Contoh Slip Gaji Karyawan Swasta & Strukturnya (+Template Gratis)

Dalam Pasal 53 PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, disebutkan bahwa perusahaan wajib memberikan bukti pembayaran upah kepada staf. 

Salah satu bentuk bukti yang paling umum digunakan adalah slip gaji. Dokumen ini berisi terkait rincian penghasilan dan potongan supaya karyawan bisa memahami berapa total penghasilan yang mereka dapatkan.

Perlu dipahami bahwa isi slip gaji bisa bervariasi antara satu karyawan dengan yang lainnya, tergantung pada komponen penyusun gaji yang masing-masing. 

Agar tidak bingung, mari pahami dulu apa saja komponen, cara membuat dan contoh slip gaji karyawan swasta siap pakai di bawah ini!

Apa Itu Slip Gaji Karyawan?

Slip gaji karyawan adalah dokumen yang diterbitkan oleh pemberi kerja kepada staf untuk mencatat rincian penghasilan dan potongan karyawan pada periode pembayaran tertentu. 

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti untuk menunjukkan transparansi keuangan perusahaan sekaligus sebagai bukti penghasilan yang sah bagi karyawan.

Tidak hanya itu, slip gaji sering kali dibutuhkan untuk syarat administrasi finansial, seperti pengajuan kredit bank atau urusan pajak pribadi. 

Format slip gaji kini beragam, bisa berbentuk fisik (kertas) maupun digital (PDF) yang dibuat menggunakan aplikasi slip gaji karyawan supaya bisa sekaligus dikirim otomatis ke semua karyawan. 

Biasanya, HR membuat dokumen ini untuk dikirimkan tepat pada saat tanggal penggajian agar karyawan dapat memverifikasi akurasi upah yang mereka terima.

Baca Juga: 20 Aplikasi Slip Gaji Karyawan Online Terbaik di Indonesia

Komponen dalam Slip Gaji Karyawan Swasta

Slip gaji karyawan swasta yang baik harus dibuat seinformatif mungkin. Oleh karena itu, pastikan isinya mencakup seluruh komponen penggajian. Jika bingung, Anda bisa memasukkan komponen berikut ke slip gaji karyawan Anda:

1. Nama dan Identitas Perusahaan

Ini adalah bagian kop surat yang menunjukkan identitas resmi entitas pemberi kerja untuk memastikan keabsahan dokumen. 

Anda wajib mencantumkan nama perusahaan, alamat kantor, dan informasi kontak yang valid di bagian paling atas. 

Contoh: 

PT Tekno Maju Sejahtera

Jl. Gatot Subroto No. 123

Jakarta Selatan

2. Identitas Karyawan dan Pernyataan Kerahasiaan

Bagian ini memuat nama lengkap karyawan, NIK, jabatan, serta NPWP untuk memastikan gaji diterima oleh orang yang tepat. 

Karena gaji bersifat rahasia, tambahkan pernyataan “Private and Confidential” agar informasi ini tidak disebarluaskan secara sembarang. 

Contoh: 

Nama: Andi Perkasa

Jabatan: Senior Marketing 

Status: Private & Confidential.

3. Periode Pembayaran Gaji

Komponen ini menunjukkan rentang waktu kerja yang dibayarkan oleh perusahaan. Penulisannya bisa dibuat mendetail sesuai tanggal cutoff atau cukup menyebutkan bulan dan tahun berjalan saja. 

Contoh: 

Periode: 01 Agustus 2026–31 Agustus 2026.

4. Rincian Penghasilan Bruto

Di bagian ini, cantumkan semua komponen pemasukan karyawan mulai dari gaji pokok, tunjangan tetap, hingga upah lembur. 

Gaji pokok didasarkan pada kompetensi dan tanggung jawab, sementara tunjangan bisa berupa uang makan atau transportasi. 

Contoh: 

Gaji Pokok: Rp8.000.000

Tunjangan Jabatan: Rp1.000.000

Lembur: Rp500.000

5. Informasi Potongan Gaji

Slip gaji karyawan swasta perlu mencakup juga informasi potongan gaji. Isinya menjelaskan tentang semua hal yang mengurangi jumlah gaji, seperti PPh 21, iuran BPJS Kesehatan, dan BPJS Ketenagakerjaan. 

Contoh: 

Potongan PPh 21: Rp120.000

Iuran BPJS Ketenagakerjaan: Rp200.000

6. Total Penghasilan Bersih (Net Pay)

Ini adalah angka yang akan diterima karyawan di rekening bank mereka setelah penghasilan bruto dikurangi total potongan. Nilai inilah yang menjadi hak bersih karyawan pada periode penggajian tersebut. 

Contoh: 

Total Gaji Bersih: Rp9.180.000

7. Bukti Pengesahan

Slip gaji harus dilengkapi dengan tanda tangan manajer HR dan stempel perusahaan jika dalam bentuk fisik. 

Untuk format digital, tanda tangan elektronik atau pernyataan bahwa dokumen dihasilkan sistem sudah cukup sebagai bukti validasi. 

Contoh: 

Ditandatangani secara digital oleh: HR Manager – PT ABC

Contoh Slip Gaji Karyawan Swasta

Semua komponen yang sudah dibuat tadi bisa Anda satukan menjadi dokumen slip gaji resmi seperti contoh berikut. Format slip gaji setiap perusahaan bisa berbeda, Anda bisa menyesuaikannya lagi dengan kebijakan masing-masing perusahaan:

Contoh Slip Gaji dengan Perhitungan PPh 21

Jika ingin menambahkan perhitungan PPh 21 di slip gaji untuk meningkatkan transparansi, bisa menggunakan contoh slip gaji dengan perhitungan PPh 21 berikut:

Ingin mengunduh kedua contoh slip gaji karyawan swasta di atas?

Isi nama Anda ke formulir berikut untuk mendapatkannya

Cara Membuat Slip Gaji Karyawan Swasta

Jika sudah mengetahui komponen gaji karyawan swasta, selanjutnya adalah pahami cara membuatnya dengan rapi agar mudah dibaca oleh

sesuai dengan kesepakatan kontrak kerja dan absensi. Proses ini menyatukan seluruh komponen mulai dari data statis perusahaan hingga data dinamis kehadiran karyawan. Berikut adalah tahapan sistematis untuk membuatnya:

1. Tentukan Kop dan Identitas Perusahaan

Pertama, Anda perlu membuat bagian header atau kop surat yang letaknya ada di paling atas slip gaji. Isinya mencakup logo dan alamat perusahaan. 

Contoh: 

PT ABC INDONESIA

Jl. Sudirman No. 123, Jakarta Selatan

Telp: (021) 12345678 | Email: [email protected]

SLIP GAJI KARYAWAN

Periode: Januari 2026

2. Masukkan Detail Data Diri Karyawan

Selanjutnya, input data karyawan yang bersangkutan sesuai jabatan, departemen dan nomor rekening. Gunakan aplikasi database HRIS untuk menghindari kesalahan transfer upah. 

Contoh: 

Nama: Budi Santoso

NIK: 202501001

Jabatan: Staff Administrasi

Departemen: Finance

Status: Karyawan Tetap

No. Rekening: 1234567890 (BCA)

3. Hitung Seluruh Pendapatan 

Jumlahkan gaji pokok dengan segala bentuk tunjangan dan tambahan lembur berdasarkan rekapitulasi absensi bulan berjalan. Tambahkan juga jika ada bonus tahunan atau insentif performa. 

Contoh: 

RINCIAN PENDAPATAN

Gaji Pokok: Rp5.000.000

Tunjangan Transport: Rp500.000

Tunjangan Makan: Rp300.000

Lembur: Rp250.000

Bonus Kinerja: Rp450.000

Total Pendapatan: Rp6.500.000

4. Hitung Potongan Wajib dan Opsional

Identifikasi potongan seperti pajak PPh 21, premi asuransi kesehatan, dan potongan keterlambatan atau absen jika ada. 

Contoh: 

RINCIAN POTONGAN

PPh 21: Rp150.000

BPJS Kesehatan: Rp100.000

BPJS Ketenagakerjaan: Rp75.000

Potongan Keterlambatan: Rp50.000

Total Potongan: Rp375.000

5. Finalisasi dan Pengesahan

Cek kembali saldo akhir dan bubuhkan bukti pengesahan sebelum dikirimkan kepada karyawan. 

Pastikan dokumen tersimpan dalam format yang tidak mudah diubah seperti PDF jika dikirim secara digital. 

Contoh: 

TOTAL GAJI BERSIH (TAKE HOME PAY)

Rp6.500.000 – Rp375.000 = Rp6.125.000

Jakarta, 31 Januari 2026

HR Manager,

(Andi Wijaya)

Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji di Excel & Word [Boleh Copas!]

Cara Hitung PPh 21 dalam Slip Gaji

Ketika membuat slip gaji, Anda juga perlu menghitung PPh 21 agar gaji yang tertera di slip adalah nett salary. 

Sejak 2024, perhitungan PPh 21 bulanan menjadi lebih simpel dengan mekanisme Tarif Efektif Rata-Rata (TER). Mari simak cara hitung PPh 21 dalam slip gaji:

1. Hitung Penghasilan Bruto Sebulan

Jumlahkan seluruh pendapatan karyawan yang menjadi objek pajak sebelum dikurangi apa pun. 

Penghasilan bruto mencakup gaji pokok, segala jenis tunjangan, lembur, dan premi asuransi yang dibayarkan oleh perusahaan. 

Contoh: 

Total penghasilan bruto karyawan adalah Rp10.000.000

2. Tentukan Kategori PTKP dan TER

Cek status pernikahan dan jumlah tanggungan karyawan untuk menentukan kategori Tarif Efektif (A, B, atau C). 

Contoh: 

Karyawan tersebut berstastus lajang tanpa tanggungan (TK/0), sehingga masuk ke dalam Kategori A. Adapun PTKP TK/0 adalah Rp54.000.000 per tahun. Namun untuk TER, cukup tentukan kategorinya saja.

3. Lihat Persentase Tarif TER

Cocokkan total penghasilan bruto bulanan dengan tabel tarif TER yang berlaku sesuai kategorinya. Setiap rentang penghasilan memiliki persentase tarif pajak yang berbeda-beda.

Contoh: 

Untuk bruto Rp10.000.000 dan kategori A, maka tarif TER adalah 5%.

4. Kalikan Bruto dengan Tarif TER

Lalu kalikan total penghasilan bruto dengan persentase tarif yang sudah ditemukan pada langkah sebelumnya. Hasil inilah yang akan menjadi potongan PPh 21 di slip gaji karyawan. 

Contoh: 

PPh 21 = Penghasilan Bruto × Tarif TER

PPh 21 = Rp10.000.000 × 5%

PPh 21 = Rp500.000

Jadi, potongan PPh 21 bulan tersebut adalah Rp500.000.

5. Masukkan ke Komponen Potongan

Input hasil perhitungan tersebut ke dalam kolom potongan pajak pada slip gaji untuk mendapatkan nilai gaji bersih. Nilai ini akan sama setiap bulan kecuali ada perubahan penghasilan bruto yang signifikan. 

Contoh: 

Jika total bruto adalah Rp10.000.000 dan dipotong PPh 21 sebesar Rp500.000, maka total gaji bersih karyawan tersebut adalah Rp9.250.000.

Baca Juga: Cara Menghitung PPh 21 Karyawan Terbaru 2026 [+ Contoh & Rumusnya] 

Kesalahan Umum dalam Pembuatan Slip Gaji

Kesalahan dalam penyusunan slip gaji bisa membingungkan karyawan dan berisiko mendatangkan sanksi administratif jika menyebabkan ketidaksesuaian jumlah yang diterima. Oleh karena itu, Anda perlu menghindari beberapa kesalahan berikut:

1. Terlambat Memberikan Slip Gaji

Perusahaan idealnya memberikan slip gaji maksimal 1 hari setelah atau bersamaan dengan waktu pembayaran upah kepada karyawan. 

Keterlambatan pemberian dokumen dapat membuat karyawan meragukan ketepatan waktu pembayaran perusahaan. 

2. Informasi Rincian Penghasilan yang Tidak Sesuai

Mengeluarkan slip gaji dengan data yang salah, baik itu nominal angka atau identitas karyawan, adalah kesalahan fatal yang bisa memicu keluhan. Kesalahan ini biasanya terjadi akibat salah input atau data absensi tidak sinkron dengan sistem penggajian. 

3. Kekeliruan Perhitungan Upah Lembur dan Bonus

Banyak perusahaan melakukan kesalahan dalam menerapkan tarif upah lembur atau bonus. Ketidakpahaman atas aturan perhitungan jam lembur dapat menyebabkan karyawan merasa haknya tidak dibayarkan secara adil sesuai beban kerjanya. 

4. Tidak Mencantumkan Potongan Pajak dan BPJS

Kesalahan yang sering ditemui berikutnya yaitu tidak adanya rincian potongan wajib seperti PPh 21 atau iuran BPJS. Tanpa rincian ini, karyawan tidak mengetahui berapa nilai kontribusi mereka pada jaminan sosial dan kewajiban perpajakan negara. 

5. Tidak Menyimpan Arsip Slip Gaji

Perusahaan wajib menyimpan arsip slip gaji karyawan untuk kebutuhan audit. Sering kali, HR lupa mengarsipkan salinan slip gaji, sehingga sulit melakukan pelacakan jika terjadi sengketa atau pengecekan riwayat pendapatan di masa depan. 

Otomatis Buat Slip Gaji Setiap Karyawan dengan KantorKu HRIS

Menyusun slip gaji secara manual satu per satu untuk semua karyawan tentu sangat menyita waktu. 

Kabar baiknya, kini Anda bisa meninggalkan cara lama tersebut dengan menggunakan KantorKu HRIS, yaitu software payroll yang mampu menghasilkan slip gaji otomatis untuk seluruh staf. 

Sistem ini sudah terintegrasi database absensi, sehingga memastikan akurasi perhitungan gaji. Nantinya hasilnya berupa slip gaji digital yang akan terbuat secara massal dan otomatis terkirim ke setiap karyawan bersamaan dengan proses pencairan gaji.

Mari kenali lebih lanjut fitur pembuatan slip gaji KantorKu HRIS:

• Otomatisasi Kalkulasi Gaji: Menghitung gaji bruto beserta potongan PPh 21 dan BPJS secara otomatis.
• Kustomisasi Komponen Slip: Format rincian tunjangan, insentif, dan bonus dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan Anda.
• Generate Slip Gaji Massal: Membuat ribuan slip gaji digital dengan rincian lengkap hanya dalam satu kali klik.
• Pengiriman Otomatis: Slip gaji dikirim langsung ke akun karyawan sesaat setelah proses disbursement selesai.
• Penyimpanan Cloud Aman: Seluruh riwayat slip gaji tersimpan otomatis dalam sistem cloud untuk mempermudah audit dan pelacakan data.

Tertarik untuk mencoba buat slip gaji otomatis, langsung saja book demo gratis untuk merasakan sendiri sistem penggajian yang lebih cepat dan praktis!

Referensi:

What Is a Salary Slip or Payslip? | Salesforce Asia

Common Payslip Mistakes | Small Businesses Resources | Reckon AU