Cash Advance Karyawan: Syarat, Ketentuan, Cara Mengelola & Alternatif

Menyediakan program cash advance karyawan dapat membantu mereka menghadapi kebutuhan mendesak. 

Apa yang dimaksud dengan cash advance? Program ini memungkinkan karyawan meminjam sebagian gaji mereka sebelum hari gajian. 

Dampaknya, program ini bisa menjaga retensi, karena karyawan merasa lebih aman secara finansial.

Namun, agar berjalan efektif, Anda harus tahu cara mengelola, ketentuan, dan jenis-jenis sebelum menerapkannya di perusahaan!

Apa itu Cash Advance?

Cash advance adalah fasilitas yang diberikan kepada karyawan untuk meminjam sebagian gaji mereka sebelum hari pembayaran gaji. 

Tujuannya adalah membantu karyawan ketika menghadapi kebutuhan mendesak. Biasanya, karyawan mengajukan permintaan cash advance melalui departemen payroll.

Kesepakatannya, umumnya jumlah tersebut akan dipotong dari gaji mereka di periode berikutnya. 

Namun, proses ini tidak selalu berjalan mulus, karena ada risiko kerugian jika karyawan keluar sebelum membayar kembali.

Tidak heran kalau hanya 13% perusahaan yang menerapkan program ini sesuai data dari Express Datasys.

Baca Juga: 20 Software Payroll Terbaik di Indonesia 2025, Catat Namanya! 

Ketentuan Biaya Cash Advance

Setelah tahu apa itu pembayaran cash in advance, pastikan Anda memahami juga ketentuan guna menghindari kerugian finansial perusahaan. Berikut ketentuan secara umum:

1. Syarat Cash Advance Karyawan

Perusahaan dapat menetapkan syarat khusus untuk karyawan untuk memastikan fasilitas ini hanya untuk kebutuhan mendesak. Setiap perusahaan mempunyai syarat yang berbeda.

Umumnya, syaratnya meliputi:

• Karyawan sudah bekerja minimal 1 tahun di perusahaan.
• Tidak memiliki pinjaman atau cash advance lain yang belum dilunasi.
• Tidak mengajukan cash advance dalam 6 bulan terakhir.
• Memiliki alasan sah untuk pengajuan, seperti biaya pendidikan, musibah, sakit, pemakaman.
• Alasan yang tidak diperbolehkan seperti liburan, hiburan, judi, atau membayar denda.

2. Batasan Jumlah dan Frekuensi

Perusahaan juga perlu menentukan batas jumlah dan seberapa sering karyawan dapat memanfaatkan cash advance. Tujuannya guna melindungi arus kas perusahaan.

Misalnya:

• Jumlah minimum 50% dari gaji bersih bulanan.
• Jumlah maksimum 65% dari gaji bersih bulanan.
• Frekuensi pengajuan ditentukan oleh kebijakan perusahaan (bulanan, tahunan, atau atas permintaan).
• Manajemen dapat memberikan pengecualian kasus per kasus.

3. Prosedur Pengajuan

Buat prosedur pengajuan cash advance secara tertulis, lalu informasikan ke semua karyawan agar jelas:

• Karyawan mengisi formulir resmi cash advance.
• Formulir dikirim ke HR Manager untuk meninjau dan melakukan wawancara singkat.
• Jika disetujui, HR menandatangani formulir dan menyerahkan ke tim payroll untuk persetujuan akhir.
• HR menyusun perjanjian cash advance, termasuk jadwal pembayaran, jumlah, frekuensi, dan konsekuensi jika karyawan resign.
• Perjanjian ditandatangani oleh perwakilan HR, payroll, manager, dan karyawan.

4. Mekanisme Pembayaran dan Pengembalian

Setelah disetujui, proses pembayaran dan pengembalian harus jelas agar tidak menimbulkan risiko bagi perusahaan. Misalnya:

• Pembayaran dilakukan melalui tunai atau transfer bank dalam dua hari kerja setelah persetujuan.
• Pengembalian dicicil melalui potongan gaji di periode berikutnya sesuai jadwal perjanjian.
• Jika karyawan resign atau diberhentikan sebelum melunasi, sisa pinjaman dipotong dari gaji terakhir.

5. Biaya Tambahan

Tidak semua perusahaan menetapkan biaya tambahan. Namun, ada juga yang mengenakan biaya tambahan atas layanan keuangannya. Contohnya:

• Biaya transaksi 1,5%-3,5% dari total dana (jika menggunakan kartu kredit)
• Biaya layanan 3%-8% dari jumlah dana (untuk biaya administrasi)
• Bunga 17,99%-29,99% APR (jika menggunakan kartu kredit)

Keuntungan dan Kekurangan Cash Advance

Sebelum menerapkannya di perusahaan, ada baiknya menimbang keuntungan dan kekurangan. Dengan begitu, Anda bisa merancang strategi untuk mengantisipasi masalah.

Keuntungan Cash Advance

• Karyawan terbebas dari kekhawatiran soal kebutuhan mendesak, sehingga bisa bekerja lebih fokus dan produktif.
• Karyawan lebih fokus untuk berkontribusi pada pekerjaan, bukan hanya mencari uang untuk kebutuhan sehari-hari.
• Karyawan cenderung lebih loyal pada perusahaan yang peduli terhadap kesejahteraan finansial mereka.

Kekurangan Cash Advance

• Memberikan gaji di muka membuat payroll lebih rumit.
• Jika karyawan resign atau diberhentikan sebelum mengembalikan advance, perusahaan bisa mengalami kesulitan menagih.
• Membayar di luar jadwal gaji rutin dapat mengganggu arus kas perusahaan.
• Karyawan yang sering mengambil advance bisa mengurangi gaji berikutnya yang justru memperpanjang masalah finansial mereka.

Jenis-jenis Cash Advance

Biaya cash advance adalah fasilitas yang memungkinkan karyawan mendapatkan sebagian gaji mereka sebelum tanggal gajian guna memenuhi kebutuhan mendesak. 

Program ini dapat dibedakan menjadi dua jenis, masing-masing memiliki tujuan berbeda:

1. Cash Advance Permanen

Tujuannya untuk mendukung kebutuhan operasional rutin dan tidak memiliki tanggal akhir tertentu. Biasanya untuk:

• Menyediakan dana kas kecil yang dibutuhkan karyawan untuk operasional sehari-hari.
• Dapat juga berupa dana kembalian, yaitu dana yang disediakan untuk memberikan uang kembalian kepada pelanggan yang bertransaksi tunai.
• Tidak digunakan untuk pinjaman pribadi.

Baca Juga: Apa itu Gaji Nett Salary? Cara Hitung, & Perbedaan dengan Gross

2. Cash Advance Sementara

Jenis cash advance ini lebih fleksibel dan biasanya digunakan untuk kebutuhan sementara yang sifatnya mendesak.

Contohnya, membayar biaya rumah sakit mendadak, pendidikan anak, atau kebutuhan darurat lainnya.

Adapun ketentuannya:

• Harus selesai dalam 6 bulan setelah kebutuhan atau proyek selesai.
• Karyawan bisa mengatasi kebutuhan mendesak tanpa menunggu tanggal gajian.
• Jumlah dan frekuensi cash advance dibatasi (misal maksimal dua per sumber dana) agar arus kas perusahaan tetap aman.

Contoh Cash Advance Karyawan

Agar lebih memahami penerapan program ini di perusahaan, mari lihat contoh kasus berikut beserta ketentuan yang harus dipenuhi karyawan:

Contoh Kasus:

Rina, staf administrasi di perusahaan ABC, mengalami kondisi darurat keluarga karena orang tuanya harus menjalani operasi mendadak. 

Berhubung tanggal gajian masih dua minggu lagi, Rina mengajukan cash advance kepada bagian keuangan perusahaan. Permohonan Rina disetujui setelah melalui proses verifikasi dari HR dan keuangan. 

Rina mengajukan pinjaman sebesar Rp3.000.000, dan disetujui untuk jangka waktu pengembalian 2 bulan (2 kali periode gajian). Uang tersebut ditransfer langsung ke rekening pribadi Rina oleh bagian keuangan.

Rincian Dana Cash Advance

• Jumlah pinjaman: Rp3.000.000
• Masa pengembalian: 2 bulan (melalui potongan gaji per bulan)
• Potongan per gaji: Rp1.500.000 per bulan
• Tujuan penggunaan: Biaya rumah sakit orang tua
• Tanggal pengajuan: 7 Juli 2024
• Tanggal pencairan: 8 Juli 2024

Setelah dana diterima, Rina menandatangani surat pernyataan yang menyatakan kesediaan untuk mengembalikan dana sesuai jadwal potongan gaji. 

Alternatif Cash Advance

Jika potensi risikonya lebih besar, Anda bisa menawarkan alternatif yang lebih aman untuk membantu karyawan menghadapi kebutuhan finansial mendesak, yaitu:

1. On-Demand Pay

Dengan sistem ini, karyawan dapat mengakses sebagian dari gaji yang sudah mereka peroleh sebelum tanggal gajian.

Karyawan tidak perlu menunggu periode gajian bulanan untuk mendapatkan uang yang sudah menjadi haknya. Di sisi lain, arus kas perusahaan tetap terjaga.

2. Dukungan Finansial Non-Tunai

Jika perusahaan belum siap memberikan cash advance, ada cara lain untuk membantu karyawan menghadapi masalah keuangan:

• Program konseling keuangan: Memberikan edukasi tentang pengelolaan keuangan pribadi agar karyawan lebih siap menghadapi kebutuhan darurat.
• Program berbagi cuti: Karyawan bisa saling menyumbangkan sisa cuti untuk rekan yang membutuhkan waktu lebih banyak (misalnya karena alasan kesehatan keluarga).
• Kemitraan dengan lembaga keuangan: Perusahaan dapat bekerja sama dengan lembaga pinjaman resmi untuk menyediakan pembiayaan yang lebih aman.

Permudah Kelola Cash Advance Perusahaan dengan Aplikasi KantorKu HRIS

Mengelola cash advance kadang rumit, karena harus mencatat manual dan berpotensi mengganggu arus kas perusahaan. Coba gunakan software payroll dari KantorKu HRIS untuk urus cash advance!

Dengan KantorKu HRIS, Anda bisa:

• Mencairkan gaji lebih awal sesuai tanggal perjanjian. 
• Pencairan otomatis terkirim ke rekening karyawan.
• Cash advance tercatat di sistem, sehingga frekuensi pengajuan karyawan terpantau. 
• Cicilan otomatis terpotong dari gaji bulanan, sehingga pelunasan tepat waktu.
• Slip gaji karyawan akan menampilkan rincian potongan agar karyawan tidak bingung.

Penasaran bagaimana cara kerjanya? Langsung saja uji coba sendiri, silakan book demo gratis untuk mendapatkan akses penuh ke software payroll KantorKu HRIS!

Sumber:

Guidelines On Cash Advance | Scribd

What is a Payroll Advance? | Pros, Cons & Benefits | ADP

What Is a Payroll Advance? Everything Employers Need to Know | Gusto