Cara Buat Slip Gaji di HP Pakai Word, Sheets & Aplikasi (+Template)

Sekarang, mengelola administrasi penggajian menjadi lebih mudah berkat adanya sistem HRIS yang meringankan tugas HR, salah satunya pembuatan slip gaji.

Slip gaji kini tersedia dalam berbagai format, mulai dari bentuk digital PDF maupun Excel, hingga dokumen cetak yang bisa disimpan secara fisik.

Biasanya, dokumen ini dibuat menggunakan aplikasi slip gaji online sehingga Anda hanya perlu menginput angka-angka. 

Namun, jika Anda ingin mencoba membuat secara manual, mari ikuti panduan cara buat slip gaji di hp berikut menggunakan Microsoft Word, Google Sheets, atau aplikasi payroll!

Apakah Bisa Membuat Slip Gaji di HP?

Jawaban singkatnya adalah bisa. Namun membuat slip gaji langsung dari HP bisa memiliki tantangan tersendiri, mengingat ukuran layar HP yang kecil dan menyulitkan navigasi data.

Selain itu, jika Anda menggunakan aplikasi seperti Word atau Excel, dokumen tersebut tidak akan terintegrasi dengan database absensi. 

Artinya, Anda harus menginput data kehadiran dan nominal upah secara manual satu per satu untuk setiap karyawan. 

Kondisi ini berbeda jika Anda menggunakan aplikasi slip gaji khusus yang sudah terintegrasi dengan database payroll seperti KantorKu HRIS supaya bisa menghitung dan membuat slip gaji otomatis.

Baca Juga: 15 Aplikasi Slip Gaji Terbaik di Indonesia, Otomatis Kirim Payroll!

Persiapan Sebelum Membuat Slip Gaji di HP

Supaya Anda tidak perlu bolak-balik mencari data di tengah proses pembuatan slip gaji, sebaiknya siapkan dokumen pendukung terlebih dahulu. 

Berikut adalah beberapa data yang wajib Anda siapkan:

1. Informasi Perusahaan 

Data ini mencakup logo, nama resmi perusahaan dan alamat kantor sebagai identitas pemberi kerja. Informasi ini berguna untuk memastikan keabsahan slip gaji sebagai dokumen formal.

Contoh:

Nama Perusahaan: PT Cahaya Digital Indonesia

Alamat Kantor: Jl. HR Rasuna Said No. 88, Jakarta Selatan

No. Telepon: (021) 7788 9900

Email HR: [email protected]

2. Identitas Karyawan 

Siapkan data detail karyawan yang mencakup ID karyawan (NIK), nama lengkap, posisi atau jabatan, dan departemen tempat mereka bekerja. Hal ini bertujuan agar slip gaji tidak tertukar antar staf.

Contoh:

Nama Lengkap: Dimas Saputra

NIK/ID Karyawan: CDI-2024-014

Jabatan: Supervisor Operasional

Departemen: Operasional

Status PTKP: K/1

NPWP: 78.123.456.7-012.000

Nomor Rekening: 1234567890 (Bank Mandiri)

3. Periode dan Tanggal Pembayaran 

Tentukan siklus pembayaran gaji, misalnya periode 1-31 Maret 2025. Jangan lupa sertakan tanggal spesifik kapan gaji tersebut ditransfer ke rekening karyawan.

Contoh:

Periode Gaji: 1 – 31 Maret 2026

Tanggal Pembayaran: 30 Maret 2026

Metode Pembayaran: Transfer Bank

4. Detail Pendapatan dan Potongan 

Kumpulkan rincian seluruh penghasilan (gaji pokok, lembur, tunjangan) dan potongan wajib (pajak PPh 21, iuran BPJS, atau pinjaman). Pastikan Anda sudah memiliki angka bersih atau nett salary yang akan diterima karyawan.

Contoh:

Rincian Pendapatan

Gaji Pokok: Rp6.000.000

Tunjangan Jabatan: Rp750.000

Tunjangan Transport: Rp400.000

Lembur: Rp350.000

———————————————- +

Total Bruto: Rp7.500.000

Rincian Potongan

PPh 21: Rp120.000

BPJS Kesehatan: Rp80.000

BPJS Ketenagakerjaan: Rp120.000

———————————————- –

Total Potongan: Rp320.000

Hasil Akhir

Gaji Bersih (Net Income): Rp7.180.000

Cara Buat Slip Gaji di HP Menggunakan Google Sheets

Cara buat slip gaji di HP melalui Google Sheets harus memerlukan kesabaran karena Anda harus sering menggeser layar untuk melihat seluruh tampilan tabel. 

Agar tetap rapi, ikuti tutorial slip gaji sederhana berikut:

1. Atur Tata Letak Halaman

Buka aplikasi Google Sheets di HP, lalu buat Worksheet baru. Atur lebar kolom agar proporsional untuk ukuran kertas slip gaji nantinya. 

Jika butuh, gunakan fitur merge cells pada baris atas untuk membuat ruang bagi nama dan alamat perusahaan Anda.

2. Buat Header dan Identitas

Tuliskan judul “Salary Slip” atau “SLIP GAJI” dengan format tebal (bold) agar terlihat menonjol. Di bawahnya, buat kolom untuk ID Karyawan, Nama, Jabatan, dan Periode Gaji agar informasi penerima terlihat jelas.

3. Susun Tabel Pendapatan dan Potongan

Buat dua kolom pada dokumen slip gaji Anda. Satu kolom untuk “Penghasilan” yang nantinya berisi gaji pokok, tunjangan, lembur dan satu lagi untuk “Potongan” yang berisi PPh 21, BPJS, dan potongan lainnya. 

4. Masukkan Rumus Kalkulasi Otomatis

Gunakan fungsi SUM pada kolom total pendapatan (Total Addition) dan total potongan (Total Deductions). 

Untuk mendapatkan gaji bersih, gunakan rumus pengurangan sederhana antara total pendapatan dikurangi total potongan.

5. Tambahkan Ruang Pengesahan

Di bagian paling bawah, buatlah sel untuk tanda tangan karyawan dan manajer operasional atau direktur. 

Anda juga bisa menggunakan fitur check box untuk menandai metode pembayaran (Cash atau Transfer).

Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji di Ms Word & Excel, Gratis Template! 

Cara Buat Slip Gaji di HP Menggunakan Aplikasi Word atau Docs

Jika Anda lebih suka tampilan berbasis dokumen teks, maka bisa gunakan Microsoft Word atau Google Docs di HP. Agar lebih praktis, disarankan menggunakan template yang sudah disediakan di bawah sehingga Anda tinggal mengisi angka-angkanya saja.

1. Siapkan Template Slip Gaji

Anda bisa mencari dan mengunduh template slip gaji dalam format .docx terlebih dahulu di internet. Simpan file tersebut di folder “Download” pada ponsel Anda agar mudah ditemukan.

2. Buka Template di Aplikasi Word/Docs

Pastikan Anda sudah menginstal aplikasi Microsoft Word atau Google Docs dari Play Store atau App Store. Tanpa aplikasi ini, Anda hanya bisa melihat file tanpa bisa mengubah isinya. Jika sudah memiliki aplikasi tersebut, langsung saja buka template slip gaji tersebut.

3. Buka File dan Masuk ke Menu Editor

Setelah file template terbuka, klik ikon Pensil atau Edit untuk mulai mengubah konten. Layar ponsel akan menampilkan kursor yang memungkinkan Anda menghapus atau menambah teks.

4. Edit Komponen Nominal Gaji

Ganti data nama, periode, dan nominal angka pada template sesuai dengan data karyawan Anda bulan ini. Perhatikan detail angka agar tidak ada salah ketik karena dokumen ini bersifat sensitif.

5. Simpan dalam Format PDF

Setelah selesai mengedit, pilih opsi “Save As” atau “Export” dan pilih format PDF. Format PDF lebih disarankan agar tampilan slip gaji tidak bisa diubah-ubah saat dikirimkan ke karyawan.

Cara Buat Slip Gaji di HP Menggunakan Aplikasi Payroll

Cara paling cepat dan mudah adalah menggunakan aplikasi gaji karyawan seperti KantorKu HRIS. 

Anda tidak perlu mengunduh template atau menghitung manual karena sistem sudah menyediakannya secara otomatis. 

Berikut adalah caranya:

1. Masuk ke Menu Run Payroll

Buka aplikasi KantorKu HRIS, masuk ke modul Finance, dan pilih menu Run Payroll. Di sini, Anda tinggal menentukan periode kerja (cut-off) dan daftar karyawan yang gajinya akan diproses.

2. Periksa Komponen Gaji

Sistem akan menampilkan perhitungan otomatis untuk setiap karyawan. Anda cukup melakukan penyesuaian jika ada tunjangan khusus atau potongan tambahan secara langsung dari ponsel.

3. Proses Pembayaran

Setelah data terverifikasi, lakukan pembayaran melalui virtual account yang terintegrasi atau secara manual sesuai kebijakan kantor. Sistem akan merekam transaksi ini sebagai dasar pembuatan bukti bayar.

4. Generate Slip Gaji Otomatis

Setelah payroll berhasil diproses, slip gaji digital akan otomatis muncul di menu Payroll History. Dokumen ini sudah rapi dan mencakup rincian PPh 21 hingga BPJS tanpa perlu Anda susun manual lagi.

Setiap karyawan akan menerima notifikasi di ponsel masing-masing bahwa gaji telah dibayarkan. 

Mereka bisa langsung mengunduh slip gajinya sendiri melalui aplikasi KantorKu HRIS. Adapun contoh slip gajinya yaitu:

Contoh Format Slip Gaji yang Bisa Dibuat dari HP

Supaya Anda bisa langsung mengedit komponen penggajian tanpa membuat dari awal, bisa gunakan contoh format slip gaji di Word yang bisa Anda edit di HP. Langsung saja isi nama Anda di formulir berikut untuk mendapatkan link aksesnya:

Kelebihan dan Kekurangan Membuat Slip Gaji di HP

Memutuskan untuk menggunakan HP dalam urusan administrasi penggajian tentu memiliki sisi positif dan negatif. Berikut beberapa kelebihan dan kekurangan membuat slip gaji di HP yang perlu Anda ketahui:

Kelebihan

Simak beberapa keuntungan bagi Anda jika memilih metode pembuatan slip gaji melalui HP yaitu:

• Dapat menyusun atau mengecek data gaji karyawan kapan saja dan di mana saja tanpa harus terpaku di meja kantor.
• Tidak memerlukan biaya cetak, kertas, tinta, maupun biaya pengiriman fisik karena dokumen dibagikan secara digital.
• Lebih ramah lingkungan dengan meniadakan limbah kertas melalui sistem paperless.
• Karyawan dapat langsung menerima dan mengunduh slip gaji mereka dalam format PDF melalui email atau aplikasi chat.
• Dokumen tidak memerlukan ruang fisik dan lebih mudah dicari kembali melalui fitur pencarian di memori ponsel atau cloud.

Kekurangan

Selain kelebihan di atas, Anda juga harus memperhatikan beberapa kendala berikut saat membuat slip gaji melalui HP:

• Ukuran layar ponsel yang kecil menyulitkan navigasi tabel yang lebar, sehingga berisiko salah input angka.
• Proses pembuatan dan pengiriman slip gaji digital bergantung pada koneksi internet yang stabil.
• Beberapa karyawan belum terbiasa dengan teknologi mungkin akan kesulitan saat harus mengakses dokumen secara mandiri.
• Tanpa sistem cloud, file yang menumpuk dapat memenuhi memori ponsel dan berisiko hilang jika perangkat rusak.
• Jika tidak menggunakan aplikasi khusus, Anda harus mengetik rincian per karyawan satu per satu yang mana memakan waktu.

Risiko dan Tantangan Membuat Slip Gaji Secara Manual di HP

Meskipun teknologi ponsel sudah sangat maju, membuat slip gaji secara manual di HP tetap menyimpan beberapa risiko dan tantangan teknis bagi HR. Berikut adalah risiko yang mungkin muncul dan solusi untuk mengatasinya:

1. Risiko Kesalahan Hitung

Mengetik angka pajak dan tunjangan di layar sentuh yang kecil sangat rawan terjadi typo atau salah rumus. 

Cara Mengatasi: Gunakan software payroll yang memiliki fitur kalkulasi otomatis agar Anda tidak perlu menghitung manual.

2. Pelanggaran Kepatuhan Hukum

Gagal memberikan slip gaji tepat waktu atau dengan rincian yang salah dapat dianggap melanggar hukum ketenagakerjaan di beberapa wilayah. 

Cara Mengatasi: Pastikan sistem Anda memiliki pengingat jadwal penggajian agar dokumen selalu terbit tepat waktu.

3. Keamanan Data Pribadi (Data Privacy)

Data gaji sangat sensitif, jika ponsel tidak memiliki pengaman yang kuat, informasi gaji bisa jatuh ke tangan yang salah. 

Cara Mengatasi: Gunakan aplikasi slip gaji yang dilengkapi enkripsi digital dan proteksi PIN atau sidik jari.

4. Tampilan yang Tidak Profesional

Slip gaji yang dibuat manual di ponsel sering kali memiliki tata letak yang berantakan saat dibuka di perangkat yang berbeda. 

Cara Mengatasi: Gunakan format PDF agar tampilan tetap konsisten di semua jenis layar.

5. Kurangnya Transparansi Data

Tanpa sistem terpusat, sulit bagi HR untuk menunjukkan riwayat kenaikan gaji atau total potongan tahunan kepada karyawan secara instan. 

Cara Mengatasi: Simpan semua data di sistem HRIS yang memungkinkan karyawan melihat riwayat slip gaji lama mereka.

Baca Juga: Cara Bikin Payroll Bulanan yang Rapi: Panduan Praktis untuk HR dan Pemilik Usaha 

Tips HRD Agar Proses Payroll Lebih Efisien

Agar proses administrasi penggajian di perusahaan Anda berjalan lebih mulus dan minim kesalahan input, Anda bisa menerapkan beberapa tips berikut:

1. Hindari Ketergantungan pada Satu Karyawan

Jangan membiarkan urusan payroll hanya dikuasai satu orang saja. Buatlah SOP atau deskripsi kerja yang jelas untuk memudahkan delegasi, sehingga operasional tetap aman jika personel utama berhalangan hadir.

2. Lakukan Digitalisasi dan Automasi

Kurangi proses pindah-pindah data secara manual antar sistem karena hal ini membuang waktu. Dengan automasi, semua aturan kalkulasi akan diterapkan secara konsisten setiap bulannya.

3. Integrasikan Data HR dan Finance

Pastikan terdapat integrasi data antara modul absensi, data karyawan baru, dan keuangan. Integrasi ini memastikan tidak ada data yang hilang di tengah jalan.

4. Sesuaikan Sistem dengan Kebutuhan Bisnis

Pilih sistem payroll yang fleksibel seperti KantorKu HRIS yang bisa mengakomodasi kebijakan unik perusahaan, misalnya tunjangan khusus. Sistem yang tidak fleksibel hanya akan menambah beban kerja manual bagi tim HR Anda.

5. Dokumentasikan Slip Gaji 

Selalu simpan bukti slip gaji karyawan untuk kepentingan audit dan. Dokumentasi yang tertata akan membantu saat perusahaan harus menghadapi audit pajak atau ketenagakerjaan.

6. Pastikan Kepatuhan terhadap Keamanan Data

Pastikan proses penggajian Anda hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang guna mencegah penyalahgunaan data. Dokumentasikan siapa saja yang memiliki akses ke data sensitif tersebut.

7. Pantau Regulasi Pajak Terbaru

Selalu perbarui pengetahuan tim HR mengenai aturan pajak (PPh 21) dan iuran jaminan sosial agar tidak terjadi kesalahan potong. Perubahan aturan pemerintah sering kali terjadi mendadak dan harus segera diimplementasikan.

Rumit Buat Slip Gaji di HP? Otomatisasikan dengan KantorKu HRIS!

Merasa rumit karena harus membuat slip gaji manual di HP? Itu hal yang wajar, karena metode manual memang tidak dirancang untuk skala perusahaan besar. 

Dampaknya, banyak waktu produktif Anda terbuang hanya untuk urusan administrasi yang repetitif. 

Untuk itu, lebih baik gunakan aplikasi slip gaji online dari KantorKu HRIS. Cukup pilih periode kerja, dan sistem akan mengurus sisanya untuk Anda.

Berikut beberapa fitur pembuatan slip gaji dan payroll dari KantorKu HRIS:

• Pembuatan Otomatis: Slip gaji terbuat otomatis berdasarkan data payroll, berisikan komponen lembur, BPJS, dan pajak PPh 21.
• Slip Gaji Terlindungi: Slip gaji dikirim langsung ke akun masing-masing karyawan dan hanya bisa dibuka dengan PIN pribadi.
• Transfer Gaji Sekali Klik: Memungkinkan pembayaran gaji massal ke berbagai rekening bank berbeda secara bersamaan.
• Payroll Otomatis Terbaru: Sistem selalu ter-update secara otomatis mengikuti ketentuan tarif TER PPh 21 terbaru dari pemerintah.
• Laporan Payroll: Memudahkan HR melakukan analisis keuangan dan anggaran gaji tanpa perlu mengolah file Excel terpisah.

Kini slip gaji menjadi mudah dibuat tanpa membuang waktu Anda bukan? Yuk book demo gratis untuk upgrade sistem penggajian Anda sekarang bersama lebih dari 5.000 perusahaan lainnya yang sudah menggunakan KantorKu HRIS, seperti Pertamina dan Tzu Chi Hospital. 

Referensi:

Payroll Salary Slip vs Paper: Benefits of Digital Payslips | Superworks

What Must Be Included in a Payslip Before Giving It to Employees? | Flowaccount