Contoh Offering Letter Serta Komponen, Tahap, & Template Gratis

Proses seleksi karyawan baru memang memerlukan langkah yang cepat dan tepat. Salah satu bagian terpenting dari proses tersebut adalah pemberian offering letter. 

Offering letter berfungsi sebagai surat komunikasi resmi yang menyatakan bahwa seorang kandidat terpilih untuk posisi yang dilamar. Surat ini mengandung informasi yang sangat krusial terkait pekerjaan yang akan dijalani. 

Namun, seberapa pentingkah surat ini dan apa saja yang perlu Anda perhatikan dalam mempersiapkan dan menyusun offering letter?

Berikut adalah informasi lengkap tentang offering letter, mulai dari pengertiannya hingga contoh-contoh yang bisa dijadikan acuan dalam proses rekrutmen.

Apa Itu Offering Letter?

Mengutip dari Darwin Box, Offering letter adalah surat yang diberikan oleh perusahaan kepada calon karyawan yang berhasil melewati tahap seleksi dan dinyatakan terpilih untuk posisi tertentu. 

Surat ini berisi penawaran resmi dari perusahaan terkait pekerjaan yang akan dilakukan, termasuk rincian gaji hingga hak dan kewajiban yang akan dijalani oleh karyawan. 

Meskipun memberikan penawaran yang jelas dan terbuka, penting untuk diingat bahwa offering letter belum mengikat secara hukum seperti kontrak kerja. 

Hal ini berarti, meskipun sudah menerima offering letter, calon karyawan belum resmi menjadi karyawan perusahaan tersebut hingga menandatangani kontrak kerja yang lebih formal.

Berapa Lama HRD Memberikan Offering Letter?

Biasanya offering letter memerlukan waktu antara 1-2 minggu untuk diproses dan dikirimkan setelah tahapan wawancara dan seleksi administrasi. 

Tentu saja, waktu ini bisa berbeda-beda bergantung pada faktor internal perusahaan seperti jumlah kandidat yang harus dievaluasi atau proses persetujuan yang diperlukan. Ji

ka proses seleksi sudah selesai, perusahaan umumnya memberikan waktu hingga satu minggu bagi calon karyawan untuk memberikan konfirmasi penerimaan terhadap tawaran tersebut. 

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Berikut adalah beberapa perbedaan mendasar antara offering letter dan kontrak kerja yang perlu dipahami:

1. Waktu Pemberian

Offering letter diberikan lebih awal, sebagai pengumuman resmi bahwa calon karyawan telah diterima, sementara kontrak kerja diberikan setelah kedua belah pihak menyepakati semua rincian dalam offering letter.

2. Sifat Hukum

Offering letter tidak mengikat secara hukum, sedangkan kontrak kerja adalah perjanjian yang mengikat kedua belah pihak secara sah di hadapan hukum.

3. Detail Rincian

Offering letter hanya mencakup informasi dasar mengenai posisi, gaji, dan manfaat yang ditawarkan, sedangkan kontrak kerja mencakup rincian yang lebih mendalam tentang tugas, hak, kewajiban, serta ketentuan lainnya yang berlaku selama bekerja.

4. Kepastian Status Ketenagakerjaan

Kontrak kerja memberikan kepastian status ketenagakerjaan, apakah karyawan akan bekerja secara permanen atau kontrak, sedangkan offering letter biasanya belum mencakup ketentuan ini.

Komponen dalam Offering Letter

Setiap offering letter memiliki komponen-komponen penting yang harus dicantumkan agar calon karyawan memahami sepenuhnya apa yang ditawarkan. 

Berikut adalah beberapa komponen utama yang biasanya ada dalam offering letter:

1. Posisi yang Ditawarkan

Offering letter harus mencantumkan dengan jelas posisi yang akan diisi oleh calon karyawan, disertai deskripsi singkat mengenai tanggung jawab pekerjaan yang harus dijalankan dalam posisi tersebut.

2. Gaji dan Tunjangan

Bagian ini memberikan rincian mengenai gaji pokok yang akan diterima, serta tunjangan dan bonus yang mungkin diberikan perusahaan.

Semua informasi ini harus jelas agar calon karyawan mengetahui apa yang mereka peroleh dari posisi yang ditawarkan.

3. Tanggal Mulai Kerja

Bagian ini berisi informasi mengenai tanggal efektif mulai bekerja yang disepakati oleh perusahaan dan calon karyawan. Informasi ini sangat penting agar kedua belah pihak memiliki kesepakatan yang jelas mengenai kapan pekerjaan dimulai.

4. Benefit Karyawan

Selain gaji, bagian ini mencakup manfaat tambahan yang akan diterima oleh calon karyawan, seperti asuransi kesehatan, cuti tahunan, atau tunjangan lainnya yang tersedia selama masa kerja. 

5. Ketentuan Penerimaan

Pada bagian ini, perusahaan akan mencantumkan persyaratan tertentu yang harus dipenuhi oleh calon karyawan, seperti konfirmasi, pemeriksaan latar belakang atau pengiriman dokumen yang diperlukan untuk menyelesaikan proses penerimaan.

6. Batas Waktu Penerimaan

Offering letter juga mencantumkan batas waktu untuk calon karyawan memberikan konfirmasi penerimaan atau penolakan terhadap tawaran yang diberikan. Hal ini memberi waktu yang jelas bagi kandidat untuk membuat keputusan.

Baca Selengkapnya: 15 Komponen Penting dalam Offering Letter Beserta Contohnya

Tahapan Offering Letter

Dalam proses pemberian offering letter, terdapat beberapa tahapan yang harus dilalui oleh recruiter untuk memastikan bahwa semua langkah dilakukan dengan tepat. 

Berikut adalah tahapan-tahapan yang perlu dilakukan:

1. Evaluasi Kandidat

Setelah wawancara, perusahaan melakukan evaluasi akhir untuk menentukan apakah kandidat memenuhi kualifikasi untuk posisi yang ditawarkan.

2. Menentukan Gaji dan Benefit

Perusahaan kemudian menentukan gaji dan manfaat lainnya berdasarkan standar industri dan kecocokan kandidat.

3. Pengiriman Offering Letter

Setelah gaji dan benefit disetujui, offering letter disiapkan dan dikirimkan kepada kandidat yang dipilih untuk dipelajari dan diterima.

4. Negosiasi (Jika Diperlukan)

Jika ada ketidakcocokan dalam tawaran gaji atau manfaat, calon karyawan berhak untuk melakukan negosiasi.

5. Konfirmasi Penerimaan

Setelah negosiasi selesai dan kandidat setuju, mereka akan menandatangani offering letter dan mengembalikannya kepada perusahaan, yang kemudian akan mengeluarkan kontrak kerja.

Contoh Offering Letter untuk Posisi Pekerjaan

Berikut adalah contoh format offering letter yang bisa digunakan sebagai acuan dalam membuat surat tawaran kerja kepada calon karyawan:

[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Kota, Provinsi, Kode Pos]
[Telepon]
[Email]

Tanggal: [Tanggal Surat]

Kepada,
[Nama Calon Karyawan]
[Alamat Calon Karyawan]
[Kota, Provinsi, Kode Pos]

Perihal: Tawaran Pekerjaan

Salam [Nama Calon Karyawan],

Dengan senang hati kami menawarkan posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Berdasarkan evaluasi dan wawancara yang dilakukan, kami yakin Anda akan menjadi aset yang berharga bagi tim kami.

Berikut adalah rincian tawaran pekerjaan Anda:

• Posisi: [Nama Posisi]
• Departemen: [Nama Departemen]
• Gaji: Rp [Jumlah Gaji] per bulan
• Tunjangan: [Rincian tunjangan]
• Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai]
• Waktu Kerja: [Jam Kerja dan Hari Kerja]

Tawaran ini berlaku hingga [Tanggal Berakhir Tawaran]. Kami berharap dapat menerima konfirmasi penerimaan dari Anda sebelum tanggal tersebut. Jika Anda menerima tawaran ini, harap tanda tangani dan kembalikan salinan surat ini sebagai tanda penerimaan.

Kami berharap dapat segera bekerja sama dengan Anda. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi kami di [Nomor Telepon] atau [Email].

Salam Hormat,
[Nama Orang yang Berwenang]
[Jabatan Orang yang Berwenang]
[Nama Perusahaan]

Tanda Tangan:
[Nama Calon Karyawan]
[Tanggal]

Download template offering letter format word

Contoh Offering Letter Bahasa Inggris

Berikut contoh format offering letter bahasa Inggris yang bisa digunakan sebagai acuan:

[Company Name]
[Company Address]
[City, State, Zip Code]
[Phone Number]
[Email Address]

Date: [Date of Letter]

To,
[Candidate’s Name]
[Candidate’s Address]
[City, State, Zip Code]

Subject: Job Offer

Dear [Candidate’s Name],

We are pleased to inform you that you have been selected for the position of [Job Title] at [Company Name]. After careful consideration of your qualifications and interview, we are confident that you will be a valuable addition to our team.

Below are the details of your job offer:

• Position: [Job Title]
• Department: [Department Name]
• Salary: [Salary Amount] per month
• Benefits: [Details of benefits]
• Start Date: [Start Date]
• Work Schedule: [Work Hours and Days]

This offer is valid until [Offer Expiration Date]. We kindly request that you confirm your acceptance by signing and returning a copy of this letter.

We are excited to have you join our team at [Company Name]. Should you have any questions or require further clarification, please feel free to contact us at [Phone Number] or [Email].

Best regards,
[Authorized Person’s Name]
[Authorized Person’s Title]
[Company Name]

Signature:
[Candidate’s Name]
[Date]

Contoh Offering Letter Magang

Berikut contoh format offering letter untuk posisi magang/intern yang bisa digunakan sebagai acuan:

[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Kota, Provinsi, Kode Pos]
[Nomor Telepon]
[Email Perusahaan]

Tanggal: [Tanggal Surat]

Kepada,
[Nama Kandidat]
[Alamat Kandidat]
[Kota, Provinsi, Kode Pos]

Subjek: Penawaran Magang

Yth. [Nama Kandidat],

Kami dengan senang hati menawarkan Anda posisi magang sebagai [Nama Posisi Magang] di [Nama Perusahaan]. Berdasarkan wawancara dan kualifikasi yang Anda miliki, kami yakin Anda akan memperoleh pengalaman berharga selama magang di perusahaan kami.

Berikut adalah rincian penawaran magang Anda:

• Posisi: [Nama Posisi Magang]
• Departemen: [Nama Departemen]
• Durasi Magang: [Durasi Magang]
• Tanggal Mulai: [Tanggal Mulai]
• Jadwal Kerja: [Jam Kerja dan Hari Kerja]
• Tunjangan: [Rincian tunjangan, jika ada]

Tawaran ini berlaku hingga [Tenggat Waktu Penawaran]. Kami harap Anda dapat memberikan tanggapan positif terhadap tawaran ini sebelum tenggat waktu. Jika Anda menerima penawaran ini, mohon tandatangani dan kembalikan salinan surat ini sebagai tanda penerimaan.

Kami sangat menantikan kehadiran Anda di tim kami!

Salam Hormat,
[Nama Orang yang Berwenang]
[Jabatan Orang yang Berwenang]
[Nama Perusahaan]

Tanda Tangan:
[Nama Kandidat]
[Tanggal]

Contoh Offering Letter Format Pdf

Berikut contoh format offering letter dengan format Pdf yang bisa digunakan sebagai acuan:

Download Contoh Offering Letter

Setiap tahapan rekrutmen, terutama dalam pemberian offering letter, harus dilakukan dengan tepat agar tidak ada kesalahpahaman antara perusahaan dan calon karyawan.

Pastikan semua langkah dikelola secara efisien dan terstruktur untuk kelancaran proses rekrutmen.

Gunakan software HRIS KantorKu untuk mempermudah manajemen SDM Anda. Dengan sistem HRIS yang terintegrasi akan sangat membantu dalam mengelola data karyawan, membuat kontrak kerja, dan mengatur status karyawan secara lebih efisien. 

Jangan tunda lagi, pastikan proses rekrutmen berjalan lancar dengan Kantorku.id!

Sumber:

Meaning & Definition Offer Letter