hari libur mingguan, durasi maksimal adalah 11 jam.
• Hari Libur di Hari Kerja Terpendek: Khusus bagi perusahaan dengan sistem 6 hari kerja, jika hari libur jatuh pada hari kerja terpendek (misalnya hari Jumat di beberapa daerah), maka batas lemburnya adalah 9 jam

2. Perintah Tertulis dan Persetujuan

Kerja lembur hanya dianggap sah secara hukum jika didasarkan pada perintah tertulis dari pengusaha dan persetujuan tertulis dari pekerja yang bersangkutan. 

Penggunaan Surat Perintah Lembur (SPL) sangat penting sebagai bukti otentik untuk menghindari sengketa pemenuhan hak karyawan di kemudian hari.

Baca Juga: 3 Contoh Form Lembur Karyawan PDF, Excel, dan Word (Bisa Download) 

3. Hak Karyawan Selama Lembur

Perusahaan memiliki kewajiban untuk memenuhi kesejahteraan karyawan yang menjalankan lembur. 

Jika waktu lembur dilakukan selama 4 jam atau lebih, pengusaha wajib memberikan makanan dan minuman minimal 1.400 kalori yang tidak dapat digantikan dengan uang, hingga memberikan waktu istirahat yang cukup.

4. Pengecualian bagi Jabatan Tertentu

Tidak semua karyawan berhak atas upah lembur. Untuk golongan jabatan seperti manajer, supervisor, atau kepala divisi sering kali dikecualikan dari perhitungan lembur.

Pasalnya mereka dianggap sebagai pemikir dan perencana dengan jam kerja fleksibel serta upah yang sudah mencakup kompensasi tanggung jawab tersebut.

5. Dasar Upah Per Jam

Dalam menentukan besaran nominal, perusahaan harus menggunakan upah sebulan sebagai dasar perhitungan. 

Sesuai ketentuan, upah per jam dihitung dengan rumus upah sebulan dibagi 173, kemudian dikalikan dengan persentase upah lembur yang berlaku (1,5x untuk jam pertama dan 2x untuk jam berikutnya).

Rumus Dasar: Menghitung Upah Per Jam

Langkah awal dalam menghitung upah lembur adalah menentukan nilai upah per jam karyawan. 

Di Indonesia, perhitungan ini umumnya menggunakan rumus 173, yaitu rumus standar untuk mengonversi upah bulanan menjadi upah per jam.

Rumus upah per jam:

Upah per Jam = Upah Sebulan / 173

Perlu diperhatikan bahwa upah sebulan yang digunakan dalam rumus ini bukan hanya gaji pokok, melainkan total penghasilan bulanan yang terdiri dari:

• Gaji pokok (sekitar 75%)
• Tunjangan tetap (sekitar 25%)

Komponen lain yang bersifat tidak tetap, seperti uang makan harian atau insentif insidental, umumnya tidak dimasukkan dalam dasar perhitungan upah lembur.

Baca Juga: Cara Menghitung Upah Lembur Praktis sesuai Peraturan UU Cipta Kerja Terbaru

Cara Menghitung Lembur di Hari Kerja

Setelah memahami rumusnya, berikut gambaran perhitungan lembur berdasarkan jenis hari kerja:

1. Perhitungan Lembur di Hari Kerja Biasa

Lembur di hari kerja dihitung berdasarkan kelebihan jam kerja dari jam kerja normal harian. Adapun perhitungannya yaitu:

• Jam lembur pertama dikalikan 1,5, sementara jam berikutnya dikalikan 2.

Metode ini berlaku untuk seluruh perusahaan, baik yang menerapkan sistem 5 hari maupun 6 hari kerja.

2. Perhitungan Lembur di Hari Libur atau Istirahat Mingguan

Untuk lembur di hari libur, perusahaan harus menyesuaikan tarif dengan sistem kerja yang diterapkan.

1. Skema 5 Hari Kerja (Sabtu–Minggu libur)

• Jam 1–8 dikalikan 2
• Jam ke-9 dikalikan 3
• Jam ke-10 hingga ke-12 dikalikan 4

2. Skema 6 Hari Kerja (Senin–Sabtu)

Pengali berbeda mulai dari jam ke-8 dan seterusnya, dengan tarif maksimum 4 kali upah per jam.

3. Hari Libur Nasional pada Hari Kerja Pendek

Jika hari libur nasional jatuh pada hari kerja terpendek, seperti Jumat, maka tarif lembur mengikuti skema khusus dengan batas jam yang lebih singkat, tetapi pengali tetap meningkat hingga 4 kali upah per jam.

Simulasi Kasus: “Berapa Gaji Lembur Saya?

Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh simulasi perhitungan lembur berdasarkan ketentuan di atas.

Misalnya, Anda memiliki karyawan dengan:

• Upah bulanan (gaji pokok + tunjangan tetap): Rp5.190.000
• Sistem kerja: 5 hari kerja
• Lembur dilakukan pada hari kerja biasa selama 3 jam

Maka perhitungan lemburnya menjadi:

1. Hitung Upah Per Jam

Upah per jam = Rp5.190.000 / 173 = Rp30.000

2. Hitung Upah Lembur

Mengingat karyawan tersebut lembur selama 3 jam, maka Anda perlu menghitung upah lembur untuk jam pertama dan jam ke-2 dan ke-3, yaitu:

• Jam lembur pertama: 1,5 × Rp30.000 = Rp45.000
• Jam lembur ke-2 dan ke-3: 2 × Rp30.000 × 2 jam = Rp120.000

3. Total Upah Lembur

Selanjutnya, jumlah kedua upah tersebut, yaitu Rp45.000 + Rp120.000 = Rp165.000. Artinya, untuk 3 jam lembur di hari kerja biasa, karyawan tersebut berhak menerima upah lembur sebesar Rp165.000 di luar gaji bulanannya.

Kesalahan Umum dalam Menghitung Lembur

Kesalahan perhitungan lembur sering terjadi bukan karena niat melanggar aturan, melainkan akibat kurangnya pemahaman teknis dan lemahnya pencatatan jam kerja. 

Akibatnya dapat berujung pada selisih pembayaran, komplain karyawan, hingga risiko sanksi hukum. 

Mari pahami beberapa kesalahan umum yang perlu Anda hindari, yaitu:

1. Merata-ratakan Jam Kerja dalam Periode Tertentu

Lembur harus dihitung berdasarkan jam kerja aktual yang melebihi jam kerja normal pada hari atau minggu tersebut, bukan dirata-ratakan.

Praktik ini berisiko menyebabkan kekurangan pembayaran upah lembur dan melanggar prinsip perhitungan lembur sesuai ketentuan ketenagakerjaan.

Baca Juga: Aturan Jam Kerja Disnaker, Mulai dari Jam Kerja hingga Jam Lembur!

2. Tidak Membayar Lembur karena Tidak Ada Persetujuan Awal

Beberapa perusahaan menolak membayar lembur dengan alasan lembur dilakukan tanpa persetujuan sebelumnya. 

Padahal, apabila karyawan terbukti telah bekerja melebihi jam kerja normal dan pekerjaan tersebut diketahui atau dibiarkan oleh atasan, maka upah lembur tetap wajib dibayarkan.

3. Jam Kerja Lembur Tidak Dihitung Secara Menyeluruh

Kesalahan lain adalah hanya menghitung waktu kerja produktif, sementara waktu lain yang seharusnya masuk jam kerja justru diabaikan, misalnya saat briefing atau waktu tunggu kerja yang masih berkaitan langsung dengan tugas.

Jika jam-jam ini tidak dicatat dengan benar, maka durasi lembur bisa terhitung lebih rendah dari yang seharusnya.

4. Menghitung Lembur Hanya dari Gaji Pokok

Sebagian perusahaan menghitung lembur hanya berdasarkan gaji pokok atau upah per jam dasar. 

Komponen upah tertentu yang bersifat tetap dan rutin dapat memengaruhi nilai upah per jam lembur. Kesalahan ini menyebabkan nilai lembur yang dibayarkan lebih kecil dari yang seharusnya diterima karyawan.

5. Mengabaikan Lembur Akibat Jam Istirahat yang Tidak Terpenuhi

Jam istirahat, termasuk waktu makan, tidak selalu bisa dikecualikan dari jam kerja. Apabila karyawan tetap diminta bekerja selama waktu istirahat, maka waktu tersebut dapat dianggap sebagai jam kerja.

Tips Mengelola Payroll Lembur secara Otomatis

Mengelola lembur secara manual akan semakin sulit seiring bertambahnya jumlah karyawan dan kompleksitas jadwal kerja. 

Berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk mengelola payroll lembur secara lebih efektif dan otomatis.

1. Tetapkan Batas Lembur yang Jelas

Perusahaan perlu menetapkan batas maksimal lembur yang dapat dilakukan karyawan. Kebijakan ini membantu mengendalikan biaya tenaga kerja sekaligus mencegah kelelahan kerja.

Batas lembur harus disesuaikan dengan kemampuan anggaran dan ketentuan hukum yang berlaku.

2. Gunakan Sistem Pencatatan Jam Kerja Otomatis

Pencatatan jam kerja secara manual sangat rentan kesalahan. Sebaiknya gunakan aplikasi absensi digital seperti KantorKu HRIS agar jam masuk, jam pulang, dan durasi lembur dapat tercatat secara akurat.

3. Sosialisasikan Kebijakan Lembur

Kebijakan lembur tertulis penting agar karyawan dan atasan memiliki pemahaman yang sama. Kebijakan ini sebaiknya mencakup syarat lembur, prosedur pengajuan, mekanisme persetujuan, dan metode perhitungan upah lembur.

4. Lakukan Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja

Lembur sering terjadi akibat perencanaan tenaga kerja yang kurang optimal. Dengan memetakan beban kerja dan kebutuhan SDM sejak awal, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada lembur yang berlebihan.

5. Pantau Jam Kerja dan Biaya Lembur

HR perlu memiliki visibilitas terhadap jam kerja dan biaya lembur yang sedang berjalan. Pemantauan membantu perusahaan mengambil keputusan cepat, seperti penyesuaian jadwal atau redistribusi tugas, sebelum biaya lembur membengkak.

6. Tetapkan Anggaran Lembur

Menentukan anggaran lembur membantu perusahaan menjaga keseimbangan antara kebutuhan operasional dan efisiensi biaya. Meski lembur tetap wajib dibayar jika terjadi, anggaran ini berfungsi sebagai alat kontrol manajerial.

7. Manfaatkan Sistem Payroll Terintegrasi

Untuk meminimalkan kesalahan perhitungan lembur, perusahaan perlu menggunakan sistem payroll yang terintegrasi dengan data absensi dan jam kerja karyawan. 

Dengan sistem seperti ini, durasi lembur tercatat otomatis dan langsung menjadi dasar perhitungan upah lembur.

Solusi seperti KantorKu HRIS dapat membantu Anda mengelola pencatatan absensi, persetujuan lembur, hingga penghitungan upah lembur dalam satu sistem yang terpusat. 

Dengan begitu, perhitungan lembur menjadi lebih efisien.

Hitung Upah Lembur Karyawan Berdasarkan Data Absensi dengan KantorKu HRIS

Menghitung upah lembur secara manual tentu sangat berisiko terhadap kesalahan hitung. Terlebih jika perusahaan Anda memiliki frekuensi lembur yang sering.

Kabar baiknya, Anda bisa membuat perhitungan lebih praktis dengan KantorKu HRIS yang hadir untuk menghitung upah lembur sesuai data absensi karyawan. 

Beberapa keunggulan fitur perhitungan lembur pada KantorKu HRIS, yaitu:

1. Integrasi Data Absensi Otomatis: Sistem akan menarik data kehadiran langsung dari absensi online berbasis GPS untuk menghitung durasi lembur.
2. Persetujuan Digital (e-Approval): Tidak perlu lagi formulir kertas, pengajuan dan persetujuan lembur (SPL) dapat dilakukan hanya dengan satu klik melalui aplikasi.
3. Rumus Perhitungan Sesuai UU: Sistem secara otomatis menghitung tarif lembur berdasarkan aturan terbaru dari pemerintah.
4. Payroll Terintegrasi: Hasil perhitungan upah lembur akan langsung masuk ke komponen gaji dalam sistem payroll, termasuk perhitungan PPh 21 dan BPJS.
5. Keamanan Data: Seluruh catatan durasi dan pembayaran tersimpan aman dalam cloud.

Sudah saatnya mengintegrasikan KantorKu HRIS untuk mempermudah perhitungan lembur. Anda bisa mencoba sendiri dengan book demo gratis sekarang!

Referensi:

8 Proven Ways to Reduce Overtime & Labor Costs (2025) | Workforce.com

How To Manage Overtime More Effectively In The Workplace? | Truein.com