Rumus dan Cara Menghitung Persentase Kehadiran (+Pencegahan)

Key Takeaways
Persentase kehadiran menjadi indikator kedisiplinan dan efektivitas operasional.
HR perlu memantau kehadiran untuk mendeteksi dini stres atau burnout.
Kehadiran yang baik memastikan jumlah staf tercukupi untuk operasional lancar.
Ketidakhadiran tak terkontrol bisa menambah biaya lembur atau tenaga pengganti.
Strategi perbaikan kehadiran meliputi reward, program wellness, dan fleksibilitas kerja.

Sebagai HR, Anda perlu tahu cara menghitung persentase kehadiran karyawan, karena data ini sangat penting.

Alasannya bukan hanya untuk menilai kedisiplinan, tetapi juga memudahkan perhitungan payroll dan pengambilan keputusan (seperti reward atau penalti).

Kalau belum tahu caranya, artikel ini akan membahas rumus, cara hitung, contoh kasus perhitungan persentase kehadiran. 

Selain itu, ada rekomendasi software untuk otomatisasi manajemen kehadiran yang bisa Anda gunakan agar perhitungannya lebih efisien!

Apa itu Persentase Kehadiran?

Persentase kehadiran adalah ukuran yang menunjukkan seberapa sering seorang karyawan hadir bekerja dibandingkan dengan total hari kerja yang seharusnya. 

Konsep ini dikaitkan juga dengan absenteeism rate, yaitu persentase untuk menghitung frekuensi karyawan tidak hadir tiba-tiba, misalnya karena sakit, urusan keluarga, dll.

Datanya bisa berguna untuk memberikan insight terhadap kedisiplinan bahkan efektivitas operasional perusahaan.

Persentase kehadiran yang perlu diwaspadai yaitu ketika tingkat absensi yang tinggi, bisa jadi karyawan mengalami stres atau manajemen perusahaan yang kurang tepat. 

Oleh karena itu, HR penting memantau persentase kehadiran untuk mengidentifikasi potensi masalah lebih awal dan mengambil langkah preventif.

Baca Juga: 15 Aplikasi Absensi Online Terlengkap untuk Kelola Karyawan Anda 

Kenapa Persentase Kehadiran itu Penting?

Mengetahui persentase kehadiran bisa membantu HR mengambil keputusan yang tepat demi menjaga kelancaran operasional perusahaan. Berikut 5 alasan utama mengapa hal ini penting:

1. Memastikan Jumlah Staf Tercukup

Melalui data persentase kehadiran, HR dapat memastikan jumlah staf di kantor cukup untuk menjalankan tugas harian. Jadi operasional bisa tetap dipastikan lancar.

2. Mengidentifikasi Pola Ketidakhadiran Berulang

Data kehadiran membantu HR mengidentifikasi pola ketidakhadiran berulang dan mengambil tindakan yang tepat, seperti penalti. 

3. Menghemat Biaya Tenaga Pengganti

Ketidakhadiran yang tidak terkontrol bisa menimbulkan biaya tambahan, seperti lembur atau tenaga pengganti. Dengan memantau kehadiran, HR bisa menekan pengeluaran yang tidak perlu.

4. Memperbaiki Manajemen Perusahaan

Data ini juga bisa memberikan insight mendalam tentang efektivitas manajemen. Jika angkanya rendah, HR dan manajer dapat refleksi dan memperbaiki strategi agar lebih efisien.

5. Mengidentifikasi Masalah Karyawan Sejak Dini

Persentase kehadiran yang rendah bisa menjadi indikator stres, burnout, atau masalah pribadi karyawan. HR pun bisa segera bertindak dan memberikan solusi yang sesuai.

Bagaimana Rumus Cara Menghitung Persentase Kehadiran Karyawan?

Untuk mendapatkan persentase kehadiran karyawan, HR perlu mengetahui dulu rumus dan cara mendapatkan datanya. Berikut panduan praktisnya:

Persentase Kehadiran = (Total Hari Kerja/Jumlah Hari Hadir​) × 100%

Lantas, bagaimana cara menentukan jumlah hari kerja dan hari hadir karyawan? Berikut penjelasannya:

1. Cara Mendapatkan Data Kehadiran Karyawan

• Bisa didapat dari catatan absensi dari mesin absensi, aplikasi HRIS, atau spreadsheet.
• Hitung manual dengan mengurangi total hari kerja dengan hari absen untuk mendapatkan jumlah hari hadir.

2. Menentukan Total Hari Kerja Perusahaan

• Hitung total hari dalam setahun.
• Abaikan akhir pekan dan hari libur nasional.
• Sertakan atau abaikan cuti perusahaan, tergantung kebijakan HR.

Contoh Total Hari Kerja Perusahaan

Keterangan	Hari
Total hari setahun	366
Libur akhir pekan	104
Hari libur nasional	11
Cuti tambahan perusahaan	20
Total hari kerja efektif	231

Contoh Kasus Penghitungan Persentase Kehadiran Karyawan

Setelah tau rumus dan cara mendapatkan datanya, mari lihat beberapa contoh kasus perhitungan agar lebih mudah memahaminya:

Contoh Kasus 1

Seorang karyawan di bagian administrasi hampir selalu hadir tepat waktu. Selama periode satu tahun, ia hanya absen 5 hari dari total 231 hari kerja.

Perhitungannya:

• Persentase ketidakhadiran = (5 ÷ 231) × 100 = 2,16%
• Persentase kehadiran = 100% – 2,16% = 97,84%

Artinya, karyawan ini memiliki persentase kehadiran yang sangat baik.

Contoh Kasus 2 

Seorang karyawan bagian produksi absen beberapa kali karena sakit dan izin. Ia absen 20 hari dari total 231 hari kerja.

Perhitungannya:

• Persentase ketidakhadiran = (20 ÷ 231) × 100 ≈ 8,66%
• Persentase kehadiran = 100% – 8,66% ≈ 91,34%

Ini menunjukkan persentase kehadiran yang masih cukup, tetapi HR perlu memantau agar tidak menurun.

Contoh Kasus 3

Seorang karyawan baru sering tidak hadir tanpa alasan yang jelas. Ia absen 50 hari dari total 231 hari kerja.

Perhitungannya:

• Persentase ketidakhadiran = (50 ÷ 231) × 100 ≈ 21,65%
• Persentase kehadiran = 100% – 21,65% ≈ 78,35%

Karyawan ini memiliki persentase kehadiran rendah dan menjadi perhatian HR untuk evaluasi atau tindak lanjut.

Baca Juga: 4 Contoh Template Absensi Karyawan Bulanan Excel Gratis! 

Tips Mengurangi Tingkat Persentase Kehadiran yang Rendah

Jika persentase kehadiran karyawan ternyata rendah, HR perlu segera mengambil tindakan untuk mencegah masalah lebih parah. Berikut 5 strategi praktis yang bisa diterapkan:

1. Buat Kebijakan yang Jelas

Tentukan aturan yang jelas mengenai bagaimana karyawan melaporkan absensi, konsekuensi ketidakhadiran yang tidak sah, dan tindakan bagi mereka yang sering absen. 

2. Berikan Penghargaan untuk Kehadiran Baik

Sistem reward untuk karyawan dengan catatan kehadiran baik dapat memotivasi mereka datang tepat waktu. 

3. Tindak Cepat Ketidakhadiran yang Tidak Sah

Segera tangani absensi tanpa izin sesuai kebijakan, sambil tetap menunjukkan empati. Ini bisa mengungkap penyebab absensi dan membantu karyawan kembali fokus.

4. Beri Program Wellness

Perhatikan kesehatan fisik dan mental karyawan melalui program wellness, pencegahan burnout, dan dukungan psikologis.

5. Sediakan Opsi Kerja Fleksibel

Berikan opsi jam kerja fleksibel atau work-from-home untuk meningkatkan kehadiran karyawan jika penyebabnya karena jarak ke kantor yang jauh.

Optimalisasi Manajemen Kehadiran Karyawan dengan Attendance Management Software

Cara menghitung persentase kehadiran tadi jauh lebih mudah kalau data-datanya sudah ada tanpa hitung manual.

Daripada repot hitung manual satu per satu, mending gunakan Attendance Management Software dari KantorKu HRIS!

Fitur-fiturnya bisa bantu manajemen kehadiran, dengan:

• Absensi digital dan tercatat otomatis untuk perhitungan persentase kehadiran.
• Atur shift karyawan otomatis dengan satu klik, hindari kekurangan staf dan pastikan setiap shift tercatat.
• Rekap absensi di satu dashboard, sehingga pantau kehadiran lebih mudah.
• Manajemen cuti terintegrasi untuk rekap cuti otomatis agar persentase kehadiran akurat.

Dengan sistem ini, HR dapat mengidentifikasi karyawan dengan absensi tinggi, menghitung persentase kehadiran secara real-time, dan mengambil langkah preventif lebih cepat.

Mau coba sendiri? Dapatkan trial demo gratis selama 30 hari lewat WhatsApp KantorKu! Manajemen absensi tidak lagi buat pusing!

Pantau Absensi Karyawan Tanpa Ribet?