10 Contoh Offering Letter Word & PDF, Boleh Copas!

Contoh offering letter merupakan dokumen krusial yang menandai momen bagi tim HR setelah berhasil menemukan kandidat yang cocok. 

Namun, proses rekrutmen belum benar-benar selesai hingga Anda berhasil menyajikan surat tawaran kerja ini dengan tepat. Sering kali, kebingungan muncul terkait struktur, isi, atau format yang profesional. 

Jika Anda ingin memastikan calon karyawan terpilih tertarik dan segera bergabung, artikel ini adalah panduan lengkap Anda. 

Kami akan membahas secara detail apa itu offering letter, perbedaan mendasarnya dengan kontrak kerja, serta menyajikan komponen-komponen penting yang wajib ada, termasuk variasi penting seperti contoh offering letter in english dan contoh offering letter Bahasa Indonesia. 

Mari kita selami lebih dalam agar proses akuisisi talenta Anda berjalan mulus hingga akhir.

Apa Itu Offering Letter?

Offering letter adalah dokumen formal yang Anda berikan untuk menyampaikan tawaran pekerjaan kepada kandidat yang telah Anda pilih. Dokumen ini berfungsi sebagai pernyataan niat perusahaan untuk merekrut, menjabarkan detail penting seperti posisi, rincian gaji, tunjangan, status kepegawaian, dan tanggal mulai bekerja.

Mengutip dari DarwinBox, offering letter adalah surat yang diberikan oleh perusahaan kepada calon karyawan yang berhasil melewati tahap seleksi dan dinyatakan terpilih untuk posisi tertentu. 

Penting untuk dipahami, offering letter umumnya diberikan pada tahap awal, sebelum kontrak kerja final ditandatangani. Ia menjadi dasar kesepakatan awal dan alat pertimbangan bagi kandidat. 

Bagi Anda di tim HR, surat ini sangat penting karena memengaruhi keputusan kandidat untuk menerima atau menolak tawaran. Tingkat penerimaan yang tinggi menandakan adanya kecocokan yang baik antara ekspektasi kandidat dengan penawaran perusahaan.

Apakah offering letter sudah pasti diterima? Jawabannya, secara umum 99% ya. Anda akan resmi menjadi karyawan setelah menandatangani kontrak kerja, yang mana akan dikeluarkan setelah semua poin dalam offering letter disepakati.

Berapa Lama HRD Memberikan Offering Letter?

Waktu ideal untuk mengirimkan offering letter adalah setelah kandidat dinyatakan lolos dan memenuhi semua syarat, sering kali dalam 1–2 minggu setelah wawancara terakhir. 

Namun, durasi ini dapat bervariasi karena beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan sebagai HR:

1. Proses Internal Perusahaan: Memerlukan persetujuan dari manajemen senior atau penyesuaian anggaran sebelum surat tawaran dapat dikeluarkan.
2. Jumlah Kandidat yang Dievaluasi: Proses pengambilan keputusan akan memakan waktu lebih lama jika Anda mengevaluasi banyak kandidat.
3. Kompleksitas Posisi: Untuk posisi senior atau teknis, penyusunan tawaran, termasuk negosiasi contoh offering letter kerja (terkait job desc spesifik), bisa lebih rumit.
4. Negosiasi Gaji: Jika terjadi negosiasi mengenai kompensasi, proses ini akan menambah waktu sebelum offering letter baru dapat diterbitkan.
5. Kebijakan Perusahaan: Setiap perusahaan memiliki kebijakan internal tersendiri yang memengaruhi jadwal pengeluaran surat tawaran.

Baca Juga: 16 Tugas HRD di Perusahaan, Bukan Hanya Interview Kandidat!

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Sebagai HR, Anda harus memastikan bahwa tidak terjadi kesalahpahaman antara offering letter dan kontrak kerja, sebab keduanya memiliki tujuan dan status hukum yang berbeda. 

Berikut adalah penjelasan perbedaan offering letter dan kontrak kerja:

1. Status Hukum dan Dasar Pengikatan

Offering letter dan kontrak kerja memiliki kedudukan hukum yang sangat berbeda.

a. Offering Letter

Offering letter bertujuan untuk menyampaikan niat perusahaan merekrut. Kekuatan hukumnya tidak sekuat kontrak kerja; umumnya berfungsi sebagai bukti kesepakatan awal. 

Jika format yang digunakan tanpa klausul hukum yang mengikat, pembatalan sepihak perusahaan mungkin hanya memicu tuntutan ganti rugi.

b. Kontrak Kerja

Kontrak kerja merupakan dokumen legal yang mengikat kedua belah pihak secara hukum. Setelah ditandatangani, kontrak ini menjadi dasar hubungan kerja resmi yang diatur oleh Undang-Undang Ketenagakerjaan.

Baca Juga: 8 Cara Membuat Kontrak Kerja yang Sah: Jenis, Komponen, & Contoh

2. Fokus Isi Dokumen

Konten yang dimuat dalam kedua dokumen ini disajikan dengan tingkat detail yang berbeda.

a. Offering Letter

Fokus pada informasi fundamental yang diperlukan kandidat untuk mengambil keputusan. Ini mencakup gaji, posisi, dan tanggal mulai.

b. Kontrak Kerja

Berisi informasi yang sangat lengkap dan rinci mengenai segala aspek hubungan kerja.

Baca Juga: 5 Contoh Kontrak Kerja Karyawan PKWT, PKWTT & Freelance

3. Waktu Penerbitan dan Negosiasi

Waktu penerbitan dan sifat negosiasi antara offering letter dan kontrak kerja juga berbeda.

a. Offering Letter

Offering letter diterbitkan setelah kandidat dinyatakan lolos seleksi. Poin-poin di dalamnya, terutama yang berkaitan dengan gaji dan tunjangan, masih terbuka untuk negosiasi.

b. Kontrak Kerja

Kontrak kerja diterbitkan setelah semua poin dalam offering letter disepakati dan ditandatangani oleh kandidat. Isi kontrak kerja umumnya sudah final dan tidak bisa direvisi dengan mudah.

Berikut ringkasan perbedaan singkat:

Baca Juga: 7 Perbedaan Karyawan Kontrak dan Outsourcing, Jangan Tertukar!

Komponen dalam Offering Letter

Untuk meningkatkan peluang penerimaan, Anda perlu menyusun offering letter yang jelas, lengkap, dan profesional. 

Berikut berbagai komponen penting yang wajib ada, baik Anda menggunakan dan melihat terlebih dahulu seperti apa contoh offering letter perusahaan atau membuatnya dari awal:

1. Judul Dokumen dan Nomor Surat

Judul dokumen akan memberikan identitas formal pada dokumen offering letter.

Contoh penulisan:

Surat Penawaran Pekerjaan
Nomor Surat: HRD/OL/IX/2025/125

2. Tanggal dan Nomor Surat

Nomor surat dan tanggal pada offering letter akan menjadi acuan administrasi perusahaan dan penting sebagai batas waktu penerimaan.

Contoh penulisan:

Nomor Surat: HRD/OL/IX/2025/125

Tanggal: 14 Oktober 2025

3. Informasi Perusahaan dan Kandidat

Informasi perusahaan dan kandidat akan memberikan kesan profesional dan memastikan surat ditujukan kepada pihak yang tepat.

Contoh (Informasi Perusahaan):

Nama: PT Solusi Digital Unggul
Alamat: Gedung Sentra Mulia Lantai 10, Jl. Jend. Sudirman Kav. 1, Jakarta
Kontak HR: Maria Santoso (HR Specialist), (021) 1234-5678.

Contoh (Informasi Kandidat):

Kepada Yth.: Bapak Ahmad Fadhlurrahman
Alamat: Jl. Kenanga No. 17 RT 04 RW 09, Bogor, Jawa Barat 16913

Baca Juga: 17 Contoh Surat Keterangan Kerja & Template Gratis untuk Visa, KPR, dan Lainnya

4. Salam Pembuka dan Pernyataan Tawaran Resmi

Salam pembuka akan mengawali surat dengan nada formal, sopan, dan langsung menyatakan maksud surat.

Contoh penulisan:

Salam Hormat,

Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan Anda melewati seluruh tahap seleksi. Dengan ini, kami secara resmi menawarkan posisi Senior Data Analyst di PT Solusi Digital Unggul.

5. Rincian Posisi, Gaji, dan Kompensasi

Bagian rincian posisi, gaji, dan kompensasi adalah inti dari contoh offering letter kerja dan wajib detail. Komponen gaji dan tunjangan harus transparan.

Contoh penulisan:

Posisi: Senior Data Analyst
Status Kepegawaian: Karyawan Tetap (Permanent Employee)
Lokasi Kerja: Kantor Pusat Jakarta (Hybrid 3:2)
Tanggal Mulai: 15 November 2025
Kompensasi (Contoh Offering Letter Gaji):

– Gaji Pokok: Rp15.000.000,- (lima belas juta rupiah) per bulan
– Tunjangan Transportasi: Rp1.000.000,- per bulan
– Tunjangan Makan: Rp500.000,- per bulan
– Bonus: Bonus Kinerja Tahunan (Annual Performance Bonus) berdasarkan target.
– Fasilitas: Asuransi Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan (sejak bulan pertama).

6. Kondisi Penerimaan (Klausul Kondisional)

Kemudian, pada bagian klausul akan menekankan bahwa tawaran bersifat kondisional dan baru sah setelah syarat tertentu dipenuhi. Tujuannya untuk menghindari kesalahpahaman.

Contoh penulisan:

Tawaran ini bergantung pada hasil pemeriksaan latar belakang (background check) yang memuaskan dan kelengkapan dokumen administrasi (fotokopi KTP, NPWP, Ijazah terakhir). Kami akan memberikan Surat Perjanjian Kerja formal setelah Anda menandatangani dan menerima surat tawaran ini.

7. Masa Berlaku Tawaran dan Instruksi Menanggapi

Sebuah contoh offering letter wajib untuk menentukan batas waktu respons bagi kandidatnya, agar HRD bisa mengambil langkah selanjutnya secara jelas.

Contoh penulisan:

Tawaran ini berlaku hingga 17 Oktober 2025 pukul 17.00 WIB. Jika kami tidak menerima konfirmasi Anda setelah tanggal tersebut, kami menganggap Anda menolak tawaran ini.

Untuk menerima tawaran, silakan tanda tangani surat ini pada kolom yang tersedia dan kirimkan kembali dalam format contoh offering letter pdf atau hasil pindai (scan) ke email [email protected].

8. Penutup dan Tanda Tangan Pengesahan

Terakhir, adalah bagian penutup dan tanda tangan pengesahan untuk mengakhiri surat dengan nada positif dan pengesahan resmi dari perusahaan.

Contoh penulisan:

Kami sangat antusias dengan potensi kontribusi Anda dan berharap Anda dapat bergabung serta berkembang bersama PT Solusi Digital Unggul.

Tanda Tangan:

Hormat kami,

Maria Santoso
HR Manager (Tanda Tangan Resmi)

Baca Selengkapnya: 15 Komponen Penting dalam Offering Letter Beserta Contohnya

Contoh Offering Letter

Contoh offering letter bisa menjadi panduan penting untuk memastikan isi surat sesuai standar perusahaan, mulai dari posisi yang ditawarkan, gaji, hingga tanggal mulai bekerja.

Berikut berbagai variasi contoh offering letter yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan dan format dokumen di perusahaanmu:

1. Contoh Offering Letter Word

Sebagai HR, kamu bisa menggunakan contoh offering letter Word agar mudah disesuaikan dengan posisi, nama kandidat, serta detail kompensasi sebelum dikirim resmi ke calon karyawan.

2. Contoh Offering Letter PDF

Jika kamu ingin dokumen yang terlihat lebih profesional dan tidak mudah diubah, contoh offering letter PDF bisa jadi pilihan terbaik untuk dikirim ke kandidat.

3. Contoh Offering Letter Gaji

Dalam proses rekrutmen, contoh offering letter yang mencantumkan detail gaji membantu kandidat memahami kompensasi yang ditawarkan sejak awal secara transparan.

Silakan Download Template Contoh Offering Letter
dengan Mengisi Form di Bawah Ini

4. Contoh Offering Letter Kerja

Gunakan contoh offering letter kerja sebagai template resmi untuk memberi penawaran posisi kepada kandidat yang lolos seleksi dengan format yang rapi dan profesional.

5. Contoh Offering Letter in English

Untuk perusahaan multinasional atau rekrutmen kandidat asing, contoh offering letter in english membantu menjaga komunikasi formal dan sesuai standar internasional.

6. Contoh Offering Letter Bahasa Indonesia

Jika perusahaanmu beroperasi di Indonesia, contoh offering letter Bahasa Indonesia memudahkan penyampaian informasi kerja secara jelas dan mudah dipahami oleh kandidat lokal.

7. Contoh Offering Letter Perusahaan

Setiap organisasi memiliki format sendiri, tapi contoh offering letter perusahaan dapat menjadi acuan umum dalam menyusun surat penawaran kerja yang sesuai kebijakan internal.

8. Contoh Offering Letter Fresh Graduate

Untuk kandidat baru lulus, contoh offering letter fresh graduate bisa disesuaikan dengan posisi entry-level, mencantumkan pelatihan awal dan struktur gaji pemula.

9. Contoh Offering Letter Magang

Contoh offering letter magang penting bagi HR untuk memberi kejelasan hak, durasi, dan tanggung jawab peserta magang sebelum mereka resmi bergabung.

10. Contoh Offering Letter Karyawan Baru

Saat kandidat resmi diterima, contoh offering letter karyawan baru membantu HR menyampaikan detail posisi, benefit, dan tanggal mulai kerja secara formal.

Kelola Karyawan Lebih Mudah dengan Software KantorKu HRIS!

Mengurus administrasi karyawan kini tak harus rumit. Dengan software KantorKu HRIS, semua proses mulai dari rekrutmen, pembuatan kontrak, hingga pengelolaan data karyawan bisa dilakukan otomatis dan terintegrasi dalam satu sistem.

Keunggulan KantorKu HRIS:

Kelola seluruh kebutuhan HR lebih cepat, aman, dan terintegrasi dalam satu sistem.

• All-in-One HR System – dari rekrutmen, absensi, payroll, hingga penilaian kinerja
• Otomatis & Terintegrasi – kurangi pekerjaan manual hingga 90%
• Harga Terjangkau – mulai dari Rp4.900/bulan/karyawan
• Employee Self-Service – karyawan bisa ajukan cuti, lembur, dan reimbursement langsung dari aplikasi
• Keamanan Data Terjamin – tersertifikasi ISO 27001
• Migrasi Data #TerimaBeres – dibantu penuh oleh tim KantorKu, siap pakai dalam 3 hari

Telah dipercaya 5.000+ perusahaan besar di Indonesia dari berbagai industri!

Saatnya hemat waktu, kurangi kesalahan, dan tingkatkan efisiensi tim HR Anda sekarang juga bersama KantorKu HRIS!

Tertarik untuk migrasi ke solusi software KantorKu HRIS? Yuk, coba demo gratis hari ini!

Sumber:

Meaning & Definition Offer Letter